浅谈档案的信息化建设
浅谈档案工作信息化建设
浅谈档 案 工作 信 息化 建 设
李 芳
（ 蒙 古水 利水 电勘 测 设 计 院 ， 内 内蒙 古 呼 和 浩 特 ０ＯＯ） １０ Ｏ
摘 要 ： 章 阐 述 了信 息 时 代 给 档 案 管 理 工 作 带 来 的 发 展 机 遇 和 挑 战 ， 就 如 何 运 用信 息 技 术 推 动 文 并 档 案 管理 工 作 ， 提 高 档 案 工 作 的 效 率 和 质 量 ， 现 档 案 管 理 工 作 的 持 续 发 展 谈 了 自 己 的见 解 。 以 实 关 键 词 ： 案 ； 发 利 用 ；－ 化 建 设 档 开 ４ ￥息 中 图 分 类 号 ： ７ ． Ｇ２ ｏ ７ 文献 标识 码 ： Ａ 文 章 编 号 ：ｏ ７ ６ ２ （０ ０ Ｏ 一 Ｏ ５ 一 Ｏ １ ｏ— ９ １ ２ １ ） ５ １７ １
第 ５ 总第 ２ ７ 期 ０ 期
２ １ 年 ３月 ００
内 蒙 古 科 技 与 经 济
Ｉ ｎ ｒＭ ｏ ｇ ｌ ｃｅ ｃ ｃ ｎ ｌｇ ｎ ｅ ｎ ｏｉ Ｓ ｉｎ ｅＴｅ ｈ ｏｏ ｙ＆ Ｅｃ ｎ ｍｙ ａ ｏｏ
Ｎｏ．５，ｔ ７ ｈ ｉｓ ｈｅ ２０ ｔ ｓ ｕｅ
Ｍａ． １ ｒ ２０ ０
档 案 作 为 众 多 信 息 资 源 中 的 基 础 信 息 源 。 源 来 于 人 类 社 会 的 各 项 实 践 活 动 ， 生 于 社 会 管 理 、 济 产 经 管 理 、 学 技 术 、 产 建 设 、 化 等 各 个 领 域 ， 经 济 科 生 文 是 和 社 会 发 展 的 历 史 的科 学 地 记 录 ， 人 类 宝 贵 财 富 。 是 其 作 用 及 价 值 愈 来 愈 得 到 广 泛 地 认 识 ， 是 在 面 对 但 信 息 化 、 字 化 、 络 时 代 ， 统 的 档 案 管 理 模 式 遇 数 网 传 到 了严 重 的 挑 战 ， 量 信 息 的 存 储 、 子 档 案 的 管 理 大 电 等 具 体 问 题 日益 突 出 ， 成 为 档 案 管 理 发 展 中 迫 切 已 需要 得到解决 的问题 。 １ 信 息 时代 的 档 案 管 理 随着档案 管理 现代 化步 伐 的加快 ， 子 文件 、 电 现 代 化 办 公 、 案 收 、 、 全 程 信 息 化 将 进 入 管 理 领 档 管 用 域 ， 息 技 术 的 广 泛 应 用 对 国 民 经 济 和 社 会 发 展 产 信 生 了 深 刻 的 影 响 。 档 案 管 理 工 作 比 任 何 行 业 或 部 门 更 加 需 要 信 息 化 、 代 化 。 强 信 息 化 条 件 的 档 案 管 现 加 理 工 作 ， 档 案 事 业 适 应 时 代 和 社 会 发 展 的必 然 选 是 择 ， 加 速 档 案 管 理 现 代 化 的 客 观 要 求 ， 是 提 高 档 是 也 案信 息服务 水平 的必 由之路 。 信 息 化 极 大 的 提 高 了档 案 管 理 的水 平 ， 时 ， 同 信 息 化 对 档 案 管 理 工 作 也 提 出 了 更 高 的 要 求 ， 档 案 使 管 理 工 作 处 于 不 进 则 退 的 境 地 。 信 息 化 条 件 下 的 档 案 管 理 工 作 是 传 统 的档 案 工 作 与 现 代 科 学 技 术 结 合 的产物 。 顺 利实 现信息 化条 件下 的档案 管理工 作 ， 要 就 必 须 认 证 研 究 信 息 化 的 特 点 ， 决 好 档 案 管 理 工 解 作 的 技 术 难 题 ， 建 出 档 案 管 理 工 作 新 形 式 ， 档 案 构 使 管 理工作 迅速 进入信 息化 时代 。 目前 ， 统 的 档 案 管 理 观 念 落 后 ， 放 意 识 与 创 传 开 新 意 识 不 强 。 档 案 部 门仍 然 存 在 着 “ 保 管 而 保 管 ， 为 重 保 管 轻 利 用 ” 思 想 ， 在 着 “ 、 、 ” “ 于 现 的 存 等 靠 要 、安 状 ” “ 讲 求 社 会 效 益 和 经 济 效 益 ” 旧 观 念 。 现 代 、不 等 信 息 社 会 日新 月 异 ， 技 术 及 相 关 学 科 理 论 的 不 断 新 渗 透 ， 得 来 源 于 社 会 而 服 务 于 社 会 的 档 案 管 理 领 使 域 不 断出现 一些新 情况 、 问题 。 