秘书学 课件 06秘书的日常工作
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转型准备
了解目标领域的知识和技能需求，提前进行学习和准备。
THANK YOU
做好接待的后续工作，包括送别、回 访、总结等。
接待服务
热情、周到地接待来宾，为来宾提供 优质的服务和便利。
05
秘书沟通与协调
秘书沟通概述
1 2
沟通定义 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的 传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的 通畅。
秘书沟通特点 秘书沟通具有明确的目的性、内容的务实性、方 式的策略性、过程的互动性等特点。
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目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务技能 • 秘书沟通与协调 • 秘书参谋与辅助决策 • 秘书培训与职业发展
01
秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书 人员任职要求的科学，是一门综合 性、应用性的科学。
秘书学性质
谦虚谨慎
虚心向他人学习，谨慎处理事务，避免出错。
抗压能力
具备较强的抗压能力，能够应对各种复杂情 况。
04
秘书实务技能
文书处理技能
公文写作
熟练掌握各类公文的格式、 内容和写作技巧，能够撰 写规范、准确、简洁的公 文。
文件处理
熟悉文件的收发、登记、 传阅、催办等流程，能够 高效、准确地处理各类文 件。
在领导决策过程中，积极与相关部门和人员 进行沟通协调，确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决策 方案、优化决策程序、提高决策效率。
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二、秘书的类别与层次
按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为 党务秘书 行政秘书 军事秘书 司法秘书 外交秘书 新闻秘书 教学秘书 科研秘书等。
二、秘书的类别与层次
按照秘书人员所从事的工作内容划分 1、行政秘书：指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事 务的秘书人员。 2、文字秘书 : 指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员， 即人们通常所说的机关或单位的 “笔杆子”、“秀才”。 3、机要秘书 : 指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处 理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。 4、信访秘书: 指办理人民群众来信来访工作的秘书人员。其 职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速 政策的贯彻落实。 5、通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电 话总机、电传、传真等）的秘书人员。 6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人 员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。
秘书算不上官，但是离官很近； 秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。 秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等。 但秘书工作的性质却是辅助性，秘书工作的服务原则独特且不变。
三、秘书的职业特征
1.服务性：
直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持 一致；直接对领导负责，听命于领导，并向其汇报）； 广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性（只要不解聘不辞 职，秘书长期为固定地上司服务，业缘关系和人情关系）
各种秘书的定义
(5)“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决 策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工 作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载 《武汉大学学报（社会科学版）》1986年第六期） （6）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书， 辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪： 《也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986年第二期） （7）“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面 处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：《现代 秘书学》） （8）上述种种见解，各有其道理。 比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主要是指为 党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管 理与综合服务的人员。
秘书工作
一、秘书工作的内容
概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 文书撰写、文书制作、文书处理、 （1）办文 文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理 （2）办会 会议会务组织 调查研究、信息资料工作、信访工作、 （3）办事 调查研究、信息资料工作、信访工作、接待 工作、协调工作、督查工作、日程安排、 工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常 事务、办公室管理、 事务、办公室管理、其他临时交办事项
