EXCEL中数据的格式化

实验二设置数据的格式

18080631 杨阳

2.1 基本数据的格式设置

基本数据的格式化有文本格式化、日期格式化、时间格式化和数值格式化等。

2.1.1 文本的格式设置

文本格式设置的基本步骤如下：

1.先选中A1单元格，右拉选中表格第一行的全部单元格，点击‘合并并居

中’。

2.对字体也有一定的要求，我们在字体一栏勾选‘华文行楷’，字号使用20，

可以根据自己的喜好，或者表格的外观舒适程度来选择字体和字号。

3.‘Enter’可以换行，‘Tab’可以换列，即移动一个单元格。

4.选中所有单元格后，勾选中单元格格式，进行边框设计。

简单的格式设置就是这么多，要根据表格的需求做出适合自己的格式，才能显得美观。

2.1.2 数值的格式设置

在Excel中输入统计数据，有时候输入的数据也需要一定的格式，例如数字的小数位数、特殊符号等。

还是以上一个表格中的数据为例，选中单元格中的所有数据，点击‘设置单元格格式’，点击‘数字’，勾选‘货币’选项，将小数位数设置为2。

得到这样的效果：

货币作为一个常用的数字格式，在开始栏下，数字栏中可以快捷地设置例如百分比样式，千位分隔样式等，如下。

2.1.3 设置日期和时间的格式

不同的工作环境可能需要不同的日期和时间格式，我们可以根据自己的需要定义自己想要的时间显示方式，也可以设置日期和时间的输入格式。

我们使用三种不同的日期格式输入单元格一个日期，得到三个一样格式的标准日期：

接下来要做的就是选中这三个单元格，右击，找到‘设置单元格格式’，单击进入设置，得到许多的日期样式，还可以选择不同国家的语言，具体如下图。

勾选一种样式之后，点击确定，如下：

值得一提的是时间格式有24h和12h制，切换两种格式只需要在时间后面键入一个空格后，再键入PM或P，表示下午。AM或A表示上午。

2.2 条件格式的设置

条件由比较运算符和数值两部分组成，如果要设置满足指定条件的格式，那么格式代码中要添加带中括号的条件。

通过格式菜单中的‘条件格式’选项来应用条件格式，我们用上面的表格继续进行条件格式的实验。

点击开始栏中的‘条件格式’，选中‘新建规则’，然后再勾选‘只为包含以下单元格设置格式’，选择‘等于’，在第三个文本框中输入‘优’，最后点击确定。

随后，选择设置单元格格式，对字体格式进行进一步的修改。

设置完成之后，得到我们想要得到的字体颜色与字体大小，如下。

改变字体的颜色，得到上图的模板。

2.3 样式的定义和使用

样式就是单元格的显示模式，该软件中自带有一些样式的样本，我们同样也可以根据自己的需求来创造新的格式。

2.3.1 内置样式

用开始栏中的数字栏可以使用‘货币样式’、‘百分比样式’或‘千位分隔样式’的快捷键，具体如下。

首先我们选中一个单元格，打开样式对话框。

下拉样式列表，点击‘新建单元格样式’。选中其中一个单元格格式，应用系统内置样式之后看看结果。

2.3.2 自定义样式

如果Excel的内置样式不能满足你的要求的话，我们可以自定义样式。打开单元格样式界面，点击下面的新建单元格样式。得到如下界面：

点击‘新建单元格格式’得到这个界面。

然后点击上图中‘样式’选项，得到下图中对单元格格式的设置与优化。

点击格式之后，得到勾选自定义的格式，应用之后，我们看看结果。

这样可以凸显出重点的部分。我们随即创造出自己想要的单元格字体样式之后，点击上方的格式名为‘7593888’样式，应用之后，我们看到这样的效果。

这样的结果不是我们想要的，加粗换了颜色之后，字体变得不是很清晰，甚至连边框都消失了，显然这样的自定义的格式是不能被我们广泛接受的，但是好消息是，我们已经可以定义自己想要的‘字体、颜色、字号’了，这还是积极的一方面。

2.3.3 样式的编辑

样式的编辑就是对现有的样式进行修改与优化，就像上面所创造的，我们自定义的样式，那个样式并不是十分让我满意，这就需要我们对这个样式进行小小的修饰。

点击‘修改’，再次对字体、字号、背景颜色、字体颜色进行修改，修改的结果如下。

修饰完的结果就比之前的好了很多，看着也异常的舒服，字体内容也很清晰。

2.4 自定义格式的设置

我们自行创造一个包含简单数据的表格，是某校某班一年级部分学生的英语成绩，我们不难发现每个人学号的前6位都是相同的，一般相同班级中的只有后面两位数字不同，所以说这个时候多次输入学号就容易发生错误。

我们试着按照下面的操作来进行实验。

首先选中单元格中学号一栏A2：A11，点击‘格式’中的‘设置单元格格式’，勾选自定义，具体如下。

选择我们定义好的格式，‘180806’为每个同学学号前面相同的部分，‘00’即为不同的部分，这样我们就可以输入每个人学号不同的一部分，降低了出错的可能性，得到的学号一栏如下。

不光输入方便了许多，不容易出错，更重要的是能够更加清晰的看出来每个人的学号。

Excel中自定义的格式中，格式代码中最多能够指定4个节，这些格式的代码一般用分号分隔，他们的顺序定义了格式中的正数、负数、零和文本。

2.4.1 文本和空格

要在单元格中同时显示文本和数字，就需要我们把文本字符放在双引号（“”）中，或者还有一个方法就是在单个字符前面加反斜线（\），例如如果我们定义一种格式使得‘0.00“剩余”’，‘-0.00“短缺”’，就像如果我们在单元格中输入‘258.66’，按下‘Enter’，就会出现‘258.66剩余’；如果输入‘-258.66’，那么将显示‘-258.66短缺’。倘若输入一些符号，是不需要添加双引号的。

2.4.2 小数点、空格、颜色和条件

我们要设置分数或者带小数点的数字格式，就在格式代码中的相应部分包括正确的数字文职标识符。

“#”的定义是数字占位符。只显示有意义的数字而不是显示无意义的零。小数点后数字如果大于“#”的数量，则按“#”的位数四舍五入。

“0”的定义是数字占位符。如果单元格的内容大于占位符，则显示实际数字，如果小于占位符的数量，则用0补充。

“？”的定义是数字占位符。在小数点两边为无意义的零添加空格，便于当按固定宽度时，小数点可对齐；也可以用于不同位数的分数。

2.4.3 货币、百分比和科学计数

首先需要了解货币符号，一般地，若我们想要在格式中输入货币符号，我们就必须输入相应的ANSI码，这里我们需要注意的是，在输入的同时要按住Alt，下图便是对应的ANSI值。