采购业务的内部控制
XX区教育局政府采购业务管理内部控制制度
XX区教育局政府采购业务管理内部控制制度XX区教育局政府采购业务管理内部控制制度一、总则为了规范XX区教育局政府采购业务，保障采购活动的公正、透明、高效进行，特制定本内部控制制度。
二、采购程序1. 采购需求确认：各部门根据实际需求提出采购需求，并经过上级审批确认。
2. 编制采购计划：采购部门根据需求情况，制定详细的采购计划，包括项目名称、规模、资金预算等。
3. 采购文件准备：采购部门根据采购计划编制采购文件，包括招标文件或询价文件等。
4. 采购方式确定：根据采购金额和性质确定采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源等。
5. 采购公告发布：采购部门根据采购方式发布采购公告，确保公告内容真实、准确、及时。
6. 投标收集：采购部门按照采购文件要求，组织投标人提交投标文件，并确保投标文件保密不泄露。
7. 开标评标：采购部门组织开标会议，公开、公正、透明地进行评标，并记录评标过程和结果。
8. 中标通知和签订合同：采购部门根据评标结果，通知中标单位，并签订正式合同。
9. 履约管理：采购部门对中标供应商进行合同履约管理，确保供应商按照合同要求进行供货、服务。
10. 采购结果公示：采购部门将采购结果进行公示，确保公示内容真实、准确、全面。
三、内部控制措施1. 分离职责制度：明确各岗位的职责和权限，避免同一人对采购活动的各个环节都有完全控制权。
2. 审批权限制度：建立采购审批流程，将不同金额范围内的采购项目设置不同审批层级。
3. 采购备案制度：对每个采购项目都进行备案，记录采购过程和结果，以备后续审计和监督。
4. 监督检查制度：建立监督检查机制，对采购过程中的关键环节进行监督和检查，确保采购合规。
5. 内外部审计制度：定期开展内部审计和外部审计，并及时整改发现的问题，完善采购管理流程。
6. 风险评估和防范制度：采购部门应对采购活动涉及的各种风险进行评估，并制定相应的防范措施。
7. 培训与沟通制度：定期开展采购管理培训，提高员工的采购意识和能力，并加强内外部沟通。
局政府采购内部控制管理制度
局政府采购内部控制管理制度近年来，政府采购成为政府工作的关键领域之一。
为了制定一个良好的局政府采购内部控制管理制度，就需要从以下几个方面入手。
一、目标与原则节约用途，减少浪费，合理分配资源是任何采购活动之目的。
局政府采购内部控制管理制度应当着重扩大竞争范围，提升采购效率，充分保证采购品质，防范腐败行为。
在采购过程中保证政府的公信力是最重要的。
二、组织结构正确的组织结构是保证采购流程正确的前提。
采购过程应当按照采购程序规范流程合理进行，严格控制采购金额，规范采购行为。
局政府采购内部控制管理制度应当制定一个完整的采购体系，明确各环节责任职责，并且以外部审计机构进行审计，确保采购过程公正透明。
三、采购程序在采购过程中各个环节的程序规范，系统性顺畅的是非常重要的。
采购程序应当制定一份详尽的操作规范，以实现采购的目标。
应当严格遵守采购流程，不得跳过采购手续，应当规范控制采购文件编制和审批过程，严格控制采购人员的行为。
局政府应当定期组织采购培训，提升采购人员素养，提高采购效率。
四、监督评估建立和完善监督评估机制对于采购工作的规范顺畅是非常重要的。
应当制定内部预警机制，对于采购中的问题实行有力监管措施，及时查处违纪行为。
局政府采购内部控制管理制度应当对采购招标、资格审查、报名资料、招标文件、中标企业、采购价款等方面开展定期监督评估，建立监督问责机制。
总之，局政府采购内部控制管理制度需要确立的目标与原则，建立良好的组织架构，规范完善采购程序，建立完善的监督评估机制，是确保局政府采购合规、公正、透明和高效的重要保障。
每一份采购活动都应当经过照顾实际情况的、有标准的、秩序化的采购流程。
这一标准可以根据局政府的需求进行合理调整，但必须遵循规范程序，才能达到规范的采购流程。
局政府采购内部控制管理制度是政府采购体系中的重要组成部分，对政府采购的质量和效率起到至关重要的作用。
如果局政府采购内部控制管理制度不得当，就可能会导致政府采购中出现各种问题和不公正行为，甚至引发社会负面影响。
采购业务内部控制存在的风险
采购业务内部控制存在的风险1、采购合同方面的风险材料采购合同是以材料、设备等为标的的支出性经济合同。