参于政务， （1）秘书长 ——“参于政务，掌管事务，搞好服务。” ） 参于政务 掌管事务，搞好服务。 掌管事务， （2）办公厅（室）主任 —— “掌管事务，搞好服务” ）办公厅（ 掌管事务 搞好服务” 搞好服务” （3）一般秘书人员 ）一般秘书人员——“搞好服务” 搞好服务
秘书工作的内容
概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。 文书撰写、文书制作、文书处理、 （1）办文 文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理 （2）办会 会议会务组织 调查研究、信息资料工作、信访工作、 （3）办事 调查研究、信息资料工作、信访工作、接待 工作、协调工作、督查工作、日程安排、 工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常 事务、办公室管理、 事务、办公室管理、其他临时交办事项
秘书工作的性质与特点
1.机要性 机密性） 1.机要性（机密性） 2.综合性 2.综合性
3.辅助性 （服务性、从属性、被动性） 服务性、从属性、被动性）
【秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较】 秘书长、办公厅（ 主任、一般秘书人员职能任务比较】
三、秘书工作的作用
1．协调作用 2．信息枢纽作用 3．参谋助手作用 公共关系作用（形象作用） 4．公共关系作用（形象作用）
秘书学——秘书工作内容
人数、对象、范围的确定，会议时间、
地点、场所的选择，以及与会人员的
通知、签到和食宿、医疗、
接送等方面的服务。会议 结束，需要上报总结。
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（六）安排会议
（六）安排会议
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（六）安排会议
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现代秘书的工作内容：
（一）调查研究 （三）文书工作 （五）管理档案 （七）操持内务
条件。
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一、秘书工作的性质
（二）从属性
秘书工作机构不同于独立行使党和国家某项权 力的机关，也不是自成一体、独立决策的部门。各 层次各类型的秘书班子，都是依附于所在单位的领 导班子。
一方面，应该积极主 动、富有创造性地开 展工作。
另一方面，要以遵循 领导指示或符合领导 意图为前提。不能擅 作主张。
（二）信息工作 （四）掌管机要 （六）安排会议 （八）其他工B作ack to
school
（二）信息工作
信息工作是秘书部门一项重头业务，包 括信息的收集、筛选、分类、加工、输出、 反馈、储存等程序。
例如：
为领导或机关起草各种文件和材料，其内容
必须依赖于平时的信息积累，而
写作过程实际上就是信息的处理 与加工。
3.根据本地区、本系统、本单位的管理体制，制定本机关档案的 工作制度、条例。
4.确保档案和档案机密的安全。
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现代秘书的工作内容：
（一）调查研究 （三）文书工作 （五）管理档案 （七）操持内务
（二）信息工作 （四）掌管机要 （六）安排会议 （八）其他工B作ack to
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办公厅有秘书、警卫、调研、电讯、档案、 信访、交通、保健、保密和机关生活等业务。
第六章秘书的日常事务工作
第六章秘书的日常事务工作一、教学目的1、让学生了解秘书日常事务工作的内容。
2、学会合理地布置自己的工作环境，替领导设计较为合理的日程安排，正确地接打电话及处理邮件，做好印信与保密工作。
二、教学重点办公环境的管理和安排领导工作日程。
三、教学难点印信的管理与使用、保密工作。
四、时间安排本章内容的授课时数为6个课时。
五、教学过程第一节办公室管理一、办公室管理概述（一）什么是办公室管理办公室一是指办公的地方，即工作人员完成任务、执行其职务的工作地点；二是工作机构，领导工作的辅助性机构。
（二）地位和作用办公室是行政领导或企事业单位主管进行决策、管理的重要场所，如同人体的大脑，一切信息在这里汇总、整理，一切指令在这里发出，工作业务联系在此进行，日常各种事务在此处理。
办公室管理的质量直接影响到整个机关的质量或企业生产经营的效果。
办公室又是机关和企事业单位与有关单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所。
办公室的设施、装饰、环境，办公人员的工作态度和工作作风，都代表着机关或企业的形象。
因此，树立良好形象，乃是一个组织生存、发展的必备条件。
二、办公室的设备设施管理随着物质的丰富和办公条件的改善，办公室的设备设施也日益复杂，设施管理成为办公室管理中一项重要的内容。
科学合理的置备可以提高办公效率和水平，因此要加强办公室的管理工作。
（一）办公机械设备和电器设备的管理办公机械设备和电器包括电话机、手机、传真机、复印件、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空调、饮水机等等。
秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理主要应有三个方面。
第一是做好资产登记，第二是定时定人负责维修保养，第三是科学合理地使用。
（二）办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理办公房间自然以朝向好、通风、采光好为宜，但秘书选择办公房间还要照顾到许多便于工作的因素。
比如为便于领导随时召唤，与领导办公室的距离不宜太远；为便于来访者到办公室办事，房间最好在楼梯附近；为便于秘书了解观察机关情况，房间可以窗临机关大门；由于不同秘书工作的特点，房间最好是里外套间等等。
秘书学与秘书工作北京大学课件
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团队合作
秘书需要具备团队合作精神，与团队成员相互支 持、协作，共同推动工作的顺利进行。
