试论高校档案管理工作
浅谈高等学校实习档案管理工作——以宁夏大学为例
组织 的 中期实 习检查 ，实 习结束前 各 实习
（ ３）知识 经 济 时代对 高 校档 案 人 员知
识 结 构 的 要 求 已 发 生 了重 大 变 化 。 知 识 经 济 以不 断 创 新 的 知 识 为 发 展 基 础 ， 是 典 型 的 知 识 密 集 型 经 济 ， 高 校 既 是 知 识 的 宝 库 ， 又 是
用
的教学管 理而 言，这 两项工 作 的联系 却十分 密 切 。实 习管理 工作 中涉 及和形 成的各 种信 息材料 ，包括 年度实 习实 践计划 表 、年度实 习 实 践 总 览 表 、 学 期 实 习 工 作 安 排 意 见 、 教 育 实习工 作条例 、教 育实 习花名 册 、实习指 导 教 师 工 作 日志 、 实 习 指 导 教 师 工 作 量 统 计 表 、各 院系的 实习总 结、优 秀实 习师 生表彰 文 件、教 育教学 实习 工作管 理办 法、 实习经 费使用暂 行标准 、各 专业 实习成 绩登记 表 、 每 学 期 对 实 习基 地 进 行 投 入 建 设 的 原始 材 料 、各 实习基 地情况 的有 关资料 等等 ，经过
尽 可 能 减 少 人 为 因素 造 成 的 档 案 材 料 流 失 ，
档 案工作 被动 的局面 ，才 能充分 发挥档 案工
作 人 员 的 主 观 能 动 性 ， 增 强 对 档 案 工 作 的 责 任感 。
“ 活档 案 ”，大 力开发 利用 实习档 案信 息资
源 ， 提 高 利 用 效 率 ， 充 分 发 挥 它 在 教 育 教 学 改 革 工 作 中 应 有 的 作 用 ， 使 它 真 正 做 到 服 务
管 理 人 员 的 档 案 意 识 和 专 业 技 术 水 平 。档 案
试论当前高校档案管理工作中亟待加强的几个问题
摘 耍 随着高等教育管理体制改革的深化和高等教育事业的发展 ， 高校档案管理工作也面临许 多 新的问题。为了适应形
势 发展所带采 化， 校档案管理工作需 的变 高 要进一步加强。
关键词 。 高校档案管理 高校合 并 科研 档案 档案信 息资 源
一
、
重大改革。对我国高等教育事业的发展产生了重大而深远影响。 并后形成了新的机构 ， 。 名称、 隶属关系、 性质等都发生了实质性的 高校合并重组之后 对档案如何处置、 档案工作如何开展 ， 当前 改变 ， 是 那么从合并之 日 起所形成的档案应属新的全宗， 并校后如果 高校档案管理工作遇到的一个新问题。 存在多个校区， 则可在全宗下设子宗。为了便于档案的利用和管 １ ． 高校合并前档案的管理。 对于合并前的高校， 档案记录了这 理。 对并校中档案实体的管理要分级进行 ， 也可把分校 、 各学院的 个学校的过去， 其中还包含有学术研究和教学、 科研及行政管理的 档案室视为校档案馆下属的二级机构 ， 保留一定的人员 ， 开展正常 成功经验， 或失败的教训等材料， 这些材料也是并校后新校历史的 的工作， 在此基础上 ， 逐步理顺整个学校的档案管理体制。 记录。 因此， 在学校重组的过程中， 或作为封闭全宗， 要妥善保护好 ３ ． 并校后档案馆 、 室的重组。 并校后档案馆、 室的重组， 不仅包 这些档案， 以保证这些档案的齐全完整。 要注意避免在并校的过程 括机构的设置， 还包括统一规章制度和符合实际的档案曼理方案。 璧 ｝ 中， 出现档案光人管理的状态而使档案受到损坏或丢失。 要区别不 院校合并之后， 从长远看 ， 要考虑改造或新建档案馆。新档案馆的 同的情况， 把合并前后高校的档案作为独立全宗、 或作为封闭全宗 建设与改造要与整个新校园的规划相适应， 要建设代表学校特色 归档管理。《 普通高等学校档案管理办法》 中规定：对因学校分立 和具有文化内涵的标志性建筑， “ 使其成为学校内的一处亮丽风景。 或合并 ， 其分设或合并的档案， 应本着集中保管 ， 方便利用的原则， 在这一方面， 国外某些大学档案馆的建设经验是非常值得借鉴的。 经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存。馆藏档案在数 从我国某些大学的情况看，档案馆的建设规模及设施远远落后于 ” 校合并为一校之后， 是集中统一存放 ， ． 还是按原馆（ 址存放， 室） 应 图书馆的状况是非常普遍的。 某些国外大学档案馆与图书馆相比，