新 ２ 开 发 档 案 信 息 资 源 ， 快 档 案 信 息 化 建 设 步 伐 加 当前 在 推 进 信 息 化 进 程 中 ， 别 要 注 意 解 决 三 特 方 面 的 问 题 ： 保 持 档 案 信 息 化 建 设 与 各 地 党 政 机 ① 关 和 各 部 门 信 息 化 建 设 同 步 发 展 。做 好 电 子 文 件 归 档 管 理 和 档 案 信 息 资 源 数 据 库 建 设 等 工 作 ， 争 把 力 档 案 信 息 化 建 设 纳 入 各 地 方 和 部 门信 息 化 建 设 的 总 体 框 架 ， 现 档 案 信 息 化 与 社 会 信 息 化 同步 发 展 。 实 ② 实 现 档 案 信 息 化 各 项 工 作 的 协 调 发 展 。 地 区 、 部 各 各 门一定 要 根据 经 济 和社 会 发展 对 档 案 工作 的要求 ， 以 实 现 档 案 信 息 资 源 共 享 、 高 档 案 信 息 利 用 服 务 提 水 平 为 目的 ， 确 不 同 阶 段 档 案 信 息 化 建 设 的 侧 重 明
浅谈房地产档案信息化建设
浅谈房地产档案信息化建设摘要:随着个信息技术的迅速发展，信息资源数字化的进程加快，本文指出在信息化时代中，房地产档案管理工作信息化的优势和目前存在的不足，并根据实际情况，提出档案管理系统信息化的改进方向。
关键词:房地产档案信息化档案管理随着房地产业的发展，人们依法维权的意识逐步增强，国家关于房地产管理和服务的法律法规进一步完善。
房地产档案作为提升管理水平、改进服务方式避免管理风险的基础，其作用日显突出。
房地产档案信息化建设是房地产业发展的必然要求也是城市管理的重要基础，它以房地产权属登记为前提，以房地产信息系统为平台，辐射各项房地产业务管理乃至相关的社会公共管理，为之提供较全面的信息资源共享。
1 房地产档案信息化存在的问题(1)档案管理部门所使用档案软件缺乏通用性，应用范围小不能满足档案信息管理的需求。
目前，档案部门使用的应用程序错综复杂，无法统一标准，不能适应档案信息资源共享的要求。
多数档案软件只是应用于文件管理，对图纸、声像等科技资料的管理方式、方法匾乏，这些都严重影响了档案信息系统整体水平的提高，制约了档案信息化的进程。
(2)档案信息化管理的前提是基础工作的规范化和标准化。
由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，档案自动化工作尚无统一标准，档案信息系统和网络建设形式各行其是，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作全面化。
随着科学技术的广泛应用，越来越多的归档”文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
(3)档案信息管理人员的素质有待提高。
房产产权档案是房地产管理工作的综合反映，建立一支既懂档案管理，又懂房地产管理和计算机知识的专业队伍，是实现房地产产权档案现代化管理工作的关键。
随着档案现代化管理的逐步发展，对档案工作人员的知识结构也提出了更高的要求。
浅谈档案管理现代化与档案信息化建设
理 的记录 ， 促进档案信息化管理利用 ， 建管局 制定了相
应 电子 文 件 管 理 办 法 ，使 电子 文 件 遵 循 信 息 化 条 件 及
利 用 的 制 度 ，坚 持 对 有 保 存 价 值 的 电子 文 件 实行 统 一 管理 、 程管理 、 范标准 ， 全 规 以便 于 利 用 、 全 保 密 。 归 安 档 电 子 文 件 的保 管 符 合 纸 质 档 案 的 要 求 实 行 备 份 制 度 。建 管局 文 秘 和 各 处 室 负 责 电子 文 件 日常 处 理 ， 案 档
３ ２
水利 建 设 与 管理 ・０ ０年 第 １ 期 ２１ ２
浅 谈 档 案
息 化 建 设
赵 金 凤
（ 疆额 尔齐 斯河流 域开发 工程建 设 管理局 乌 鲁木齐 新
【 摘
８００ ） ３００
要 】 本 文结合本单位档案管理情况 ， 绍 了档案 管理现代化 与档案信息化建设的 内涵 ， 出了档案工作 中的 介 提
