纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法
纸质档案数字化验收攻略！（文末有彩蛋）
纸质档案数字化验收攻略！（文末有彩蛋）上一期我们讲了纸质档案的数字化质检《纸质档案数字化验收，你还在为质检发愁？（文末附解决办法）》，通过分析最新规范的验收内容，纸质档案数字化成果包括：数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。
针对验收内容，从规范中，我们可以从规范中第9条：档案扫描、第10条：图像处理，第11条：数据挂接，这三条的具体要求来分析，最终实现顺利验收。
9 档案扫描9.1 基本要求档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，进行相关参数的设置和调整。
参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。
9.2 扫描设备9.2.1 扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。
9.2.2超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。
分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标板等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。
9.2.3 对于极其珍贵且尺寸不规则的档案，为方便直观显示原件大小，可采用标板、标尺等方式标识原件大小等信息。
9.2.4 应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。
9.3 扫描色彩模式9.3.1 为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。
9.3.2页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。
9.3.3页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。
9.3.4 页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。
9.4 扫描分辨率9.4.1 扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。
江西省县级档案馆纸质档案数字化项目验收办法.doc
江西省县级档案馆纸质档案数字化项目验收办法第一条为保证我省县级档案馆纸质档案数字化项目质量，确保档案实体和档案信息安全，提高专项资金使用绩效，根据《江西省县级档案馆维修改造专项资金管理暂行办法》（赣财教〔2014〕 64号）、《数字档案馆建设指南》、《纸质档案数字化技术规范》、《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》等文件和标准规范，制定本办法。
第二条凡本省县级档案馆纸质档案数字化项目均应通过验收，未经过验收或验收不合格的项目，不得交付使用。
拒不申请验收的，省档案局、省财政厅将收回全部或部分资金，并予以通报批评，涉及违法违纪行为的移送有关部门处理。
第三条省直管县由省档案局组织验收，其他县（市、区）由所属设区市档案局组织验收。
第四条验收应当成立验收组，验收组成员不少于5人，除选配省、市档案局（馆）业务骨干外，可以邀请有关专业人员参加验收组。
第五条验收组依据《江西省数字档案馆建设工程专项资金申报表》、《馆藏纸质档案数字化规划登记表》、《县级数字档案馆感谢你的观看建设工程数字化项目信息表》、项目合同书、合同附件、有关技术文档、数字化工作文档，按照国家和地方相关法律、法规、国家标准、行业标准和地方标准进行验收。
第六条验收的主要内容是：数字化成果数量和质量；档案原件与档案信息安全保障情况；数字化工作文档、存储、监控数据整理、保存、移交情况；网络与硬件配置情况;专项资金使用情况。
具体分项指标见《县级档案馆纸质档案数字化项目评价分项指标》（见附件2）。
第七条验收申请前置要件：1、项目按照合同要求全部完成；2、数字化副本及元数据全部上传区域平台并经初检合格。
县级档案局（馆）应在上述要件齐备后1个月内申请项目验收。
申请时填写《县级档案馆纸质档案数字化项目验收申请表》（见附件1），申请途径同专项资金申报。
第八条省、设区市档案局应当在收到验收申请之日起10个工作日内答复验收安排，并在收到验收申请之日起1个月内完成验收。
档案数字化验收报告
华能海门电厂码头工程项目档案审核情况汇报中交第二航务工程局华能海门电厂项目部一、工程概况综合码头按一个3000吨级泊位建设。
综合码头前沿线与煤码头垂直，西端点与陆域护岸距离100m，码头直线段长152.4m，预留拐弯段长度为22.10m，与煤码头平行预留拐弯段长度为21.984m。
