工程项目档案管理
工程项目档案管理办法
工程项目档案管理办法第一章总则第一条为加强工程项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本项目实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于本工程项目从立项、设计、施工到竣工验收等全过程中形成的各类档案的管理。
第三条工程项目档案是工程项目建设过程和成果的真实记录，是项目后续管理、维护、改建、扩建的重要依据，应纳入项目建设管理计划，与项目建设同步进行。
第二章管理职责第四条成立工程项目档案管理领导小组，负责项目档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。
第五条项目经理为项目档案管理第一责任人，全面负责项目档案工作的组织领导和管理。
第六条项目各部门分别负责本部门职责范围内相关档案的收集、整理、归档和移交工作，部门负责人为档案管理直接责任人。
第七条设立专职或兼职档案管理员，具体负责项目档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、保管、利用和移交等。
第三章归档范围与要求第八条归档范围包括但不限于以下内容：（一）项目立项文件，如可行性研究报告、项目建议书、立项批复等。
（二）设计文件，包括初步设计、施工图设计及相关变更文件。
（三）施工文件，如施工组织设计、施工日志、质量检验记录、隐蔽工程验收记录等。
（四）监理文件，如监理规划、监理月报、监理会议纪要、质量评估报告等。
（五）竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算、验收会议纪要等。
（六）设备、材料采购文件，如采购合同、设备清单、材料检验报告等。
（七）其他与项目建设有关的文件，如会议纪要、往来函件、照片、录像等。
第九条归档要求：（一）归档的文件材料应完整、准确、系统，反映项目建设的全过程。
（二）文件材料的格式、内容应符合国家和行业相关标准规范要求。
（三）归档的文件应为原件，如因特殊原因使用复制件，应注明原件存放处并加盖复制件提供单位公章。
（四）文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。
（五）电子文件应与纸质文件同步归档，且符合电子文件归档管理相关规定。
工程项目档案管理问题
一、引言 工程项目档案是工程项目实施、管理、监督和评估的重要依据，是反映工程项目全过程的真实记录。工程项目档案管理是工程项目管理的重要组成部分，对于提高工程项目管理水平、保障工程质量、维护企业合法权益具有重要意义。然而，在实际工作中，工程项目档案管理存在诸多问题，本文将针对这些问题进行分析和探讨。
二、工程项目档案管理存在的问题 1. 档案意识淡薄 部分工程项目管理人员对档案管理工作重视程度不够，认为档案管理工作是无关紧要的辅助性工作，导致档案管理工作得不到应有的重视。这种观念使得档案管理工作在工程项目中的地位和作用没有得到充分发挥。
2. 档案管理制度不完善 一些工程项目单位缺乏完善的档案管理制度，档案管理工作缺乏规范性和系统性。例如，档案收集、整理、归档、保管、利用等方面缺乏明确的规定，导致档案管理工作混乱无序。
3. 档案管理信息化程度低 随着信息技术的发展，工程项目档案管理应充分利用信息化手段，提高档案管理效率。然而，目前我国工程项目档案管理信息化程度普遍较低，很多单位仍采用传统的手工管理方式，档案资料检索、查询、共享等方面存在困难。
4. 档案资料不完整 工程项目档案资料应包括项目立项、设计、施工、验收、运营等各个阶段的资料。然而，在实际工作中，部分工程项目档案资料不完整，缺失关键信息，影响档案的完整性和可靠性。
5. 档案保管条件不达标 工程项目档案保管条件不达标，如档案库房湿度、温度、通风、防火、防盗等方面存在隐患。这可能导致档案资料损坏、丢失，影响档案的长期保存。
6. 档案人员素质不高 工程项目档案管理人员普遍存在专业素质不高、业务能力不强的问题。这导致档案管理工作效率低下，档案资料质量难以保证。 三、工程项目档案管理问题产生的原因 1. 管理观念落后 部分工程项目管理人员对档案管理工作的重要性认识不足，导致档案管理工作得不到应有的重视。
2. 人力资源不足 工程项目档案管理人员数量不足，且专业素质不高，难以满足工程项目档案管理的需求。
