电子邮件培训ppt课件
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电子邮箱介绍PPT课件
目 录
• 电子邮箱概述 • 邮箱的申请与使用 • 邮件客户端的使用 • 邮件的发送与接收 • 邮件的分类与整理 • 电子邮箱的常见问题及解决方案
01
电子邮箱概述
定义与特点
定义
电子邮箱是一种基于互联网的通信服务，用户可以注册并使用电子邮箱来发 送和接收电子邮件。
删除垃圾邮件
定期删除垃圾邮件，避免邮箱被无用信息干扰。
定期清理邮箱
定期清理邮箱，释放空间并保持邮箱整洁。
存档重要邮件
将重要邮件移动到存档文件夹，以便长期保存并随时查阅。
06
电子邮箱的常见问题及
解决方案
邮箱打不开怎么办？
01
02
03
04
05
1. 检查网络连 接
首先确保你的设备已连接 到互联网。
2. 检查邮箱地 址是否…
尽量避免点击垃圾邮件中 的链接或附件，以免给你 的设备带来安全风险。
4. 使用强密码
一个复杂的密码可以减少 被垃圾邮件发送者破解的 可能性。
5. 报告垃圾邮 件
如果你收到了一封垃圾邮 件，可以将其标记为垃圾 邮件，这样服务提供商可 以更好地过滤这类邮件。
THANKS
感谢您的聆听和观看！
2. 检查网络连 接
确认你的设备已连接到 互联网。
3. 检查服务器 设置
不同的邮件提供商可能 使用不同的服务器设置 ，确保你的客户端与服 务器设置相匹配。
4. 重新启动客 户端
有时候，简单的重启就 可以解决很多问题。
5. 联系技术支 持
如果以上方法都无法解 决问题，可能需要联系 邮件提供商的技术支持 。
如何避免垃圾邮件的骚扰？
电子邮箱介绍PPT课件
目 录
• 电子邮箱概述 • 邮箱的申请与使用 • 邮件客户端的使用 • 邮件的发送与接收 • 邮件的分类与整理 • 电子邮箱的常见问题及解决方案
01
电子邮箱概述
定义与特点
定义
电子邮箱是一种基于互联网的通信服务，用户可以注册并使用电子邮箱来发 送和接收电子邮件。
删除垃圾邮件
定期删除垃圾邮件，避免邮箱被无用信息干扰。
定期清理邮箱
定期清理邮箱，释放空间并保持邮箱整洁。
存档重要邮件
将重要邮件移动到存档文件夹，以便长期保存并随时查阅。
06
电子邮箱的常见问题及
解决方案
邮箱打不开怎么办？
01
02
03
04
05
1. 检查网络连 接
首先确保你的设备已连接 到互联网。
2. 检查邮箱地 址是否…
尽量避免点击垃圾邮件中 的链接或附件，以免给你 的设备带来安全风险。
4. 使用强密码
一个复杂的密码可以减少 被垃圾邮件发送者破解的 可能性。
5. 报告垃圾邮 件
如果你收到了一封垃圾邮 件，可以将其标记为垃圾 邮件，这样服务提供商可 以更好地过滤这类邮件。
THANKS
感谢您的聆听和观看！
2. 检查网络连 接
确认你的设备已连接到 互联网。
3. 检查服务器 设置
不同的邮件提供商可能 使用不同的服务器设置 ，确保你的客户端与服 务器设置相匹配。
4. 重新启动客 户端
有时候，简单的重启就 可以解决很多问题。
5. 联系技术支 持
如果以上方法都无法解 决问题，可能需要联系 邮件提供商的技术支持 。
如何避免垃圾邮件的骚扰？
《电子邮件新鸿雁》课件
要工具。
现在，电子邮件不仅可以发送各 种格式的文件，还支持多种附件 、签名、加密等功能，安全性也
得到了很大的提高。
电子邮件的优缺点
优点
方便快捷、成本低廉、可传递多 媒体信息、可随时随地收发等。