术 基 础 和 条件 。 国家档 案 局 提 出 了 “ 五 ” 间 档案 事 业 发 展 规划 ， 十 期 中心思 想就 是 以服 务 为主 题 ， 以发展 为动 力 ， 档案 工作 使 上 一个新 台阶 。 着改 革 的不断深 化 和经济 建设 的需 要 ， 随 档 案工 作 必 须 在 改革 中强 化 ，对 档 案信 息 进 行 加 工 、 整
１ 档 案信息化 建设 的重要性
运用 网络技术 为档案信息开发利用提供 了有力 的 工具 和手 段 ； 网络环境 改 变 了档 案 ， 并打 破 了传统 的 档案 整理方法 ， 使公 文 、 案 、 档 资源一体化 管理速度加
快 。档 案 信 息 的提 供 方 式 要 与 网络 信 息 服 务 相 适 应 ； 档 案 信 息 资 源共 建 工 作 依 赖 计 算 机 网络 进 行 管 理 。档
档案管理信息化浅谈
效期，划分档案的保管期限是一项十 分复杂、十分重要的工作。第三 ，档 案价值形态的时效性 。从档案价值的
意加强档案主体意识和获取意识教 育，利 用档 案信息守法意识 ，加强
范档案信息 的著录标 引并科学选定 档 案 目录数据库 结构 ； ２ （ ）档案全 文信息 的数字 化。所有档案 信息必 须按照规定 的技术 要求、文 本格式 和工作标准进行数 字化 ，并 尽可能 采取通 用标 准；（ ）在 数字化 过程 ３ 中要确保安全性 ：档案原件 的安全、 数字化档案信息的 内容 与档 案原件 相吻合、档案信息内容不泄密。 在档案管理基 础工作的各个环 节 中计算机数 据的准备工作是一个 大工程 ，尤其是对于 那些建馆时 间 较长 的综合性档 案馆 来讲 南于馆藏
磁 性材料和光学材料为载体的 电子 档 案，将逐步替代传统的纸 质档案
载 体，在档案领域占主导地位 ，给
法。知识经济将为档案工作提供 现 代化 的管理 思想和管理方法。知 识
ｏ ｃｏ ｏ 办 室 务 档 信 化 理 ｆｅＰ ｎ 公 业 ，案 息 管 Ｒ ｅ ｓ
档案 目录信息的数字化 ，目标是建
盘、多媒 体、现代通信技术 、微缩
二、加快档案管理工作
现 代 化 进 程
档案信息化建设就 是要运 用信
息技术提 高档案 工作现 代化水 平，
期。已初步建成文书档案处理系统 ， 其装备水平和应用水平逐步提高。 运用计算机进行档 案的现 代化 管理具有 占用空 间小、储存信 息量 大 、应 用能力强、传输速度快等特 点 ，能及时、大量地提供档案信息， 提高 了工作效率，是档案管理史上 的一大飞跃。电子文件作为一种新 型 的信息载体 出现在档 案领域 ，以
浅谈单位档案管理的信息化建设
（ 六） 卷 内目录丢失 ，使案卷标题没有涵盖 的内容不能被检索和使
用。
四、档案管理信息化 建设 的几点建议
通过上面的分析 ， 我们不难发现 ，无论有什么矛盾 和困难 ，都必须
在一定范围内实现资源优化配置 ， 进行一定的改革 ，以加强单位的档案
总之 ，以上 问题在现在 的大部分单位档案管理中多多少少都存在 ，
浅谈单位档案管理的信息化建设
蔡 晓鹏
石家庄 市食 品药品检验所
河北 石 家庄
０ ５ ０ ０ ０ ０
【 摘 要 】档案作 为基本 的信息资源，是 国家信息资源的重要组成部分。随着科技 的发展 ，自 动化信息管理开始逐 步取代传统的人 工管理 ，自动化 将 成为现代管理的一个重要组 成部分 。因此 ，如何加快档案信 息资源信息化 进程 ， 使 档案 工作更有效地为物质 文明和精神文明建设提供服务也具有 重要 的意义。本文就如何提高和促进单位档案管理的信 息化建设做一些阐述。 【 关键词 】档案 信息 建设 管理 中图分 类号 ：Ｇ ２ ７ １文献标识码 ：Ｂ 文章编号 ：１ ０ ０ ９ ． － ４ ０ ６ ７ （ ２ ０ １ ３ ） １ ４ — ３ ４ — ０ １
方面做好收集和数据库维护工作 ，另一方面 ，我们应充分利用计算机管
理的优势 ，按照单位 的发展需求及时编写档案汇编，为单位 的发展提供 技术支持 。
