企业邮箱使用规范及管理制度范文
关于使用公司邮箱的新规定
关于使用公司邮箱的新规定
随着科技的不断发展,企业的管理方式也在不断变化。
在信息化时代,电
子邮件已经成为企业沟通的主要方式之一。
为了更好地管理公司邮箱的使用,我们公司新推出了相关的规定,希望能够为大家提供一些参考。
邮箱使用目的
公司邮箱是用于工作沟通和信息传递的重要工具,绝不应该用于个人用途。
我们希望员工能够明确邮箱的使用目的,将其作为工作效率的提升手段,而不
是私人交流的渠道。
邮箱使用要求
邮箱仅限于工作相关的用途,不得用于个人娱乐、社交等目的。
发送邮件时,务必准确填写收件人信息,避免误发。
要注意邮件内容的专
业性和保密性,不得泄露公司机密。
定期清理邮箱,保持邮箱容量在合理范围内。
要注意保管好自己的邮箱登录信息,防止被他人盗用。
严禁使用公司邮箱订阅或接收垃圾邮件,这不仅浪费公司资源,还可能引
发网络安全问题。
公司有权对员工的邮箱使用情况进行监督和管理,如发现违规行为,将依
据公司规章制度进行处理。
培训和考核
为了帮助员工更好地适应新的邮箱使用规定,公司将定期组织相关培训,了解最新的邮箱管理要求。
我们也将对员工的邮箱使用情况进行考核,将其作为绩效评估的一部分内容。
规定执行
新的邮箱使用规定将从本月起正式执行。
我们希望全体员工能够积极配合,共同维护公司的信息安全和工作效率。
如有任何疑问,欢迎随时与人力资源部门或IT部门沟通。
我希望通过这些规定的实施,能够进一步规范公司邮箱的使用,为企业发展创造更加有利的条件。
让我们一起为公司的未来贡献自己的力量。
公司邮箱使用规定通知
公司邮箱使用规定通知
尊敬的各位员工：
为了规范公司内部邮件沟通，提高工作效率，保护公司信息安全，特制定以下公司邮箱使用规定通知，请各位员工严格遵守：
一、邮箱注册与管理
每位员工入职后，需立即向IT部门提交个人信息，完成公司邮
箱注册。
员工须妥善保管自己的邮箱账号和密码，不得将账号密码透露给
他人。
离职员工应及时通知IT部门停用公司邮箱，并清空个人文件及
邮件。
二、邮件发送规范
邮件主题应简明扼要，内容明确，避免使用夸张、负面词语。
邮件内容需符合公司价值观和文化，不得发送违法、暴力、色情
等不良信息。
避免在邮件中使用大写字母、特殊符号等影响阅读体验的内容。
三、附件管理
发送附件时，确保附件内容真实可靠，不得发送含有病毒、木马等恶意程序的文件。
对于大型附件的发送，建议先征得对方同意，避免对方收件箱容量不足。
四、邮件回复与处理
对于重要邮件，应及时回复确认，保持良好的沟通效率。
遇到无法解决的问题或需上级协助时，应及时向相关人员发送邮件请示。
五、邮件存档与备份
邮件存档应按照相关规定进行分类整理，便于查阅和管理。
定期对重要邮件进行备份，以防数据丢失或泄露。
以上为公司邮箱使用规定通知，请各位员工严格遐守。
如有违反规定行为，将受到相应处罚。
希望大家共同遵守规定，共同维护公司邮箱系统的正常运行和信息安全。
谢谢合作！
此致，
XXX 公司管理团队
日期：XXXX年XX月XX日。
公司邮箱使用细则
公司邮箱使用细则细则是应用写作研究的主要文体之一。
下文是公司邮箱使用细则，欢迎阅读!公司邮箱使用细则一为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化，进一步健全和完善内部管理体系,使公司的各项管理更加科学化,制度执行更加规范化，特修订本规定。
一、电子邮箱地址：统一使用公司开通的企业邮箱，企业邮箱域名为：(即为邮箱后缀)，邮箱用户名为个人姓的全拼名的首字母组合。
单个名字的为姓名的全拼(若有不清楚个人公司邮箱的请参考公司通讯录或咨询公司前台)。