试论新时期高校档案工作
工作的重要组成部分 ． 这就要求我们要积极 主动地利用这些
校 档 案 工 作 者要 积 极 适 应 时代 发 展 的要 求 ， 认真做好本职工作， 努 力 为 枸 建社 会 主 义和 谐 社 会 而服 务 ．
关 键 词 ： 新 时期 ； 高校 ； 档 案 工 作 中 图分 类 号 ： Ｇ ２ ７ １ 文 献标 识码 ： Ａ 文 章编 号 ： １ ６ ７ ３ — ２ ６ ０ Ｘ（ ２ ０ １ ４ ） ０ ３ — ０ １ ０ ９ — ０ ２
集起来 ，不仅 要收集国家教育部和 自治 区教育厅 的红头文
件， 还要 收集一 些非红头 文件 ； 不仅要 收集正本 ， 还要 收集
底稿 和附件 ； 不仅要收集文字材料 ， 还要收集 图纸 和图表等 非 文字材料 ； 不仅 要收集 纸质档案 ， 还要 收集语音 、 录像 和 光盘等非纸质档案． 档案收集 的 目的就是利用 ，高校档案利用工作是 高校
教学档案 、 科研 档案和个 人档 案 ， 而且收藏 了许 多有关 高校 发展 壮大的珍贵 的影像档案和人事档案 ． 这些 档案虽然各 自 作为一个独立的分支存在着 ，但是它们又与其他分支 共同 组成 了高校档案系统 ， 毫无疑 问， 多样性是这个系统最 显著 的特 点之一． 因此我们说高校档案的多样性决 定了高校档案 工作 的综合性． ２ ． ３ 高校档案工作 的复杂性 高校档案工作 是高校各种 管理工作 的重要 组成部分 ， 它 与高校其他 的管理工作是相互 交叉 的 ，如高校教师在 日 常教学过程 中形成 的教 案是教学管理科学 的一部分 ，而要 把教案形成教学档 案必 然离不开教务处 的工 作 ；高校领导
高校在漫长的发展过程 中，不但积 累了数 以百万计的
高校档案收集工作是高校档案工作 的基础 ， 因此 ， 高校 档案 收集 要全面 ，凡是反映本校 以及各 院系职 能活动的各 种载体 的文件材料都要收集齐全． 高校档案收集工作要求我
试论高校档案管理工作
第 ２期
湖 北 广 播 电视 大 学 学 报
Ｊ ｕ ａ ｆ Ｂｅ Ｕｎ ｖ ｒ ｉ ｏｒ ｌ ｎ ｏ Ｈｕ ｉ ＴＶ ｉ ｅ ｓｔ ｙ
Ｖ １ ０ Ｎｏ ２ ｏ ． ， ． ３ Ｆ ｂｕ ｒ ． ０ ０ １ １ １ ２ ｅ ｒ ａｙ ２ １ ， ５ ～ ５
２１ ０ ０年 ２月
第一，要取得学校领导 的高度重视 ， 把档 案工作列入学 校 工作 的议 事 日程，深入 持久地组织好 《 档案法》学习与宣 传活动 。 第 二，要健全制度、规范管理建立完 善的档案 管理工作 制度 ， 是档案工作逐步实现规范化管理 的有力措施和可 靠保 证 。依法治档 ，建章立制 。法制化是做好档案 管理工作 的基 础， 要做好档案 管理工作就必须 以依法治档为根本 ， 实现档 案管理制度化 。 档案 管理设备的现代化、档案种类和载 体的 多样化特点决定 了档案管理方法 要不断改革 ， 只有坚持 与时 俱进 ， 才能适应新形势 ， 开创档案管理工作 的新局面 。 因此，
［ 稿 日期】 ０９１ ２ 收 ２０ ．１ ０
位工作 实绩 的有 力证 明。 学校文件材料收集要尽力做 到齐全 完整 ，一方面 ，要根据事业单位档案管理 的要求 ，抓好 上级 单位发给本校 的文件材料 的传 阅和 归档， 定期对文件材料进 行清理检查 ，确保材 料齐 全；另一方面 ，强化文书管 理，抓 好学校活动所形成 的文件 材料的收集 ，使 “ 档外 ” 材料 的作
的工作：
历 史，兢兢 业业，服务现实 ”理念 。加强档案 人员 自身业务
