电子邮件礼仪 内部培训要点
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邮件使用规范培训吐血整理
3.多用1234列表，将事情说明清楚
4.一次邮件交代完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整，并在邮件发送之前回顾内容，非特殊情况下尽量不 要过两分钟之后再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件。
5.合理利用图片、表格等形式辅助表述 对于带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚，可以配合图表加以阐述。
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错误示范：
XXX：
确认啥？底薪到底 多少？模板到底给 不给？
精选课件
10
邮件附件
1.如果邮件带有附件，应该在正文提示收件人查看； 2.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时（比如附件一是什么、 附件二是什么）； 3.附件数目较多时，应该打包压缩为一个文件； 4.注意附件的命名。
精选课件
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②有人喜欢写一句短语，你的座右铭可以，公司的口号也可以，但请不要写鸡汤类如 “你若安好便是晴天”……这不是QQ空间 ③签名的字体要与正文一致，字号一般要比正文小一些
4.Double check 你的邮件！！！发错人、挂错附件、写错别字、撤回都显得很低级！
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清楚发邮件的规范， 并应用在日常邮件中。
精选课件
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邮件回复
1.及时回复 ①除公司群发的通知/制度/公告邮件外，收到他人的email后，必须及时回应，若对方将你设置 为“抄送人”，可视邮件内容和具体情况选择性回复； ②如果事情复杂，你无法及时给出确切答复，至少应及时回复说“收到，我们正在处理，一旦 有结果会及时回复，请您耐心等待”。 ③如果你正在出差或休假，应该设置自动回复功能，以免影响工作。
精选课件
11
错误示范：
一直强调挂附件，但一直被遗忘，严 重影响收件人办事效率。
入职培训--邮件礼仪
抄送( CC List)
需要了解此邮件事项相关的人 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事
密送（BCC List)
发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知道
邮件地址保密
收件人---排列得体
TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。
按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高 推荐按中国人习惯职位由高到低排列
自己态度的体现；
重要信息做特殊标注（字体加粗，字体加底色，自己加红等）； 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；
不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。
内容---首末段是重点
电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点
重点在最前面的第一段 如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明 你的要求 如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾 提出要求即可。
– 贴上图形之前先把图形另存为jpg文件后再插入。 – 不要直接贴上bmp文件
签名---信息不宜过多
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的 朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。
签名可包括姓名、职务、公司、电话、地址等信息，但信息不宜行数过多。 只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的自然会与你联系。
记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。
‐ 如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能
回复---针对性回复，不要就同一问题多次回复讨论
电子邮件礼仪培训课程2015-08-19
六、 回复的技巧
4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说 明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行 交流后再做判断。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法， 把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
六、 回复的技巧
五、 附
件
1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件 人查看附件； 2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够 概括附件的内容，方便收件人下载后管理； 3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带 有多个附件时； 4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包 压缩成一个文件； 5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响 使用； 6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成 受理这封邮 件，理应对 邮件予以回 应。
抄送则只 是需要知道这 回事，被抄送人 没有义务对邮 件予以回应， 当然如果被抄送 人有建议，当 然可以回复。
密送是即收 件人是不知道 你发给了密送 人。这个可能用 在非常规场合。
收件人的排 列应遵循一定 的规则。比如 按部门排列； 按职位等级从 高到低或从低 到高都可以。
只给需要 信息的人 发送邮 件，不要 占用他人 的资源。 不滥转、 发邮件 ！
二、正确使用发送、抄送与密送
发邮件、发ＱＱ，还是发tita？ １、流程类、通知类等回复少或无需回复的，发送邮件 需要审批的事项，在未经审批之前，不得发送给各部门 ，各部门未见到审批文件不得开始作业。 ２、两个人之间的反复沟通一般事项，一般使用ＱＱ； ３、发货、财务对账、盘点以及其它需要多人反复沟通 的
二、正确使用发送、抄送与密送
员工内购流程 实际负责人在处理流 程时，按流程发送邮 件，其他人不发送， 不抄送密送。
办公电子邮件礼仪PPT培训课件教材
得比较轻佻
附件
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件; 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名; 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时; 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件; 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响
而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以 响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个 可能用在非常规场合。
TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排 列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助 于提升你的形象!
于日后整理 5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引
起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：
一大串。
称呼与问候
恰当地称呼收件者
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人， 此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情 况下可以称呼大家、各位。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人， 以免影响工作。
回复技巧
进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后 附
上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让 对
方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、
“谢谢”、 “已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。最少也得10个字，显示出
附件
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件; 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名; 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时; 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件; 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响
而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以 响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个 可能用在非常规场合。
TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排 列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助 于提升你的形象!