例：(周凯邮箱)(姜言言邮箱)二、电子邮箱管理及使用方法：1、邮箱管理：行政部前台工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱，并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。
2、开通：企业邮箱开通后，使用者可登录邮箱网络地址页面，输入个人用户名与个人密码登录邮箱，并在第一时间更改初始密码，以保邮件的安全性。
邮件客户端管理：公司统一使用FOXMAIL邮件客户端对邮件进行管理，同时使用统一个人签名。
个人签名使用如下:打开FOXMAIL→点击工具按钮→进入账号管理→点击签名→编辑姓名→编辑内容：(电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司logo标志)→在新邮件、新邮件/转发中点击新签名→点击确定保存。
3、邮件检查：公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件，在外出差的同事对邮箱设置“邮件到达短信提醒功能”，以便及时处理公务。
4、邮件撰写(1) 称呼。
可以称呼对方姓名及身份，注意如果发给多人的话，有时还要注意一个顺序问题。
(2) 确保无错别字，表述准确，尽量避免有歧义的词语。
表述有条理。
需要谈多件事情时，用1、2、3、等标识。
合理使用大写，加粗等功能，以突出重点。
使用结束语。
如: 有任何问题请随时联系我;或显示诚恳和感谢，如：此致敬礼。
5、邮件发送收件人：是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。
抄送：一般是事件相关联系人。
密件抄送：如果一封邮件抄送给5人，而密送给2人，那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另5人，但抄送的5人却不知道你密送了其他人。
公司邮箱管理制度
公司邮箱管理制度一、概述随着信息技术的不断发展，电子邮件作为一种高效、便捷的沟通工具已经成为企业日常工作中不可或缺的一部分。
为了规范公司邮箱的使用和管理，提高企业信息的安全性和保密性，制定公司邮箱管理制度。
二、邮箱设置与注册1. 邮箱分配：公司根据员工的职位和需要，给予合理的邮件存储空间。
2. 邮箱注册：员工申请公司邮箱时需提供真实个人信息，并遵守相关政策和法规。
三、邮箱使用规范1. 个人使用：公司邮箱只能用于公司内部业务往来和沟通，不得用于私人事务或其他非法行为。
2. 邮件主题：邮件主题应准确反映邮件内容，避免使用宽泛或误导性的主题。
3. 邮件内容：邮件内容应符合公司相关规定和道德规范，不得包含违法、不当、诽谤、歧视等内容。
4. 保密性：员工应当妥善保管公司邮箱账号和密码，不得将邮箱信息泄露给他人。
5. 附件管理：员工发送邮件时，应确保附件内容合法、安全，并注意附件大小不超过规定限制。
四、邮箱安全性1. 邮箱登录：员工应定期更改密码，并保证密码的复杂性，避免使用常见、简单的密码。
2. 邮箱审查：公司有权对员工的电子邮件进行审查，即使是员工个人邮箱，也要符合公司规定。
3. 邮箱备份：公司将定期对企业邮箱进行备份，以确保邮件数据不丢失。
4. 邮箱清理：员工应定期清理已发送和已删除的邮件，避免占用过多的存储空间。
五、责任与违规处理1. 员工应对自己在公司邮箱的行为负责，并遵守相关规定，不得利用公司邮箱从事非法活动。
2. 如果发现员工违反公司邮箱管理制度，将会按照公司相关规定进行处理，包括但不限于警告、扣除相关权益、甚至解除劳动合同等。
六、附则1. 公司在制定和修改公司邮箱管理制度时有权根据需要进行调整，并及时通知员工。
2. 员工应了解并遵守公司邮箱管理制度，如有疑问可以向公司相关部门咨询。
3. 公司将定期进行相关培训，以提高员工对公司邮箱管理制度的了解和遵守程度。
公司邮箱管理制度的制定和执行，旨在规范公司邮箱的使用和保护公司的信息安全。
