行政处罚案件档案管理暂行规定

行政处罚案件档案管理暂行规定
总则
第一条为进一步加强和完善分局经济处罚案件档案管理，根据《中华人民共和国档案法》，国家工商局58号令及《怀化市工商行政管理系统经济案件档案管理暂行办法》的有关规定，制定本规定。

第二条本办法所指行政处罚案件档案是指分局在查处经济违法违章案件中形成的应立卷归档的全部案件材料。

第三条行政处罚案件档案实行集中统一管理。

分局各职能股室的专职或兼职档案人员按照案件编号分类对本部门和工商所的各类案件档案进行集中管理。

归档范围
第四条凡是在查处经济违法违章案件中形成的证明案件真实情况和反映案件查处情况的各种案件材料均应归档。

按文件材料内容，归档材料分为正、副卷。

归入正卷的主要内容及顺序：
底稿上有不宜对外公开的内容，则将底稿与副本一份归入副卷，同时正卷内归一份副本。

根据行政复议决定或行政诉讼判决重新作出的处罚决定书归在原处罚决定书前面。

撤案（包括撤销立案和撤销处罚决定）视为结案，有关材料参照处罚决定书的顺序归档。

减免罚没款的决定及有关材料附在处罚决定书之后。

复议决定书，包括撤销复议申请书。

复议申请书。

立案呈批（报告）表。

询问笔录和行驶粉的陈述材料。

认定违法事实的合同、协议、发票、单据、照片、证人证言等其它各类证据。

暂扣、冻结、暂停支付、划拨、收购、罚没财物的凭证和单据。

可以对外公开的其他材料。

送达回执。

备考表。

归入副卷的主要内容及顺序
案件来源。

指举报信、电话、口头举报记录、举报电报等需保密的举报经济违法违章案件的材料。

调查终结报告或案件处理呈批表。

（本项适用于经同级机关内部审批可直接处理的案件）。

案件研究笔录。

案件请示，呈批报告及批复、结案报告。

（本项适用于须报上级机关审批的案件）。

询问笔录和行为人的陈述材料。

询问、调查提纲。

其他。

第五条举报人奖励、重大案件查缉破案奖励审批表。

立卷方法及要求
第六条按照归档范围的规定，案件承办人员从受理案件开始，即收集有关本案的各种材料，并按案情的形成规律和特点保持文件之间的有机联系，做到案结卷成。

案结是指经过调查取证、下达处罚决定并执行完毕，不存在申诉、复议的案件。

第七条行政处罚案件档案采取一案两卷（一正、一副）或一案数卷（多正一副）的方法立卷。

对案情简单、卷内无需保密的材料，可不立副卷。

第八条本年度立案、次年结案的案件，应放在结案年立卷。

第九条当事人对处罚决定提出复议申请或向人民法院提起诉讼的案件，在未下达复议决定或判（裁）决书结案的，可放在下达之年立卷。

第十条卷内材料应按下列顺序排列：
案件决定材料在前，依据材料在后；批复在前，请示、呈批报告在后；印件、副本在前，定稿底稿在后。

第十一条证据材料首先按名称分类，并视其在案件中的作用大小，依照主前次后排列，同一类的多份材料再按时间先后排列。

第十二条当事人及其他人员的询问笔录，视被询问人在违法活动中所处的主次地位及在案件中所起作用的大小排列，对同一人的询问笔录按时间前后排列。

第十三条声像材料包括录音带、录像带、照片等，应以文字注明摄像或录音的时间、地点、对象、中心内容及责任者。

照片归入其他证据类。

录音带、录像带按声像档案管理办法整理，单独存放，并注明参见号。

第十四条立卷归档的材料必须用复印、铅印、影印或用蓝黑炭素墨水、墨汗书写。

复写的材料必须制成影（复）印件（各种多联单据除外）。

第十五条卷内文件应去掉金属物，破损和字迹模糊的应进行必要的修复及复制，装订部位狭小或有字迹的应托。

第十六条案卷以右边、下边取齐，按照三孔一线的方法装订。

第十七条以卷为单位，对卷内文件（不包括卷内目录、备考表逐页在有文字的正面右上角、背面左上面，用阿拉伯数字编写页号，编页号应用铅笔）。

粘贴在一起的多份材料按前后顺序逐页编号。

第十八条以卷为单位编制卷内文件目录。

按照要求逐项填写顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等。

倾序号：用流水号的形式每份文件编写一个号，表明文件件数。

责任者：指对文件材料的形成负主要责任的团体或个人。