工程项目档案管理制度流程
一、总则为了规范工程项目档案管理，确保档案的齐全、完整、准确、系统，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、档案管理机构及其职责1. 成立工程项目档案管理领导小组，负责组织、协调、监督和指导工程项目档案管理工作。
2. 项目部设立档案管理岗位，负责具体实施档案管理工作。
3. 档案管理岗位职责：（1）负责工程项目档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；（2）负责工程项目档案的统计、分析、利用和保密工作；（3）负责档案管理制度的制定、修订和实施；（4）负责档案管理人员的培训、考核和奖惩。
三、档案管理流程1. 档案收集（1）在工程项目招投标阶段，档案管理人员应参与项目策划、招标文件编制等工作，确保档案收集工作的顺利进行；（2）在工程项目实施过程中，档案管理人员应按照档案收集范围，及时收集各类文件、资料，包括但不限于：a. 工程设计文件；b. 施工图；c. 施工组织设计；d. 施工日志；e. 材料验收报告；f. 质量检验报告；g. 工程变更及洽商记录；h. 竣工验收报告。
2. 档案整理（1）档案管理人员对收集到的档案资料进行分类、整理，确保档案的有序性；（2）对整理后的档案资料进行编号、登记，建立档案目录。
3. 档案归档（1）档案管理人员按照档案归档范围，将整理好的档案资料归档；（2）归档时，应确保档案的完整性和准确性。
4. 档案保管（1）档案管理人员应按照档案保管要求，对档案进行分类存放，确保档案的安全；（2）定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
5. 档案利用（1）档案管理人员应按照档案利用规定，为工程项目相关单位和个人提供档案查阅、复制等服务；（2）档案管理人员应做好档案利用登记工作，确保档案的保密性。
6. 档案鉴定（1）档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值；（2）对无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。
四、奖惩1. 对在工程项目档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励；2. 对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄露等行为的，按照相关规定进行处罚。
工程项目档案管理制度
工程项目档案管理制度
是一套规范和管理工程项目档案的制度。
它包括了档案建设、档案保管、档案利用和档案管理等方面的内容。
1. 档案建设：确定项目档案的范围和内容，制定档案建设计划，明确档案建设的目标和任务。
2. 档案保管：建立合理的档案保管制度，包括档案的装订、编号、分类、存储和防火、防潮等措施。
3. 档案利用：制定档案利用规定，明确档案利用的程序和权限，便于项目人员及时获取档案信息。
4. 档案管理：确定档案的负责人和管理责任，制定档案管理制度和工作流程，加强档案安全管理，保护档案的完整性和机密性。
5. 档案整理：定期对项目档案进行整理和整理，清理无效档案，归档合格档案，确保档案的有序性和准确性。
6. 档案借阅：制定档案借阅制度，明确借阅的程序和规定，加强档案的监督和管理，预防档案的丢失和损毁。
7. 档案销毁：制定档案销毁制度，明确档案销毁的程序和要求，及时销毁无效档案，防止档案堆积和占用空间。
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工程档案管理工作内容
工程档案管理工作内容工程档案管理工作内容主要包括档案的收集整理、存储保管、检索利用和销毁处理等方面。
下面就具体介绍一下工程档案管理的各项工作内容：一、档案的收集整理1. 设计阶段的工程档案收集整理在工程项目的设计阶段，主要包括勘察设计文件、初步设计文件和施工图纸等。
工程单位应当对这些文件进行归档整理，建立档案目录和编号体系，并根据需求进行著录、装订和封存等工作，确保设计文件的完整性和准确性。
2. 施工阶段的工程档案收集整理在工程项目的施工阶段，主要包括施工图纸、合同协议、竣工验收报告等文件。
工程单位应当对这些文件进行详细记录和整理，建立档案档案馆，并确保施工文件的准确性和完整性。