建设，一方面积极参加档案业务培训 ， 习档 案专 业知识理 学
论，另一方面建立档 案工作网络，选拔年 纪轻、懂 电脑 且热 爱档案 事业 、默默奉献的人担任学校专职档案管理员 ， 运用 现代化 管理 知识和先进 技术设备提高管理水平 ， 学校 的档 使 案工作跟上 办公 自动化步伐，为学校教学 、 科研和 其他 工作 服 务。因此 ，加强档案人 员的业务 能力 培养 、提 高档案工作 者 素质 ，是 加速档案 科技进步、推动档案事业发展 的关键 。 因此 ， 强档案人 员的业 务能力培养， 加 提高档案工作者素质 ， 是加速档案 科技进 步，推动档案事业发展 的关键 。 第 四，学校档案材料 要做 到齐 、全、序 ，搞好 文件 收集 是确保档案材料齐全 完整 的前 提和基础 ， 也是直接 反映本 单
试论转制高校档案管理工作中遇到的问题与对策
为 进一步加 强档 案工作 ， 全面实施综 合管理 ， 统一规 范和标 转 制 以 后 ， 校 迅 速 与 地 方 档 案 管 理 接 轨 。 在 开 展 广 泛调 研 我 准， 我校 根据国家和广东省 的有 关档案法规 ， 借鉴兄弟 院校的成 论 证、确立 管理模式基础上 ， 通过 不断强化档案意识 、动员全校 功 做 法 和 普 遍 经验 ， 合 我 校 实 际 ， 广 泛 深 入 开 展 调 研 、 论 证 结 在 力 量 ， 订 系 列 规 章 制 度 ， 建 三 级 档 案 管 理 网 络 ， 强 人 才 队 伍 制 构 加 的 基 础 上 ， 订 了系 列 配 套 的学 校 档 案 综 合 管 理 规 章 制 度 ， ２ 制 共 ０ 和软硬件配套建 设 ， 有计划地 开展编研 、深层 次利用 ， 方设 法 想 多项 ； 这一系列规章制度为我校全面实施档案综合管理提供 了法 满足各级各 类利用需 求等一系列措施 ， 全校档案综合管理取得了 规依据 ， 有效地保证 了综合 管理 各项工作 的顺 利开展 ， 规范综 在 明显成效 ， 档案综合管理工作迈上 了标 准化 、规范化 、信息化的 合 管理 的标 准 、 要 求 、方 法 和 技术 指 导 上 都 起 到 了重 要 作 用 。 良性 循环 发 展 轨 道 。 （ ） 三 建好管理 队伍是 搞好转 制院校档案 综合 管理的关键 环 节 推行综合管理３ 年来 ， 共立卷９ ３ 卷 ， ８ ８ 比建校后的前５ 年立卷 ３ 推行全校档 案综合管理 工作 ， 最关键的就是要解决思想认识 数 还 多 １ ．％。档 案 综 合 管 理 工 作 在 学 校 的全 面 建 设 与 发展 ， １６ 尤 和 队 伍建 设 问题 。 在这 方 面 ， 校 主 要 从 以 下４ 我 个方 面着 手 ： 其 是 在 服 务 学 校 中心 工 作 中 发 挥 了 重 要 作 用 。特 别 是在 学 校 以 是 提 出 “ 全 ” 思 路 ， 员 广 大 教 职 员 工 全 员 、全 程 参 与 两 动 全 优 成 绩通 过 教 育 部 组 织 的本 科 教 学 工 作 水 平 评 估 、成 功 召 开 档案工作 。我校的档案综合管理 工作在坚持档 案法 规所明确 的 第 六 次党 代 会 、有 创 造 性 地 开 展 学 习 实 践 科 学 发展 观 等 重 大 工 “ 纳 入 ” 、 “ 同步 ” 的基 础 上 ， 新 性 地 提 出 “ 全 ” ， 三 四 创 两 即 作 中， 提供 了大量 的基础数据 资料支持 ， 出了应有 的贡献。 做 全 校 教 职 员 工 、 全程 自觉 参 与 档 案 工 作 ， 实践 中 发挥 了积 极 有 在 自２ ０ 年加入省直单位档案工作协作组 ， ０６ 参加省档案局组织 效 的 作 用 ， 一 做 法 也 得 到 省 档 案 局 机 关 领 导 的 充 分 肯 定 和 表 这 的档案工作年度评估 以来 ， 我校取得了２０ 年由基本合格到合格 ０７ 扬。 