企业物资采购合同审计方法

企业物资采购合同审计方法
在企业物资采购活动中，合同欺诈行为及合同条款不完善给企业造成经济损失的现象时有发生。

为了保障企业的合法权益及合同条款的完善明确，确保双方当事人按合同办事，内部审计部门开展物资采购合同审计具有严重意义。

物资采购费用支出是单位成本费用的严重组成部分，加大对物资采购合同的内部审计力度，完善物资采购合同管理，是有用降低采购成本，提高经济效益的严重手段。

许昌烟草机械有限责任公司自1989年开展合同审计以来，通过多年的探索、实践，积累了较丰盛的经验，取得了一定的成就。

现结合审计实践，就企业内部如何抓住合同审计的严重环节，强化合同管理，规避交易风险，提高经济效益，谈些浅见。

一、健康制度，规范操作
为加强合同管理，维护公司合法权益，树立企业厚道守信的良好形象，公司制定实施了《许昌烟机公司合同管理办法》并不断修订完善。

对合同的审核和管理进行了详细的规定，确保合同的规范性、合法性和科学性。

根据《许昌烟机公司物资采购招标管理办法》规定，在签合同前，对采购物资进行招标。

与中标单位拟订合同后，由采购部门填写“合同审签表”，并由公司主管领导和总经理审签。

“合同审签表”与合同一起送审计部门审核，未经审计的合同不得加盖合同章，合同不生效，财务部门不予结算和付款。

健康的合同审计制度，规范的操作，不仅使审计人员在开展合同审计时有章可循，审计工作程序更加合理，而且大大提升了审计工作质量。

二、对合同主体进行审计
合同主体的合法性，是确保合同法律效力的前提。

为保证合同的有用性、合法性，避免因签订失效合同造成企业经济损失，必须对合同主体资格、经营范围、履约能力等进行审计。

审查签订合同的主体。

重点审查合同主体是否是依法登记的企业法人，或依法产生、存在的组织。

不与不能独立享有经济权利和承担义务的、不具备法定条件的经济组织签订合同。

审查合同对方经营范围。

重点审查其经营范围是否包括合同标的，是否超出了在工商行政管理部门登记注册的范围，是否无照经营。

审查合同对方主体有无履约能力。

对对方的资质等进行调查，不与无履约能力的主体签订合同。

审查授权委托代理人的代理资格是否合法。

经公司法人授权后的委托代理人方可代表本公司对外签订合同。

委托代理人必须按照《合同法》及其他有关法规的规定，本着公平互利的原则，在委托权限及其期限范围内，依法签订合同。

三、合同签订前进行招标比价审计1、注重对价格信息的收集。

根据物资采购合同审计的合法性、公平性原则及“货比三家、比质比价”的原则，物资采购合同审计的重点之一就是价格审计。

建立合同审计台账，进行整理归档，对材料及产品价格、供应商信息进行跟踪管理。

做好市场调查，通过报纸、互联网了解价格信息的变动情况，及时掌握第一手资料，防止物资采购中的“暗箱操作”。

2、注重对信息化管理手段的运用。

为使合同价格审计更方便、更规范，公司信息管理中心的计算机专业人员，为我们在ERP管理软件上建立了专门的“合同审计管理系统”及“物资采购招标系统”。

事先将历次采购物资的价格、数量、供应商、合同订单号等情况按物料编码存入系统，形成采购情况分析曲线图。

每次审计合同时，把需要采购的物料编码输入，该物料以前已采购批次的采购日期、价格、供应商、订单号及审核日期、审核人情况就被自动显示出来，如价格比原购入价格高，系统会自动提示，以便再次核实该物料价格。

如价格没问题，通过审计后在设定的时期内有用。

这大大地方便了我们的工作，避免了人工操作可能出现的误差，减少了差错率，提高了合同审计工作效率，保证了审计工作质量。

3、注重对招标过程的审查监督。

根据《许昌烟机公司物资采购招标管理办法》的规定，在大凡情况下，小量、小额采购“货比三家”，在ERP管理系统上
进行价格比较；批量、大额采购进行公开招标，由审计部门牵头，成立由采购部门、使用部门、技术部门、质量部门为主的评标委员会进行评标。

由监察室、财务部、工会组成的监督组对招标全过程进行监督。

审查招标程序的合法性及操作的规范性。

采购招标是一项严肃认真的工作，其程序是否合法、操作是否规范，直接关系到招标结果的公正性。

审计中重点审查评标委员会是否严格按照国家有关规定及《许昌烟机公司物资采购招标管理办法》开展工作，有无主观性、随意性。

并在审查合同时将合同与招标结果相核对，确保招标结果落到实处。

审查招标文件的统统性。

招标文件是签订采购合同的严重依据，内容统统的招标文件是签订采购合同的基础。

应重点审查招标文件中对投标方主体资格、资质、履约能力的要求，以及采购物资数量、规格、技术要求、付款方式等严重内容。

并在招标文件中明确规定“投标文件是中标后签订合同的一个组成部分，与合同具有同等法律效力”，为以后采购合同的审计奠定基础。

审查评标办法的合理性。

严格按照《许昌烟机公司评标委员会和评标方法暂行规定》执行，出台合理的项目采购招标评标办法。

本着公平、公正、科学、择优的原则，对投标单位进行评价、比较、分析，选出信誉好、能够保证质量、按时供货的供应商，这对于保证供货质量、降低采购成本有着至关严重的作用。