西护岸后方布置配电所及前方办公室和污水池。
煤码头为1个5万吨级的泊位。
码头平行港内电厂护岸布置，前沿线距厂区护岸顶边线100m。
码头长度345.22m（包括预留段），码头平台长305m。
码头前沿作业地带宽度45m。
码头北端布置配电所及前方办公室、污水池和转运站。
煤码头、综合码头于2006年11月18日开工，分别于2009年3月4日和2009年4月11日完工。
二、项目档案的管理概况（一）、档案管理情况煤码头、综合码头在建设期间，项目部设立档案管理小组，负责档案的收集、整理、归档及保管工作。
档案管理日常工作由质检部负责，施工报验资料的报送、收回由操昭龙负责，并做好登记。
归档的档案由陈雪丹负责，并做好归档总目录和借阅及收回登记。
施工过程的档案资料，由各部门和相关负责人收集、整理、归档，做到真实、准确、完整、系统地反映施工全过程工程质量。
各部门的专业资料由各部门保管，试验室的资料由试验室保管，各部门的档案资料在完工后交质检部统一归档。
工程竣工图由工程部各单项技术主管负责编制，竣工图必须与有关的工程联系单，设计变更相符，要真实反映工程实际情况，最后由总工程师审定，交设计院复制。
（二）、档案管理主要措施1、强化过程控制，确保档案收集与工程建设同步进行（1）在项目前期文件的管理上，档案部门与工程管理部门共同梳理工作线索，划定相关部门归档责任、归档范围，各类文件归档的时间，使档案管理的有关规定能够紧密结合各部门管理工作实际，准确反映管理工作流程。
在前期文件的收集上，坚持“早介入”、“早检查”、“早动手”，紧紧跟踪前期工作的进展，指导相关部门及时归档，同时做到随归档随整理，具备成卷条件的马上归档组卷，并随时根据后续资料补充调整，保证了工程竣工时前期文件的齐全、完整。
档案数字化加工管理制度
档案数字化加工管理制度第一章绪论一、总则为了规范档案数字化加工管理工作，提高档案工作效率，保障档案安全，制定本制度。
二、制度目的本制度的目的是为了规范档案数字化加工管理工作流程，提高档案数字化加工管理水平，确保档案数字化加工工作的质量和效率。
第二章工作职责一、档案数字化加工管理工作职责1. 负责制定档案数字化加工工作计划，并组织实施；2. 负责确定数字化加工技术标准和规范；3. 负责档案数字化加工设备的维护和保养；4. 负责档案数字化加工项目的质量控制。
二、档案数字化加工管理员职责1. 负责协助档案数字化加工工作的计划制定和实施；2. 负责协助管理数字化加工技术标准和规范；3. 负责协助管理数字化加工设备的维护和保养；4. 负责协助档案数字化加工项目的质量控制。
第三章档案数字化加工项目管理一、档案数字化加工项目的申请1. 提出档案数字化加工申请的部门或单位应提供相关档案材料和信息；2. 档案数字化加工项目申请需提供申请表和相关审批文件。
二、档案数字化加工项目的审批1. 对档案数字化加工项目的申请进行审批，确定项目的具体流程和计划；2. 审批通过的档案数字化加工项目应及时安排实施，确保工作计划的顺利进行。
三、档案数字化加工项目的实施1. 按照审批通过的工作计划，对档案数字化加工项目进行实施；2. 对项目实施过程中出现的问题，及时进行处理和调整。
四、档案数字化加工项目的验收1. 对已完成的档案数字化加工项目进行验收，确保质量达标；2. 完成验收合格的档案数字化加工项目进行归档和备案。
五、档案数字化加工项目的综合评价1. 对已完成的档案数字化加工项目进行综合评价，总结经验，改进工作方法；2. 定期向上级主管部门进行档案数字化加工项目工作汇报。
第四章档案数字化加工设备管理一、档案数字化加工设备的购置1. 档案数字化加工设备的购置应结合实际需要，根据申报程序进行采购；2. 档案数字化加工设备的购置应由专业人员参与选型和评估，确保设备的性能和品质。
纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法(DOC)
纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法(DOC)一、及目的纸质档案是指以纸张、胶片等物质载体保存的各类档案资料。
由于纸质档案存在着保存周期有限、易损坏、占用空间大等缺点，为了更好地保护、管理和利用档案，数字化加工成为当前档案管理工作的重要内容。
本文档主要是为了规范纸质档案数字化加工项目的验收管理，确保数字化加工的有效性、可操作性和可追溯性。
二、适用范围适用于所有纸质档案数字化加工项目的验收管理，主要包括纸质档案扫描、图像处理、文字识别及部分元数据的补录。
三、审核与验收3.1 项目批准•需要对项目的合法性和重要性进行审查，由领导审批后方可立项实施。
•针对不同项目要求，制定具体的数字化加工计划，明确加工范围、加工过程、加工结果等内容。
3.2 加工质量的检查•加工过程中，应根据制订的数字化加工计划，制定具体的操作方案，并明确对照组和试验方案。
•对数字化加工的影像、数据和元数据进行检查，包括加工日期、扫描设备、选区、分辨率、清晰度、图像内容、文字精度、数字化封装格式等。