3. 竣工阶段的工程档案收集整理在工程项目的竣工阶段，主要包括竣工验收报告、工程交接记录、质量保证文件等。
工程单位应当对这些文件进行详细记录和整理，建立档案目录，确保竣工文件的完整性和可查阅性。
二、档案的存储保管1. 档案的存储工程单位应当建立专门的档案室或档案库房，对工程档案进行存放和管理。
档案室应当具备防火、防潮、防尘等功能，确保档案的安全存放。
同时，需要对档案进行分类存放，建立相关的档案管理制度，确保档案的安全性。
2. 档案的保管工程单位应当对档案进行定期检查和保管，制定档案保管规范，明确保管责任人，定期对档案进行整理和清理，确保档案的准确性和及时性。
三、档案的检索利用1. 档案检索工程单位应当建立档案检索制度，明确档案的检索流程和权限，确保档案的及时查阅和使用。
同时，需要建立档案索引，方便用户进行检索，提高效率。
2. 档案利用工程档案是工程项目的重要信息载体，可以为工程项目的后续管理和维护提供重要参考。
工程单位应当充分利用档案信息，对工程项目的设计、施工、维护等环节进行指导和监督，确保工程项目的高效进行和质量保证。
四、档案的销毁处理1. 档案的销毁工程单位应当建立档案销毁制度，对于无用的档案，应采取安全有效的方法进行销毁，确保档案信息的安全性和保密性。
工程项目档案保密管理制度
工程项目档案保密管理制度第一章总则第一条为了规范工程项目档案的保密管理工作，保护工程项目的重要信息安全，维护国家和企业利益，制定本制度。
第二条本制度适用于所有涉及工程项目的档案保密管理工作，包括但不限于工程项目规划、设计、施工、验收、运行、维护等环节。
第三条工程项目档案保密管理应遵循法律法规、国家标准和企业规章制度，保护项目档案的完整性和机密性。
第二章保密管理制度第四条工程项目档案应根据保密等级进行分类管理，明确各级档案的保密要求和保密措施。
第五条工程项目档案保密等级划分应根据档案中所含信息的重要性、涉密程度和可能造成的损失程度进行确定，分为绝密、机密、秘密和一般级。
第六条工程项目档案应定期进行保密审查和鉴定，做到及时更新档案的保密等级和保密措施。
第七条工程项目档案的保密管理责任制度应明确，确定保密管理人员及其职责，并加强保密管理人员的培训和监督。
第八条工程项目档案的传递、存储、借阅等行为应严格按照规定进行，确保档案的安全和完整。
第九条工程项目档案的备份、销毁、转移等工作应按照规定进行，确保档案的安全和完整。
第十条工程项目档案的保密管理应建立健全的监督制度，保证档案保密工作的有效实施和运行。
第三章保密措施第十一条工程项目档案应设立专门的保密管理机构，配备专业的保密管理人员，制定保密管理制度和操作规程。
第十二条工程项目档案应采取物理、技术和管理等多种保密措施，确保档案的安全和完整。
第十三条工程项目档案的电子化管理应采取加密、备份、权限控制等措施，确保档案的安全和完整。
第十四条工程项目档案的存储设施应设有物理防护措施，如防火、防水、防盗等设备，确保档案的安全。
第十五条工程项目档案的传递和借阅应采取保密措施，如限制访问、登记备案、监控监管等，确保档案的安全。
第十六条工程项目档案的销毁应按照规定程序进行，确保档案的安全和完整。
第十七条工程项目档案的备份和转移应按照规定程序进行，确保档案的安全和完整。
第四章违规处罚第十八条对违反工程项目档案保密管理规定的行为，将依法进行处理，严格追究相关人员的责任。
工程项目管理建立档案
随着我国经济的快速发展，工程项目日益增多，工程项目管理的重要性也日益凸显。
工程项目管理档案是工程项目全过程中的重要资料，它记录了工程项目的实施过程、管理状况和成果，对于提高工程项目管理水平、保障工程质量和安全、降低工程风险具有重要意义。
本文将从工程项目管理档案的建立、内容、作用等方面进行探讨。
一、工程项目管理档案的建立1. 明确档案管理的目标工程项目管理档案的建立应遵循以下目标：（1）确保工程项目管理档案的完整性和真实性；（2）提高工程项目管理档案的利用率；（3）规范工程项目管理档案的管理流程；（4）保障工程项目管理档案的安全。
2. 制定档案管理制度工程项目管理档案的建立需要制定相应的管理制度，主要包括：（1）档案收集制度：明确档案收集的范围、内容、方式等；（2）档案整理制度：规范档案的分类、编号、存放等；（3）档案保管制度：确保档案的存放环境、防潮、防虫、防火、防盗等；（4）档案借阅制度：规范档案的借阅、归还、保密等。
