商务邮件书写PPT课件
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回复不得少于10个字 ✓ 对方给你发来一大段邮件，你确至回复“是的”、“对”、“谢谢”、
“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的，怎么着也得凑够10个字，显 示出你的尊重。
商务邮件书写-注意事项
23
沟通确认和反馈 ✓ 对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或 请对方确认收到Email ✓ 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再 次提醒
正文 主题
签名
商务邮件书写-邮件结构
9
收件人
正文
主题
主题是收件人了解邮件的第一信息，可以让收件人迅速了解邮件内容 并判断其重要性
不要空白标题，这是失礼的表现
标题清楚简短，能反应邮件的内容和重要性，如面试通知，营销方案， 工作月报
一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封信件内谈及过多事情
收件人的邮箱地址
第一次发送前须核对确认，避免出现发送错误，
如邮件内容涉及商业机密，后果则不堪设想 发送邮件后及时保存联系人邮件地址
正文
主题
签名
商务邮件书写-邮件结构
8
收件人
正文内容包括 称呼：收件人的姓名、性别、职务，如李爽、李经理、李总 李先生、李老师等；） 问候及寒暄语：你好！您好！新年好！ 感谢您长期以往对 我司的支持与信任，…… 祝 词：祝工作顺利！祝周末愉快！顺祝商祺 ！
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须
谨慎而客观。
商务邮件书写-正文书写原则
16
原则之四 正确
1. 错别字 2. 名字 3. Email地址 4. 检查
商务邮件书写-正文书写原则
17
原则之五 一致
1. 内容前后一致，不要自相矛盾 2. 语气一致 3. 电话邮件风格一致
转发敏感或者机密信息要小心谨慎 – 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人
记住：只发有必要的邮件，认真发邮件！
商务邮件书写-正文书写原则
18
1. 背景简单 干净简练 2. 颜色统一 最多两种 3. 字体易读 字号统一 4. 或中或西 切勿杂乱 5. 一事一段 段间隔行 6. 适当留白 松紧有度
商务邮件书写-正文书写格式
19
商务邮件书写-正文书写格式
20
商务邮件书写-正文书写格式
21
不要动不动使用 之类的笑脸字符 在商务信函了里面使用 之类的笑脸字符会显得比较幼稚。
附件是邮件的重要组成部分 ✓如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 ✓附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 ✓正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 ✓附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 ✓如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，一面影响 使用
商务邮件书写-邮件结构
11
签名档
商务邮件书写-邮件签名
12
原则之一 清晰简洁
正
文 书
原则之二 完整周详
写
五 原
原则之三 注意语气
则
Fra Baidu bibliotek
原则之四 正确
原则之五 一致
商务邮件书写-正文书写原则
13
原则之一 清晰简洁
✓Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容 确实很多，正文应制作摘要介绍，然后单独写个文件 作为附件进行详细描述。 ✓正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰 的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让 人家拉滚动条才能看完你的邮件。
商务邮件书写-正文书写原则
14
原则之二 完整周详
1. 发邮件的目的（你要什么？他要什么？） 2. 写完邮件读一遍检查是否有遗漏？立场
客观？站在收件人的立场上想一下，他 们收到是什么感受？
商务邮件书写-正文书写原则
15
原则之三 注重语气
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还 是对外的性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引 起对方不适。
商务邮件书写-邮件常识
4
t
occ
如何使用
bcc
cc呢，中文翻译成抄送，顾名思义，这 信不是给你写的，抄一份给你过目下， 也就是知会的意思。
bcc呢，中文翻译成暗送。收信人， 能够看到这封信to谁cc谁，但看不 到bcc的对象。
商务邮件书写-邮件常识
5
Reply\ reply to all\forward 回 复\ 全 部 回 复\ 转 发
商务邮件书写
2
培训 内容
Email常识 邮件结构 邮件正文书写原则 邮件签名 邮件格式
注意事项
人力行政部-员工培训
3
什么情况下使用email
口头表达、电话、短信不能说明的，内容较多： 对外如方案、产品资料、商务框架协议、表扬信、 感谢信、致歉信等。 对内如工作报告、部门之间事务往来、通知、重 要信息等
收到一封信，有reply（回复）和reply to all（回复全部）的选项。 reply会把回信发给from的那一个人，而reply to all呢，会把回信 寄给from, to, cc的所有人。
商务邮件书写-邮件常识
• 收件人 • 主题 • 正文 • 签名
6
商务邮件书写-邮件结构
7
收件人
商务邮件书写-注意事项
22
及时回复Email ✓ 收到他人的重要电子邮件后，即可回复对方一下，往往还是必不可少
的，这就是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一 些紧急重要的邮件。 ✓ 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，特别是对一些紧急重要的 邮件，对于一些优先级别的邮件可集中在一特定时间处理，但一定不 要超过24小时。 ✓ 如果事情复杂，你无法及时回复，云云“，不要让对方苦苦等待，记 住：及时作出响应，哪怕只是确认下收到了。 ✓ 如果你正在出差或者休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以 免影响工作。
可适当使用大写字母或特殊符号来突出标题，引起收件人注意，特别 不要随便就用“紧急”之类的字眼。
回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更该标题，不要RE-RE一大
串
签名
商务邮件书写-邮件结构
10
收件人 正文 主题
签名
Email末尾加上签名，对方可以清楚的知道发件人信息 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分。尤其是对外部 联系的邮件都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象。 签名档文字应选择与正文文字相匹配，简体、繁体或英文，以 免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些