•检查完后，将样机送相关专家进行评审，并据此发放加工合格证书。
3.3 验收和档案管理•进行验收前，由领导审定具体的验收报告和验收标准，明确验收时间和验收范围。
•按照制定的验收标准进行验收，对加工完成的数字化档案进行检查，包括数字化档案的规范性、文件内容的合理性、图像质量的可读性等要素。
•如果验收未通过，则需要验收方提出整改意见，整改完成后再次进行验收。
•验收合格的数字化档案，应按照规定进行封存和保管，并完成相应的元数据的补录。
四、验收文档•在验收过程中，需完整地记录加工的过程、情况及结果等，并形成验收文档，由主要负责人签字认证。
•验收文档中应包含以下内容：加工批准文件、数字化计划及操作方案、样机光盘、检查报告、评审意见及加工合格证书等。
五、附则•按照本文档要求进行数字化加工项目的验收管理，将有利于提高档案信息化水平，加强档案数字化与传统文化的联系，以满足人们对信息的需要。
纸质档案数字化操作规程
纸质档案数字化操作规程根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分步实施。
国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应优先列入数字化加工对象。
数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。
基本原则1、加强管理，保障安全遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。
涉及国家秘密的档案，不得以外包方式委托进行数字化加工。
加强档案数字化各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。
2、完善细节，规范流程对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象，应用文字做出说明，并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加T o应加强数字化加工流程管理，界定各个环节的职责任务，堵塞漏洞和缺憾。
3.分工协作，夯实基础加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数字化相结合，开展传统载体档案清理、整理、鉴定、修裱等基础处理工作，为加快推进档案数字化创造有利条件。
基本环节纸质档案数字化的基本环节为数字化前期准备、数字化前处理、数字化扫描、数字化后处理、数字化成果验收移交。
内容主要包括：制定数字化工作方案、案卷整理与交接登记、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果移交及管理等。
档案数字化从整理分件到案卷还原的各个环节，应以卷（盒）或批次为单位建立档案数字化加工流程单，记录每卷（盒）或每批档案数字化过程，确保档案扫描加工质量和效率。
制定方案对档案实体的基本情况进行摸底排查，根据排查结果，制定总体规划和分年计划，并按照本规范编制数字化工作方案。
包括档案数字化的内容和范围、数量以及先后顺序、数字化的形式、技术参数、时间安排以及经费预算等内容。
案卷整理开展数字化扫描工作之前，应根据纸质档案实际情况，按步骤对档案实体进行整理鉴别，对需要说明、修裱、扫描等内容进行标识，以确保扫描加工质量和效率。
档案数字化过程需要交接的环节,应当填写档案调还卷登记表，确保交接清楚，手续完备，有据可查。
江西出台纸质档案数字化项目验收办法
江西出台纸质档案数字化项目验收办法
佚名
【期刊名称】《兰台世界》
【年(卷),期】2016(000)004
【摘要】从2015年开始，江西省财政每年安排2000万元，用于省级和县级数字档案馆建设，分五年实施，总投资1亿元。
为切实加强资金管理和项目建设，近日，江西省档案局制定下发《江西省县级档案馆纸质档案数字化项目验收办法》，对全省县级档案馆纸质档案数字化项目组织验收、验收内容、验收申请前置要件、验收程序、验收结果等作了规定，开展档案数字化项目验收。
【总页数】1页(P6-6)
【正文语种】中文
【中图分类】F284
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1.云南省出台国家重点档案专题开发项目验收办法 [J], 陈建东
2.朝阳区档案馆启动2019年纸质档案数字化项目 [J], 罗希
3.《山西省煤矿建设项目竣工验收办法》出台 [J],
4.《北方采暖地区既有居住建筑供热计量及节能改造项目验收办法》出台 [J],
5.《重大建设项目档案验收办法》出台 [J],
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档案数字化加工管理制度
档案数字化加工管理制度档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。
集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。