审查中标价格的公正性。

为公平起见，我们把各投标商的投标价格输入ERP“物资招标系统”，在保证质量、保证售后服务的前提下，遵循“成本最低原则”，系统自动筛选出最低投标价为中标价，并保存在系统中，作为下次招标的参考价。

这样，既保证了采购物资的质优价廉，又避免了在物资采购过程中舞弊的发生。

四、对合同条款的审计
1、对合同内容的审计。

根据《许昌烟机公司合同管理办法》的规定，对采购合同内容的真实性、合法性、有用性及可行性进行严格审查。

在合同审计中，发现合同有缺陷、合同遗漏必要条款和有晦气条款的情况，就及时指出并要求送审部门予以补正；对于不符合审批送审条件的合同，及时对送审部门予
以说明并要求送审部门补办手续后再送审；对于可行性有疑问的合同，会同技术、生产等有关部门审慎研究，得出一致意见，确保采购合同签订的可行性、合理性；对违反国家法律，损害企业利益，显失公平的“霸王合同”，严格把关，坚决查处，避免因该类合同给企业带来风险，造成损失。

2、对合同条款的审计。

合同是一种法律文书。

依法签订的合同，对双方当事人具有法律约束力，当事人应该按照约定履行自己的义务。

周密的合同条款是履行合同的前提，对采购合同条款进行审计，不仅有利于全面、及时履行合同，而且也可以减少双方在执行合同时发生争执，避免合同纠纷，从而有用降低合同风险。

当事人双方名称或姓名和住址。

该条款是对合同主体的明确，也是落实合同权利和义务的前提。

主要审查合同单位名称与中标单位是否一致，与所加盖的合同专用章名称是否一致。

标的。

标的指采购的物资、设备、备品备件等，没有标的的合同是无法成立、无法履行的。

审计时，重点审查合同标的物资是否与中标物资相符，是否按公司计划采购，查实是否属于无计划或超计划采购，型号规格是否齐全规范。

数量及质量要求。

该条款是确定双方权利、义务、责任大小的关键条款，合同上必须清晰详尽地写明。

必须注明确切的数量及单位，如单位为套、对、盒等，要注明详尽数量。

质量要求要明确，如国家标准、行业标准、技术标准等。

价款或报酬。

是指买方获得标的向卖方以货币形式支付的代价，包括单价、总价。

该条款是采购合同的核心条款。

审计时要重点审查是否按招标中标结果签订合同，是否进行市场调查、询价、比价，价格是否含税，是否高于市场价。

如价格过高，驳回合同，采购部门应查明原因，与卖方再次进行商谈，力争以公道价格采购到高质量的物资，最大限度地降低采购成本。

结算方式及期限。

采购合同应明确结算方式和付款期限，不得含糊其辞，同时审查是否按公司结算规定执行。

公司规定采购合同签订原则上都是验货付款，如遇分外情况需办理预付款，必须先经公司领导签批方可办理。

付款期限
应明确是一次性付清，还是分期付款。

成套设备及严重备件是否留有一定比例的质保金，质保金什么时候付清等。

交付标的物的方式、时间、地点。

采购合同应明确交货方式、交货时间、交货地点。

如货物运输是铁路还是公路；交货时间是否详尽；交货地点是许昌站还是公司等。

验收标准、方法、地点及期限。

验收标准应注明是用国家标准、行业标准还是所签订的技术标准；是在卖方现场验收还是到货后在买方验收；验收期限是否约定。

违约责任及解决办法。

订立合同时要做到“先小人，后君子”，对采购合同中能够预见到的各种晦气因素要以条款的方式加以防范，运用法律保护企业的合法权益。

审计时要注意违约处罚是否明确详尽，如违约金的比例、赔偿范围等。

解决争议的方式是否确定，如协商、仲裁、还是诉讼。

合同生效日期。

合同是否经双方委托代理人签字并加盖合同专用章后生效。

五、合同执行情况及变更情况的审计
为检验合同交易的成就，总结合同管理中的经验和不够，为继续完善合同管理奠定基础，我们对审计过的合同进行跟踪审计。

审查合同的执行情况，是否有不执行或执行不完全的情况，发现问题及时反馈给有关部门进行处理。

审查合同的变更情况，检查变更理由是否真实，是否有不正常的变更情况，变更合同是否采用了书面形式，是否履行了变更审签手续等。