3. 建立档案管理机构工程项目管理档案的建立需要设立专门的档案管理机构，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。
档案管理机构应具备以下条件：（1）具有档案管理专业知识和技能的人员；（2）具备一定的档案管理设备；（3）建立健全的档案管理制度。
4. 确定档案管理人员档案管理人员应具备以下条件：（1）熟悉工程项目管理档案的相关知识；（2）具备良好的职业道德；（3）熟悉档案管理操作技能。
二、工程项目管理档案的内容1. 工程项目前期资料（1）可行性研究报告；（2）初步设计文件；（3）招标文件；（4）合同文件；（5）项目批准文件。
2. 工程项目实施过程资料（1）施工组织设计；（2）施工图设计；（3）施工日志；（4）工程进度报告；（5）质量检验报告；（6）安全检查报告；（7）环境保护报告。
3. 工程项目验收资料（1）竣工验收报告；（2）工程质量验收报告；（3）工程安全验收报告；（4）环境保护验收报告。
工程建设项目档案管理内容(一)
工程建设项目档案管理内容(一)工程建设项目档案管理内容一、引言在工程建设项目中，档案管理起到至关重要的作用。
项目档案记录了整个项目的过程和结果，对于后期的运维和维护起到了重要参考作用。
本文将介绍工程建设项目档案管理的内容，以便于更好地理解和实施。
二、项目前期档案管理1.项目背景资料：包括项目的名称、立项依据、招标情况等。
2.项目计划：包括项目的总体计划、工期安排和里程碑等。
3.合同和协议：包括项目的合同和协议文件，明确各方责任和权益。
4.项目立项审批：包括项目立项的文件和审批记录。
5.项目组织机构：包括项目的组织机构、人员配置和职责分工等。
三、项目实施档案管理1.工程设计：包括工程设计方案、施工图纸和技术规范等。
2.施工方案：包括施工方法、工艺方案和质量控制计划等。
3.施工过程记录：包括日常巡检记录、施工问题记录和安全事故记录等。
4.施工验收：包括施工过程中的质量验收记录和竣工验收报告等。
5.材料采购和使用：包括材料供应商信息、采购记录和使用登记等。
四、项目收尾档案管理1.竣工图纸：包括竣工图纸的设计和修改记录。
2.工程变更：包括工程变更的申请和批准文件，以及相关的变更记录。
3.投资及决算：包括项目的投资预算和决算报告等。
4.工程验收：包括工程竣工验收的相关记录和报告。
5.工程保修：包括工程保修期内的维护和保养记录等。
五、档案管理的重要性1.法律依据：工程建设项目档案管理是法律要求和规定的，有助于确保项目的合法性和合规性。
2.质量保证：通过档案管理，可以及时发现和纠正工程质量问题，提高项目的质量水平。
3.后期维护：档案记录了工程建设的全过程，有助于后期的运维和维护工作。
4.经验总结：档案资料可以为以后的类似项目提供经验和教训，提高工程建设的效率和质量。
以上就是工程建设项目档案管理的内容。
通过合理的档案管理，可以提高工程建设项目的管理水平和效率，确保项目的顺利进行和后期的维护工作。
希望本文对相关人员有所帮助。
建设项目工地档案管理制度
为加强建设项目工地档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，根据《中华人民共和国档案法》、《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）等法律法规，结合本工程实际情况，制定本制度。
二、档案管理范围1. 工程项目前期文件、合同、协议、设计文件、施工图等；2. 工程项目施工过程中的技术文件、施工记录、检验记录、验收记录等；3. 工程项目竣工文件、验收文件、保修文件等；4. 工程项目有关会议纪要、函件、照片、录音、录像等。
三、档案管理制度1. 建立档案管理责任制。
项目经理为档案管理第一责任人，负责组织、协调、指导档案管理工作；档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
2. 档案收集与整理。
档案收集应全面、及时、准确。
档案整理应按照《建设项目档案管理规范》的要求，对档案进行分类、编目、编号，确保档案的系统性。
3. 档案保管。
档案保管应遵循安全、保密、防潮、防霉、防虫、防火、防盗等原则。
档案应存放在符合档案保管要求的库房内，定期进行消毒、除湿、防虫处理。
4. 档案利用。
档案利用应遵循真实性、合法性、有效性原则。
档案查阅、复制、借阅等，需经项目经理批准，并办理相关手续。
5. 档案归档。