档案业务工作十分繁杂 ， 包括统计 ， 甄别 ，销毁 ， 借阅 ，提醒和编 译研究 等方方面面 ， 需要人员定期或不定期 的进行各项工作 ，当领导需 要决策参考时 。还要对档案文件进行技术分析 。往往这时候 ，我们 的工 作人员未必能做到次次的及时高效 。 档案管理 的信息化应用 ，各种数据可以在任何地方统计和打印。当 技术分析需要检索相关信息时 ， 通过系统管理员 的授权 ，每个人都可通 过计算机获得 自己权限范围内想要得到的信息和数据 。
浅谈企业人事档案管理的信息化建设
【 关键词 】 企业； 人事 档案 ； 档案管理； 息化建设 信 胡锦涛总 书记 指 出 ：档 案是 党和 国家 事业 发 展的 一个 不 可 缺 “ 少的 方面 。借 助档 案 ， 们能够 更好 地了解 过去 、 我 把握现 在 、 预见 未 来 。 随着 改草 的不 断 深化 和 企业 管 理 的 日臻 完 善 ， 业 的 人 事 档 ” 企 案 在企业 选人 、 、 用人 开发 人力资 源方 面越来 越受 到重视 ， 挥 的 其发 作用 也越来 越大 。因此 ， 企业 人 事 档 案管 理 ， 研究 运用 信 息化 技 术 对 人 事档案进 行有 效管理 ， 对促 进 企业 合 理 利用 人 才 、 这 把人 才 作 为促进 企业 发展 的现实 生产 力就显得 特别重 要 。
浅谈企业人事档案管理的信息 化建设
经 营 管 理
浅 谈 企 业 人 事 档 案 管 理 的 信息 化 建设
姬 红 庆
（ 西 延 长石 油 （ 团） 限 责任 公 司 陕 西 西 安 陕 集 有
７ ６０ ） １０ ０
【 摘 要 １ 本文针对 目 前企业在人 事档案管理 中存在的问题 ， 出了一些利用信息化 建设 来加 以改进的思路 和措施 。要加 快培养、 提 吸纳 信息化 的专业人才 ； 要建立、 完善人事档案信息化管理的规章制度 ； 要为人事档案信 息化管理提供硬件 、 术保 障 ； 技 为档 案信 息化 管理提供 经
目前企 业人事 档案 管理 中存 在 的问题 目前 ， 管企 业人 事档 案 在企 业管 理 中的 作用 虽 已受 到重 视 ， 尽
浅谈事业单位档案管理信息化建设
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浅谈事业单 位档案管理信息化建设
李 红
（ 黑龙江省绥滨县河道管理处 ， 黑龙江 绥 滨 １ ５ ６ ２ ０ ０ ）
摘 要： 伴 随着我国社会信 息化建设 水平的 不断提 高， 促进 了我 国的企事 业单位的管理 、 生产和科研 活动 的信 息化建设新的时期 。网 络化 、 信 息化是 时代发展 的必然趋势 ， 也 是企事业单位迈 向现代化 建设 管理 的必然选择 ， 通过 实际的工作 实践 来进 行档案信 息化 建设管
理 的研 究 。
关键词 ： 档案管理 ； 事业单位 ； 信 息化 建设 信息化 的管理是 以计 算机技术作 为其基础 的一项档 案现代化 考虑 考到 网络 的相 关传递速度 、吞吐能力 以及 响应时 间等相关 因 管理手 段 ， 它 改变 了以往手 工进行档案管 理的方式 ， 给档 案管理注 素 。 入 了新 的血液 ， 这不仅仅局 限于摆脱 以往手工进行档案管理 的改变 ４ 进 行 档 案 信 息 数 字 化 的 逐步 实现 上， 更是在对 于档案管理 的思维结构 、 方法方式 、 以及管理模式上都 档案资源信息 的数字化是进行信息化建设档案 的基 础和前提 ， 有 了改革性 的变化 。 也是进行档案原件保护 的重要手段之一 ， 同样也是进行数字档案 相 １档 案管理 实行信息化建设的必然性 关业务信息管理体系构建的首先需要考虑的功能之一 。 数字化档 案 档案信息化 ， 简单来说就是将 档案以往以档案实体进行保管 的 是通 过对于先进 的技术手段 的应 用来 将各个部 门的实体 档案 的相 管理方 式转变为档案 的相关数字 化信息来作 为为社会进 行服务 的 关 载体进行数 字化 的加工 ， 从而建立起 档案数据库 目录 ， 全文数 据 从而有效的提供服务 。对于档案资源馆 个过程 。实现档案信息化的相关管理 ， 首先要做到 的就是转变 观 库在相关 网站上进行发布 ， 念、 解 放思想 、 改变以往被动服务的模式 ， 加强信息化的档案服务 意 藏 的全文数字化并不是将所有的都进行数字化处理 ， 而是进行档 案 重点挖掘 、 逐 步解 决。此外 ， 数 字 识和管理意识 。