制发办案文书应分别填写分局名称、办案部门的名称或办案人员的姓名。

当事人及旁证人出具的材料填写当事人及劳证人的姓名。

文号：指文件的签发文字号。

文件日期：即材料制成的日期。

题名：即文件材料的名称。

有题名的直接填写，不可更改或简化，无题名的应根据内容拟定题名，代拟的文件题名应加[ ]。

页号：是指一份文件在本卷中的顺序，除最后一份文件应填写起止页号外，其它文件填写起号即可。

备注：如有特殊情况需注明。

第十九条卷内备考表应填写立卷人、审核人的姓名、立卷时间，并归在每一卷所有文件的最后。

第二十条每个案卷均须填写封面项目和卷脊项目。

封面项目包括全宗名称、类目名称（组织机构名称）、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号。

全宗名称应填写分局的全称。

类目名称指具体办理案件的部门的名称，此栏目可暂空。

案卷题名应简明确切。

内容包括案件的主要责任者、案件的内容及案件名称。

时间指卷内文件所属的起止年月，即卷内最早和早晚两份文件的形成日期。

保管期限根据案卷重要程序划分为永久、长期（50年）、短期（15年）三种。

罚没款单位10万元以上、个人3万元以上或虽不够上述数额，但属情节恶劣、当事人被司法机关追究刑事责任的案卷，为永久保存。

罚没款单位3万元以上，不足10万元、个人万元以上，不足3万元或虽够上述数字，但当事人受到党纪、政纪处理案卷，为长期保存。

罚没款单位不足3万元、个人不足万元的案卷，为短期保存。

件数、页数即卷内文件份数及总页数。

归档号即文书处理号，可暂空。

卷脊项目包括全宗号、目录号、年度、卷号。

全守号由市工商局统一划定，可暂空。

年度指案卷归属的年度。

暂空。

卷号即案卷号。

用大写数字如：一、二及铅笔编写。

档案管理
第二十一条各办案单位的案件档案材料，由办案人员负责收集齐全，内勤人员负责整理、立卷、装订，任何单位或个人都不得据为己有或者拒绝归档。

第二十二条各职能股室对工商所行政处罚案件立卷归档工作负有对口监督指导责任。

工商所每半年向各职能股室对口移交一次已装订成册的各类案件，在对口移交案件档案时，职能股室务必对档案材料进行认真检查，发现问题及时督促工商所限期改正后再行归档。

因职能股室把关不严，使工商所案件档案材料存在的问题没有得到及时纠正，在分局或上级部门组织的执法检查中造成不良后果的，分局将首先追究有关职能股室的责任。

第二十三条各职能股室应于每年四月中旬前定期向分局档案室移交上一年度的行政处罚案件档案，并办理交接手续。

第二十四条行政处罚案件档案作为工商行政管理的专门档案单独保管，根据保管期限分别编制案卷流水号及检索工具。

案卷流水号指案卷号，即将案卷按永久、长期、短期分别编制的案卷顺序号。

案卷号编制可将每年度同一保管期限的档案，依次给定卷号，次年的卷号按序顺延。

副卷应放在正卷后面，统一编制案卷号，另给目录号，案卷号重新从“1”编起。

第二十五条行政处罚案件档案应编制案卷目录、全引目录等检索工具。

案卷目录指已编目的案卷名册，内容包括：
案卷号：即案卷流水号，
题名：即案卷标题；
年度：指案卷归属的年度；
页数：指案卷中卷内文件的总页数；
期限：即案卷的保管期限；
全引目录属分局档案室编制的一种检索工具。

第二十六条定期对行政处罚案件档案进行检查，发现问题及时解决，并建立检查记录，定期进行档案统计。

第二十七条本系统内借阅档案，须经主管领导批准；外单位查阅档案，须持单位证明及有关合法证件，经办案单位同意、分管局长批准，按规定办理借阅手续后，方可借阅正卷，副卷一律不对外借阅。

借阅案卷者未取得主管领导批准和档案管理人员、办案单位同意，不得擅自摘抄、复印卷内材料。

第二十八条需追究刑事责任或党纪、政纪处分的，应将案卷正卷的复印件移送有关部门，原件存办案单位。

第二十九条根据国家规定，行政处罚案件档案和其他门类档案一起，定期移交各级国家综合档案馆
第三十条保管期满失去保存价值的档案，应登记造册，经主管领导批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁注册上签字。

第三十一条本规定自2OOO年4月1日起实起。