某国际集团公司董事长秘书岗位说明书

某国际集团公司董事长秘书岗位说明书一、基本信息

岗位名称董事长秘书岗位编号

岗位类别

■职能类□生产技术类□采购类

□销售类

岗位性质

□核心岗位■关键岗位

□一般岗位□其他

所属部门董事长办公室定编人数 1

直接上级董事长、总裁直接下级无

所属职系（人力资源部统一填写）薪酬区间（人力资源部统一填写）

编写日期 2012/12/30 编制人

二、岗位概述

合理安排董事长每天外出或会见来访的日程安排及每天的工作计划，并且根据月度工作计划准备好董事长的周工作计划，及时提醒。收集各类信息，管理公司各种资讯及机要文件，协助董事长完成日常事务等，确保董事长日常工作顺协。

三、主要职责与任务

职责1：负责董事长办公室服务

职责2：负责公司级会议的管理工作；工作标准1：环境卫生良好，电话、接待礼仪规范；工作标准2：会议记录的准确性、流转的及时性、监督落实及时性

工作任务1、包括董事长来往信件的整理/保管、办公室内

卫生、绿化的管理工作；

2、按规定接听电话、记录信息、接待访客等；

1、负责组织和安排总经理以上级别会务工作

2、负责公司级会议的记录和整理工作；

3、并对决议事项进行催办、查办和落实；

职责3：负责董事长的日程安排；

职责4：负责及时流转董事长签批的文件；工作标准3：商务礼仪规范，来访安排合理；工作标准4：文件整理分类科学、流转及时；

工作任务1、为董事长接见访客做好预约工作；

2、合理安排领导的来访者；

1、及时整理董事长签批文件；

2、及时流转董事长签批文件；

职责5：协助行政策划和安排公司大型会议或活动；职责6：完成直属上级交办的临时性工作；工作标准5：会议或活动安排的有序；工作标准6：及时处理、按质量完成；

工作任务1、协助行政策划公司重大会议、活动的策划和

安排；

1、乐意接受任务；

2、不折不扣按时完成；

四、在组织中的位置

五、工作协作关系

协作关系

示意图

协作关系 说明

1、 对上：对董事长负责；

2、对下：无下级

3、对内：公司内部所有员工的协调、配合；

4、对外：政府相关部门和董事长业务涉及的单位和公司

六、权责描述

人事权限：■ 建议权 □知情权 □ 提名权 □考核权 □ 审核权 □ 审批权 □否决权

具体描述：

董事长授权下的董事长行程的安排权；董事长办公室的管理权；对公司会议决议内容的跟踪监督权。

七、任职资格

年龄范围 28-35

性别要求 不限 学历要求 本科以上 专业要求 对口专业 文秘或企业管理

董事长

总裁

董事长秘书 对上：董事长

对内：部门内人员；

集团各部门负责人；

对外：协助董事长所联系的政府相关部门

对下：无

董事长秘书

相关专业工商管理、行政管理、法律等专业

工作经验

一般工作经验□ 1-3年■4-5年□ 6-10年□ 10-15年□ 16年以上

相关专业技术

经验

■ 1-3年□ 4-5年□ 6-10年□ 10-15年□ 16年以上相关管理工作

经验

■ 1-3年□ 4-5年□ 6-10年□ 10-15年□ 16年以上

职业资格要求□专业技术资格（职称）：国家四级秘书证□执业资格：

□其他资格：英语四级以上

外语要求

级别

□大学英语4、6级□英语专业6、8级■商务英语

□托福、雅斯、GRE □其他语种：

熟练程度■阅读□一般听说□专业笔译□专业口译

知识要求■战略管理知识■财务管理□人力资源知识□市场营销知识

