单位档案数字化加工项目合同书

单位档案数字化加工项目

采购合同书

甲方（采购人）：单位

乙方（成交供应商）：公司

甲乙双方本着平等互利的原则签订本合同。甲方根据有关法律、法规、规章、制度，通过公开招标，委托乙方开展单位档案数字化加工项目的档案数字化加工工作，为使工作顺利开展，明确双方职责，特制作以下协议。

一、采购合同内容数量及要求

采购合同内容：单位档案数字化：62万页左右的单位档案数字化加工，具体页数按实际为准。数据制作成符合国家档案局和省局标准的一套成品数据光盘和三套相对应的硬盘数据备份保存。

1、采购合同数量及单价：

3、合同计费标准：数字化扫描按A4 页计费，A3 幅面折合成2 页A4 页数计费，A3 以上图纸3.5 元/张。档案数字化加工范围、数量、顺序按照瓯海区档案局的实际需求进行。

4、合同履行时间：自合同签订之日起，15 日之内进场，3 个月内完成档案数字化加工及整理，交付用户使用。

5、服务质量：符合国家档案局、浙江省档案局和单位等相关行业标准和规定，暂无标准的按甲乙双方协商的标准执行，以联系单为准。

6、合同总金额：（￥元）。

7、加工地点：单位

二、数字化技术要求

（一）档案交接

档案进出库交接严格执行档案进出库管理制度。双方联系人当场清点案卷数量，填写“档案交接登记本”，有缺少、破损等情况注明，完成交接。此项工作由项目实施负责人完成。

（二）档案整理

在档案扫描之前，对待加工档案实体进行前整理，根据甲方要求对不规范的档案案卷包括对案卷内情况进行登记、拆卷、分件、排序；档案案卷级和文件级条目著录、目录数据校对、补录、目录打印和建库；档案卷盒更换、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节。

（三）档案扫描：

1、扫描设备要根据档案幅面的大小（A4、A3 等）和纸张状况，选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。扫描方式原则上采用平板扫描仪或专业不拆卷非接触光源扫描仪扫描，禁止采用滚筒式或搓纸型扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同页有两个以上文件（例如文件中的夹条），需分别标页码和扫描。照片扫描设备必须采用专业照片（纸制和底片）扫描设备和专业扫描加工软件及照片管理软件。

2、扫描模式，要求对所有纸质档案均采用彩色模式进行扫描。照片档案扫描按档案原色进行扫描，保持照片档案的原版原貌。

3、扫描分辨率要求，全文字档案扫描分辨率为300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。照片档案扫描采用600dpi 分辨率，底片采用800dpi 分辨率，保持原档方向。

4、根据前处理单，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，核对每份文件题名、实际扫描页数与档案整理时填写的文件题名、页数是否一致，如有不一致情况应注明具体原因和处理办法。

（四）图像处理

1、对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、去装订孔、图像拼接、裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理，不许去除页面上所有字迹，包括数字和文字；确保扫描件页面内容居中，大小与原件一致，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，图像整体倾斜小于3 度；对大幅面档案进行分区扫描后形成

的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹，拼接后原图像应予保留；所以数字化产品封装前后页面大小一致，前后两份文件大小一致；所有数字化产品背景色一致；文件排列顺序正确。

2、除手写稿外，应采用“尚书”、“清华文通”、“汉王”等先进的文字识别软件，将扫描合格的印刷体文件（正式发文）电子图像,进行全文OCR图像识别和双层PDF 数据的制作。双层PDF 数据的图像版式必须保持和档案的原貌一致,双层PDF 文本数据应无乱码和非法字符，能形成规范的DOC 文本文件,文本识别准确率要求达到95%以上。

3、照片档案必须按照《照片档案管理规范》要求，建立照片档案目录数据库和相关联的图像数据库。照片档案在修复前应建立照片原档文件夹，修复时必须在档案局工作人员的指导下进行。要求采用专业技术手段保证照片电子图像的色彩深度、色彩饱和度与原版照片保持一致。其他技术要求参照文书档案扫描标准。

（五）图像存储

1、存储格式。所有档案(包括纸质、照片、底片)形成的图像文件采用单页TIFF 彩色格式存储，采用无损压缩模式。纸质形成的TIFF格式电子图像文件经OCR 识别后再形成对应的双层PDF 文件并用此格式挂接到档案管理软件内，方便提供利用。照片在形成TIFF 格式文件的同时，生成JPEG 格式文件。

2、图像文件命名。每一份双层PDF 文件以相对应的档号命名，单面TIFF 的命名，是以文件夹命名，文件夹命名应与文件级目录

中的档号命名相一致，文件夹内单页图像应以8 位流水号命名。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况，命名差错率控制在万分之三以内。要求档号（数据编号）、扫描页码与电子目录页号的一致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到100%。

（六）目录建库

1、根据《档案著录规则》（DA/T18）、《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档【2002】43 号）、《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》的要求，建立案卷级目录、文件级目录、全文电子图像、档案实体、硬盘备份之间的有效关联，并形成案卷级、文件级和专题目录数据库。民国档案需全部重新拟定，并见名就录；建国后档案已有目录数据库，只对错误和漏录，需录人名的进行修正、补充，完善，要求条目著录合格率达到95% 以上。

2、为保证著录数据的准确率，做到目录数据著录的同时做好校对和图像挂接的准备工作，并按照档案局的要求进行各类卷皮、案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库，著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到100%。著录字段最终由档案局确定。

3、目录数据在图像文件夹外单独存储，成品数据能导出DBF、EXCEL、XML 和TXT 格式进行保存。按档案局要求，负责将数据导入档案馆综合业务管理系统。

4、为保证目录数据的正确性，建立目录数据库管理系统日志，