文档管理系统白皮书2.1

文档管理系统

白皮书

目录

1.概述 (4)

2.系统总体介绍 (4)

3.系统体系架构 (6)

4.系统功能架构 (7)

5.基本功能介绍 (7)

5.1.数据管理 (7)

5.2.应用查询 (8)

5.2.1.共享管理 (8)

5.2.2.查询浏览 (8)

5.2.3.文件分发 (9)

5.3.系统维护 (9)

5.3.1.系统管理设定 (9)

5.3.2.用户管理 (9)

5.3.3.文档类型管理 (9)

5.3.4.权限管理 (10)

6.辅助功能介绍 (10)

6.1.目录认证 (10)

6.2.数据批量上传 (10)

6.3.后台自动识别 (10)

6.4.Louts Notes邮件归档 (10)

7.技术特点 (11)

7.1.强大的安全管理 (11)

7.2.多语言管理 (11)

7.3.版本控制和生命周期管理功能 (11)

7.4.专用的文件浏览器 (12)

7.5.电邮提醒 (12)

7.6.数据加密 (13)

7.7.同office整合 (13)

7.8.多级授权 (13)

7.9.系统已整合和支持各种外部系统 (13)

7.10.提供二次开发包（SDK） (13)

7.11.与其他系统的接口 (13)

8.软硬件要求 (14)

1.概述

如何提升企业自身的竞争力？加快新产品的研发、提高服务质量、优化业务内部管理、发扬企业文化等等。这些核心竞争力的形成和发展归根结底都与企业对自身以往的实践经验和相关领域知识的积累程度密切相关。经研究发现企业内部80%的知识和信息是以文档的形式存在的，70%的日常运作必须同纸质和电子文档联系在一起 ，并且企业内部各种文档数据每年以200%的速度增长，同时应用文档所产生的人工费占总人工费的40%。文档管理系统可以帮助您快速、安全的完成知识的积累、共享和利用，同时节约人工费用。

2.系统总体介绍

紫光文档管理系统是一套解决企业电子文件管理的应用软件。系统遵守电子文件生命周期理论，很好的完成了电子文件从创建、存储、利用、鉴定、销毁和移交的过程。系统主要对各种电子文件资料的安全管理、数据检索浏览、电子文件的利用等方面提出了很好的解决方案。紫光文档管理系统从易用性、安全性、

扩展性等方面着手进行设计开发。系统采用.NET 开发的BS 模式，即通过IE 浏览器就能够实现数据的操作、应用、查询浏览等。用户可以很方便的对电子文件进行管理和利用。

紫光文档管理系统解决了电子文件管理中的很多问题：

? 数据管理方面

系统的数据来源可以是OA 、ERP 、CRM 和系统业务系统的归档的数据，可以是邮件、电子传真等先行文件，也可以是往来文件、票据、技术资料和设计文档等纸质文件的扫描件。系统可以管理DOC 、XSL 、JPG 、TIFF 、GIF 、BMP 、PDF1.1等多种类型文件类型。系统提供专用浏览器来浏览查看所管理电子文件；

? 数据保管方面

重要的电子文档一般分处在各个岗位和人员的电脑中，很容易造成文件丢失泄密。实物管理也会存在无序化、易损坏、易丢失等问题。紫光文档管理系统采用的是集中存储、分权管理的模式，采用电子文件和实体文件数据对应的管理方法来管理数据。

? 数据利用方面

实体查找难，电子文件多，电子文件类型杂，有些电子文件内容不能编辑查找等问题造成电子文件利用率低。紫光文档管理系统提供全文检索、关键字检索、符合检索等多种检索方式实现各种文件的快速查找和检索浏览。?安全控制方面

系统采用数据加密、数据遮掩、多级权限控制、日志管理等多种方法保证数据的安全。系统提供专用的数据导入模块实现对历史数据和其他系统归档数据的转入，也提供专用的数据导出模块实现数据导出。