材料采购合同无论是数量上还是金额上都占经济合同中的大部分比例，其签订的是否合理合法、履行是否到位，在一定程度上会引起企业成本与资金的波动，从而影响企业的经济效益。
目前公司材料采购合同在签订、履行、结算方面存在着一定的漏洞，主要表现在以下几个方面：（1）签订虚假经济合同，套取资金。
（2）价格虚高，合同条款表述不清。
（3）合同条款执行不严，未能有效追究违约责任。
（4）合同行为不正当。
卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一些不正当手段，如对采购人员行贿套取企业采购标底，给予虚假优惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品等，以此损害公司的经济利益。
2、采购成本方面的风险影响材料采购成本的风险因素具体包括以下几个方面：（1）采购前期费用。
采购的前期工作包括市场调查、质量评审、信用评估、供需洽谈及派出人员现场调查等。
这个方面如果控制的不好，就会出现信息失真、欺上瞒下、差旅费用过高等问题。
（2）采购价格。
（3）采购批量。
企业生产宏观的连续性和微观的周期性，决定了企业持续而且成批量采购，采购次数越频繁，储备资金越低，资金周转率越高，但采购前期费用和采购价格就会越高。
（4）质量特性。
不同产品所用的原材料质量等级不同，同一产品不同部位使用的原材料质量等级也不同，因此，应按其质量特性高低划分为不同等级进行分类管理并实施不同的控制。
采购业务的执行1、请购（1）对原材料、零配件、商品和其他物资等所需物品，所需部门可根据预算、即将签发的生产通知单或市场供应等合理情况正常填写请购单，由本部门授权人审批。
（2）对于临时需要的物品，很难列入预算，通常由使用者根据实际需要直接提出，不经仓储部门签批。
但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，请购单须经使用部门主管审批，并经财务部门资金预算授权人签字后，交采购部门办理采购。
（3）对于紧急需求的特殊请购，制定特殊审批程序。
采购业务内部控制流程及注意事项
采购业务内部控制流程及注意事项以下是 9 条关于采购业务内部控制流程及注意事项：1. 你知道采购申请可不能随随便便就提啊！就好比你去逛街，不能看到啥都想买吧。
咱得有计划、有需求地去提交采购申请，要考虑清楚是不是真的需要，例子就是上次小王没搞清楚状况就申请采购一堆东西，结果浪费了好多资源，这多不划算呀！2. 选供应商那可得睁大眼！这就像找朋友一样，得找靠谱的呀。
不能光看价格便宜，质量和信誉也超级重要的呀。
就像上次我们选了个价格低的供应商，结果产品质量一塌糊涂，真是把大家坑惨了！3. 采购合同那可是具有法律效力的呀，可不能马虎对待！得逐字逐句地看清楚，千万别掉进陷阱里。
这就好比你签一份很重要的文件，一个不小心就可能带来大麻烦哟。
记得有一次粗心的小李没仔细看合同，后面出了问题可就麻烦大啦！4. 验收货物的时候可别偷懒呀！要像检查自己心爱的宝贝一样仔细。
如果不认真，万一收到次品或者数量不对，那不就糟糕啦！就像那次没认真验收，导致后续一系列问题，真让人头疼！5. 付款环节也很关键呀！不能人家说多少就付多少吧，得核对清楚呀。
这就像你去结账，得看看账单有没有问题吧。
之前有个粗心大意的同事，没核对就付款，后来发现多付了不少钱呢，多冤呀！6. 库存管理可要做好呀，不然东西堆得到处都是，找都找不到。
这和你的房间整理一样，乱七八糟可不行。
那次因为库存没管理好，急需的东西找半天找不到，急死人啦！7. 采购人员的素质很重要啊，他们得懂行、有责任心才行！不能随便找个人就干这个活。
好比找司机得找会开车的呀，不然怎么上路。
以前有个不专业的采购人员，给我们带来好多麻烦呢。
8. 监督机制也不能少呀，没有人监督怎么行呢。
这就像你去考试得有监考老师一样，不然有人作弊怎么办。
没有监督，那采购过程中出问题都不知道呢！9. 应急方案得准备好呀，万一遇到突发情况不至于手忙脚乱。
这就像出门带伞，晴天遮阳雨天挡雨。
上次遇到供应商出问题，还好我们有应急方案，不然真不知道该咋办啦！总之，采购业务内部控制流程很重要，每一个环节都不能马虎！。
采购内部控制措施
采购内部控制措施采购内部控制措施是一种组织在采购活动中采取的管理手段，旨在确保采购过程的透明度、准确性和合规性。