缺点
垃圾邮件泛滥、安全性问题、易 被窃取或泄露等。
02
电子邮件的使用
电子邮件的注册与登录
总结词
注册与登录是使用电子邮件的第一步，需要提供有效的个人信息并设置密码。
无法打开附件可能是由 于附件格式不兼容、软 件缺失等原因造成的。
如果附件格式不兼容， 可以尝试使用其他软件 或工具打开附件。例如 ，如果附件是PDF格式 ，可以尝试使用Adobe Reader或其他PDF阅读 器打开。
如果缺少打开附件所需 的软件，可以尝试下载 并安装相应的软件或工 具。例如，如果附件是 压缩文件，可以尝试下 载并安装WinRAR或其 他压缩软件。
网络问题
检查网络连接是否正常，尝试重 新连接网络或更换网络环境。
总结词
邮件发送失败可能是由于多种原 因，如网络问题、邮件服务器问 题等。
邮件接收延迟的原因及解决方法
总结词
邮件接收延迟可能是由于邮件服务器繁忙、网络延迟等原因造成的。
邮件附件无法打开的原因及解决方法
总结词
格式不兼容
软件缺失
附件损坏
网络问题
电子邮件的接收与阅读
总结词
接收和阅读电子邮件是电子邮件的基本功能之一，需要掌握 如何查看收件箱、打开邮件和阅读附件等操作。
详细描述
在接收电子邮件时，系统会自动将新邮件放入收件箱中。用 户可以打开收件箱查看新邮件，并点击邮件主题以打开并阅 读邮件内容。如果邮件包含附件，用户可以下载并打开附件 以查看其中的内容。
现在，电子邮件不仅可以发送各 种格式的文件，还支持多种附件 、签名、加密等功能，安全性也
得到了很大的提高。
电子邮件的优缺点
优点
方便快捷、成本低廉、可传递多 媒体信息、可随时随地收发等。
缺点
垃圾邮件泛滥、安全性问题、易 被窃取或泄露等。
02
电子邮件的使用
电子邮件的注册与登录
总结词
注册与登录是使用电子邮件的第一步，需要提供有效的个人信息并设置密码。
无法打开附件可能是由 于附件格式不兼容、软 件缺失等原因造成的。
如果附件格式不兼容， 可以尝试使用其他软件 或工具打开附件。例如 ，如果附件是PDF格式 ，可以尝试使用Adobe Reader或其他PDF阅读 器打开。
如果缺少打开附件所需 的软件，可以尝试下载 并安装相应的软件或工 具。例如，如果附件是 压缩文件，可以尝试下 载并安装WinRAR或其 他压缩软件。
网络问题
检查网络连接是否正常，尝试重 新连接网络或更换网络环境。
总结词
邮件发送失败可能是由于多种原 因，如网络问题、邮件服务器问 题等。
邮件接收延迟的原因及解决方法
总结词
邮件接收延迟可能是由于邮件服务器繁忙、网络延迟等原因造成的。
邮件附件无法打开的原因及解决方法
总结词
格式不兼容
软件缺失
附件损坏
网络问题
电子邮件的接收与阅读
总结词
接收和阅读电子邮件是电子邮件的基本功能之一，需要掌握 如何查看收件箱、打开邮件和阅读附件等操作。
详细描述
在接收电子邮件时，系统会自动将新邮件放入收件箱中。用 户可以打开收件箱查看新邮件，并点击邮件主题以打开并阅 读邮件内容。如果邮件包含附件，用户可以下载并打开附件 以查看其中的内容。
电子邮件的使用ppt课件
06 电子邮件的优缺点及发展 趋势
电子邮件的优点
便捷性
低成本
电子邮件允许用户在全球范围内快速、方 便地发送和接收信息，不受时间和地域限 制。
与传统的邮寄方式相比，电子邮件几乎不 需要任何邮寄费用，只需支付网络费用。
多媒体支持
存档和搜索功能
电子邮件可以发送文本、图像、音频、视 频等多种类型的信息，丰富了通信内容。