工程项目竣工后，档案管理员应按照《建设项目档案管理规范》的要求，将档案整理成册，报项目经理审批后，及时归档。
6. 档案信息化管理。
积极推进档案信息化建设，采用电子档案管理系统，实现档案的数字化、网络化、智能化管理。
四、档案管理监督与考核1. 项目经理对档案管理工作进行监督，确保档案管理制度得到有效执行。
2. 档案管理员应定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
3. 对档案管理工作进行考核，考核结果纳入项目管理人员绩效考核。
1. 本制度由项目经理负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
项目工程资料归档管理方案
项目工程资料归档管理方案一、引言随着信息技术的快速发展和科学技术的不断进步，工程项目资料的数量和种类也越来越多，工程项目资料管理工作变得日益复杂和繁重。
为了更好地管理和保护工程项目资料，提高项目资料的使用效率和安全性，制定一个科学的、合理的项目工程资料归档管理方案是十分重要的。
本方案依据当前工程项目资料管理的实际情况，充分考虑项目资料的特点和数量，结合现代信息技术的应用，合理规划工程项目的资料归档管理工作。
通过对项目工程资料的规范管理，确保资料的完整性、安全性和便捷性，实现对工程项目资料的科学管理和有效运用。
二、管理原则1. 规范性原则：严格按照规范性要求对工程项目资料进行管理，保证资料的完整性和准确性。
2. 统一性原则：建立统一的项目工程资料管理体系，统一管理各类工程项目资料。
3. 科学性原则：根据工程项目的实际情况，科学规划工程资料的组织和管理方式，确保资料的高效利用。
4. 效率性原则：通过科学、规范的管理方式，提高工程项目资料的管理效率和使用效能。
5. 安全性原则：建立健全的工程项目资料保密制度，保护工程项目资料的安全性。
三、资料归档管理流程1. 资料归档准备（1）确定资料归档的范围和内容，包括项目立项文件、设计文件、施工文件、质量检验文件等。
（2）统一编号：对每个项目的资料进行编号，在项目启动时建立项目档案室，并制定项目资料编号规则和归档标准。
（3）编制资料档案目录，明确各类资料的名称、数量、格式和存放位置。
2. 资料归档存储（1）建立专门的资料档案室，统一存放工程项目资料，并规范资料的存放位置、方式和标识。
（2）对重要的工程项目资料进行数字化处理，建立电子档案库，并实现数字资料和纸质档案的互相补充。
3. 资料归档管理（1）设立专业的档案管理团队，负责对项目档案的整理、归档和管理工作。
（2）根据资料归档目录，对项目资料进行分类整理，并按照规范进行归档管理。
4. 资料归档利用（1）对需要使用的工程项目资料，项目人员可以通过系统查询和借阅的方式进行使用。
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工程项目档案管理
工程项目档案管理由于其自身的特性特点，使其成为工程项目中的难点问
题和薄弱环节。工程项目档案管理工作关系到国计民生，一旦发生工程质量责
任事故，
工程项目档案的重要性
最初的工程项目档案就只有浅表的记录不够具体，随着社会的不断进步，
上到政府机关下到平明百姓都必须将档案作为前行的媒介来推动其发展。而工
程项目的档案也就有了更高更严格的定义和要求
为使其更具有适用性、耐久性、安全可靠性、经济效应性和环境协调性国
家有了针对的法律、法规、施工技术规范及标准等。按照这些要求工程的质量
有个一个衡量的标准，而档案恰巧是全方位印证高标准的关键所在。一个项目
不仅仅是看它成型后的宏伟壮观，还要抓其过程施工的每个环节，我们才知道
此项目是不是合格的、安全的。工程质量把控主要靠人、机械、材料、技术、
环境等诸多因素
而能直观体现出这一切丰富全面的就只有档案，而在我国工程项目质量出
现问题而造成了人员伤亡的事件已屡见不鲜，造就了这一切不合格安全隐患工
程的主要原因有偷工减料、政绩，献礼违反基建、赶工工程等情况。最令人发
指的是在事发后却找不到一套完整、系统的工程项目档案，主体工程的质量无
从查找施工流程和根据，这是工程项目的悲哀。而现在国家已经将档案作为工
程项目验收的标准之一，如果没有完整、系统的档案不允许对其工程项目进行
验收。所以档案是工程项目的关键。
2
企业工程档案管理的现状及难点
1.项目档案管理工作重视程度不够及范围、职责界定不清