通过制定和实施适当的内部控制措施，企业可以降低采购风险、防止内部欺诈和滥用职权，并提高采购效率和效果。
在这篇文章中，我们将深入探讨采购内部控制措施的几个重要方面，包括采购政策与流程、授权与审批机制、供应商管理和合同管理。
通过对这些方面的详细探讨，我们将能够更好地理解采购内部控制措施的重要性以及如何有效地实施它们。
1. 采购政策与流程：1.1 企业应该制定明确的采购政策，规定采购的标准、程序和流程。
这将确保采购活动的一致性和合规性。
1.2 采购流程应该包括需求确认、供应商选择、合同谈判和签订、采购执行和付款等阶段。
每个阶段都应该有清晰的责任分工和审批要求。
2. 授权与审批机制：2.1 企业应该设立明确的采购权限和审批机制，确保采购决策的合理性和合规性。
不同金额和风险级别的采购活动应该设置不同的审批层级和权限限制。
2.2 采购授权和审批过程应该有明确的记录和审计轨迹，以便追溯和监督。
3. 供应商管理：3.1 企业应该建立供应商资质审核和评估机制，确保只选择合规、可靠且有良好业绩的供应商。
3.2 有效的供应商管理也包括采购合同的管理和履行，包括合同的签订、履行情况的监控和评估，以及与供应商之间的良好沟通和合作关系的建立。
4. 合同管理：4.1 采购合同应该明确规定双方的权利和义务，包括产品或服务的具体要求、价格、交付期限和支付条件等。
4.2 合同的履行情况应该进行监控和评估，确保供应商按时交付合格的产品或服务，并按照合同约定的条件进行结算。
采购内部控制措施在企业的采购活动中起着至关重要的作用。
通过制定明确的采购政策与流程、设立授权与审批机制、有效管理供应商和合同，企业能够降低采购风险、防止欺诈和滥用职权，并提高采购效率和效果。
合理而严格的内部控制措施将为企业创造稳定和可持续的采购环境，进而增强企业竞争力和业务发展。
采购业务内部控制流程及注意事项
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探究国企采购业务内部控制的主要风险和优化策略
探究国企采购业务内部控制的主要风险和优化策略作者：王开拓来源：《现代企业》2023年第11期采购是一种购买形式，它受到《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等法律的约束，采购的方式主要有七种，分别是：①公开招标；②邀请招标；③竞争性谈判；④竞争性磋商；⑤单一来源采购；⑥询价；⑦国资委认定的其他方式。
一般情况下，国有企业采购业务的基本流程如下：①接收采购申请单；②沟通采购物资的相关要求；③货比三家并进行询价对比，最终锁定最优供应商；④执行领款单手续，并到财务处领款；⑤货物抵达后，申请人需核对货物的数量和质量；⑥按照财务管理制度相关标准执行发票报销。
一、国企采购业务内部控制主要风险（一）采购计划安排不合理，可能导致企业资源浪费1.采购计划偏行政化。
国有企业物资采购过程中需要制定采购的程序和采购的计划，但是在制定以上计划，安排整体工作的时候，可能存在不合理之处。
在采购程序上，一些国有企业在制定采购内部控制制度的时候，多参考政府采购法。
但政府采购法的制定是为了提升财政资金的使用成效，其复杂性决定了政府采购效率较低。
但是，国有企业不属于政府采购法所规定的采购主体，也不适用于政府采购法，而过于行政化的采购程序往往会导致国有企业难以快速针对市场做出反应，进而影响到采购的整体效率、影响业务的拓展水平，因为行政化的采购程序也会导致资源的浪费。
2.没有持续优化意识。
国有企业的采购工作内部控制制度的构建旨在提高企业采购的规范性和效率性。
整体上，构建采购内部控制制度既要不违反国家和地方的法律法规，又要与国有企业目前的主营业务、规模和管理状况相契合，整体要考虑的因素众多，且需要根据市场的变化不断优化。
在法律法规的更新和企业的发展带动下，国有企业采购内部控制制度也应与时俱进，不断修订。
但事实上，很少有企业会单独定向进行此工作，甚至于一些国有企业在采购工作中存在“一锤子买卖”的思维偏差，在内部控制制度的制定上缺乏持续优化的意识，进而使采购内部控制制度脱离企业实际运作，出现采购工作“有章难循，无章可循”的尴尬局面。
浅议采购业务流程中的内部控制
浅议采购业务流程中的内部控制【摘要】本文旨在探讨采购业务流程中的内部控制，通过分析内部控制的定义与作用，探讨采购业务流程中的内部控制措施，以及对内部控制的评估与改进。
