案卷题名
科学技术档案案卷构成的一般要求
科学技术档案案卷构成的一般要求为加强科学技术档案管理，提高案卷质量，更有效地服务于经济建设，特制定本标准。
主题内容与适用范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷、编目、卷皮规格及其制成材料的质量要求。
本标准适用于一般科学技术档案的案卷管理。
某些形式特殊的科学技术档案的案卷要求可参考本标准。
术语科学技术档案是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
科技文件材料是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。
案卷由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。
卷内目录案卷内登记文件及其排列次序的目录。
卷内备考表说明案卷内文件状况的表格。
档号档案的编号。
包括分类号、项目代号、案卷号。
项目代号产品、工程、课题、设备的代字或代号。
组卷要求组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。
产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷。
与产品、科研课题、基建项目、设备仪器关系密切的；管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。
要保证案卷内所反映问题的科技文件材料的齐全完整。
案卷内科技文件材料必须准确反映生产、科研、基建和有关管理活动的真实内容。
案卷内科技文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。
案卷内科技文件材料的排列产品按设计（含初步设计、技术设计）、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列，也可按其产品系列、结构（部件或组件）排列。
科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。
基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等排列。
设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。
随机图样也可单独组卷。
管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
案卷内封面格式与示例
行 分部工程：
距
分项工程：
华文新魏四号 或小四加粗
楷体
二号 加粗
××市建筑工程公司
XXXX 年XX 月XX 日至XXXX 年XX 月XX 日
5cm
为卷内文件的起止时间
为立卷单 位
7
附件 6：案卷内封面格式及示例
雅砻江流域集控中心大楼
5cm
楷体 小二 加粗
工程建设档案
隶书 初号
加粗
华文新魏小三 或四号
案卷题名：雅砻江流域集控中心大楼地基基础工程开工、施工组织
设计报审表及技术交底、预检和施工现场质量管理记录
相 合同工程：雅砻江流域集控中心大楼地基处理
1.5~2cm 互 中点 间
为 单位工程：
案卷标题的结构及拟写要求
案卷标题的结构及拟写要求刘云霞【摘要】案卷标题即案卷题名,是对卷内文件材料的高度概括.它的作用在于准确地提示案卷的内容,便于查阅和利用.案卷标题的质量将直接影响到检索工具的编制和档案的开发利用,对档案著录、标引、检索和日常管理有着重要的意义.因此,拟写案卷标题一定要做到内容概括准确、文字简练、结构完整、语句通顺、标点正确,达到内容与形式的完美统一.【期刊名称】《林区教学》【年(卷),期】2011(000)008【总页数】2页(P151-152)【关键词】案卷标题;结构;要求【作者】刘云霞【作者单位】呼伦贝尔学院,内蒙古呼伦贝尔021000【正文语种】中文【中图分类】G275.2案卷标题就是案卷的题名，它是卷内文件材料自然联系和共同特征的高度概括。
标题不仅是案卷的有机组成部分，而且是标举全卷的“眉目”，它的作用在于准确地揭示出卷内文件的内容和成分，为今后的查找利用及编制检索工具提供索引，它还是编制各种检索工具的基础。
把若干个单份文件组合在一起，形成一个集合体，拟写一个简洁、确切的标题，以正确地揭示出卷内文件材料的内容和成分，是一项难度较大、要求较高的专业技术工作，是对文书立卷人员基本功的检验。
标题拟得好，让人一目了然地看出案卷的主要内容，为日后的查找利用提供了可资检索的依据;标题拟得不好，便失去了索引的作用，增加了查阅的难度。
那么怎样才能拟出一条结构完整、言简意赅的标题呢?“结构”一词，原是建筑学上的一个术语，它指的是建筑物的内部构造，整体布局，后被借用到文学中。
标题结构，简单地说，就是案卷标题的组织、构造。
一个符合要求的案卷标题结构起码要具备以下三个条件:第一，标题结构要正确地反映出卷内文件材料的发展规律和内在联系。
第二，标题结构要服从、服务于案卷内容的需要，依据内容安排结构。
第三，标题结构完整、文字简练、表达准确，力戒抽象笼统、烦琐冗长或残缺不全。
我国老一辈文书工作者根据多年立卷的经验，总结出了案卷标题的基本结构，即作者—问题—名称。
案卷目录、卷内目录说明
案卷目录、卷内目录说明
案卷目录说明：
案卷目录应包括序号、档号、案卷题名、总页数和保管期限。
这些信息应与案卷封面所标识的信息一致。
备注可根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
卷内目录说明：
卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期和页数。
序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的排列序号。
文件编号是红头文件的文号，即文件材料印制时的编号，包括代字、年度和序号。
责任者应使用全称或规范性简称填写。
文件题名应照实抄录，如果文件材料没有标题，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