建设项目前期、建设过程到竣工验收，各级领导非常重视立项、投资、设
计、招投标、安全、质量、进度、决算、竣工验收等各环节的工作，但对办理
过程和形成结果的依据性文件材料只关心是否办理完毕，不关心文件材料的集
中和安全管理，以散存在个人手中为普遍存在的问题，造成形成文件责任者与
文件管理者责任不清，没有做到项目档案工作与项目建设同步，没有严格执行
建设项目档案“统一领导、统一管理”的管理原则。在遗留项目中有的建设单
位，在建设过程中对档案管理的责任就界定不清，准备接受验收时，又将自行
负责的各阶段文件材料口头委托施工单位进行整理、组卷，施工单位对这部分
文件材料的形成过程不了解，只能在案卷外观质量上达到要求，其内容的完整
性和准确性达不到要求，是遗留项目验收、在建项目档案管理中存在的普遍问
题。
2.企业档案管理人才队伍问题
企业发展没有充分考虑到档案管理人员素质建设和能力培训，档案管理工
作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特
点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及
与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合
度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。
3.建设单位各级管理、工程技术人员档案管理意识淡薄。
3
各级管理、工程技术人员是建设项目前期和管理中文件材料的主要形成者
和具体执行者，是建设项目档案进行收集、积累的主要来源。在对遗留和在建
工程项目的档案管理进行分析时，大部分建设单位存在人员少、兼职多，缺乏
档案管理基础和专业知识，他们习惯将自己形成的、具有参考和利用价值的文
件材料放在“手边”方便再利用，主观意识上对建设项目过程中档案“统一管
理”有抵触情绪，待项目检查和验收有关联时再做“回忆录”，临近整体项目
竣工验收时，才感到档案管理工作麻烦、压力很大或由于工作变动又没有被监
督交接“私人财产”，使原本有价值、凭证作用且无法补救的文件材料遗失和
没有利用的机会，是建设项目管理的文件材料收集不全的因素。
提高工程档案管理水平的措施
1、重视并提高档案管理意识
各级领导和有关业务部门要切实重视档案管理工作,档案专业部门和人员要
进一步明确职责范围,如参加生产调度会,参加产品鉴定会和基建工程竣工验收,参
加设备开箱等。
2、进一步健全档案管理制度
首先要从业务考核入手,将工程项目档案归档管理纳入计划管理,并对工程项
目竣工档案的归档范围、归档要求、归档时间以及归档职责都做出明确的规定,
并通过建立岗位职责把归档任务纳入各业务部门和有关人员的工作标准之中,使
归档工作制度化、程序化。其次是要把提交合格的交工资料列人工程承包合同,
列入创优工程评审条件并认真实行预留交工资料保证金制度,第三是要认真执行
4
制度。制度的保证作用,不仅要看到制度本身是否完善,更重要的是看能否贯彻执
行。
3、加强跟踪指导
跟踪指导是档案部门在收集工程项目竣工档案中掌握的第一手资料,也是使
竣工资料达到规范化的必要条件。工程档案产生于施工现场,贯穿于工程项目的
招标、投标、施工和竣工的整个过程。档案部门要根据年度计划内容制定出跟
踪指导计划,在工程项目施工开始就要派专人进行跟踪,对该项工程竣工档案交付
验收提出明确要求,切实做到对工程竣工档案跟踪管理的有效控制。同时,在跟踪
指导的过程中要积极主动与工程管理部门、施工单位搞好配合。档案部门在跟
踪指导中应注意以下问题:第一,档案部门应摆正服务的指导思想,工程中主动配
合,做到参与而不代替。要注意做好组织、协调、指导、监督工作;第二,摆正工程
管理与档案工作的关系。从基本建设和工程施工角度来看,工程管理与档案工作
应是主从关系,现场档案工作从属于工程管理,是工程管理的一个组成部分,它贯穿
于工程的全过程。
4、成立重大工程项目竣工档案归档工作协调小组
工程项目从立项、评估、设计到施工、竣工、交付使用,其档案资料的形
成、积累、归档是一个复杂的过程,在这个过程中,涉及到若干部门,众多的环节和
许多专业,要保证施工档案完整准确及时地归档,就应当有一个协调的机制。笔者
认为,一个比较大的工程项目,应当成立竣工档案协调小组,一般应由计划部门、基
建部门、财务部门、档案部门、施工单位、使用单位等组成,以协调各方面的工
作,保证工程项目竣工资料归档工作的顺利进行。