对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
数字化基本流程：纸质档案数字化的基本流程包括档案出库、案卷件整理、扫描、图像处理、质量检查、生成文档、存储、装订，回库共八个环节由档案员和数字化处理人员共同完成。
纸质档案数字化基本流程：档案出库，案卷整理，扫描，图像处理，质量检查，生成文档，存储，装订回库。
数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。
数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。
数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。
数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。
数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。
数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。
工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。
工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。
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纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法
1总则
1.1为了规范纸质档案数字化加工项目验收管理，确保档案安全和项目质量达到有关要求和标准，特制定本办法。
1.2本办法适用于广西各级党政机关、人民团体。
2对象、依据及前提条件
2.1各级档案行政管理部门根据相关规定接受本级行政区域内业主单位委托组织纸质档案数字化加工项目的验收。
2.2依据档案数字化加工项目合同书、合同附件、有关技术说明文件及规范的验收资料，按照国家和地方的相关法律、法规、国家标准、行业标准、地方标准进行验收。
2.3项目验收的前提条件
2.3.1项目按照合同要求全部完成，并满足使用要求；
2.3.2各个分项全部预验收合格；
2.3.3已通过自治区档案局指定软件综合应用测试；2.3.4各种验收资料完备，符合合同内容；
2.3.5经过相关主管部门和项目业主同意；
2.3.6合同或合同附件规定的其他验收条件。
3验收内容
3.1分项验收：对纸质档案数字化加工项目分项进行验收，包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据备份等。
验收以抽检的方式检查已完成数字化加工的所有档案和数据，抽检的比率不得低于档案和数据总量的5%。
3.2验收指标：以下分项抽检标记为“不合格”：未按数字化加工要求拆装、处理档案，档案破损、页码顺序错误、页数不清、目录不实；扫描档案技术指标错误，扫描、处理图像文件不完整、不清晰、不反映档案原貌以及有缺页、漏页、重页、顺序颠倒等质量问题；图像文件存储格式、命名未按规范要求；目录建库数据格式不符合规范要求，著录项目不全、内容不准确规范，不能与图像数据库批量、快速挂接以及数据挂接错误的；数据备份不当造成数据丢失、错误，成品数据未进行多套备份。
验收抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收“通过”。
合格率=合格的文件数／被抽检文件总数×100%。
4验收程序
4.1验收程序
4.1.1预验收
4.1.1.1项目竣工后经测试和试运行合格，项目承担单位根据合同、招标书、计划任务书，检查、总结项目完成情况后向项目业主提出预验收申请。
4.1.1.2项目业主和项目承担单位组成初验小组，对项目的各项工作进行全面检查。
4.1.1.3项目承担单位提供材料：预验申请书、完成工作报告、项目总结报告。
4.1.2验收
4.1.2.1申请：预验收合格后，项目业主根据合同、招标书、任务书，检查、总结项目组织实施和完成情况后向本级档案行政管理部门提出验收申请，并提交规范的验收方案（验收材料）。
4.1.2.2经过审核，材料齐全，则由本级档案行政管理部门会同相关部门组织验收。
4.1.2.3验收组成员由本级档案行政管理部门和相关部门以及项目业主的管理人员、专业技术人员共同组成。
验收时按照相关验收内容及标准进行，验收后提交验收报告。
4.1.2.4验收形式：采用会议与现场测试相结合的形式。
4.1.2.5验收步骤
4.1.2.
5.1业主单位作项目工作、试用情况及预验收报告；
4.1.2.
5.2承担单位作关于项目加工、技术、自检（预验）情况及竣工情况的报告；
4.1.2.
5.3验收组进行现场检查和测试；
4.1.2.
5.4验收组对项目进行全面评价并给出验收意见；
4.1.2.