于日后整理 5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引
起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：
一大串。
称呼与问候
恰当地称呼收件者
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人， 此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情 况下可以称呼大家、各位。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人， 以免影响工作。
回复技巧
进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后 附
上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让 对
方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、
“谢谢”、 “已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。最少也得10个字，显示出
秘书礼仪文化：全版职场电子邮件礼仪步步详解
如今，可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。
特别是职业人士，还拥有使用公司域名的邮箱。
职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别，存在着职场邮件礼仪方面的新问题。
据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。
写Email 就能看出其人为人处世的态度。
你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。
同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。
我为您整理出了史上最完整版本的职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！关于主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1.一定不要空白标题，这是最失礼的 2.标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用…才能显示完你的标题 3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收” 4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 5.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。
关于称呼与问候 1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL. 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x 小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
邮件礼仪-内部培训教程共62页文档
40、人类法律，事物有规律，这是不 容忽视 的。— —爱献 生
46、我们若已接受最坏的，就再没有什么损失。——卡耐基 47、书到用时方恨少、事非经过不知难。——陆游 48、书籍把我们引入最美好的社会，使我们认识各个时代的伟大智者。——史美尔斯 49、熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。——孙洙 50、谁和我一样用功，谁就会和我一样成功。6、如果我们国家的法律中只有某种 神灵， 而不是 殚精竭 虑将神 灵揉进 宪法， 总体上 来说， 法律就 会更好 。—— 马克·吐 温 37、纲纪废弃之日，便是暴政兴起之 时。— —威·皮 物特
38、若是没有公众舆论的支持，法律 是丝毫 没有力 量的。 ——菲 力普斯 39、一个判例造出另一个判例，它们 迅速累 聚，进 而变成 法律。 ——朱 尼厄斯
46、我们若已接受最坏的，就再没有什么损失。——卡耐基 47、书到用时方恨少、事非经过不知难。——陆游 48、书籍把我们引入最美好的社会，使我们认识各个时代的伟大智者。——史美尔斯 49、熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。——孙洙 50、谁和我一样用功，谁就会和我一样成功。6、如果我们国家的法律中只有某种 神灵， 而不是 殚精竭 虑将神 灵揉进 宪法， 总体上 来说， 法律就 会更好 。—— 马克·吐 温 37、纲纪废弃之日，便是暴政兴起之 时。— —威·皮 物特
38、若是没有公众舆论的支持，法律 是丝毫 没有力 量的。 ——菲 力普斯 39、一个判例造出另一个判例，它们 迅速累 聚，进 而变成 法律。 ——朱 尼厄斯
电子邮件礼仪培训ppt课件
勿对别人回答过度期望，当然更不应对 别人的回答不屑一顾。
经过这一系列的交流，大家对电 子邮件中的礼仪应该有初步的 认识了。归结到底，两句话：
➢ 只发有必要的邮件!
➢ 让邮件为你的工作带来价值!
☺关注细节提升品质
认真收邮件 用心发邮件 从做事中品味乐趣，体现价值!
☺关注细节提升品质
让优秀成为您的职业习惯
重要：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差
或休假，应设定自动回复功能。
进行针对性 回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬 了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避 免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了 更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、 EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工 作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道 没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中 也无人会接受。
3、填写姓名
设置姓名
--发信人的姓名
1、单击“设置”
2、选中“ 邮箱设置” ，单击“常 规设置”
3、选中“优先显示通 讯录中对应的姓名”
★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节
省他人时间，只把有价值的信息提供 给需要的人。
★你作为发信人写每封Email的时候，要
想到收信人会怎样看这封Email，时刻 站在对方立场考虑，将心比心。同时
经过这一系列的交流，大家对电 子邮件中的礼仪应该有初步的 认识了。归结到底，两句话：
➢ 只发有必要的邮件!
➢ 让邮件为你的工作带来价值!
☺关注细节提升品质
认真收邮件 用心发邮件 从做事中品味乐趣，体现价值!
