建设工程城建档案业务办理流程.doc
城建档案管理流程解析
交流Ex c h a n g E26城建档案管理流程解析□周美兰【摘 要】本文主要从科学归集城建档案管理的内容，设计和叙述管理工作的流程和各项工作的程序，旨在促进其科学、完整、系统运作，为充分发挥城建档案社会作用提供参考。
【关键词】城建档案管理流程务人员亦应熟悉掌握每一道程序，力求各环节流水作业畅通无阻。
一、档案接收经由档案业务指导环节内部移交档案，业务管理环节接收。
业务管理在清查档案移交单位、档案初始记录等信息后，登记在册。
（一）根据工程信息填写《档案交接登记表》。
（二）审查接收的房屋或市政管线等类档案是否已按要求整理，清点卷数，案卷题名是否有误及是否体现卷内内容，档案实体、电子文件对应城建档案管理系统内相关著录信息是否一致。
（三）在规定的工作日内回复审查意见，不合要求的退回整改。
二、档案编目著录（一）审查合格后，查询是否已有项目，顺延添加工程级。
（二）新项目根据工程所属性质将接收的档案按分类大纲归类，即按房屋建筑工程类、市政设施工程类、城市管线工程类、建设工程规划管理类、建设用地规划管理类给档案分类号。
（三）每一类中按项目级、工程级、案卷级、目录级、电子文件级在计算机系统中著录相关信息，及时增删修改。
三、档案入库登记城建档案管理是城建档案馆的一项主要业务工作，它是在城建档案业务指导后进行档案实体和信息保管的延续，理顺和科学设计城建档案管理流程，促进业务管理和业务指导工作一体化，是实现城建档案科学、完整、系统运作管理的重要步骤。
如何精化设计档案管理流程、提高档案利用效率、减少烦琐环节避免资源浪费，是最大限度发挥档案自身作用关健前提。
城建档案管理的主要内容一般函盖以下几方面：有各项业务管理环节标准规范和管理制度；接收归档保存所在城市的城建档案；城建历史档案及其他珍贵档案的征集；接收建设规划系统移交的工程行政审批文件；向社会提供馆藏档案利用服务；档案利用信息反馈收集，分析利用档案效益并对档案利用情况进行统计和调查研究；相应档案实体的电子文件的保管和利用，档案的数字化和信息化；城建档案的编研；城建档案鉴定的研究与组织协调；城建档案信息公开的相关咨询、联络和宣传；档案安全保密。
工程档案流程
建设单位办理工程档案归档工作流程图城市建设档案案卷质量规定为加强城市建设档案（以下称城建档案）管理，提高案卷质量，更好地为城市建设服务，根据国家技术监督局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-89）和有关规定特定本规定。
１、主题内容与适用范围本规定规定了城建档案的组卷、排列、编目、卷皮规格及其制成材料的质量要求。
适用于普通纸质城建档案的案卷管理。
某些特殊形式城建档案的案卷管理，可参考本规定。
２、名词术语城建档案是指在城市建设活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、等不同形式和载体的城建文件材料。
城建文件材料是记录和反映城市建设活动的文字、图表、声像等文件材料的总称。
案卷是由一组具有有机联系、价值大体相同的城建文件材料组合而成的一种档案保管单位。
卷内目录是案卷内登记文件材料及其排列顺序的目录。
主要项目有序号、文件编号、文件材料题名、责任者、总页数、页次、备注等。
卷内备考表是用以记载和说明归档前、后案卷内文件材料基本情况的表格。
主要项目有本卷总页数（文字材料、图纸数、照片数）、说明、立卷人、日期等。
分类号档号、档案的编号，包括分类号和案卷号。
档案馆代号缩微号项目代号3、组卷要求组卷要遵循城建文件材料的形成规律，保持案卷内城建文件材料的系统联系，并便于档案保管和利用。
城市规划、管理、建设工程、科研项目文件材料应按专业性质、结构、阶段等分别组卷。
进城建档案馆的文件材料应是原件。
案卷内城建文件材料必须齐全完整并有完备的签章手续。
案卷同城建文件材料必须准确反映城市规划、建设、管理等活动的真实内容。
案卷内文件制作和书写材料必须能够长期供存。
卷内文件材料书写字迹要工整，图样整洁，线条清晰。
案卷不宜过薄或过厚，一般以厚15mm左右为宜。
4、案卷内城建文件材料的排列科研课题文件材料按形成时间排列，即按准备阶段。
研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
建设工程文件材料大体按建设程序依次排列，即依据性文件材料、基础性文件材料、设计、施工、竣工验收的顺序排列。
工程建设企业档案归档流程及流程说明
负责人
审核
档案管理员审核无误后提交档案部门负责人审批。
档案部门档案