“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的，怎么着也得凑够10个字，显 示出你的尊重。
商务邮件书写-注意事项
23
沟通确认和反馈 ✓ 对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或 请对方确认收到Email ✓ 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再 次提醒
正文 主题
签名
商务邮件书写-邮件结构
9
收件人
正文
主题
主题是收件人了解邮件的第一信息，可以让收件人迅速了解邮件内容 并判断其重要性
不要空白标题，这是失礼的表现
标题清楚简短，能反应邮件的内容和重要性，如面试通知，营销方案， 工作月报
一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封信件内谈及过多事情
收件人的邮箱地址
第一次发送前须核对确认，避免出现发送错误，
如邮件内容涉及商业机密，后果则不堪设想 发送邮件后及时保存联系人邮件地址
正文
主题
签名
商务邮件书写-邮件结构
8
收件人
正文内容包括 称呼：收件人的姓名、性别、职务，如李爽、李经理、李总 李先生、李老师等；） 问候及寒暄语：你好！您好！新年好！ 感谢您长期以往对 我司的支持与信任，…… 祝 词：祝工作顺利！祝周末愉快！顺祝商祺 ！
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须
谨慎而客观。
商务邮件书写-正文书写原则
16
原则之四 正确
1. 错别字 2. 名字 3. Email地址 4. 检查
商务邮件书写-正文书写原则
17
原则之五 一致
1. 内容前后一致，不要自相矛盾 2. 语气一致 3. 电话邮件风格一致
转发敏感或者机密信息要小心谨慎 – 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人
记住：只发有必要的邮件，认真发邮件！
商务邮件书写-正文书写原则
18
1. 背景简单 干净简练 2. 颜色统一 最多两种 3. 字体易读 字号统一 4. 或中或西 切勿杂乱 5. 一事一段 段间隔行 6. 适当留白 松紧有度
商务邮件书写-正文书写格式
19
商务邮件书写-正文书写格式
20
商务邮件书写-正文书写格式
21
不要动不动使用 之类的笑脸字符 在商务信函了里面使用 之类的笑脸字符会显得比较幼稚。
附件是邮件的重要组成部分 ✓如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 ✓附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 ✓正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 ✓附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 ✓如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，一面影响 使用
商务邮件书写-邮件结构
11
签名档
商务邮件书写-邮件签名
12
原则之一 清晰简洁
正
文 书
原则之二 完整周详
写
五 原
原则之三 注意语气
则
Fra Baidu bibliotek
原则之四 正确
原则之五 一致
商务邮件书写-正文书写原则
13
原则之一 清晰简洁
✓Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容 确实很多，正文应制作摘要介绍，然后单独写个文件 作为附件进行详细描述。 ✓正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰 的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让 人家拉滚动条才能看完你的邮件。
商务邮件书写-正文书写原则
14
原则之二 完整周详
1. 发邮件的目的（你要什么？他要什么？） 2. 写完邮件读一遍检查是否有遗漏？立场
客观？站在收件人的立场上想一下，他 们收到是什么感受？
商务邮件书写-正文书写原则
15
原则之三 注重语气
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还 是对外的性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引 起对方不适。
商务邮件书写-邮件常识
4
t
occ
如何使用
bcc
cc呢，中文翻译成抄送，顾名思义，这 信不是给你写的，抄一份给你过目下， 也就是知会的意思。
bcc呢，中文翻译成暗送。收信人， 能够看到这封信to谁cc谁，但看不 到bcc的对象。
商务邮件书写-邮件常识
5
Reply\ reply to all\forward 回 复\ 全 部 回 复\ 转 发
商务邮件书写
2
培训 内容
Email常识 邮件结构 邮件正文书写原则 邮件签名 邮件格式
注意事项
人力行政部-员工培训
3
什么情况下使用email
口头表达、电话、短信不能说明的，内容较多： 对外如方案、产品资料、商务框架协议、表扬信、 感谢信、致歉信等。 对内如工作报告、部门之间事务往来、通知、重 要信息等
收到一封信，有reply（回复）和reply to all（回复全部）的选项。 reply会把回信发给from的那一个人，而reply to all呢，会把回信 寄给from, to, cc的所有人。
商务邮件书写-邮件常识
• 收件人 • 主题 • 正文 • 签名
6
商务邮件书写-邮件结构
7
收件人
商务邮件书写-注意事项
22
及时回复Email ✓ 收到他人的重要电子邮件后，即可回复对方一下，往往还是必不可少
的，这就是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一 些紧急重要的邮件。 ✓ 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，特别是对一些紧急重要的 邮件，对于一些优先级别的邮件可集中在一特定时间处理，但一定不 要超过24小时。 ✓ 如果事情复杂，你无法及时回复，云云“，不要让对方苦苦等待，记 住：及时作出响应，哪怕只是确认下收到了。 ✓ 如果你正在出差或者休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以 免影响工作。
可适当使用大写字母或特殊符号来突出标题，引起收件人注意，特别 不要随便就用“紧急”之类的字眼。
回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更该标题，不要RE-RE一大
串
签名
商务邮件书写-邮件结构
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收件人 正文 主题
签名
Email末尾加上签名，对方可以清楚的知道发件人信息 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分。尤其是对外部 联系的邮件都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象。 签名档文字应选择与正文文字相匹配，简体、繁体或英文，以 免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些