日期是文件材料的形成日期，即盖章落款的日期。
页数应填写该文件的总页数或起止页号。
案卷封面模板
案卷封面模板案卷封面是对案卷内容的一个概括性展示，也是案卷管理工作中的一个重要环节。
一个规范、清晰的案卷封面不仅可以提高案卷管理效率，还可以为案卷的使用与保管提供便利。
因此，设计一个合适的案卷封面模板对于案卷管理工作至关重要。
一、案卷封面的基本要素。
1.案卷题名。
案卷题名应当简明扼要地概括出案卷的主题内容，便于用户快速了解案卷的内容。
2.编制单位。
编制单位是指对案卷进行整理、编制、归档的单位名称，也是案卷管理的责任单位。
3.编制时间。
编制时间是指案卷封面的编制日期，标明了案卷封面的时效性。
4.案卷编号。
案卷编号是对案卷进行唯一标识的序号，便于案卷的检索与管理。
5.保管期限。
保管期限是指案卷需要被保管的时间期限，依据相关规定进行归档与保管。
6.封面说明。
封面说明是对案卷封面内容的简要说明，包括了案卷的主要内容、编制目的等信息。
二、案卷封面模板的设计。
1.案卷封面模板的标题。
在设计案卷封面模板时，首先需要确定封面的标题格式，一般采用粗体、居中对齐的形式，突出案卷的主题内容。
2.案卷题名的设计。
案卷题名一般采用大字号、粗体的形式，突出案卷的主题内容，便于用户快速了解案卷的内容。
3.编制单位、编制时间、案卷编号的设置。
编制单位、编制时间和案卷编号一般采用统一的格式进行设置，便于统一管理和检索。
4.保管期限的标注。
保管期限一般采用特定的格式进行标注，突出案卷的保管期限，便于归档与保管。
5.封面说明的编写。
封面说明一般采用简洁明了的语言进行编写，突出案卷的主要内容、编制目的等信息，便于用户快速了解案卷的内容。
三、案卷封面模板的应用。
1.规范管理。
通过设计合理的案卷封面模板，可以规范案卷管理工作流程，提高管理效率。
2.便于检索。
设计合理的案卷封面模板可以便于用户对案卷进行快速检索，提高案卷的利用价值。
3.便于保管。
合理设计的案卷封面模板可以便于案卷的归档与保管，保障案卷的完整性和安全性。
四、总结。
案卷封面模板的设计对于案卷管理工作具有重要意义，一个规范、清晰的案卷封面模板可以提高案卷管理效率，便于用户对案卷进行检索与利用。
案卷目录、卷内文件目录录入方法
专指传统老方法的档案：
一、 案卷目录录入（指整卷装订的案卷）：
案卷管理 案卷著录
案卷题名：（封皮题名）
全宗号：如005（保留三位数）
目录号：如001或002或003
案卷号：如0001
年度：如1999
类别（机构）：XXX 类
归档号：（不用填）
分类号：（不用填）
保管期限：（永久或长期或短期）
页数：（本卷总页数）
案卷起始时间：（指本卷时间最早那份文件时间）如19990101 案卷终止时间：（指本卷最晚那份文件时间）如19991230
（前面0为填加位数，全宗号、目录号保留三位数，案卷号为四位数）
二、卷内文件目录录入（指整卷装订的案卷）：
档案著录正题名：（文件标题）
副题名：（不用填）
文号：如港区办发〔1999〕1号
责任者：（落款单位）
档号：全宗号--目录号--案卷号--文件序号
如005-001-0001-001
005-002-0001-001 （前面0为增加位）
005-003-0001-001
全宗号目录号案卷号文件序号
（注：前面0为填加位数，全宗号、目录号、文件序号保留三位数，案卷号为四位数）
年度：如1999
类别（机构）：如XXX类
归档号：（不用填）
保管期限：（永久、长期、短期）
主题词：（可填可不填）
分类号：（如0001即为案卷号）
缩微号：（不用填）
载体类型、张数、图像文件：（不用填）
时间：如19990809
页号：（文件所在第几页）。
案卷封面的内容和格式示例
案卷封面的内容
全宗名称 类目名称 案卷提名 时间 保管期限 件数 文书处理号 档号
案卷封面的1 磅
档 号：
5cm 从档号以下按三号字空行至立卷单位
由管理局档案管理人员 使用阿拉伯数字填写，华 文新魏三号带下划线
案卷 题名 相互 间行 距为 1.5 倍
1.5～2cm
合同档案
档号以下按三号字距空三行，至第四行填写 案卷题名，且应使用华文新魏三号字填写， 居中，如两行打不下，字符间可紧缩 1～2 磅 华文新魏三号带下划线，如一 行打不下，字符间可紧缩 1 磅
装订打孔中点
黑体二号加粗，字 符间加宽 1 磅
由管理局档案管 理人员用红色印 泥加盖相应的保 管期限和密级章
使用阿拉伯数字填写， 华文新魏三号带下划 线
相 立卷单位
互
间 行
起止日期
距
为 保管期限
43
磅
密级
中国××××××公司 2014-12-01～2015-12-31
注：凡涉及有行距要求的，均应将“格式”→“段落”设置中的“如果定义了文档网格，则对齐网
5cm
卷内文件目录及样表
顺序号 发号 责任者 文件提名 备注
卷内文件目录
案卷主题：
组卷部门： 组卷时间
序号 责任者
文号
1
2
：
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
文题
日 期 页码
卷内备考表
备考表
本案卷共有文件材料 页,其中：
材料 页,图样材料
页,
照片
张.
说明：
立卷人： 年月日
审核人： 年月日
填写案卷封皮及备考表
填写案卷封皮及备考表
填写案卷封皮及备考表是一项重要的档案管理工作，以下是填写时需要注意的几个方面：
1. 案卷封皮：
案卷封皮是档案的外部包装，应当包含以下内容：
- 全宗名称：即档案馆的名称，一般填写在封皮正中间。
- 类目名称：即案卷所属的类别，如人事、财务、合同等，应填写在封皮左上角。
- 案卷题名：即案卷的主题，应简明扼要地概括案卷内容，填写在封皮右上角。
- 卷内文件起止日期：即案卷内文件的起止时间，应填写在封皮右下角。
- 保管期限：根据国家有关规定，填写案卷的保管期限，如永久、长期、短期等。
- 件(页)数：填写案卷内文件的页数或件数，应与实际数量相符。
- 归档号：即案卷在档案馆中的编号，应填写在封皮底部。
- 档号：即档案馆对案卷的编号，由档案馆工作人员填写。
2. 案卷备考表：
案卷备考表是案卷内文件的说明和记录，应包含以下内容：
- 本卷情况说明：说明案卷的立卷时间、立卷人、检查人等信息，应填写在备考表的顶部。
- 立卷人：即案卷的立卷人，应填写在备考表的左侧。