管理员
审批
档案部门负责人审批通过后，执行入库。
档案部门负责人
6
入库
无误后反馈至各业务部门，移交档案。
档案部门档案
管理员
移交
归档
7
移交，填写《移交表》
1.移交纸质版原件及声像档案等特殊载体档案。
文件形成单位兼职档案管理员
▲
2.办理移交手续，填写《移交表》。
工程建设企业档案归档流程及流程说明
图3档案归档流程
流程说明：
进程
序号
步骤
说明
责任者
风险
系数
收集
整理
1
日常积累
在日常工作中积累本业务板块文件。
文件形成单位
员工
2
收集、整理
档案
档案根据要求收集并整理档案。
文件形成单位兼职档案管理员
▲
3
审核
审核本单位形成的归档文
系统
4
录入
1.员工按照职责及“全员全过程”管理要求录入本职责范围应归档文件。
文件形成单位兼职档案管理员
2.使用数字档案馆系统且与业务系统完成接口集成单位，通过接口直接推送应归档文件。
▲
3.已使用数字档案馆系统但尚未与OA系统或业务系统接口集成单位，将应归档文件录入数字档案馆系统。
▲
4.未使用档案信息管理系统的单位，将应归档文件线下编目、著录。
▲
5
初审
文件形成单位负责人初审电子文件，确认无误后提交档案管理员审核。
8
审核
文件形成单位负责人审核，确认无误后提交至档案部门负责人审批。
档案服务工作流程
档案服务工作流程
一、报建登记
建设单位在办理《建设工程规划许可证》时，到市城建档案馆业务指导室进行工程档案报建登记（包括在线审批档案工程）。
二、业务指导、交底
业务指导室根据报建的项目，进行现场业务指导、交底，出具《建设工程档案技术交底单》，作为移交档案时必备内容。
除现场业务交底外，还可通过通讯联系以及在线方式进行指导。
三、档案预验收（出具档案预验收意见书）
建设单位在组织竣工验收前，提请市城建档案馆对工程档案进行预验收，预验收合格后出具《建设工程档案预验收意见书》，建设单位在取得工程档案预验收意见书后，方可组织工程竣工验收。
（档案预验收合格后，建设单位暂不向市城建档案馆移交工程档案资料。
）
四、档案报送、审核接收
根据《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》、住建部《城市建设档案管理规定》等规定，建设单位在工程竣工验收后三个月内，将符合规范要求的全部建设工程档案报送市城建档案馆行政服务中心窗口进行审核、接收。
对建设单位不在规定时间内移交工程档案的，将提请市行政执法局按《建设工程质量管理条例》第五十九条进行行政处罚。
五、发放档案合格证
依照《建设工程文件归档规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》以及市城建档案馆制定的《工程档案移交书》等，行政服务中心窗口对报送的工程档案进行审核，对确认为合格的工程档案，颁发省住建厅统一制定的《建设工程档案合格证》。
中心窗口审核时间为个工作日。
六、归档
档案移交后，归档。
在线网址：
咨询电话：业务指导室中心窗口监督
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工程档案管理工作流程
工程档案管理工作流程工程档案管理工作程序1、目的:实现“城”工程建设档案的标准化管理～提高城建档案管理工作的正确性与效率。
确保第一时间正确解决问题。
2、范围:根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定、国家档案局、国家计委、国档发》、《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》等文件精神～完成一个项目从开始建设到交付使用过程中形成的文件资料的积累、整理保管和利用工作。
3、职责3.1收集和保管“城”项目的城建档案～参加每个工程的竣工验收工作。
3.2对收集和保管的城档进行整理、鉴定、汇编、归档。
3.3负责工程系统内城档的利用和有关城档的技术咨询服务工作。
3.4负责将工程竣工档案送缴闵行区规土局档案室存档。