☺关注细节提升品质
让优秀成为您的职业习惯
重要：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差
或休假，应设定自动回复功能。
进行针对性 回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到 回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬 了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避 免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、
职场故事：女秘书PK老板事件
职场故事：女秘书PK老板事件
本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了 更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、 EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收 到了这封邮件。
瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工 作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道 没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中 也无人会接受。
3、填写姓名
设置姓名
--发信人的姓名
1、单击“设置”
2、选中“ 邮箱设置” ，单击“常 规设置”
3、选中“优先显示通 讯录中对应的姓名”
★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节
省他人时间，只把有价值的信息提供 给需要的人。
★你作为发信人写每封Email的时候，要
想到收信人会怎样看这封Email，时刻 站在对方立场考虑，将心比心。同时
办公室职场礼仪之电子邮件礼仪培训
办公室职场礼仪之电子邮件礼仪培训大纲目的主题正文&附件回复&转发2022/2/282你会很惊讶地发现在当今这个时代，一些管理者仍然没有意识到Email 的交流是多么重要，许多管理者不及时地回复Email或根本不回复，或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题。
非常专业地处理Email 会使你成为一个更好的管理者，会使你的公司很有竞争力。
Phillip Hunsaker《管理技能与方法》附录C为什么需要电子邮件礼仪？l专业特性○通过合适的Email语言，传达出一个专业的形象：“我很专业！”○特别：对那些不认识我们的人——这是他们判断我们的唯一方法。
l效率○Email组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间。
l严肃性○商务Email不同于私人Email，具备严肃性和商务规范性。
●本讲义整理了最常见的24项Email基本礼仪，学会应用，必使您获益良多电子邮件格式常见的Email格式包括以下 6 部分：1.写信人（From）、收件人（To）、抄送人（CC）、密送人（BCC）。
2.标题。
3.称呼、开头、正文、结尾句。
4.礼貌结束语。
5.写信人全名、职务、部门、地址及电话等。
6.附件。
1.收件人(To) -1收件人(To List)○需要回复或采取行动的人。
○不要把仅需了解此Email事项的人放入“收件人”。
○不发给不必要接收此Email的人，节省大家的时间。
收件人(To) -2l收件人(To List) 若为一个以上l不论Email地址、正文、还是附件内，均需排序。
排列应遵循一定规则。
l商务礼仪的方式A.按职务高低排序B.同样职位，按姓氏/字母顺序排C.不了解职位，可按姓氏/字母顺序排l但重要Email不建议这样做，尤其是重要客户。
l有内外之别时，以客为先。
2.抄送（CC）和密送（BCC）-1抄送( CC List)l需要了解此Email事项相关的人。
l通常含发件人和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的。
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内部培训资料
“在与外部客户、内部客户（所需配合工作的 同事或部门）邮件交流要体现尊重客户，首先就 要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重 要方面就是只把有价值的信息提供给需要的人。
电子邮件礼仪
邮件标题 称呼与问候 邮件正文 邮件附件 结尾署名 使用技巧
邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这 样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。注意以下几点： ?正常情况下不要空白标题 ?标题要简短，不宜冗长 ?标题要能真反映文章的内容和重要性 ?一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 ?回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，避免主题显示“RE RE RE”
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。
补充学习资料-如何撰写邮件给上级领导
汇报工作
? 简明扼要总结“结果”就可以 ? 提纲挈领需要说明白，如果需要细节，请写在附件里 ? 不要忘了附件
请求批示
? 如果领导完全不知道的事的来龙去脉，请补充背景资料 (5H1W) ? 如果提出问题的同时提解决方案， 你就是未来的经理 ? 超过20分钟才能汇报完毕的紧急事情不要写邮件，赶紧打电话
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影 响工作。
? 进行针对性回复
? 当回件需要“答复问题”的时候，最好把相关的问题抄到回件 中，然后附上答案。让对方一次性理解，避免再反复交流，浪 费资源。
? 不要就同一问题多次回复讨论
? 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交 流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
With immediate effect, you do not leave the office until you have checked with all the managers you support - this is for the lunch hour as well as at end of day, OK?
邮件附件
附件是邮件的一个重要组成部分，注意以下几点 ：
?如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 ?正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 ?附件数目较多时应打包压缩成一个文件
√应签名，这样对方可以清楚知道发件人 信息。公司内部的小伙伴从显示的邮件地址中可以认出你，但 请不要为外部客户设计这样的工作。
瑞贝卡她回信的对象选择了“EMC(北京)、 EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。 这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这 封邮件。
邮件正文（2）
?Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
?一次邮件交待完整信息
√
×
称呼与问候
恰当地称呼收件者
对外（收件人是公司以外的人员）邮件的开头必须称呼收件人，部门内部邮件视情况酌情省
略。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件 人的情况下可以称呼“各位同事”、“尊敬的客户”等。
×
√
? 对外邮件，如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清 楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼，但要注意性别不要出 错。
? 公司内部的邮件，除了面向总经理、副总等领导之外，提倡友好平等沟通， 允许直接称呼名字。
? 对外邮件开头结尾最好要有问候语 ? 最简单的开头写一个“您好”，结尾写个“谢谢”，方便得体。
×
√
邮件正文（1）
正文是邮件最重要的部分，注意以下几点： ?Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要 介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
× √
使用技巧（1）
?及时回复Email
除公司群发的通知/制度/公告邮件之外，收到他人的电子邮件后，必须 给予及时回应。若对方将你设置为“抄送人”，可视邮件内容和具体情况选 择性进行回应。
如果事情复杂，你无法及时确切给出答案，至少应该及时的回复说“收 到了，谢谢”或“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，请您 耐心等待”。不要让对方苦苦等待。
×
√
? 注意Email的论述语气
? 根据收件人与自己的熟络程度、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰 当的语气进行论述，以免引起对方不适。
? 尊重对方，“请”、“谢谢”之类的语句要经常出现。 ? 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须客观。
? 几年前轰动网络的“邮件大战” 就是因办公室内邮件语气引起误会，
最后成为红遍全球的大事件，下页面中会与大家分享。
邮件门：助理PK老板事件
原文：Rebecca, I just told you not to assume or take things for granted. On Tuesday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person.