再者就是要档案工作人员不 断学 习 ， 加强档案工作 资源的相关数字化进行整体分析 、 者 的工作能力 ， 以适应新 的档 案管理发展需求 。档案管理会 随着科 化档案建立并不会表示传统档案 的消失 ， 他们都发挥着 自己独特 的 技的不断进步 、 管理模式 的不 断改 革和完善而对于档案管理 的相关 功能 ， 并 且都对于企事业 单位有着各 自不同的需求优 势 ， 决定 了传 工作人员 的工作能力有着更多的要 求。 要拓展 档案管理 的资源信 息 统档案馆 与熟悉档案馆 的互补 、 共存 。 ５ 规范化、 标准化是档案数字化、 信息化的主要 内容 利用延 伸到相关单位 自身的信息化 中 ， 扩 大利用 、 提升档 案工作 以 及档案 的价值 。 档案管理 中前后并进 的理念也会使得档案管理中的 规 范化 、标准化是进行档案信息化发展 和建设 的重要 内容 ， 是 事业单位可以参考国家进行 功能能够取得充分的应用和发挥 。一是对 于那些 利用 频率高的 、 重 对 于现代化档案管理 的重要衡量标志 。 要 的、 比较容 易受到损伤 的档案进行数字 化转变 ， 二是将 复杂转变 推荐 的一些管理信 息化标准再结 合 自己的实 际发展需求 和特点进 为简单 、 将简单转变为规 范 ， 要坚持对于信息 源头的挖掘 ， 将 实物 档 行相关管理标准 系统 的制定 ， 再通过实践过程进行完善 。这样 才能 案、 照片档案 、 设备档案 、 基建档案 、 会计档案 、 文书档案等进行归类 够逐 步的加强现代化 的档案管理发展速度 ， 从而有效 的减少在进行 总结 ， 纳入档案管理范畴 ， 并进行质量监控。 还要加快对于藏 书 目录 档案管理过程 中因为项 目、 格式、 设备 、 人员等 的变化而造成传递信 相关数据库 的建设 ， 以满足快速检索利用 以及档案信息共享 的相关 息障碍 ， 从而有效的起到 良好的防范作用 。建设档案 目录数据库 不 需求 。三是对于本单位现代化 、 信息化的条件下进行 电子文件 的管 仅 仅要符合我 国的相关规定 ， 还要有利 于实际操作 ， 要对 于各个设 项 目、 内容 和数据库结 构 理有效化 ， 要对于电子档 案的长期可读 、 完整 、 准确 、 真实予以保证 。 立档案 的相关 单位文件 和档 案著录格式 、 ２ 制定关于档案信息化建设 的总体规划 等进行统一 的制定规划 ， 对于其档案数 据库 的文档格 式硬件 、 软 件 档 案信息化建设 总体规划必须要 服务且服 从于相关 企事业单 数据 指标 等进行规范和统一 ， 从而更加方便 以后 电子 目录实现档 案 位 自身 的发展 战略， 通过对于本单位 的实际发展 目标 和 自身 特点进 馆管理之后的数据 资源共享 ， 有效避免 了因为 软件 的差 异而导致的 行分析 ， 科学论证和深入 调查 ， 从而制定 出贴 合单位实际需求 ， 切 实 数据不能读取 和转换 的问题 。 可 用的档案信息化 的近期计划和长远规划 ， 从而建设具有一 定网络 结 束 语 规模 的管理模式 ， 有效的推动信息化 的档案协调发展 。要加 强实际 档案信息管理其本身作 为一个 以信 息技术应用为 主导 、 以产 业 的系统应用效果 实现 ， 强调企事业单位 中系统对其信息 服务 的相关 为支撑 、 以信息人才为事业依托 、 以信 息网络为基础 、 以档案信息建 目标支持 ， 重视 系统 的可扩展性 和灵活性 ， 为 以后 的发展提供 足够 设为 主要 核心 、 档 案信息标准 、 政策 、 法规为保 障的一项综合体 系 。 本文通过对档案管理中数字 化管理的相关 转变必要性 、 以及 档案管 的空间。 ３ 进行档案信息 网站的有效建设 理 的在其 思维结构 、 方法方式 、 以及管理模 式上 的相关 改善方法 提 旨在全面推进档案管理的信 息化建设 。 档案网站 ，也就是企 事业 单位的在网络上成立 的信息站点 ， 是 出了一些意见和建议 ， 通过网页的途径来进行档 案信息 的提供 和服务 。 实施档案资源 的网 参 考 文 献 上咨询 、 查找 、 电子文件直接提供或者实时归档 。 它也是对于档案实 【 １ ］ 李丽． 从企业文化结构谈企业档案与企业文化［ Ｊ ］ ． 