4、程序4.1项目城建档案工作程序:“城”工程项目世纪登记来文(图)登记本立项阶段和设计阶段文件资料的收集、保存目录见〈〈立项阶段和设计阶段文件情况表(一)、(二)〉〉施工在登记工程部所订项目招投标记录册项目招投标文件收集、保存甲供材料《小区领用图纸登记表》监理《加盖公章审批表》“城”工程项目竣工验收《单位工程资料检查一览表》《万科验收壹拾柒张表单》《工程,、,、,册资料一览表》《工程竣工资料鉴定流转单》与施工单位按合同办理竣工资料与物业公司按有关规定办理存“城”工程部档案室编目、成册、保存(壹套)《城市建设档案卷内目录》《备考表》《城建档案》移交至闵行区规土局档案室按《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》4.2“城”零星工程资料归档程序:工程部相关工程师工登记发放《来文、图登记册》设计部来文、来图预算部相关人员《施工情况登记册》工程部相关工程师结算《文件领用登记表》填《上海万科房地产有限公司结算审批表(试行)》无《零星工程竣工资料登记册》竣工资料有编目、存放参照《上海市建设工程竣工档案编制及报送规定》中第一章节《借阅申请表》借阅4.3“城”档送缴区档案馆程序:综合性文件公司办公室“城”档前期文件部分公司业务部产项依据性文件工程部“城”项目竣工档案设计技术文件部分由设计部产生和收集施工技术文件部分工程部闵行区规土局档案室竣工验收文件产生和收集初审预算部竣工图不合格由工程部档案室组织施工单位资料员及施工负责人进行施工技术文件、竣工验收文件、竣工图进行整改，再送审。
建设工程竣工档案报送流程
建设工程竣工档案报送流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
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工程档案程序
建设单位办理工程档案归档工作流程图（可参考２、名词术语2.1城建档案是指在城市建设活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、等不同形式和载体的城建文件材料。
2.2城建文件材料是记录和反映城市建设活动的文字、图表、声像等文件材料的总称。
2.3案卷是由一组具有有机联系、价值大体相同的城建文件材料组合而成的一种档案保管单位。
2.4卷内目录是案卷内登记文件材料及其排列顺序的目录。
主要项目有序号、文件编号、文件材料题名、责任者、总页数、页次、备注等。
2.52.62.72.82.92.1033.13.23.3进城建档案馆的文件材料应是原件。
3.4案卷内城建文件材料必须齐全完整并有完备的签章手续。
3.5案卷同城建文件材料必须准确反映城市规划、建设、管理等活动的真实内容。
3.6案卷内文件制作和书写材料必须能够长期供存。
3.7卷内文件材料书写字迹要工整，图样整洁，线条清晰。
3.8案卷不宜过薄或过厚，一般以厚15mm左右为宜。
4、案卷内城建文件材料的排列4.1科研课题文件材料按形成时间排列，即按准备阶段。
研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
4.24.34.4。
4.54.6。
55.15.1.1开始，卷与卷之间页号不能连续。
5.1.2页号编写位置：单面书写的城建文件材料在右上角编写页号，两面书写的城建文件材料，正面在右上角，背面在左上角编写页号。
5.1.3 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
5.2案卷封面的编制5.2.1案卷封面可采用外封面和内封面两种形式。
外封面印刷在卷皮的正面，内封面排列在卷内目录之前。
内、外封面式样见图1。
5.2.2案卷封面的构成，包括分类号、档号、档案馆代号、缩微号、项目代号、案卷5.2.35.2.45.2.55.2.65.2.75.2.85.2.9密级依据保密规定填写。
保管期限填写其划定的保管期限。
总卷数、卷数、页数填写工程总卷数，第几卷，本案卷内文件材料页数。
建设工程档案归档流程及要求
建设工程档案资料归档流程、内容及要求来源：浙江工业大学校园建设处发布时间：2010-3-14阅读次数：1330建设工程档案资料归档流程、内容及要求一、流程图二、归档内容1、前期文件：2、招投标文件：3、监理文件：4、施工文件：5、竣工图：6、竣工验收文件：7、财务文件：8、声像、缩微、电子档案：9、地下管线竣工测量资料：三、要求：1、归档资料为原件。
2、前期资料在领取建设工程施工许可证后将前期办理资料及清单归档。
3、招投标文件在招投标完成后将招投标资料及清单归档。
4、施工文件（原件一份，复印件一份）、竣工图（原件三套）、监理文件（原件一份，复印件一份）和竣工验收文件在工程完工后三月内归档。
5、工程决算文件在工程完工后六月内归档。
浙江工业大学基建档案管理条例浙工大基(2004)6号基建技术档案按工程项目立卷，从立项到竣工验收要跨越几个年头，具有周期长、范围广、流动性大、文件资料交叉使用的特点。
为规范和促进我校基建档案工作，推进信息化管理，创造条件建立基建档案数据库，结合我校基建工作的具体情况，特制定本管理条例。