基本素质要求公文写作能力

具有较强的文字表达能力，言简意赅，行文流

畅。

5 4 3 2 1 电脑及办公软件操作能力

熟悉办公软件的操作，能够利用办公软件解决

实际工作问题。

5 4 3 2 1

其他技能要求：现代商务礼仪

能力要求（5-很强，非常出色

4-较强3-基本具

备

2-有点1-几乎没有）

能力种类指标解释能力等级（高—低）业务能力

掌握本岗位的工作所具备的专业知识和技能，

能有效地发现问题并及时加以解决。

5 4 3 2 1 职业敏感性

具备一定的信息敏感性，通过恰当的途径及时

了解与本岗位工作有关的信息，掌握本领域最

新研究动态的能力。

5 4 3 2 1 创新能力

在工作中不断提出新设想、新方案，改进工作

方式和方法，开拓新局面的能力。

5 4 3 2 1 协调能力

与人融洽相处，在人际交往中随和大度，能坚

持立场，有效化解冲突。与上司、下属、客户

保持友好关系的能力。

5 4 3 2 1 沟通能力

通过口头语言准确、简捷地表达自己的思想和

感情，根据表述内容和沟通对象的特点采取适

当表达方式和技巧的能力，在人际交往的情景

中，能通过各种途径和线索准确地把握和理解

对方的意图，抓住关键信息，作出恰当反映的

能力。使别人接纳自己意见和建议的能力。

5 4 3 2 1 公关能力

采取恰当的方式与媒体、政府部门及公众沟通，

以达到预定的目标。

5 4 3 2 1

分析判断能力对日常工作中的具体问题和数据、信息运用逻

辑思维的方法进行系统分析，找出影响因素，

把握相关关系，抓住问题实质，得出正确结论

的能力.

5 4 3 2 1

思维灵活性思路开阔、思维敏捷，不受定势的影响，机动

灵活，能够具体情况具体分析，面对问题和困

境能及时准确地找到应对措施的能力。

5 4 3 2 1

适应性能根据不同的环境和条件及时调整自己的心态

和工作方法，在新的自然和人文环境下能很快

胜任工作要求，采取相应的应变措施。

5 4 3 2 1

承压能力承受挫折，在有压力的情况下，保持情绪稳定，

继续做好工作的能力，面对困难能够百折不挠、

勇往直前。

5 4 3 2 1

决策能力正确地判断形势，做出选择的能力。 5 4 3 2 1

培养指导下属能力善于发现下属的缺点，适时地指导和帮助下属，

能把自己的经验和技能传授给下属，能对具体

业务或技术工作进行指导，不断带动下属成长。

5 4 3 2 1

计划能力工作中有超前意识，能合理规划，并推进各项

事务。

5 4 3 2 1

组织能力运用各种企业资源，并有条不紊地达成目标的

能力。

5 4 3 2 1

主动性在工作情况有了新的变化和碰到新问题时，不

是消极等待上级分派任务或提出要求，能主动

开展工作，或及时向有关部门提出建议。

5 4 3 2 1

八、工作环境

使用工具

设备

■台式电脑及固定办公工具□笔记本电脑及移动办公工具□两者兼具工作环境■独立办公室□半开放式办公室□开放式工位

工作时间特征■正常工作时间，偶尔加班或出差

□经常出差，出差时间占总工作时间的比重

任职人签字：审签人签字：日期：

职位说明书

职位名称行政部长所属部门行政管理中心部门人数9人

直属上级行政总监职系执行层直辖人数1人

职务代码直接下级行政主管晋升方向行政总监

间接下级行政专员、IT专员、

车队队长、前台文

员、司机、清洁工

轮岗方向人资部长/经理替代岗位行政总监、主

编写时间2012.5.7.