文章还将讨论供应商管理中的内部控制和采购风险防范措施。
通过对这些内容的综合分析，可以帮助企业建立健全的采购内部控制体系，提高采购业务的效率和透明度，降低风险并保障企业利益。
最终，本文将总结讨论采购业务流程中的内部控制的重要性和必要性，为企业提供有效的参考和指导。
【关键词】采购业务流程、内部控制、供应商管理、风险防范、评估、改进、采购业务1. 引言1.1 浅议采购业务流程中的内部控制采购业务是企业运作中不可或缺的一个环节，而内部控制则是保障企业正常运作的重要手段之一。
在采购业务流程中，内部控制扮演着关键的角色，可以有效地防范风险、提高工作效率、保障资产安全。
内部控制的定义与作用是至关重要的。
内部控制是指企业为达到既定目标而制定的各项政策、程序、方法和措施，旨在保护企业资产的安全性、保证财务信息的真实性和可靠性、促进企业运作的有效性和效率。
在采购业务中，内部控制可以帮助企业规范采购流程，确保采购的合理性和合规性。
采购业务流程中的内部控制措施是值得重点关注的。
这些措施包括但不限于：明确采购流程、设立采购审批制度、建立供应商管理体系、建立采购档案管理制度等。
通过这些措施，企业可以有效地控制采购流程中的各种风险，确保采购活动的合理性和效率。
内部控制的评估与改进是内部控制的持续性工作。
企业应定期对采购业务流程中的内部控制措施进行评估，及时发现问题并采取改进措施。
只有不断完善内部控制，企业才能更好地应对外部环境的变化和风险挑战。
在采购业务流程中，内部控制是确保企业正常运作和发展的重要保障。
企业应高度重视采购业务流程中的内部控制，不断完善措施，提高内部控制的有效性和可靠性，从而为企业的可持续发展提供有力支撑。
2. 正文2.1 内部控制的定义与作用内部控制是指组织内部为了达成其经营目标而制定的各项制度、规定和程序，以保障财务报告的可靠性、资产保护的有效性以及合规性的确保。
政府采购内部控制制度
政府采购内部控制制度政府采购内部控制制度是指为了确保政府采购活动的合法性、公正性和透明性，对政府采购过程中的财务、人力、信息等资源的配置、使用和监督进行规范和管理的一系列制度和措施。
下面将从内部控制制度的建立、运行和监督三个方面进行阐述。
首先，政府采购内部控制制度的建立需要明确的法律法规作为依据。
政府采购法是我国政府采购活动的基本法律，应该作为建立内部控制制度的依据。
此外，还需要制定各类政府采购规章制度、流程和标准，明确各个环节的职责和权力。
同时，还需要制定相关的组织机构设置、人员配备和岗位职责，确保内部控制制度的顺利运行。
其次，政府采购内部控制制度的运行需要健全的过程控制。
政府采购过程涉及编制采购计划、编制采购文件、进行采购评审、签订合同等多个环节，每个环节都需要明确的程序和要求。
流程控制包括流程的设计、流程的执行和流程的监督三个方面。
流程设计要符合政府采购法的规定，充分考虑风险管控，确保采购过程的合法性和公平性。
流程执行要确保按照规定的程序进行，各参与方要履行相应的义务，并留下相应的记录。
流程监督要对采购过程进行监督和审计，发现问题及时纠正，确保采购活动的合规性和透明性。
最后，政府采购内部控制制度的监督要加强。
政府采购内部控制制度的监督职责应划分明确，相关机构要加强对政府采购活动的监督和审计。
监督部门要建立健全的监督机制，对政府采购活动进行全程监督，并及时报告发现的问题。
同时，政府采购活动要接受社会的监督，对外公开相关信息，接受投诉和举报，并及时处理和回应。
此外，还要加强对采购人员的培训和教育，提高从业人员的业务素质和风险意识。
综上所述，政府采购内部控制制度的建立、运行和监督是确保政府采购活动合法性、公正性和透明性的重要保障。
政府采购单位要严格按照相关法律法规制定和执行内部控制制度，健全流程控制，加强监督和反馈机制，不断提高采购活动的规范性和效能，为社会和人民群众提供优质的公共产品和服务。
【内控案例】从“毒胶囊”事件谈采购业务的内部控制
【内控案例】从“毒胶囊”事件谈采购业务的内部控制作者及案例简介毒胶囊”事件引发社会关注，制药企业内控存在缺失2012年4月15日，央视报道了某些企业用重金属铬超标的工业明胶冒充食用明胶生产药用胶囊的事件，引起社会强烈关注。