5.5验收组组长宣读验收意见。
4.1.2.6验收签字：经过验收形成验收报告，验收组成员签字，并提交本级档案行政管理部门以及相关部门和项目业主存档。
5验收结论
5.1 验收结论分为：验收合格、需要复议和验收不合格三种。
符合纸质档案数字化加工标准规范、目录数据库与全文数据库正常挂接、任务按期保质完成、经费使用合理的，视为验收合格；由于提供材料不详，或目标任务完成不足80%，而又难以确定其原因等导致验收结论争议较大的，视为需要复议。
5.2项目凡具有下列情况之一的，按验收不合格处理：5.2.1未按项目考核指标或合同要求达到所预定的主要技术指标的；
5.2.2所提供的验收材料不齐全或不真实的；
5.2.3项目的内容、目标或技术指标等已进行了较大调整，而未得到相关单位认可的；
5.2.4 项目实施过程中出现重大问题，尚未解决和作出说明，或实施过程及结果等存在纠纷尚未解决的；
5.2.5没有对数据、相关系统或设备进行试运行，或者试运行不合格；
5.2.6项目经费使用情况审计发现问题的；
5.2.7违反法律、法规及相关标准规范的其他行为。
6验收结论确认和处理
6.1由本级档案行政管理部门会同相关部门根据验收意见和相关资料得出结论，并进行确认。
6.2项目验收结论的处理
6.2.1验收结论为验收合格的，项目业主将全部验收材料统一装订成册并连同相应的电子文档（doc格式），分别报本级档案行政管理部门以及相关部门备案。
6.2.2验收结论为需要复议的，业主和承担单位在一个月内补充有关材料或者进行相关说明。
6.2.3验收结论为验收不合格的，业主和承担单位限期整改，整改后试运行合格的，项目业主重新申请验收。
6.2.4未通过验收的档案数字化加工项目，不得交付使用。
6.3项目交接：项目竣工验收合格后，应办理项目交接手续。
项目的移交包括项目实体移交和项目文件移交部分。
7附则
7.1本办法由自治区档案局负责解释。
7.2本办法自公布之日起实施。
附件：纸质档案数字化加工项目验收资料
附件：
纸质档案数字化加工
项目验收资料
项目名称：
项目编号：
项目业主：（盖章）
联系人：
联系电话：
起止日期：年月——年月
验收日期：年月日
纸质档案数字化加工项目验收会议议程
时间：年月日
地点：
主持人：
一、宣布验收组成员名单和验收组组长；
二、验收组长主持验收工作：
1.业主单位作项目工作及试用情况报告；
2.承担单位作关于项目实施情况、自检（预验）情况及竣工情况的报告；
3.验收组进行现场检查和测试；
4.验收组对项目进行全面评价并给出验收意见。
5.验收组组长宣读验收意见。
三、项目业主单位领导讲话；
四、有关领导及代表讲话。
纸质档案数字化加工项目验收大纲
一、验收对象：
二、项目来源：
三、组织验收单位：
四、验收形式：会议结合现场测评。
五、验收组织：成立验收组，由名专家及相关人员组成。
验收组设组长1名，组员名。
六、验收依据：合同及档案信息化相关标准规范。
七、验收目的：由验收组对项目进行评价，做出项目可否验收的结论。
八、验收内容：
1.审查是否完成项目合同所明确规定的全部指标；
2.审查验收材料是否正确、规范、完整并符合要求；
3.检查数据是否符合标准规范，测试项目实施的效果；
4.对有关问题进行质询并提出改进意见。
九、验收程序
1.查阅：查阅项目承担单位提供的验收文件；
2.审查：对项目业主单位的有关技术指标、业务资料、数字化加工流程单和文字记录进行审查；
3.分析：对验收中认定的事实及有关资料进行整理和比较分析；
4.评价：对项目合同完成情况进行综合评价。
十、验收会形成的文件：验收报告。
纸质档案数字化加工项目
业主单位工作报告
项目名称：
项目编号：
项目业主单位：（盖章）项目承担单位：（盖章）起止时间：年月—年月
纸质档案数字化加工项目
承担单位实施报告
项目名称：
项目编号：
项目业主单位：（盖章）项目承担单位：（盖章）起止时间：年月—年月
纸质档案数字化加工项目
经费决算报告
项目名称：
项目编号：
项目业主单位：
起止时间：年月—年月
项目专项资金决算表
项目名称：项目编号：
填报单位：（盖章）填报时间：年月日
项目负责人：（签章）填表人：（签章）
纸质档案数字化加工项目
验收材料
项目名称：
项目编号：
项目业主单位：（盖章）起止时间：年月—年月验收日期：年月日
验收资料清单
说明：
Ⅰ该表民国档案、建国后档案通用。
Ⅱ业主单位工作报告，系指业主单位从业主的立项、编制方案、项目工作计划、管理、各方协调、使用等情况。
Ⅲ承担单位施工报告从技术角度，包含加工过程、质量控制、管理、技术创新、主要内容的技术指标及完成情况等。