3.系统体系架构

4.系统功能架构

文档管理系统功能架构图

5.基本功能介绍

文档管理系统主要分为数据管理、应用查询和系统维护三个模块。各部分功能还可以拆分组成用户需要的功能系统。

5.1.数据管理

?管理各种类型的电子文档。可以管理TIFF、JPG、DOC、XLS、PDF1.1等各种文档类型；

?版本控制。系统有严格的版本号控制功能，默认统一使用的是最新版本文件，旧版本文件只有被授予权限的用户才可以浏览使用；

?文件夹管理。文档从一个文件夹拖曳到另一个文件夹；

?排程的文件上传。可以设置规则定时上传文件到文档管理系统中；

?分派目录。根据文件的相关索引条件设置规则，可以将满足某一条件的文件

强制性放到某个文件夹中；

?协同作业。文件讨论、邀请与警示的协同作业；

?批量导入历史文档。系统支持从硬盘文件夹或邮箱导入文档至数据库。

?批量导入文档索引。支持索引一同导入，减少大量索引重新录入工作。5.2.应用查询

5.2.1.共享管理

?默认察看文件、图像的最新版本。查看旧版本需要文档拥有人授权；

?文件、图像在共享阅读时，可以按用户设定以下限制；

-可不可以打印

-可不可以截屏

-可不可以复制

-可不可以下载

?图像浏览时提供放大镜把屏幕部分放大；

?图纸察看时只占用短时间的软件授权、或是完全不占授权；

?提供简单的图纸检索接口。用户只需要单独输入图纸名称，命中后可以直接按权限浏览；

?浏览时提供不同的放大、缩小显示效果；

?打印时自动生成水印。水印内容可以从管理员按不同档类型定义；

?必须要经过登陆才可以查看文档。

5.2.2.查询浏览

?专用浏览器。系统提供专用的文件浏览器，可以浏览TIFF、JPG、DOC、XLS、PDF1.1等多种格式文件；

?多语言检索。支持繁体，简体和英文的检索；

?字段检索。通配符检索/逻辑条件检索，支持不同类型的文件索引自定义，每一个不同的文件夹可以自定义索引；

?全文索引。对电子文件支持全文索引，能支持 WORD, EXCEL, PDF 等通用格

式；对图像文件扫描后的文字，支持全文索引；支持同时的全文与索引查找；

?结果显示。查找结果不显示没有权限的文档，检索结果显示/文件柜，文档索引，文档清单，文档预览；

?文档预览。影像的放大&缩小/缩放至最佳大小/放大镜/前后页浏览；

?内文检索。对浏览中的文件进行内容检索；

5.2.3.文件分发

用户可以通过邮件分发文件，可以选择是通过邮件附件还是文件连结来分发；

5.3.系统维护

5.3.1.系统管理设定

?系统信息设置；

?用户使用界面设置；

?日志管理；

?可对电子文件进行加密。

5.3.2.用户管理

?群组管理。定义群组信息，授权群组相应权限；

?属性管理。定义用户信息，设定所属群组或授予相应权限。

5.3.3.文档类型管理

?自定义文档类型。用户可以根据需求将文档分为不同的类型；

?索引字段类型。提供文字、数字、日期、日期时间、下拉列表等字段类型；?索引字段数量。每种类型的文档可建立多达20个索引字段；

?索引字段辅助功能。提供下拉列表、强制输入、自动流水、ODBC（取其他数

据库的数据）等索引功能；

5.3.4.权限管理

?操作授权。每个用户可以对每个文档进行浏览、修改、删除、打印、更新等权限的控制；

?逐一文档操作。可对各类型的文档进行操作授予；

?集中文档授权。可对文档类型进行操作授予。

?用户授权。可对用户进行的文档授权；

?群组授权。可对群组进行的文档授权。

6.辅助功能介绍

6.1.目录认证

?支持同当前Windows的登录认证整合，实现一站式登陆；

?用户也可以用动态目录（Active Directory）来实现身份认证，例如smartcard, e-token,及指纹；

6.2.数据批量上传

系统可以利用DTA功能模块批量上传文件到系统中。

6.3.后台自动识别

通过该模块功能系统可以对已经扫描到服务器的文件在服务器端进行批量OCR识别，形成双层PDF，有利于全文索引。

6.4.Louts Notes邮件归档

可以直接将Louts Notes中的邮件归档到系统中；

7.技术特点

7.1.强大的安全管理

?影像上一些需要高度保密的部分能通过资料贴遮掩起来，只有授权用户才能浏览；

?文件签入/签出；

?文件版本控制；

?文件加密功能保护文件安全性；

?通过权限可以控制文件下载或另存、文件打印、禁止Print Screen功能、复制/移动文件；?系统通过日志管理对用户的相关操作进行记录，通过日志管理可以追踪问题原因。