秘书的职业道德与职业操守
保密义务
秘书必须严格遵守保密义务，对工作中接触到的 机密信息予以妥善保管，确保不泄露。
诚信为本
诚实守信是秘书职业的基本道德要求，要始终保 持言行一致，对待工作真诚负责。
职业形象
秘书作为企业的形象代表之一，需要保持良好的 职业形象，包括着装、言谈举止等方面。
02
秘书的职责与素质
秘书的基本职责
安排会议
秘书需要负责安排上司的会议 ，包括会议的时间、地点、参 会人员等，确保会议的顺利进
行。
文件管理
秘书需要管理上司的文件，包 括文件的存档、传递、保密等 工作，确保文件的安全和机密 性。
接待来访
秘书需要接待来访者，并协调 与上司的时间，确保上司能够 高效地进行工作。
负责文件的存档和检索工作，建立 高效的文件管理系统，方便文件的 快速查找和使用。
04
秘书的职业发展与素养提升
秘书的职业规划与发展路径
职业发展阶段
秘书的职业发展通常经历入门、 初级、中级和高级四个阶段，每 个阶段都有相应的职责和要求。
职业规划建议
制定明确的职业目标，通过不断 学习和实践提升技能，积极寻求
灵活应变
秘书需要具备灵活应变的能力，能够在工作中迅 速应对各种突发情况，确保工作的顺利进行。同 时，还要具备较强的学习能力和适应能力，能够 不断学习和适应新的工作环境和需求。
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秘书工作实务
办公室日常事务管理
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环境管理
创造和维护一个整洁、有 序和高效的办公环境，确 保办公设备和用品的妥善 保管和有效使用。
秘书的日常工作
一、日常工作的范围所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作，一般都有固定的模式。
对于日常工作，一般不需要上司有专门的指示，秘书可以自行决定或处理。
一般秘书的日常工作如下：1、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、照明的调整等。
2、接待客人和接打电话：为来客登记、带路和传话；给客人端茶送水和送客人出门；接电话并转达电话内容等。
3、文书工作：起草公司内外的文件信函；各种文件信函的收集与存档。
4、日程管理：日常日程表的管理；会面的预约和登记等。
5、信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编和上报。
6、出差准备：出差期间的日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差回来后的费用报销、出差总结等。
7、准备会议：会场的安排；登记工作；制作会议文件资料并发放给会议代表；作会议记录和会议纪要等。
8、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。
9、档案管理。
10、辅导新秘书的工作。
秘书在处理上述日常工作的同时，还需要经常处理一些非常常工作。
非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情，也可以说是突发事件。
发生突发事件时，秘书更需要能冷静。
主要的突发事件有这么几种：上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。
二、职责范围1、整理办公室秘书的主要职责是为上司整理办公室。
应该说整理办公室是一件很平常的工作，不仅秘书，每一个白领都要整理自己的办公室，但是，作为一种职责，秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。
在这里“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系和协调等工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。
可以说，秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。
2、收集信息秘书的第二大职责就是为上司收集他决策所需的信息。
比如你的上司是主管营销的副总，他负责公司的市场、销售、采购等几个部门的工作；为了给他的决策提供可靠而又及时的信息，你就要经常与上司负责的这几个部门联系，并通过各种途径收集各种信息。
秘书学课件——秘书职能环境
第六章：秘书职能环境
（四）开发职能资源环境
1、合理开发领导机关给领导人的影响力资源。 2、注重开发智能环境中的信息智能资源； 3、注重从协调和加强各方面关系中，开发智能环
境中的能量资源。
第六章：秘书职能环境
二、秘书对智能环境的优化 职能环境优化的标准： 1、信任度
秘书在机关领导、部门、群众中的职能形象越 好，则越可能得到多元、多层职能活动对象的 信赖与亲近。较高的环境信任度，是秘书履行 本职任务、取得理想工作成绩的基本因素。
⑴组织的结构要素→权力分配、权力运行 ⑵组织动态运行要素→效率原则 ⑶组织生态要素→应对机制、创新原则 ⑷组织心态要素→宽容、和谐，团队精神 ⑸组织的物质要素→条件 ⑹组织信息要素→ 高效的信息获取，流畅的信息处理
第六章：秘书职能环境
（三）组织外部环境
组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的、相 互联系的系统。宏观的国际国内经济、政治、文化、科 技等对各类管理组织及其秘书工作的影响是总体性的； 行业系统、地区、市场、竞争与合作状况及社区公众等， 对各类管理组织及其秘书工作的影响，具有局部性、特 殊性和具体针对性。
第六章：秘书职能环境
意义：
在管理系统中，秘书人员的特定职能，规定了其特定地 位与作用：围绕系统领导，沟通上下左右，通过相对独 立的秘书活动，在各层次之间，发挥综合、辅助性的中 介纽带作用。适宜的职能环境，即同作用对象建立起一 种信任、和谐的职能关系，自然也就构成秘书人员获取 良好活动效果的重要条件。环境优化程度愈高，秘书的 职能活动就愈见顺畅，作用也可能愈益显著，两者之间 成正比效应。秘书绝对不可轻视对职能环境的建设。
第六章：秘书职能环境
2、和谐度 秘书的基本职能活动几乎都是在与各种活动对 象的双边双向效中进行的，那么，环境谐振度 越强，职能活动对象给予的具体支持与配合越 积极，秘书实际工作的质量与效率当然也就会 越高。谐振关系失调，你热他不热，你急他不 急，你有所祈求他却消极敷衍，此种状况，均 是秘书在进行实际工作之前和之中，必须排除 的障碍。