- 检查人：即案卷的检查人，应填写在备考表的右侧。
- 立卷时间：即案卷的立卷时间，应填写在备考表的底部。
在填写案卷封皮和备考表时，应确保信息准确无误，以便于档案的查找和管理。
同时，也要遵守档案馆的相关规定，保证档案的质量和安全。
案件装卷规范
本规范适用于各类治安行政处罚案件，依案立卷，一案一卷。
一、封面要求1、全宗名称部分应印制立档公安机关名称2、类别名称部分应填写“治安管理行政处罚案卷”3、案卷题名部分应分行填写“违法嫌疑人姓名：××”、“案由：××”、“办案单位：××”、“办案人：××，××”二、装订顺序1、案卷目录2、案件结果（1）行政处罚决定书、不予行政处罚决定书、当场处罚决定书、终止案件调查决定书、收缴/追缴清单（2）没收违法所得、非法财物清单（附相应行政处罚决定书后）（3）调解协议（因调解后未执行给予行政处罚的，调解协议置于第8部分“调解”调解记录前）（4）行政处罚、终止案件调查、收缴、追缴审批表3、案件来源、受理（5）受案登记表（6）移送案件通知书（为外单位移送到本单位之通知书）（7）指定管辖决定书4、案件调查（8）继续盘问、延长继续盘盘问审批表（9）传唤证（10）检查证、审批表（11）先行登记保存证据清单（12）抽样取证证据清单（13）扣押物品清单5、告知、听证（14）行政处罚告知笔录（15）举行听证通知书，不予受理听证通知书（16）听证笔录（17）听证报告书6、执行（18）执行回执、罚没收据（19）强制执行申请书（20）暂缓执行行政拘留决定书，审批表（21）担保人保证书（22）收取保证金通知书（23）退还保证金通知书（24）没收保证金通知书7、证据材料（25）违法嫌疑人陈述、申辩（违法嫌疑人询问笔录、书面材料）（26）被侵害人陈述（）（27）证人证言（28）辩认笔录（29）民警对挡获情况、现场情况等的证明（30）勘验/检查笔录，现场笔录（31）鉴定意见、检测结论、委托书（有多种鉴定、检测的，委托书分别附结论之后），鉴定、检测机构人员资质证明（32）其他书证、物证（33）违法嫌疑人身份、前科查证情况8、调解（34）调解记录9、其他（35）回避申请书、决定书（36）聘请翻译人员的通知书、聘书、相关资质证明（37）行政复议决定书（38）行政判决书（39）其他应存档材料附件二、行政强制措施案卷装订规范本规范适用于公安机关决定采取强制戒毒、收容教育行政强制措施的案件。
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1 、适用范围本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。
2 、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
各项目具体位置、尺寸。
2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。
2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简炼、明确。
2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
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检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C1— 001
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工管理）
（工程概况表；开工报告；企业资质报审表）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年04月13日-2013年04月01日
保管期限：
密级：
共卷第 1 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C2— 002
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工技术）
（施工组织设计（方案）及报审表）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年05月23日-2013年05月23日
保管期限：
密级：
共卷第 2 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C2— 003
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工技术）
（施工组织设计（方案）及报审表）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年04月24日-2013年06月01日
保管期限：
密级：
共卷第 3 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C2— 004
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工技术）
（施工组织设计（方案）及报审表）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年05月21日-2013年06月05日
保管期限：
密级：
共卷第 4 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C2— 005
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工技术）
（施工组织设计（方案）及报审表）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年06月05日-2013年11月21日
保管期限：
密级：
共卷第 5 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C2— 006
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工技术）