要点二
第一个网页邮件服务商
Hotmail是世界上第一个网页邮件服务商，于1996年7月4 日由杰克·史密斯（Jack Smith）和印度企业家沙比尔·巴蒂 亚（Sabeer Bhatia）建立，并于1997年末被微软以4亿美 元的巨资收购，并由原来运行于FreeBSD平台逐步过渡至 完全运行于Windows平台上。之后还跟微软（Microsoft ）的其它服务合并成为MSN和Windows Live的组成部分 。
转发邮件
在阅读邮件页面，点击“转发”按钮 ，填写转发收件人地址和附加信息后 点击“发送”即可。
03 电子邮件的高级功能
邮件分类与整理
自动分类
根据设定的规则，将邮件自动归 类到不同的文件夹或标签下，提
高处理效率。
手动整理
允许用户手动拖拽邮件到指定文件 夹，或设置快捷键进行快速分类。
邮件标记
使用星标、旗帜等工具对重要邮件 进行标记，便于后续跟进。
03
正文部分应分段阐述， 条理清晰。
04
结尾可加上感谢语和祝 福语，如“期待您的回 复”、“祝好”等。
邮件附件的使用
01
02
03
04
附件格式
尽量使用通用格式，如PDF、 Word、Excel等，确保收件人
能顺利打开。
电子邮件(共14张PPT)
③输入这封电子邮件的主题
④输入信件的正文内容
⑤单击 “发送”按钮
①单击 “写信”按钮
在邮件中添加附件
电子邮件不但可以发送文字信息，也可以发送图像、声音、视频或程序等文件。电子邮件的附件就是用来寄送这类文件的。
①在页面中的“附件”栏里点击“添加”按钮，出现如上图的页面；②点击“浏览”按钮，找到并打开一个需要粘贴的文件；③点击“粘贴”按钮，将文件贴到附件上；④单击“完成”按钮，完成操作，返回“写信”页面。
提 问
1.2.3.
我们下次再见吧！
Byebye!
同学们再见！
授课老师：
时间：2024年9月1日
2024课件
同学们再见！
授课老师：
时间：2024年9月1日
打开“收件箱”
每次登录邮箱之后，你都会在邮箱的主界面中看到收件箱、草稿箱、已发送邮件箱和回收站中的邮件数目。你可以在
“新邮件数”一栏中看到新邮件的数目。
阅读邮件
若想要查看某封邮件，就直接单击邮件主题
新收到的邮件有标注标明
回复邮件
若想回复这封邮件，就单击 “回复”按钮
在这里输入回复这封邮件的文字内面的复选框中“打勾”，你可以选中一封邮件，也可以同时选中多封邮件，然后单击“删除”按钮即可将其删除。
彻底删除邮件
点击“删除”按钮，实际上是将邮件转移到回收站中，并没有真正释放邮箱的空间。
要想释放空间，你可以进入“回收站”，选中邮件后再次点击“删除”按钮，或者直接在“收件箱”里点击“彻底删除”按钮。
收发电子邮件
登录到自己的电子邮箱
方法一： 在网站的主页中输入用户名和密码，然后单击“登录”按钮。
登录到自己的电子邮箱
方法二： 进入到网站的邮件中心网页，同样输入用户名和密码，单击“登录”或“登录邮箱”按钮。
④输入信件的正文内容
⑤单击 “发送”按钮
①单击 “写信”按钮
在邮件中添加附件
电子邮件不但可以发送文字信息，也可以发送图像、声音、视频或程序等文件。电子邮件的附件就是用来寄送这类文件的。
①在页面中的“附件”栏里点击“添加”按钮，出现如上图的页面；②点击“浏览”按钮，找到并打开一个需要粘贴的文件；③点击“粘贴”按钮，将文件贴到附件上；④单击“完成”按钮，完成操作，返回“写信”页面。
提 问
1.2.3.
我们下次再见吧！
Byebye!