云南档案， ２ ０ １ ２ 行数字化 转变 的主要 目的 ，也是信息化档 案发展 的重要手 段和 目 （ ０ １ ） ． 【 ２ 】 周济． 苏州两个案例 获“ 全 国档案 管理 与服务创新优 秀案例 ” 表彰 标。 ３ ． １在进行信息化档案建设 的时候 ， 应该将档案管理体 系纳入 【 Ｊ 】 ． 档案与建设 ， ２ ｏ １ １ （ ６ ） ． ３ ］ 邵华． 浅谈 外 贸公司下属 企业的档案 管理［ Ｊ 】 ． 兰 台世界， ２ ０ １ Ｉ （ Ｓ １ ） ． 企事业单位 的相关信息管理系统 中，从而实现系统一体化 建设 ， 对 『 杨红梅 ． 企业档案 管理的 网络信 息化 开发 利 用［ Ｊ ］ ． 科技 创新导报 ， 于本单位的相关部门的各 项信息进行资源共享和统筹考虑 ， 将实现 １ 系统管理 中的综合效益。 ２ ０ １ １ （ ２ ２ ） ． ３ ． ２选取适 合 的具有 升级换 代功 能和开发 功能 的档案 管理体 系是有效实现档案上 网的条件之一。 只有符合进行 网络管理 的条件 才能够使得相关检索功能变得强大 ， 才能够对于计算机 的实 际优势 充分发挥 ， 为不同的用 户提供高效 、 优质的服务。 ３ ． ３标准化相关 网络设备 ， 选择 的产品要符合我 国 内外 的相关 标准， 并 且要使未来发 展或者现今 的主流产品 ， 能够获得 国 内外 有 着雄厚实力 的软硬件公司或者厂家 的支持 ， 从而能够确保产 品进行 及 时的更新换代 ， 从而有效避免重新开发 。 设备配置要科学合理 ， 要
浅谈事业单位档案管理信息化建设的意义和方法
浅谈事业单位档案管理信息化建设的意义和方法摘要：在信息化快速发展的背景下，信息技术被运用到各行各业中，作为事业单位管理工作中的重要组成部分，档案管理信息化建设对提升档案管理有效性、促进事业单位的可持续发展具有重要作用。
但是在对当下信息化档案管理建设过程中，受到多种因素的影响，事业单位的档案管理信息化建设仍受到制约，影响档案管理的效果。
因此，事业单位需要重视档案管理信息化建设，明确当下信息化建设过程中存在的问题，结合有效策略来提升档案管理信息化建设的有效性。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；意义；方法引言随着现代信息技术的发展，大众的生活与工作也发生了巨大改变。
信息技术的普及与应用，改变了事业单位档案管理方式，传统的纸质档案管理，不仅保存难度大，在传统的档案保存方式中，很多档案出现丢失、氧化问题，这些问题严重影响档案管理工作开展。
随着现代信息化档案管理发展。
可以利用信息技术，将档案在网络中进行管理。
但是在实际的应用中，依旧存在不足之处，只有解决档案信息化建设中存在的问题，才可以使档案信息化建设走入正轨，使事业单位的工作得以顺利开展。
1档案管理信息化建设的优势1.1永久性保存相关档案资源传统纸质档案在管理过程中极易受到温度、湿度等环境问题的影响，产生发霉、损坏的现象，进而无法对档案进行长久性存储，甚至出现档案丢失的情况。
而信息化档案管理建设，可以将传统纸质档案转化成数字化档案，并存储在计算机磁盘之中，不仅可以有效利用档案存储空间，还能实现档案资源永久性存储，避免因环境恶劣造成档案损害问题出现。
1.2提升档案管理的有效性传统纸质档案在管理过程中的工作较为烦琐，相应程序也相对较多，不易于工作人员查询和整理。
通过信息化建设，档案查询可以通过专门查询系统进行有效查询，提升相关工作人员的查询效率，管理过程相对简单，能够大大提升档案管理工作的质量与效率。
1.3转变管理方式传统档案管理以纸张为媒介，通过人工录入的方式进行管理，而信息化档案管理则以网络平台为媒介，通过电子录入的方式进行管理。
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浅谈档案的信息化建设
内容提要：
随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。本文将结合
税务档案的自身规律，联系日常工作，阐述档案信息化建设的基本理论、实现信息化的必要性、如何实现
以及在现实中急需解决的问题。
关键词：档案 信息化