最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整，并在邮件发送之前回顾内容。非特 殊情况下尽量不要过两分钟之后再发一封 “补充”或者“更正”之类的邮件。
邮件正文（3）
?合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清 楚。可以配合图表加以阐述，收件人（特别是外部客户）一定会感受到发信 人的用心。
? 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把 邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时 应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
使用技巧（2）
?转发邮件要突出信息
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发 敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授 权的接收人。
内部培训资料
“在与外部客户、内部客户（所需配合工作的 同事或部门）邮件交流要体现尊重客户，首先就 要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重 要方面就是只把有价值的信息提供给需要的人。
电子邮件礼仪
邮件标题 称呼与问候 邮件正文 邮件附件 结尾署名 使用技巧
邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这 样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。注意以下几点： ?正常情况下不要空白标题 ?标题要简短，不宜冗长 ?标题要能真反映文章的内容和重要性 ?一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 ?回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，避免主题显示“RE RE RE”
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。
补充学习资料-如何撰写邮件给上级领导
汇报工作
? 简明扼要总结“结果”就可以 ? 提纲挈领需要说明白，如果需要细节，请写在附件里 ? 不要忘了附件
请求批示
? 如果领导完全不知道的事的来龙去脉，请补充背景资料 (5H1W) ? 如果提出问题的同时提解决方案， 你就是未来的经理 ? 超过20分钟才能汇报完毕的紧急事情不要写邮件，赶紧打电话
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影 响工作。
? 进行针对性回复
? 当回件需要“答复问题”的时候，最好把相关的问题抄到回件 中，然后附上答案。让对方一次性理解，避免再反复交流，浪 费资源。
? 不要就同一问题多次回复讨论
? 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交 流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
With immediate effect, you do not leave the office until you have checked with all the managers you support - this is for the lunch hour as well as at end of day, OK?
邮件附件
附件是邮件的一个重要组成部分，注意以下几点 ：
?如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 ?正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 ?附件数目较多时应打包压缩成一个文件
√应签名，这样对方可以清楚知道发件人 信息。公司内部的小伙伴从显示的邮件地址中可以认出你，但 请不要为外部客户设计这样的工作。
瑞贝卡她回信的对象选择了“EMC(北京)、 EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。 这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这 封邮件。
邮件正文（2）
?Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
?一次邮件交待完整信息
√
×
称呼与问候
恰当地称呼收件者
对外（收件人是公司以外的人员）邮件的开头必须称呼收件人，部门内部邮件视情况酌情省
略。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件 人的情况下可以称呼“各位同事”、“尊敬的客户”等。
×
√
? 对外邮件，如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清 楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼，但要注意性别不要出 错。
? 公司内部的邮件，除了面向总经理、副总等领导之外，提倡友好平等沟通， 允许直接称呼名字。
? 对外邮件开头结尾最好要有问候语 ? 最简单的开头写一个“您好”，结尾写个“谢谢”，方便得体。
×
√
邮件正文（1）
正文是邮件最重要的部分，注意以下几点： ?Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要 介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
× √
使用技巧（1）
?及时回复Email
除公司群发的通知/制度/公告邮件之外，收到他人的电子邮件后，必须 给予及时回应。若对方将你设置为“抄送人”，可视邮件内容和具体情况选 择性进行回应。
如果事情复杂，你无法及时确切给出答案，至少应该及时的回复说“收 到了，谢谢”或“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，请您 耐心等待”。不要让对方苦苦等待。
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? 注意Email的论述语气
? 根据收件人与自己的熟络程度、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰 当的语气进行论述，以免引起对方不适。
? 尊重对方，“请”、“谢谢”之类的语句要经常出现。 ? 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须客观。
? 几年前轰动网络的“邮件大战” 就是因办公室内邮件语气引起误会，
最后成为红遍全球的大事件，下页面中会与大家分享。
邮件门：助理PK老板事件
原文：Rebecca, I just told you not to assume or take things for granted. On Tuesday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person.
最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整，并在邮件发送之前回顾内容。非特 殊情况下尽量不要过两分钟之后再发一封 “补充”或者“更正”之类的邮件。
邮件正文（3）
?合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清 楚。可以配合图表加以阐述，收件人（特别是外部客户）一定会感受到发信 人的用心。
? 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把 邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时 应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
使用技巧（2）
?转发邮件要突出信息
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发 敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授 权的接收人。