的飞跃性进 步 、２ ０ 、２ ０ 连续两年优秀 的优异成 绩 ，年迈 出 ０ ８ ０９ ３ 二是弘扬军 队院校优 良传统 ， 思想和行动集 中统一 。我校领 了２ 大步 。评估 专 家组 一致认 为我校 的档案综合 管理工 作有特 导对档案工作高度重视 ， 学校党政主官亲 自参加首届档 案工作会 色 ， 协 作 组 中 完全 实行 部 门立 卷 的 ２ 院校 之 一 ； 校加 强 对 档 是 所 学 议 ， 全 校档 案综 合 管 理 进 行 部 署 ， 案 主管 部 门领 导 精 心 组 织 ， 对 档 案综合管理工作 的组织领导 ， 在年度评估 中的组织实施办法得到 全校专兼职档案员继承发扬军 队院校 的优 良传统 ， 步调 一致 、令 评估组专家的充分肯定 ， 并受到省档案局的通 报表扬。 行禁止 ， 在思想上和行动上与学校党委和领导的决 策要 求保持高
试论大中专院校档案信息化建设存在的问题与对策
TECHNOLOGY AND INFORMATION科学与信息化2023年3月下 193试论大中专院校档案信息化建设存在的问题与对策杨运文烟台幼儿师范高等专科学校 烟台 265600摘 要 档案管理信息化是大中专院校管理工作的重要组成部分，有助于学校优化管理措施，创新工作机制，提高服务水平。
在信息化时代，传统档案管理模式明显不能满足社会发展的需求，因此需要学校档案人员对原有管理模式实施有效转型升级，推动高校档案管理更加规范化、制度化和科学化。
基于此，本文针对高校档案信息化建设问题进行详细阐述，并提出了有针对性的解决措施。
关键词 大中专院校；档案信息化管理；问题；对策Discussion of Problems and Countermeasures in Archives Informatization Construction of Colleges and Universities Yang Yun-wenYantai Preschool Education College, Yantai 265600, Shandong Province, ChinaAbstract The informatization of archive management is an important part of the management work in colleges and universities, which is helpful for colleges and universities to optimize management measures, innovate working mechanisms, and improve service levels. In the information age, the traditional archives management mode obviously cannot meet the needs of social development, so it is necessary for archivists in colleges and universities to implement effective transformation and upgrading of the original management mode, and promote the more standardized, institutionalized and scientific management of archives in colleges and universities. Based on this condition, this paper elaborates on the problem of archives informatization construction in colleges and universities and puts forward targeted solutions.Key words colleges and universities; archives informatization management; problem; countermeasure引言对于大中专院校来说，档案管理工作是一项比较重要的工作，同时也很容易被忽略，这主要源于在传统的管理模式当中，档案管理工作的价值并未被充分发挥出来。