企业邮箱制度
企业邮箱制度企业邮箱制度一、目的和范围为了规范企业内部信息的管理、提高工作效率，本公司制定了企业邮箱制度，适用于公司员工在工作期间使用的邮箱。
二、邮箱设置1. 邮箱命名规则：员工的邮箱账号统一使用“姓名拼音@公司域名”的格式，如********************。
2. 邮箱密码：员工在使用邮箱时需要设置强密码，并定期更改密码，确保账号安全。
3. 邮箱容量：每个员工邮箱的容量为50GB，如存储空间不足，请及时清理邮件。
4. 公司签名：每个员工在发送邮件时，都需要添加公司统一的签名，包括公司名称、地址、联系方式等信息。
三、使用规范1. 邮件内容：员工在使用企业邮箱时，应当严格遵守法律法规和公司相关规定，不得发送或传播任何违法、淫秽、辱骂等不良信息。
2. 内部邮件：员工在发送内部邮件时，应遵守保密原则，不得将公司机密信息泄露给外部人员。
3. 外部邮件：员工在发送外部邮件时，应注意语言规范，避免使用不当的言辞，以维护公司形象。
4. 邮箱清理：每个员工应定期清理邮箱，删除无用邮件，及时整理归档重要邮件，确保邮箱的可用性和工作效率。
四、邮箱权限管理1. 邮箱授权：为了方便公司领导和其他相关人员进行工作协调和查阅，员工应将自己的邮箱授权给相关人员。
2. 邮箱代理：员工在离职期间，应将自己的邮箱授权给继任人员或相关部门负责人，确保工作的连贯性和顺利进行。
3. 邮件转发：员工可根据工作需要设置邮件的转发规则，确保工作邮件的及时处理。
五、违规处理1. 违规行为：一旦员工违反本邮箱制度或相关规定，如发送违法信息、泄露公司机密等行为，将视情况给予相应的纪律处分。
2. 处理方式：对于违规行为，公司将进行调查核实，并依据情况采取相应的处罚措施，包括口头警告、书面警告、记过、记大过等。
3. 取消邮箱权限：对于严重违规的员工，公司有权取消其邮箱使用权限，并采取相应的法律措施。
六、附则1. 本公司保留对企业邮箱制度的解释权和修改权，并及时向员工发布通知和解释说明。
公司电子邮件使用规定
公司电子邮件使用规定公司电子邮件使用规定尊敬的员工，为了提高工作效率和保护公司的信息安全，我们制定了以下公司电子邮件使用规定，请您遵守并严格遵循：1. 保持专业和礼貌：在撰写邮件时，请使用专业和礼貌的语言，避免使用粗俗、冒犯或不当的言辞。
请牢记，您的邮件代表着公司形象。
2. 遵守法律法规：在发送邮件时，请遵守当地和国家的法律法规，不要发送任何涉及诽谤、歧视、色情、暴力或其他违法违规内容的邮件。
3. 保护公司信息：请确保您的邮件内容不包含任何敏感的公司信息，如客户数据、财务数据、商业机密等。
如果需要发送此类信息，请使用加密方式或通过安全的内部通信渠道。
4. 慎用抄送和密送：在发送邮件时，请仔细选择收件人。
避免不必要的抄送和密送，以免造成信息泄露或不必要的信息堆积。
5. 注意邮件格式：请使用清晰、简洁的邮件格式，包括主题、正文和附件。
确保邮件内容易于阅读和理解。
6. 控制邮件数量：请避免发送过多的邮件，尽量将多个相关主题合并到一个邮件中，以减少邮件负荷和信息混乱。
7. 尊重隐私权：请尊重员工的隐私权，不要在未经对方同意的情况下将个人信息或私人事务发送给其他人。
8. 及时回复和处理：请尽量及时回复邮件，特别是对于重要的邮件或需要紧急处理的邮件。
如果无法及时回复，请提前告知对方。
9. 定期清理邮件：请定期清理您的邮箱，删除不再需要的邮件和附件，以减少存储空间的占用。
我们希望通过以上规定，能够确保公司电子邮件的使用规范和安全。
如有任何问题或疑问，请随时联系人力资源部门。
谢谢您的合作！人力资源部。
企业邮箱使用规范
企业邮箱使用规范(建议) 为了进一步提高我公司的信息化工作水平，加强各部门对外与公司内部的交流与合作的整体规范，公司行政人事部特制订以下电子邮箱使用管理规定。