第一条基建技术档案的收集范围：从该工程项目的计划到工程竣工结算，所有涉及此工程的基建文件、资料、图纸、工程照片、录像等均属此列。
收集的档案资料力求达到完整、准确、系统。
第二条为保证资料的完备，拿到第一手资料的人员要审核资料的完整性，如：文件的附件、批复，施工图、初步设计的出图章及负责人的印章等。
拿到的文件应立即把原件交档案员保管，复印件备用，以防丢失。
如工作中须用原件，则应在复印件上注明原件的去向，如原件一时不能上交，则应把复印件交档案员。
第三条借用资料必须办理登记手续，注意保管，及时归还。
档案资料如外借须经本部门领导同意并约定归还日期，原件一般不外借。
第四条档案员要加强与施工单位资料员的沟通，负责督促工程管理人员上交相关资料，负责各类资料的收集、把关与整理工作。
第五条工程管理人员负责督促施工单位提交竣工资料，并审核竣工资料的完整性，且督促做好竣工会议纪要及监理总结。
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建设工程城建档案业务办理流程1
城建档案工作业务办理流程
1.工程档案移交责任书
建设单位在办理建设工程施工许可证前，与曹妃甸工业区住
建分局城建档案管理机构签署《建设工程档案移交责任书》（见
附件1）。未签署《建设工程档案移交责任书》的建设项目，其
工程档案不予接收。
签署《建设工程档案移交责任书》时，应向城建档案管理机
构提交以下资料：
(1) 各单位资料员证书原件和复印件；
(2) 填写《工程项目登记表》（见附件2）；
2.业务指导
签署《建设工程档案移交责任书》后，城建档案管理机构就
工程档案移交内容、移交期限、有关要求、双方责任等内容进行
事先告知。
加强对现场档案业务的指导和监督，实施跟踪管理，帮助各
单位理解和掌握城建档案工作的基本知识和业务标准、技术规
范，督促指导各单位收集、汇总勘测、设计、施工、监理等过程
中形成的建设工程文件材料。
3.专项验收
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建设工程竣工验收前，建设单位就工程档案向城建档案管理
机构申请进行专项验收。城建档案管理机构接到专项验收申请表
（见附件3）5个工作日内，对档案的真实性、完整性、准确性
和系统性进行验收，检查文件材料是否符合归档要求，并提出专
项验收意见（见附件4）。
对专项验收合格的，在2个工作日出具建设工程档案专项验
收认可书（见附件5），作为建设工程规划验收、竣工验收和办
理建设工程竣工备案手续的必要认可文件，不作为其它用途凭
证。对不符合要求的提出限期整改意见，整改完毕，再予验收。
4.审核鉴定
竣工验收通过后，由建设单位将所有工程档案按照归档要求
进行收集、整理和汇总，经本单位负责人审查认可后将全套纸质、
声像档案资料（原件）报城建档案管理机构进行审核鉴定。
通过审核鉴定的，城建档案管理机构出具《竣工档案审核鉴
定表》(见附件6)；未通过审核鉴定的，按要求进行整改，否则
其工程档案不予接受。
5.接收和移交
工程档案审核鉴定通过，档案移交目录和实物经核对无误
后，办理移交和接收手续。城建档案管理机构出具建设工
程档案接收和移交证明书（见附件7、8），并签字盖章。本
证明书为城建档案管理机构接收城建档案的凭证，房产权属登记
管理部门验证此证明书后办理产权证。
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有关工程档案移交期限的规定：
（1）建设单位对列入城建档案管理机构接收范围的工程，
应在工程竣工验收后3个月内向当地城建档案管理机构移交。
（2）地下管线工程档案应在工程竣工验收后15个工作日内
向城建档案管理机构移交。
(3) 如遇特殊情况，应向城建档案管理机构提出延期报送申
请，经城建档案管理机构批准后在延期内报送。
6.入库管理
城建档案管理人员对已接收和移交的城建档案按要求进行
整理、编目、统计、鉴定、保管与保护。
附件1
建设工程档案移交
责
任
书
唐山市城市建设档案馆制
填报说明
1、建设工程档案移交责任书由建设单位填写，一式两份，
城建档案馆、建设单位各存一份。一律用钢笔（黑色碳素笔）书
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写，字迹要清晰工整。签字盖章后向城建档案馆递交。
2、在领取建筑工程施工许可证前，应与工程所在地城建档
案管理机构签订责任书并进行登记。
3、建设单位在工程竣工验收合格后三个月内，应向城建档
案馆报送一套符合规定的建设工程档案。