同学们再见！
授课老师：
时间：2024年9月1日
2024课件
同学们再见！
授课老师：
时间：2024年9月1日
打开“收件箱”
每次登录邮箱之后，你都会在邮箱的主界面中看到收件箱、草稿箱、已发送邮件箱和回收站中的邮件数目。你可以在
“新邮件数”一栏中看到新邮件的数目。
阅读邮件
若想要查看某封邮件，就直接单击邮件主题
新收到的邮件有标注标明
回复邮件
若想回复这封邮件，就单击 “回复”按钮
在这里输入回复这封邮件的文字内面的复选框中“打勾”，你可以选中一封邮件，也可以同时选中多封邮件，然后单击“删除”按钮即可将其删除。
彻底删除邮件
点击“删除”按钮，实际上是将邮件转移到回收站中，并没有真正释放邮箱的空间。
要想释放空间，你可以进入“回收站”，选中邮件后再次点击“删除”按钮，或者直接在“收件箱”里点击“彻底删除”按钮。
收发电子邮件
登录到自己的电子邮箱
方法一： 在网站的主页中输入用户名和密码，然后单击“登录”按钮。
登录到自己的电子邮箱
方法二： 进入到网站的邮件中心网页，同样输入用户名和密码，单击“登录”或“登录邮箱”按钮。
企业安全培训课件-电子邮件安全PPT
保护电子邮件的实际方法
强密码
为邮箱设置独特且 强大的密码，定期 更改密码以避免被 破解。
多因素身份验证
启用双重身份验证 提高登录安全性， 确保仅授权人员能 够访问邮箱。
安全软件
安装和更新反病毒 软件和防火墙，防 止恶意软件和网络 攻击。
培训和教育
定期对员工进行关 于电子邮件安全的 培训，提高他们的 安全意识和警惕性。
遵守相关的法律法规和数据保护标准，降低公司面临的法律风险。
电子邮件安全常见威胁
网络钓鱼
钓鱼链接和欺骗性内容可能导致账户被盗或 数据泄露。
社交工程
利用社交工程手段获取敏感信息，诈骗或侵 犯企业安全。
恶意软件
恶意附件或链接可能导致系统感染，导致数 据丢失或被黑客攻击。
雇员失误
不小心发送错误邮件，导致信息外泄或敏感 数据被暴露。
企业安全培训课件-电子 邮件安全PPT
企业安全培训的重要性
了解安全意识的重要性，以及如何在企业环境中保护电子邮件系统和敏感数 据。
电子邮件安全的重要性
1 数据保护
2 信任建立
保护电子邮件中的敏感数据， 防止信息泄露和数据丢失。
维护客户、合作伙伴和员工 对组织的信任，确保电子邮 件渠道的可靠性。
3 遵守法规
提高员工对电子邮件安全的意 识
1 定期培训
提供定期培训和教育计划， 教授如何识别和应对电子邮 件安全威胁。
2 模拟钓鱼攻击
进行模拟钓鱼攻击，帮助员 工了解常见欺骗手段并避免 成为受害者。
3 奖励制度
激励员工积极参与电子邮件安全活动，提供奖励和奖励制度。
电子邮件安全实践的关键要点
1
压缩附件
使用压缩文件可减少带宽占用和传输
电子邮件ppt课件
邮件的回复与转发
邮件的回复
在回复邮件时，需要先打开要回复的邮件，然后在下方填写 回复内容。如果需要，还可以添加附件或标记邮件为重要或 紧急。
邮件的转发
在转发邮件时，需要先打开要转发的邮件，然后在下方填写 收件人的邮箱地址和邮件主题。如果需要，还可以添加附件 或标记邮件为重要或紧急。
03 电子邮件的安全性
电子邮件PPT课件可以随时 随地学习，不受时间和地点 的限制，方便学员合理安排 自己的时间。
通过PPT的交互式设计，可 以激发学员的学习热情，提 高学员的主动性和参与性。
对未来发展的展望
1.A 随着互联网技术的不断发展和普及，电子邮件 PPT课件将会有更多的应用场景和市场需求。
1.B 未来PPT的设计和制作将更加注重用户体验
和视觉效果，以满足学员对于高质量教学 内容的需求。
1.C 电子邮件PPT课件将不断更新和完善，以适 应不同学科和领域的需求，提供更加专业化 、个性化的教学服务。