试论高校档案管理中存在的问题及对策
Hale Waihona Puke 、１ ．辅助模式有限。档案计算机辅助管理模式仅局限于 档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助 档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的 档案信息， 这种形式编目 须大量依靠手工劳动进行前期准备 工作，常常须先手工做好著录或填写好手工 目 录后，再往计 算机中录入。编目的实际 目 的是为了让计算机排版和打印出 “ 至臻完美”的案卷目录，以供展示或手工查阅。 ２ ．缺乏统一的网络化协调机构。由于受高校管理体制 和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门， 这种分散领导的管理体制 ， 无形中使各高校档案馆形成了条 块分割、自 成系统、各自 为政、自 我完善、自找发展的自 给
物力的巨大浪费， 也影响了我国档案馆的标准化、自 动化和 网络化的进程。 ３ ．标准化水平低。由于历史的原因，高校档案馆自动 化建设走的是一条各 自为政、自给自 足的发展道路。各个档 案馆根据 自己的经济实力和技术条件选择硬件设备， 机型五 花八门， 水平参差不齐。目 前研制出的不少档案馆系统应用 软件，都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低， 数 据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。各馆 的发展存在着很大盲目 性。这种状况发展下去，势必给档案 网络化建设和资源共享造成隐患。 ４ ．数据库建设滞后。经过多年的努力，高校档案馆大 都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自 为政， 建库缺乏整体性，数据库大多自建自用， 建成的数据 库规模小， 标准化程度低，类型单一，严重地影响了数据库 的利用率。且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据 库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种 需求。 二、探讨解决这些问题的对策 我们在研究高校档案管理工作中存在的问题的基础上， 要采取以下对策， 使这些问题得到尽快解决。 １ ．档案管理工作既是一项基础性工作，又是一项服务 性工作。要做好这项工作 ， 学校领导必须加以重视，应把档 案管理工作列入学校工作的重要议事日 程，努力做到 “ 三纳 入” 四同步” ，“ ，即纳入学校的计划和规划、纳入管理制 度、纳入有关人员的职责范围； 在布置、检查、 总结 、验收 各项工作的同时， 更加完善档案工作。 ２ ．建立健全各项档案管理规章制度。建立健全各项档 案管理制度，是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠 保证。没有完善的管理制度，就会导致档案管理工作始乱终 废。要顺利开展档案管理工作， 必须建立一套行之有效的管 理制度，以制度管人，凭规矩办事。高校档案机构要在贯彻
试论如何做好高校科研档案的管理与利用
影 响
（ 三１ 在 高 校 档 案 管理 工作 当
（ 二） 没 有健 全 的科 研 档 案管
就 目前 高校 科 研 档 案管 理 人
