办公室文员岗位职责

办公室工作岗位职责

为了更好地规范公司客户服务的工作,提高公司整体业务素质,特制定以下工作岗位职责:

1.业务规范用语：

1.1电话联系：接听客人电话的礼貌用语：“您好，恒大玻璃”。同时须报上自己的姓名，然后和对方商谈业务，

如达成业务，必须告诉对方自己的电话联系方式，同时填写客户资料表。

1.2自己不清楚的事要立即转告经办人员（同事），对客人的问题，要求经办人员在确定时间以内给予明确答复。

1.3客人到公司，首先要主动向客人问好。参照第1.1条和客人冾谈业务。

2. 商谈业务要点：

2.1索取客人名片，了解对方需求，介绍公司产品，推广钢化玻璃，中空玻璃等建筑玻璃是我公司的重点。

2.2客人当时能提供规格和数量的要及时进行优化计算，按公司要求报价，数量大客人不能接受报价的订单，

要立刻向上级请示。针对上门的客户，公司的目标是要达到90%的成交率。

3）当时无法提供规格数量的客人，要了解客人的要货品种是什么？玻璃用在什么地方？工地在什么地方？大约有多少数量？然后按你的最大权限报最低价格。下单数量大的客人，需立即填写客户资料表上报总经理。

3.客户资料的上报时间和要求：

3.1第一次成交的客户，在签订合同收到订金的当天要上报总经理处，以后该客户由填写资料人负责业务跟踪。

3.2针对大订单（20000元以上）询价的客人要求立即上报，在半个工作日内将客户的联系方式及相关资料上报

总经理。

4.资料汇报要求和接单程序：

4.1一般散单（50平方米以下）原则上按公司要求报价，不给予优惠；

4.2超过50平方米的订单，由业务部主管接权限审批；

4.3每单超过1万元的订单，要求客户传真规格数量，由业务主管请示总经理审批；

4.4请示时要求做到：有明确的客人名称（明确客人的姓名和单位的名称），品名，数量，工地位置，计算利用

率，库存情况，交货条件，付款条件，要货时间，生产部是否能准时交货，库存没货时是否能进到货，等有关资料才请示总经理。

5.业务员跟单的要求：公司要求每位办公室文员是一个全面的负责的工作人员。

总则：客人永远是对的，只要不损害公司利益，我们会全力做到。

要求办公室文员具备和客户商谈，签合同，收定金，下单，和生产部协调，保证按时交货，催收货款的工作技能。如有解决不了的问题要立即向上级汇报。

5.1客户来商谈业务，由第一接待人负责该客人的业务跟单，如果是由于接待文员工作态度的原因，客人第一

次投诉，公司给予被投诉当事人处罚50元，类似第二次被投诉处罚100元，类似第三次投诉；公司将酌情更换该岗位业务文员。

5.2任何办公室业务文员在收到订金以后，要将合同（没签合同的要求复印下单原始件）交财务备案，财务部

确定已收到定金才能下单。不收订金的小单，必须由财务会计备案签字才能下单，否则由经办文员负责。

6.工作时效要求：

6.1客人针对小订单的询价，要求当时回复；

6.2客人针对大订单的询价，要求半个工作日内回复；

6.3客人来电或来人查询货期，要求2小时内回复；

6.4客人来公司订货，要求2小时内完成合同；

6.5传真和电话订货，要求在2小时内完成合同，并传真给对方；

6.6已收到订金的订单（合同），要求在半个工作日内做好加工单并下到车间生产部；

6.7值班要求：不得擅离岗位；（星期日必须由主管安排协调有一人值班）；

6.8工作时间和值班时间未完成手上工作，严禁上网做和工作无关的QQ聊天。

7. 日常工作要求：

7.1要求保持办公室卫生整洁，办公用品及样品堆放合理；

7.2最后离开岗位的人员必须关灯和关掉一切无用的电源，网络线，雨天打雷要谨慎上网；

7.3原则上严禁外人单独在办公室，上班时间严禁其他人员在办公室闲聊（接待客户除外）；

7.4要求业务文员之间的订单和加工单必须要相互审核，然后交主管审批下发；

7.5任何工作记录和汇报必须要如实签署自己的姓名，以明确责任；

7.6不得以公司的名义接受客人的礼物和宴请，如有需要；必须经公司同意才能参与；

7.7定期电话或QQ和客人进行沟通，了解客户的需求，对自然损失的客户要有书面报告上报总经理，作出合理

解释，并由公司安排其他文员跟踪；

7.8严禁在外炒单，一经发现，按订单的成交额的50%赔偿公司，并扣除当月应得奖金；

7.9接单文员必须按客人真实身份和有效电话填写合同，总经理、厂长可以随时抽查了解客户情况；

7.10连续客户来商谈业务不能成交，要认真分析原因，了解市场变化，向上级领导提出意见，便于公司及时调

整价格政策；

7.11养成良好的工作汇报习惯，对汇报上级不能解决的问题，有权越级汇报。

8.工作当中的业务要求：

8.1对工作中自己不能解决的问题，及时向上级领导请示；

8.2每个订单在接单时要充分考虑送货方式，原则上郴州地区以内不收取运费，其它地区应核算并收取运输费

用，发货要提前1日要和客户联系好，要客人准备好货款，以便司机收款。

8.3玻璃利用率在85%以上的，下单要经过业务主管签署，玻璃利用率在85%以下的订单，要总经理批准并签

署。

8.4必须要尽量满足客人的交货期，客人急需的多和生产部沟通协调，交货期不应成为接不了单的理由，答应

客人的事要尽力做到。

8.5严格履行公司先用余料，然后优化下单的原则，原则上每张订单要自己统计记录用料情况。

8.6认真学习各种工作中的常识性问题，了解公司产品和生产能力，尽量向客人推荐公司的库存原片。

8.7对客户订单不明确的数据，必须要和客户落实清楚，并进行书面确认。

8.8公司的业务要求是：付30%订金生产，货到收清全部货款，凡是不能付款的订单，汇报总经理进行评审，

符合条件后由总经理签署履行。

9.业务培训：

公司将不定期对业务文员进行业务培训。

郴州市恒大钢化玻璃有限责任公司