1.D 未来发展中，电子邮件PPT课件将与在线视
频、直播教学等其他在线学习资源相结合， 形成更加完善、交互式的远程教育体系。
1.谢谢聆 听
与社交媒体结合
社交媒体已成为人们交流的重要方式之一，未来电子邮件将与社交媒体更加紧密 地结合，提供更好的社交体验。
电子邮件与社会化网络等新兴技术的结合
与大数据技术结合
大数据技术能够分析用户行为和喜好，为用户提供更个性化的服务。未来电子邮件将与大数据技术更加紧密地结 合，根据用户行为和喜好提供更精准的邮件推送和服务。
通讯
电子邮件是最常见的个人电子邮 件服务，用于与朋友、家人和同
事进行沟通。
文件传输
除了文字，电子邮件还可以发送 各种类型的文件，如图片、视频
电子邮件基础知识PPT课件
用户名 + @ + 邮件服务器 域名（主机域名）
nbu1216@ wqzldqls@ wenzhou@
用户名 @ 主机域名
电子邮箱 的申请
电子邮箱申请步骤：
一、打开计算机系统
二、打开浏览器，在地址栏中 输入网址：，按回车键
三、在打开的网页中点击“注 册免费邮箱”
电子邮件
问一问
大家平时都是通过什么方式 与同学或朋友联系的呢？
电话 短信 QQ 传统书信 电子邮件
任务
一、请同学总结本堂课所学 习的内容
二、请同学们申请一个163 网易电子邮箱
主要内容
一
认识电子邮件
二
电子邮件地址表示方法
三
申请电子邮箱
四
电子邮件的格式
什么是电 子邮件
电子邮件（E-mail，又 称电子函件）是指通过互联 网进行书写、发送和接收的 信件。
邮件体
写在最后
成功的基础在于好的学习习惯
The foundation of success lies in good habits
14
谢谢大家
荣幸这一路，与你同行
It'S An Honor To Walk With You All The Way
讲师：XXXXXX XX年XX月XX日
四、在注册邮箱网页中填相 关信息，点击“立即注册”
五、在新的网页中提示“恭喜 ，您的网易邮箱注册成功！”
电子邮件 的格式
邮件头
格 邮件体 式
附件
邮件头
邮件头相当与传统邮
件的信封,它的基本项 包括收件邮人件头地址、发
件人地址、邮件主题
邮件体
邮件体就相当与传统邮 件的信纸,用户在这里 输入邮件的正文.
nbu1216@ wqzldqls@ wenzhou@
用户名 @ 主机域名
电子邮箱 的申请
电子邮箱申请步骤：
一、打开计算机系统
二、打开浏览器，在地址栏中 输入网址：，按回车键
三、在打开的网页中点击“注 册免费邮箱”
电子邮件
问一问
大家平时都是通过什么方式 与同学或朋友联系的呢？
电话 短信 QQ 传统书信 电子邮件
任务
一、请同学总结本堂课所学 习的内容
二、请同学们申请一个163 网易电子邮箱
主要内容
一
认识电子邮件
二
电子邮件地址表示方法
三
申请电子邮箱
四
电子邮件的格式
什么是电 子邮件
电子邮件（E-mail，又 称电子函件）是指通过互联 网进行书写、发送和接收的 信件。
邮件体
写在最后
成功的基础在于好的学习习惯
The foundation of success lies in good habits
14
谢谢大家
荣幸这一路，与你同行
It'S An Honor To Walk With You All The Way
讲师：XXXXXX XX年XX月XX日
四、在注册邮箱网页中填相 关信息，点击“立即注册”
五、在新的网页中提示“恭喜 ，您的网易邮箱注册成功！”
电子邮件 的格式
邮件头
格 邮件体 式
附件
邮件头
邮件头相当与传统邮
件的信封,它的基本项 包括收件邮人件头地址、发
件人地址、邮件主题
邮件体
邮件体就相当与传统邮 件的信纸,用户在这里 输入邮件的正文.