?可以通过多级权限管理实现文档管理的灵活性和保密性。

7.2.多语言管理

?支持简体、繁体和英文等语言格式的界面显示；

?支持简体、繁体和英文等语言格式的数据索引；

?支持简体、繁体和英文等语言格式的全文检索等。

7.3.版本控制和生命周期管理功能

每一份文档的生命周期包括创建，审批，编辑，版本更新，使用到失效。

在文件生命周期管理上，系统必须可以提供以下操作：

1．容许带“文档创建”授权的人，在他有授权的文件夹创建文档。

2．文档审批与受控：通过审批，文档的版本会变成受控档。受控文件夹需要把原始的电子文档，和已经通过审批及带签名的纸质文件扫描，在“受控文档”的文件夹进行管理。在文档创建的部门文件夹，该文档应该进行文档的升级与固化。固化后的文档，只能用作参考，不能应该对其进行直接修改。修改后会自动生成一个新的版本，旧版本授权自动回收，以免其他

同事看到旧版本影响生产。

3．文档更新与版本更新：操作员必须直接从“受控文档”的文件夹取出并锁定才可以进行更新。更新后的文档，需要再次进行审批处理。

4．文档使用：按《文档权限与安全管理》进行管理。

5．文档失效：文档过期后，文档的权限会自动失效，但是文件是不会从系统删除，只是普通用户不能使用，阅读该文档，直到文档拥有者对其有效期再次更新。

6．过期文档处理 : 系统必须提供简单功能与操作界面，把过了存储限期的文件从系统导出并删除。并提供简单功能与操作界面该等被删除的过期文件还原到同一个或是独立的服务器上，以供查询。

7.4.专用的文件浏览器

?放大缩小影像整体范围；

?通过权限可以控制文件下载或另存、文件打印、禁止Print Screen功能、复制/移动文件；

?指定缩放百分比或100%原文大小显示；

?拖拽影像,放大影像后可移动影像；

?区域放大，放大影像部分区域至五倍大小,方便用户查看文件；

?内文检索, 通过此功能可以在文件内进行关键字检索，快速定位到索检结果的位置；

?旋转90度，270度影像；

?上下页.第一页.最后一页浏览,支持快捷键, Page Down, Page Up翻阅原文。

7.5.电邮提醒

当文件更新时，可以同时通过系统的邮件通知功能，提示用户查看或接收新文件。

7.6.数据加密

通过此功能可以对系统管理的文件进行加密上传和保存，加密的文件将不能通过非本管理系统的应用程序打开。例如，如果未经系统授权而直接打开文件，是不能浏览文件内容的。

7.7.同office整合

?整合Outlook 与Lotus Notes电子邮件客户端；

?整合 Microsoft Office，支持开放式文件管理架构；

7.8.多级授权

?通过用户、群组、文档、文件夹、访问控制等多级授权机制进行系统管理；?无限层的文档分层结构；

?分派目录。

7.9.系统已整合和支持各种外部系统

?整合Microsoft Office SharePoint、微软Workflow Foundation、https://www.360docs.net/doc/a411744463.html,等高性能文件流系统

?支持Lotus Note、Ultimatis、Workflow-Gen等文件流引擎

7.10.提供二次开发包（SDK）

可以把系统做为一个平台，系统提供相关的二次开发包为用户二次开发、功能升级和系统集成提供技术支撑。

7.11.与其他系统的接口

?提供与门户系统的集成；

?提供与OA、ERP等系统的集成；

?我们也可以提供公共对外开发平台，便宜与其他系统进行系统整合。

8.软硬件要求

系统部份硬件需求软件需求

服务器·Intel Xeon 3.2GHz or

above

·4GB RAM or above

·100GB Hard Disk space or

above with 2GB for

software ·Windows 2003 Server with SP1 (Traditional Chinese) ·IIS 6.0 or above ·Microsoft Indexing Service ·.NET Framework 1.1

·IE 6.0 sp1 or above ·Microsoft SQL Server 2005 with SP3 / Microsoft SQL

Server 200 with SP4

扫描用户端·Pentium4 2.4 GHz or

above

·1GB RAM or above

·Windows 2000 /XP

·IE6.0 sp1 or above

·.NET Framework 1.1

最终客户端·Pentium III 1GHz or above

·256M RAM or above

·Windows 2000 /XP

·IE6.0 sp1 or above