央视记者经过数月的调查取证，发现河北、江西、浙江等地有多家企业采用“蓝矾皮”为原料，生产工业明胶（业内俗称“蓝皮胶”），然后胶囊厂买去作为原料，制成药用胶囊；再流入制药厂，制成了各种胶囊药品，并流入市场。
加工工业明胶的原料“蓝矾皮”实际上是皮革厂鞣制后的下脚料，因鞣制剂中含金属铬，在经过生石灰、强酸碱处理后制成的“蓝皮胶”中残留的铬含量严重超标。
《食用明胶》行业标准也明确规定，严禁使用制革厂鞣制后的任何工业废料生产食用明胶。
实际的取样检测结果是，浙江新昌华星、卓康两家胶囊厂的明胶重金属铬含量分别超标30多倍和50多倍，药用胶囊中铬含量分别超标20多倍和40多倍。
2012年4月16日，国家食品药品监督管理局第一时间发出紧急通知，要求对13个药用空心胶囊产品暂停销售和使用。
随后采取了一系列行动，责成有关省食品药品监管局严肃查处违法违规企业，包括吊销其药品生产许可证、追究相关责任人刑事责任、销毁被查封的铬超标药用胶囊和胶囊剂药品等。
4月21日，卫生部发出“关于配合召回和暂停使用部分药品生产企业胶囊剂药品的通知”，要求各级各类医疗机构积极配合药监部门召回和立即暂停购入和使用问题企业生产的检验不合格批次药品和所有胶囊剂药品。
一些制药行业的上市公司如通化金马、复旦复华等相继发布公告，对涉及问题胶囊的生产车间查封或召回问题产品。
案例启示毒胶囊事件爆发，固然反映了我国药品行业监管缺失，但从涉案的制药企业自身因素来说，毒胶囊能顺利进入制药企业，说明这些制药企业在采购环节缺乏有效内部控制。
央视记者暗访证实，胶囊厂生产销售由工业明胶制成的不合格药用胶囊已持续多年，除了卖给一些当地和外地的中小制药厂，还包括了类似青海格拉丹东和吉林海外制药集团等，而这两家企业没能提供有效的进货检验记录，显然对供应商的管控措施也不可能到位。
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. - 采购业务的内部控制 一、采购业务概述
采购，是指单位为了满足物品（原材料、固定资产、办公用品等）或劳务（技术、服务等）等需要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下，任何单位要维持正常的生产或经营，都必须进行采购经济业务活动，可以说，采购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，它与生产、销售计划密切联系，业务发生频繁,工作量大，运行环节多，直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务内部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，发现并纠正错误，防止欺诈和舞弊行为，及时准确提供采购业务的会计信息，使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。设计采购业务的内部控制制度，就是依据企业的生产经营特点，针对采购业务的工作特性，设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施等，并规范执行，严格监督。 二、采购业务内部控制的目标 采购是存货管理的第一环节，它与生产和销售计划联系密切，它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。对于生产企业来说，采购是生产的准备阶段，为了生产适销对路的盈利 产品，必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格公道的商品。 1、存货的采购要与生产、销售业务的要求保持一致；. - 2、货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性； 3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让； 4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生； 5、保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率； 6、及时、准确提供存货采购的会计信息。