2024版《电子邮件》完整教学课件
01电子邮件基本概念与原理Chapter电子邮件定义及作用定义作用邮件服务器邮件客户端邮件协议030201发送邮件用户通过邮件客户端编写邮件并发送到邮件服务器，邮件服务器再根据收件人的地址将邮件转发到目标邮件服务器。
接收邮件用户通过邮件客户端从自己的邮件服务器上收取邮件，并可以阅读、回复、转发或删除等操作。
邮件传输邮件在服务器之间的传输通常使用SMTP协议，而用户从服务器上收取邮件则可以使用POP3或IMAP协议。
常见电子邮件服务提供商GmailOutlookYahoo MailQQ邮箱02电子邮件客户端使用教程Chapter主流电子邮件客户端介绍Outlook Foxmail Thunderbird账户设置与登录方法账户设置登录方法邮件收发操作指南接收邮件发送邮件在邮箱界面中查看新邮件，点击邮件标题或发件人即可打开邮件查看详细内容。
回复邮件分组管理将联系人按照不同的类别进行分组，方便管理和查找。
联系人添加在邮件客户端中添加联系人，输入联系人姓名、邮箱地址等信息并保存。
联系人导入导出支持将联系人信息导入或导出为CSV 等格式文件，方便备份和迁移。
联系人管理与分组03电子邮件安全与防护策略Chapter垃圾邮件识别与防范技巧识别垃圾邮件01使用垃圾邮件过滤器02不轻易泄露邮箱地址03钓鱼邮件识别及应对方法识别钓鱼邮件不轻易点击链接或下载附件报告钓鱼邮件1 2 3使用强密码定期更换密码不要重复使用密码密码安全设置建议数据备份与恢复策略定期备份数据使用可靠的电子邮件客户端了解数据恢复选项04电子邮件礼仪与规范Chapter01020304清晰明确的主题简明扼要的正文正式且礼貌的称谓适当的结尾敬语撰写专业且得体的邮件内容及时响应针对问题回复转发前确认保持邮件线索清晰回复和转发邮件注意事项避免使用过于随意的语言和表情符号使用正式语言01谨慎使用表情符号02避免使用俚语和缩写03尊重他人隐私，不随意传播他人信息保护他人隐私遵守保密协议谨慎处理垃圾邮件和病毒05电子邮件在日常生活和工作中应用场景Chapter个人生活：家庭、朋友间沟通交流节日祝福分享生活邀请活动学校教育：师生、家长间信息传递作业提交与批改学生可通过电子邮件提交作业，老师则可通过邮件进行批改和反馈。
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- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
发送职业化的、高效的邮件
目录
Content
01 邮件的重要性和作用
02 邮件的困扰及基本原则
03 邮件的格式及案例分析
04 邮件的回复及商务礼仪 05 邮件的使用场景及要求
.
电子邮件沟通的重要性
你会很惊讶地发现在当今这个 时代，一些管理者仍然没有意识到 电子邮件的交流是多么重要，许多 管理者不及时地回复电子邮件或根 本不回复，或者回复邮件的时候并 不是回答那些问到的问题。非常专 业地处理电子邮件会使你成为一个 更好的管理者，会使你的公司很有 竞争力。
Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C
.
电子邮件
电子邮件沟通的重要性
▐ 重要性1：明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对 证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
▐ 重要性2、记录过程
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保 持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历 史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和 工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
所有人都很繁忙，如何写邮件？？？
邮件基本原则
便于阅读者理解
表达清楚，避免歧义
有歧义的邮件会造成别人误解，大大增加沟通成本，或造成结 果南辕北辙
言简意赅
冗长、表达混乱的邮件，会令人难以理解，并且心存反感，不 利于沟通，甚至使情况恶化
有明确的时间要求
无明确的时间要求，会给人造成不重要的印象，因此优先级靠 后，同时也不能人为夸大重要性，否则为以后工作造成隐患
员工
部门经理
部门经理
部门经理
部门经理
.