管

工作关系：

内部：：公司各部门、各分子公司

外部：物业公司、政府相关部门、各广告公司、软件研发单位、社会各界

职位概要（所处职系、职级；汇报程序、上下同级沟通范围）:为保证公司行政秩序规范与信息通畅，负责组织公司内部和外部协调工作，组织行政管理工作，并主持行政中心内部管理工作。在公司相关规章制度和公司领导的指导下，做好行政管理，后勤服务及安全保卫工作。

1、职系（岗位性质）：行政管理

2、职级（岗位级别）：本中心行管3级

3、汇报程序：

在集团行政中心内部：①→行政中心总监→集团副总裁→董事长；

②行政中心总监出差不在集团，或职位空缺时，直接→集团副总裁→董事长；

③集团副总裁出差不在集团时，直接→董事长。

4、上、下、同级沟通范围：

（1）、集团中心的上级沟通范围：董事长、总裁、副总裁、财务总监、人资总监、行政总监、投资发展总监、采购物流总监、企业管理总监。子公司总（副）经理、总监；

（2）、下级沟通范围：集团中心（部、室）、子公司（部、室、组）各主管、专员、组长、文员、助理、出纳、会计、统计员、车队长、司机；

（3）、同级沟通范围：集团中心（部、室）、子公司（部、室、车间）各部长/经理、厂长/主任、董（总）办秘书/助理

关键业绩指标：

制度执行到位率、员工满意度、IT运行效率、行政费用控制率、办公设备完好率。

绩效考核指标：

1、员工满意度；

2、办公费用控制；

3、办公规范管理；

4、固定资产管理；

5、安全管理；

6、网络信息管理；

7、应急事件处理；

8、建立完善集团各项制度；

9、消防安全；

10、会务、庆典、娱乐等文化活动。

主要职责、权重（%）、完成标准（精细化、有效化）:

职责一、集团行政管控模式建立及管控体系建设（大权重20%）

1、建立集团行政管控模式，完善行政管理制度与流程，并主导实施；（小权重10%）

2、负责拟定集团（含各子公司）年度行政管理工作计划及计划分解，并按月度、季度、年度进行计划执行情况评估与总结；（5%）

3、负责监督集团及各子公司的行政管理制度的执行与考核。（5%）

完成标准：1、根据月度计划进行制度化建设的推进，不能有遗漏、缺失；

2、工作计划的制定符合实际工作需要，并保证执行到位；

3、定期检查制度执行情况，并公布结果，维护制度的权威性；

职责二、日常行政管理工作（大权重20%）

1、负责集团会务、庆典、表彰、接待及企业文化活动的组织工作；（小权重3%）

2、负责集团及各子公司固定资产的日常管理，包括申购、调拨、处置、报废等，同时对定资产进行登记、造册，每月与财务管理中心一同对固定资产进行盘点；（2%）

3、负责集团及各子公司VI统一管理，包括标识、影像、宣传手册、名片等；（2%）

4、负责集团及各子公司车辆的日常管理及考核，包括车辆使用安全、派车申请制度、定点加油与定点维修维护保养、车辆年审年检、车辆内外清洁等；（3%）

5、负责办公用品申购的审核、统计、费用控制及办公设备设施的维护与维修；（2%）

6、负责门禁安全、消防安全，并协调物业做好构筑物、水电及停车位等管理；（2%）

7、负责卫生清洁（公共区域及各部门办公区域）制度建立、日巡查、周检查及考核；（2%）

8、负责后勤（食宿等）管理及集团管理例会会后餐饮安排；（2%）

9、负责对本部门人员的日常工作安排、协助、跟踪、督导、业务技能培训及考核等。（2%）完成标准：1、日常工作按照部门日工作计划落实执行；

2、参照集团管理制度进行跟踪管理，包括“集团固定资产管理办法”、“集团

车辆管理规定”、“集团办公用品申领制度”、“集团卫生保洁标准”；

3、办公规范管理及每日督导检查；

职责三、内外关系协调工作（大权重15%）

1、负责与各级政府机构的事务处理与关系维护；（小权重3%）

2、负责协助集团相关部门的证照办理、资质申请、升级及科研项目申报等工作；（3%）

3、负责集团与社会各界、行业协会的日常联络以及对外公共关系的拓展；（3%）

4、负责各职能管理中心、各子公司之间的事务协调；（3%）

5、负责对来访人员的接待、引领、迎送以及餐宿安排、交通安排等。（3%）

完成标准：1、对外关系进行正常维护，保持良好地社会关系；

2、内部事务灵活协调，杜绝内部纠纷；

3、对外接待按照商务礼仪的标准；

职责四、控制各项行政费用（大权重20%）

1、负责编制公司年度行政费用预算并监督实施；（小权重10%）

2、在预算内控制各项行政费用支出，推行行政费用承包制；（5%）

3、对车辆费用、通讯费用、物业费用等进行有效控制。（5%）

完成标准：1、严格进行预算管理，不能超支；

2、合理控制费用，并进行有效缩减；

职责五、负责公司信息化管理（大权重10%）

1、负责对企业信息管理系统（ERP）软件功能的维护与升级；（小权重2%）

2、负责数据安全传输系统的建立、更新与维护；（1%）

3、负责网络（有线/无线）、服务器、电话、打印及传真设备的维护、维修；（3%）

4、负责办公自动化（OA）系统及软、硬件的支持与升级；（1%）

5、负责网站及终端管理系统、广播语音系统的建设及维护；（2%）

6、负责监控系统、考勤系统的建设与维护。（1%）

完成标准：1、保障网络畅通及计算机正常使用，控制故障率每月不超过2次；

2、公司网站的建立、维护及更新，网络修复时间不超过12小时；

3、各项系统的支持与运用，定期维护，故障率每月不超过2次；

4、参照“集团网络及计算机管理规定”执行；

职责六、文书档案管理（大权重10%）

1、负责草拟、审核、流转、存档公司文件、通知及重要文稿等，包括周、月度、季度、年度工作计划、总结报告和会议纪要；（小权重5%）

2、及时处理外来文、电、信函的审阅、传递及存档，督促、检查领导批示事项，审核及修改公司下发的相关文件；（3%）

3、对各类图书、报刊杂志、资料、说明书等进行管理；（2%）

完成标准：1、保证文件、通知等下达的及时、准确，错误率保持为0；

2、处理公司内部文案传达到位率为100%；

3、各种图文资料保存完整，遗失率为0；

职责七、完成上级领导交办的其他工作任务。（大权重5%）

1、乐意接受任务；（小权重2%）

2、不折不扣按时完成；（3%）

完成标准：1、领导交办项做到不折不扣，坚决照办。件件有交代、事事有回音，无遗漏；

2、如果未按时完成，应总结教训，找出方法和对策。

例行（每天常规性）工作描述：

1、每天安排及完成部门日工作计划；

2、每天进行办公区域的巡查；

3、每天进行与各部门和分子公司的工作沟通；

4、与部门员工进行工作内容的沟通及过程跟进；

担负责任：

1、对公司各项行政制度的执行情况负责；

2、对公司固定资产的使用情况负责；

3、对公司网络、软件、网站的运行情况负责；

职位权限：

1、对各项行政制度执行情况的监督、检查及考核建议权；

2、对下属员工工作的布置指导权及绩效考核权；

任职资格:

教育背景:

◆行政管理、工商管理或管理类相关专业本科以上学历

技能技巧:

◆基本条件：男女不限，28——45岁，本市户口，语言表达能力强；

◆工作经验：同类岗位工作经验3年以上；

◆综合能力：

1、熟练使用各种办公室软件，具备基本的计算机与网络知识，具有较强的阅读能力、

写作能力和表达能力；

2、具有一定的判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、计划与执行能力；

3、接受过人力时间管理、档案管理、公文写作、等培训；

◆其它要求：有一定文字功底；

工作态度:

◆诚实、敬业、严谨、务实

◆具有一亲和力；较强的责任心及团队协作精神。

工作作风：顽强、执着、创新；

心理素质：有一定承受压力的能力。

任职人：审签人：签认时间：