三、采购业务内部控制应遵循的原则 设计采购业务内部控制制度最基本的原则是实事求是，“因企制宜”，灵活兼顾。 1、相互牵制原则。一项完整的采购业务，如果是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督和核查，其发生错弊现象的可能性就很小。就具体内控措施来说，相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来讲，完成某个环节的工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明；从纵向关系来讲，完成某个工作需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。例如，在材料采购控制系统中，采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同（纵向牵制）进行采购，而采购的材料必需经过验收（横向牵制）后，才能办理有关手续。 因而只有经过横向关系和纵向关系的核查和制约，才使发生的错弊减少到最低程度，或者即使发生问题，也易尽早发现，及时纠正。
2、成本效益原则。企业最关心的是经济效益，如果单纯从控制的角度来考虑，参与控制的人员和环节越多，控制措施越严密，控制的效果就越好，其发生的错弊现象就越少，但因控制活动造成的控制成本就越高。因此，在设计采购业. - 务内部控制时，一定要考虑控制投入成本和控制产出效益之比，要根据企业自身经营的实际情况，权衡实施成本与预期效益科学设立，力争以最小的控制成本取得最大的控制效果。.
- 3、岗位责任原则。采购业务内部控制的设立是与企业的管理模式紧密联系的，企业按照其推行的管理模式设立工作岗位，并赋予其责、权、利，规定相应的操作规程和处理程序。在设置岗位时必须考虑到授权岗位和执行岗位的分离、执行岗位和审核岗位的分离、保管岗位和记账岗位的分离等，通过不相容职责的划分，各部门和人员之间相互审查、核对和制衡，避免一个人控制一项交易的各个环节，以防止员工的舞弊行为。
4、协调配合原则。设计采购业务内部控制制度要有利于各部门之间、人员之间相互配合、协调同步、紧密衔接，避免只管相互牵制而不顾办事效率的做法，导致不必要的扯皮和脱节现象。为此，必须做到既相互牵制，又相互协调，保证经营管理活动连续、有效地进行。
四、采购业务内部控制制度的设计 （一）、职务分离制度。采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有： .
- 1、生产或销售部门根据生产使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种和数量，仓储部门依据提供的需采购物资品种、数量及现有库存量，制定采购计划，报预算管理部门审批，然后由采购部门依据经管部门提供的市场调研报告进行公开询价。 2、由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门、经营管理部门共同组织招标投标来选择供应商，并会同供货单位签订采购合同。 3、物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。 4、物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。 5、采购人员应与负责付款审批的人员相分离。 6、审核付款人员应与付款人员相分离。 7、记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。 【案例】沈某在担任北京某A公司工程处主任期间，用向他人索要空白合同及商业零售发票，伪造购销合同，虚构了购买350万元电力电缆的事实，并指令保管员填写虚假的材料入库单，又用写有150万和200万的两张空白发票平帐。并到财务报销。 从案例看出沈某之所以能贪污350万，除其自身道德因素外，还表明A公司采购流程内部存在严重问题。 1、电力电缆的请购审批和实际执行全由沈某一人完成，没有达到上述不相容职务相互牵制的问题，为虚假采购创造空间。 2、采购和验收没有形成牵制。在采购过程中，采购人员不能同时担任验收职务，否则可能会造成采购人员购买假冒伪劣产品，本案例中虽然采购人和验收人为两个人，但由于保管员受沈某控制，实际上采购职务和验收职务没有起到相. - 互牵制的作用，造成材料虚假入库。给公司造成重大损失。.