电子邮箱用于公司对外合作单位、公司各部门的电子邮件的信息交流、工作联系、业务沟通及文件快速传送等，是公司对外与对内交流的快速通道。
1.开通邮箱行政部信息科负责企业邮箱的审批、开通和维护事宜。
2. 企业邮箱的账号构成2.1 企业邮箱域名后缀如下：用户名@2.2 用户命名规则如下：姓名的拼音+邮箱域名后缀，如：张三：*******************李四：***************重名或重音的命名规则：先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、3、5、6、7、8、9……加以区分。
2.3 企业邮箱初始密码为：123456，用户初次登陆后请立刻修改密码并完善个人信息，防止邮件被其他人恶意篡改。
3. 企业邮箱收发3.1 浏览器访问：/或者登录公司网站右侧登录。
8．企业邮箱使用管理办法8.1频繁与外单位有业务往来的员工可以申请企业邮箱，申请时请填写“企业邮箱申请表（附录）”。
8.2 由于实际业务调整不再需要邮箱，需由员工所在部门信息员通知行政部信息科注销邮箱帐号，经审核确认邮箱无重要信息后，方可注销。
员工离职时，将注销已经开通的企业邮箱。
8.3 企业邮箱仅作为业务往来中信息传递使用，禁止将其作为活动存储器使用，行政部信息科不提供邮箱服务器的管理备份，不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源，必须将重要邮件及附件下载保存至本地磁盘。
由于未及时保存造成重要信息丢失的，责任由用户自己承担。
8.4 企业邮给每个成员帐号提供3G邮箱容量、附件大小支持50M，当使用浏览器发信时，一封信可以粘贴50M的附件，同样也可以接收来自他人发来的50M的附件。
8.5 邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在30天内一直保持在80%）的用户，管理员将发送通知邮件到该邮箱，此状况一周后仍未整改，管理员有权清理该邮箱邮件。
关于单位邮件管理制度
一、引言随着信息化时代的到来，电子邮件已成为单位内部及外部沟通的重要工具。
为了确保单位邮件系统的正常运行，提高工作效率，维护网络安全，特制定本制度。
二、邮件帐号管理1. 邮件帐号分配原则（1）根据各部门职能要求，由网络与信息中心进行邮件帐号分配。
（2）部门或个人如有邮件帐号需要申请，应先与部门网管员联系，登记相关信息，包括姓名、部门、希望使用的邮箱帐号。
（3）网管员在网管平台上提交申请单，网络中心根据申请单进行邮件帐号申请。
（4）每人邮箱容量为60M，初始密码为123456。
2. 邮件帐号管理（1）机构变动时，应及时与网络与信息中心联系，进行邮件帐号的增减、修改。
（2）网络与信息中心有权对已不存在的单位邮件帐号进行删除处理。
（3）对从事非法活动的用户，取消其帐号的使用权，造成严重后果者，将追究有关部门和人员的责任。
三、邮件使用规范1. 邮件主题应简洁明了，便于收件人快速了解邮件内容。
2. 邮件内容应遵守国家法律法规，不得传播违法违规信息。
3. 邮件发送对象应明确，避免误发或重复发送。
4. 邮件附件应确保安全无毒，不得发送涉密文件。
5. 不得利用单位邮件系统进行商业活动或个人私事。
四、邮件安全与维护1. 所有接收电子邮件的计算机必须安装防病毒软件，定期进行病毒扫描。
2. 邮件系统管理员应定期对邮件系统进行安全检查，发现漏洞及时修复。
3. 对有邮件病毒的用户，网络技术办公室管理员通知进行杀毒处理，用户对此置之不理的，管理员有权删除其邮件帐号或暂停使用。
4. 邮件系统管理员应定期备份邮件数据，确保数据安全。
五、奖惩措施1. 对遵守本制度，积极维护邮件系统正常运行的个人和部门给予表扬。