国家档案局于２００２年１１月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建
设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，
加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设。当前由于认识不高，组
织不力，缺乏资金以及更重要是掌握现代信息技术的人力资源的缺乏，档案信息话建设存在很多问题。
一、档案及其信息化
（一）档案概述
“ 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、
宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。”档案学
是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案是机关工作者查考的依据，是生产
建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会的发展起着多种积极的甚至
不可缺少的作用。
（二）档案信息化建设
开展档案信息化建设首先需要明确的是其内在理念，即确保保存“社会记忆”功能的实现。因此，在档案
信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度，解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题。否则，“人
类记忆”就会面临丢失的危险。
档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化。同时，需要明确的是网络
化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信
息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进
档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息
网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。
二、档案信息化建设的必要性
（一）档案管理现代化、信息化是必然趋势。
随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成
为不可逆转的大趋势。但是由于各个部门、各个地区的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的
单位、偏远地区仍存在着信息化不够的现象。
（二）档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。
档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发
的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产
生更广泛的社会效益。
（三）档案现代化管理可以增加信息存储量。
现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存
储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子
文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间
就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。
三、如何实现档案信息化建设
档案信息化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数
量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要慎
重选择，在具体实施的定位中，应该多做调查、分析、研究。要加快档案管理现代化、信息化的建设，应
主要做好几方面的工作：
第一，加强领导、提高认识