- （二）、请购单控制制度。在确定物资采购时，必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量，以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门，“物资需求单”有使用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部门根据使用部门提供的需要量，再根据现有物资的库存量计算出请购量，正式提交“物资请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。财务部门根据资金使用情况签署执行意见，采购部门将采购计划报主管领导批准、存档备案并办理招标订货手续。 （三）、审批控制制度。根据企业生产、使用情况的实际需求，兼顾所需物资的特性，结合现有库存情况，制定出品种、数量、交货期较高准确性的采购计划，上报经营管理部门审批，金额较大的一类物资采购由经理办公会审批。对于计划内的采购项目，具有请购权的部门应严格按照计划执行进度办理请购手续；对于超计划和计划外代购项目,具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续,并报审批人审批，审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批。 （四）、订货控制制度。经管部门提供附有供应商的价格表、质量等级、供应量、电话、地址的市场调研报告，并定期对供应商的信誉、价格、质量进行评估，建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、电话、地址等供应商档案，从中筛选质量好、价格低、信誉好的供应商，由生产或销售部门、采购部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标，最终确定供应商。采购部门具体办理订货手续签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。企业对物资采购. - 每年进行一次招投标，以增加现有供应商的竞争意识。 .
- （五）、货物验收控制制度。企业所订购的货物运到后先入验收库由业务部门开具入库通知单、验收单。质检部门按照国家标准、行业标准、企业标准进行质量检验，各类物资必须具备各种规定资质。验收合格后出具“质量检验合格单”或在验收单上加盖“质检合格”章。如不合格查明原因，并向主管书面报告，及时向供应商提出异议。验收人员根据入库通知单、验收单及所附有关质量证明书、合格证、技术图纸、装箱单、过磅单、发货明细对货物进行数量、质量验收。验收无误在验收单加盖“验讫”章。验收中发现数量、质量不符或数量短缺、损坏、无质量证明和技术资料等无法验收时，及时向供应主管书面报告。采购人员把盖章齐全的入库单、验收单、采购合同以及发票送到财务部门进行报账，物资会计要对所送来的单据核对、整理，无误后编制挂账通知单。 （六）、货款支付控制制度。由采购请购单、订货单和验收单共同构成的收货业务完成后，会计部门就取得了供货方的发票、验收单和采购合同等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核无误后，会计部门应该连续编号、及时、准确记录物资的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。如有部分退货，需从原发票中扣除后再办理结算。对物资的核算，必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计正确地进行计量并记入适当的账户和适当的期间，由专人按照约定的付款日期、折扣条件管理应付账款，已到期的应付账款须经有关授权人审批后方可办理货款结算与支付。 .
- （七）、会计稽核与对账制度。它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证，都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。 五、采购业务内部控制存在的风险 （一） 采购合同方面的风险 材料采购合同是以材料、设备等为标的的支出性经济合同。材料采购合同无论在数量上还是金额上都占经济合同中的大部分比例，其签订是否合理合法、履行是否到位，在一定程度上会引起企业成本与资金的波动，从而影响企业的经济效益，目前公司材料采购合同在签订、履行、结算等方面存在着一定的漏洞，主要表现在以下几个方面： （1） 签订虚假经济合同，套取资金。材料采购合同主要是由企业的计划部门和物资等相关部门负责签订的，如果缺乏监管，有些企业内部的合同经办人员为了谋求私利可能会与合同的对方当事人相互串通，签订虚假的经济合同，套取企业资金，给企业造成不必要的损失。 （2） 价格虚高。合同条款表述不清，很多企业在签订合同时缺乏必要的市场调研，对市场信息掌握不够，未按市场行情及时调整价格，未进行招标，对价款组成部分的包装费、运输费缺乏明确约定等。此外，合同条款内容未按规范进行表述，容易使合同双方在供货时间、标的物规范及费用的负担上引起不必要的纠纷。 （3） 合同条款执行不严，未能有效追究违约责任。有些企业材料采购合同条款中违约责任的规定形同虚设，不能严格予以执行，有些企业由于计划、仓