（施工组织设计（方案）及报审表）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年11月27日-2014年11月09日
保管期限：
密级：
共卷第 6 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C2— 007
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工技术）
（技术交底记录、图纸会审记录）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年04月20日-2014年10月20日
保管期限：
密级：
共卷第 7 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C2— 008
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工技术）
（设计变更通知单）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年04月20日-2014年10月20日
保管期限：
密级：
共卷第 8 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C2— 009
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工技术）
（设计变更通知单）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年04月20日-2014年10月20日
保管期限：
密级：
共卷第 9 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C2— 010
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工技术）
（设计变更通知单）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年04月20日-2014年10月20日
保管期限：
密级：
共卷第 10 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C2— 011
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工技术）
（设计变更通知单）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年04月20日-2014年10月20日
保管期限：
密级：
共卷第 11 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C2— 012
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工技术）
（设计变更通知单）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年04月20日-2014年10月20日
保管期限：
密级：
共卷第 12 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C2— 013
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工技术）
（设计变更通知单）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年04月20日-2014年10月20日
保管期限：
密级：
共卷第 13 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C3— 014
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（进度质量造价控制）
（开工报审表、技术核定单、工程款支付申请表）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年04月20日-2014年10月20日
保管期限：
密级：
共卷第 14 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C4— 015
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工物资）
（砖、水泥出厂证明文件）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年05月13日-2014年03月08日
保管期限：
密级：
共卷第 15 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C4— 016
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工物资）
（钢筋出厂证明文件）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年06月10日-2013年12月19日
保管期限：
密级：
共卷第 16 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C4— 017
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工物资）
（钢筋出厂证明文件）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年05月10日-2013年12月14日
保管期限：
密级：
共卷第 17 卷
检索号：
档号：
案卷题名
ZZHQ I — C4— 018
郑州华强电子高端服务业基地项目（郑州华强城市广场）1#楼
（施工过程）
（施工物资）
（钢筋出厂证明文件）
编制单位：中建八局第二建设有限公司
编制日期：2013年05月10日-2013年12月19日
保管期限：
密级：
共卷第 18 卷。