2. 对违反本制度，造成不良影响的个人和部门，给予通报批评，并追究相关责任。
3. 对严重违反本制度，造成严重后果的个人和部门，依法依规追究责任。
六、附则本制度自发布之日起施行，由网络与信息中心负责解释。
如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修订。
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企业邮箱使用规范及管理制度范文
企业邮箱使用规范及管理制度
一、前言
随着信息技术的快速发展，电子邮件已经成为企业日常沟通及信息传递的主要工具之一。
企业邮箱不仅可以提高工作效率，还可以方便员工之间的沟通与协作。
为了保护企业信息安全，合理使用企业邮箱，制定企业邮箱使用规范及管理制度势在必行。
二、企业邮箱使用规范
为了保障企业信息安全和提高工作效率，制定以下企业邮箱使用规范：
1. 注册及开通
1.1. 申请企业邮箱需要经过公司审批，并提供相关身份证明材料。
1.2. 应尽量使用真实姓名注册，并保证个人信息的准确性。
1.3. 严禁私自篡改个人信息、修改密码等操作。
2. 电子邮件发送
2.1. 发送邮件时，应填写清晰明确的主题，并确保邮件内容准
确明了。
2.2. 邮件内容应符合职业道德，严禁涉及违法内容、谩骂语言、侮辱他人等行为。
2.3. 如果需要抄送、密送邮件，应明确抄送对象并了解对方意见。
3. 电子邮件接收
3.1. 对于任何未知或怀疑的邮件，请提高警惕，避免打开、下载或点击附件链接。
3.2. 对于确认是垃圾邮件的，请及时标记举报，以便系统进行过滤和处理。
3.3. 在收件箱内保持整洁，定期清理并归档不再需要的邮件。
4. 附件发送
4.1. 对于需要发送大文件的情况，应使用文件压缩工具进行压缩，并在邮件中说明。
4.2. 对于包含病毒风险的文件或可疑文件，严禁发送或接收。
5. 安全注意事项
5.1. 严格保守企业邮箱账号及密码，避免泄露或与他人分享。
5.2. 如发现账号异常登录情况，应及时向网络部门报告，并尽快更改密码。
5.3. 在非公司设备上使用企业邮箱时，应避免勾选“记住密码”等选项，防止信息泄露。
5.4. 不得私自更改邮箱设置或使用非法软件插件。
三、企业邮箱管理制度
为了加强对企业邮箱的管理，保障企业信息安全，制定以下企业邮箱管理制度：
1. 邮件备份
1.1. 全面备份企业邮箱的电子邮件，包括发件箱、收件箱、草
稿箱等。
1.2. 定期进行企业邮箱的备份，确保数据安全。
2. 邮件监控
2.1. 公司网络部门有权限对企业邮箱进行监控，包括邮件内容
的查看、传递路径的追踪等。
2.2. 部门经理也应有权限对本部门员工的企业邮箱进行监控，
并做到合理使用。
3. 邮件保密
3.1. 邮件内容涉及商业机密、个人隐私等敏感信息时，应采取
加密方式发送。
3.2. 严禁将公司重要信息发送至非安全、不可靠的邮箱或第三
方平台。
4. 邮件规模
4.1. 严禁批量发送垃圾邮件，或用公司邮箱从事不当、非法的
商业活动。
4.2. 对于大规模发送邮件的需求，应事先征得上级或网络部门
的批准。
5. 邮件权限
5.1. 不同员工群体按需分配不同的邮件权限，包括发送、删除、查看他人邮件等。
5.2. 非必要情况下，全员不得泄露邮件权限及账号密码。
6. 违规处理
6.1. 若发现恶意扩散谣言、泄露企业重要信息等违规行为，将按公司内部纪律规定进行处理。
6.2. 对于严重违反企业邮箱使用规范的行为，将追究相关人员的法律责任。
四、总结
企业邮箱使用规范及管理制度的制定可以确保企业信息安全，并提高工作效率。
所有员工需要合理使用企业邮箱，保护企业机密，遵守相关规定。
同时，企业也应提供必要的技术支持和培训，确保员工能够正确、安全地使用企业邮箱。
只有在合规使用的基础上，企业邮箱才能发挥最大的效益。