中 ．科 研 档案 的质 量 与 规 模 是 高 理 制度 ． 缺乏 专业技 术人 员
成 之 一 。所 以 ． 我们 不能够 忽 视高 校 不 同时 期科 学 研 究 水 平 的 一 种 校科 研档 案 的作 用 。
试论如何做好高校科研档案 的管理与利用
■ 张 洁
其二。 科研人 员 、 档 案 管 理 部 随 着高校 办学规 模 的扩大 。 给 科 学 研 究 人 员 一 定 的 参 考 意 员 ： 档 高 校 自身科 研 水 平 也 获得 了 显著 见 ． 避 免 走 过 多 的弯 路 ． 节 省 科 研 门 也 缺 乏 对 科 研 档 案 的认 识 ． 能够 更快 、 更 完善 地 研 案 管 理 意 识薄 弱 ．没 有 制定 出符 的提 高 。高 校 科 研 档 案 作 为 重要 经 费 投入 ，
部 分 高校 都 没 有 制定 科 研 档 案 管
没 有 制度 的约 束 ．档案 管 理 人 员
二 、 高校 科 研 档 案 管 理 工 作 理 制 度 ， 使得 管 理 上 缺 乏 系统 性 ． 尽 管 高校 科 研 档 案 管 理 工 作 也 不 知道 自 己应 该做 什 么 、应 该
一
经 费 ．并 且 多数 档 案 管理 人 员都 校都 是 凭 借对 知识 产 权 的保 护 或
（ 二） 高 校科 研档 案 能 够 提 供 是 兼 任 ．没有 专 业 的档 案管 理 人 者 是保 持 档 案 的保 密 性 ．从 而 将
圜
科 研档 案 “ 锁起来” ． 久而久之 ． 档 理 念 作 为理 论 支持 。并 且 依 托现 及享 有 的权 利 。科研 人 员在 研 究 案 室 成 为档 案 材 料 堆 放 的 仓 库 ． 代 化 的 网络 技 术 实现 科 研 档案 管 工作 中付 出 了很 多 ．也投 入 了很
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试论高校档案管理工作
高校档案管理工作是保障高校教学、科研、管理及服务的核心工作之一。
高校档案管
理工作涉及到各个方面，包括高校本身的历史沿革、教学科研成果、学生档案、教师档案、行政管理档案等。
在这些档案管理工作中，高校应该根据具体情况，采取科学的、规范的、有效的管理措施，建立健全的档案管理制度。
首先，高校档案管理工作应该建立健全档案管理制度。
高校档案管理制度是保障档案
管理质量和档案数据安全的基础。
高校档案管理制度应该健全完善，建立管理机构、管理
程序、管理文书和管理规定等方面的详细规定。
制度的建立应该有上下贯通，明确各级部
门的职责和权力，明确各个环节的操作规程。
高校档案管理制度应该立足于本校具体的档
案管理工作情况，充分考虑各环节的实际操作过程，进一步确保档案管理工作中每个环节
都得到严格的控制和准确的文件记录。
其次，高校档案管理工作应该加强对于档案数字化的管理。
随着科技的发展，高校档
案管理工作也越来越依赖于电子档案管理。
为了保证档案文档的完整性和准确性，高校应
该对档案数字化过程进行详细规定和有效盘控，确保从转录开始到审定完毕的整个过程能
够得到严格的监控和记录。
同时，通过数字化技术的应用，高校档案管理可以提高文档处
理效率，便于档案数据的查找和共享。
最后，高校档案管理工作应该加强对于档案安全的保障。
高校档案管理工作所涉及的
档案数据具有很高的价值，因此安全保障也相对较高。
高校应该根据档案管理需要，进行
有针对性的安全措施。
首先，对敏感性档案数据应该进行加密存储，严格控制存入和取出
的权限。
其次，对档案数据进行备份以应对意外情况。
此外，还应该划分管理权限，明确
各级部门的职责和权力，为档案管理工作提供更加全面和有效的保障。
综上所述，高校档案管理工作是一项需要科学、规范和有效管理的工作。
高校应该建
立健全档案管理制度，加强档案数字化的管理，以及加强档案安全的保障。
只有在科学规
划和有效管理下，才能保证高校档案管理工作的规范化、可靠化和高效化。