收件人
收件人（To）:
• 直接收信人, • 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。
抄送（Cc）：
• 间接收信人， • 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
.
收件人
❖ 收件人选事例：
邮件主题
会议通知 会议记录
收件人
必需参加人 已经参加人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划 可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
❖ 项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
❖ 寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
.
邮件的作用
非常低廉
非常快速
较为正式
B
D
A
C
E
获取信息
即时服务
宣传推广
避免分歧
工作跟进
.
4
邮件的困扰
年全球用户
107万亿封
平均每天发送
2940亿
垃圾邮件
89%
.
你在工作中 每天接收多少邮件？ 有多少是工作邮件？ 有多少是无用邮件？
5
公司邮件使用情况
职员每天收到 10~20 封邮件 产品经理、投资经理每天收到 40~50 封邮件 部门负责人每天收到 50~70 封邮件 总经理一天收到 80~100 封邮件
3
标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的。一封只能有一个 主题。
4
要适当用使用相关符号（如“* ！”等）来突出标题，引起收 件人注意，不要随便使用“紧急”之类。
.
主体
以下邮件问题？
April 2014-04-25 10:11
.
主体
邮件格式，基本上与书信格式相似。只是因为电子邮件的软件在设置上因 有所不同。
称呼 问侯语
祝颂语
正文
署名（日期）/签名
.
称呼、问候语
无论发给谁如要有称呼
无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌， 也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的。
使用适当的称谓
多人收件使用统称，如：各位、各部门、hi all（一般企业内部、不是十 分正式情况可以使用）； 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX经理”；如果不清楚职务， 则应按通常的“XX先生”、“XX小姐”称呼（可别搞错性别）。 中商务礼仪中，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也 不宜称呼英文名。 对外商务礼仪里，称呼全名是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”， 显得很熟一样。
.
收件人-邮件发送对象的选择（2）
▐ 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也 让收件人知道这种情况 BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心 接收方回复这封信！）。建议只BCC给自己，作为邮件发送成功的检 验。 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不 必要的困扰和「垃圾」
• 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件
随便向群体邮箱发送不必要消息
• 邮件对不相干的人员就是垃圾 • 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
.
主题
1
邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致内 容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。
2
标题要简明扼要，对外可以标记公司“博彦科技关于……”， 但不太长，标题出“……”才能显示完整。
“在商务交往中要尊重一个人， 首先就要懂得替他节省时间”
.
邮件的格式
收件人
主题
01
02
04
05
正文内容
附件
03 – 06 为邮件主体
.
称呼、问候语
03 06
签名、落款
ห้องสมุดไป่ตู้
收件人
员工
部门经理
副总经理
综合管理 部经理
人事专员
主送 员工
员工
主送
抄送
部门经理、副总经理、综合管理部经理、人事专员 部门经理
副总经理、综合管理部经理、人事专员
▐ “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
.
收件人-邮件发送对象的选择（3）
▐ 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接 经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管 理人员不能深入了解的业务细节 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直 接交流代替 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不 要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
申请 活动通知
直接审批人 活动成员
❖ 收件人（抄送）排列基本礼仪：
抄送
可以参加 需要参加但没有参加的人 相关领导 无 活动成员的领导
客户在前
优先
主次客先
部门次序 职位高低
其他在部门在前 .