加快档案信息化的建设，要更新各级领导的知识领域，档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，
否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，改
变现有干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，
提高工作水平和工作效率、提高服务质量。
第二、加大投入、增配软、硬件设施，开发适合本部门、本行业使用的专门的档案利用软件。
要加快档案信息化的建设。首先，要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件，从而使
档案信息化建设加快发展。
第三、引进和培养现代化管理人才
从目前基层档案工作人员学历上看，档案管理专业的人员非常少，这对档案管理现代化、信息化工作的
开展十分不利，要改变这种状况，简捷的办法就是适度调入档案专业的大专院校毕业生，对有发展前途的
年轻干部，加大业务培训，以适应现代化、信息化管理的需要。
总之，加快档案信息化建设，要加强领导、提高认识。认真研究，合理规划，争取支持，加大投入，配
备人才；要抓住机遇，努力把档案信息化建设作为政府电子政务建设中的一个重要内容，逐步构建起各地
档案信息平台，提高工作水平、工作效率，提升服务质量；要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争
取政府和上级部门的支持，加大投入，逐渐增配软、硬件设施，打好工作基础，使档案的管理水平迈上一
个新台阶，为社会创造更大的经济效益和社会效益。
四、对税务局档案信息化建设的思考
作为专业的档案管理部门，各类税务档案是税务局的主要档案，所以在我局档案信息化建设的过程中应
在目前归集整理的基础之上提前做好信息化建设的准备工作。应注重质量、加强特色建设。档案信息化不
是表面的、形式的，信息化的程度不能看数字化档案文献有多少和上网档案信息量，而更要关注经信息化“包
装”的档案信息是否找到了特定的用户，是否实现了档案服务功能的全面拓展和充分实现。信息化不只在量，
更在于质。如果经信息化“洗礼”的档案文献依然不能被社会利用，那么这种信息化意义不大。
在信息社会，面对众多的信息“竞争对手”，档案部门要想立于不败之地，就须保持自己的本色，向社会
提供真实可靠的信息，树立一种提供真实信息的信誉，这是档案部门在信息时代立足的“本钱”，也是吸引
别人利用的魅力所在。但也要认识到，将所藏档案不加分类、区别地数字化，单纯追求网上档案信息存量
并不可取，因为，由于众多因素使我们的档案中存在部分的“死档案”，并不具有真正的价值，对此不必进
行“信息化”加工，相反要做适时适当的处理。
由于北京市地方税务局专业档案管理部门成立较晚，目前工作主要集中在以前年度的税务档案的抢救工
作上，对于后期的档案开发与利用研究较少，而提供信息服务社会是档案工作的强业之路，所以应一手抓
档案的归集整理的基础性工作，一手研究档案的开发与利用，使得税务档案真正实现其在税收征管、纳税
评估、涉税案件证据上的作用，方便本行业和整个社会的利用，从而实践“税收四观”中的税收服务观。
我认为，应在现在目前档案整理的基础上做好电子目录的制作，建立相关的数据库，同时在北京市地方
税务局网站（或内部网站）上建立相关搜索引擎，从而方便税务干部以至纳税人的查询。档案工作的信息
化建设应在档案信息资源的有序整理的基础之上加快档案信息网络的建设、加强档案信息资源的开发利用、
做好档案信息化人才队伍的建没、促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定，使得信息化建设
成为一个系统网络。
信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特
征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富
信息将在新世纪发展的税收工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现
北京地税档案的信息化建设。