收件人-邮件发送对象的选择（1）
❖ 工作计划的发送
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级 、部门内部相关经理人
目录
Content
01 邮件的重要性和作用
02 邮件的困扰及基本原则
03 邮件的格式及案例分析
04 邮件的回复及商务礼仪 05 邮件的使用场景及要求
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电子邮件沟通的重要性
你会很惊讶地发现在当今这个 时代，一些管理者仍然没有意识到 电子邮件的交流是多么重要，许多 管理者不及时地回复电子邮件或根 本不回复，或者回复邮件的时候并 不是回答那些问到的问题。非常专 业地处理电子邮件会使你成为一个 更好的管理者，会使你的公司很有 竞争力。
Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C
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电子邮件
电子邮件沟通的重要性
▐ 重要性1：明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对 证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
▐ 重要性2、记录过程
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保 持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历 史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和 工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
所有人都很繁忙，如何写邮件？？？
邮件基本原则
便于阅读者理解
表达清楚，避免歧义
有歧义的邮件会造成别人误解，大大增加沟通成本，或造成结 果南辕北辙
言简意赅
冗长、表达混乱的邮件，会令人难以理解，并且心存反感，不 利于沟通，甚至使情况恶化
有明确的时间要求
无明确的时间要求，会给人造成不重要的印象，因此优先级靠 后，同时也不能人为夸大重要性，否则为以后工作造成隐患
员工
部门经理
部门经理
部门经理
部门经理
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收件人
收件人（To）:
• 直接收信人, • 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。
抄送（Cc）：
• 间接收信人， • 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
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收件人
❖ 收件人选事例：
邮件主题
会议通知 会议记录
收件人
必需参加人 已经参加人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划 可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
❖ 项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
❖ 寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
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邮件的作用
非常低廉
非常快速
较为正式
B
D
A
C
E
获取信息
即时服务
宣传推广
避免分歧
工作跟进
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4
邮件的困扰
年全球用户
107万亿封
平均每天发送
2940亿
垃圾邮件
89%
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你在工作中 每天接收多少邮件？ 有多少是工作邮件？ 有多少是无用邮件？
5
公司邮件使用情况
职员每天收到 10~20 封邮件 产品经理、投资经理每天收到 40~50 封邮件 部门负责人每天收到 50~70 封邮件 总经理一天收到 80~100 封邮件
3
标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的。一封只能有一个 主题。
4
要适当用使用相关符号（如“* ！”等）来突出标题，引起收 件人注意，不要随便使用“紧急”之类。
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主体
以下邮件问题？
April 2014-04-25 10:11
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主体
邮件格式，基本上与书信格式相似。只是因为电子邮件的软件在设置上因 有所不同。
称呼 问侯语
祝颂语
正文
署名（日期）/签名
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称呼、问候语
无论发给谁如要有称呼
无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌， 也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的。
使用适当的称谓
多人收件使用统称，如：各位、各部门、hi all（一般企业内部、不是十 分正式情况可以使用）； 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX经理”；如果不清楚职务， 则应按通常的“XX先生”、“XX小姐”称呼（可别搞错性别）。 中商务礼仪中，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也 不宜称呼英文名。 对外商务礼仪里，称呼全名是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”， 显得很熟一样。
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收件人-邮件发送对象的选择（2）
▐ 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也 让收件人知道这种情况 BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心 接收方回复这封信！）。建议只BCC给自己，作为邮件发送成功的检 验。 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不 必要的困扰和「垃圾」
• 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件
随便向群体邮箱发送不必要消息
• 邮件对不相干的人员就是垃圾 • 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
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主题
1
邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致内 容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。
2
标题要简明扼要，对外可以标记公司“博彦科技关于……”， 但不太长，标题出“……”才能显示完整。
“在商务交往中要尊重一个人， 首先就要懂得替他节省时间”
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邮件的格式
收件人
主题
01
02
04
05
正文内容
附件
03 – 06 为邮件主体
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称呼、问候语
03 06
签名、落款
ห้องสมุดไป่ตู้
收件人
员工
部门经理
副总经理
综合管理 部经理
人事专员
主送 员工
员工
主送
抄送
部门经理、副总经理、综合管理部经理、人事专员 部门经理
副总经理、综合管理部经理、人事专员
▐ “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
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收件人-邮件发送对象的选择（3）
▐ 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接 经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管 理人员不能深入了解的业务细节 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直 接交流代替 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不 要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
申请 活动通知
直接审批人 活动成员
❖ 收件人（抄送）排列基本礼仪：
抄送
可以参加 需要参加但没有参加的人 相关领导 无 活动成员的领导
客户在前
优先
主次客先
部门次序 职位高低
其他在部门在前 .
收件人-邮件发送对象的选择（1）
❖ 工作计划的发送
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级 、部门内部相关经理人