物业公司档案管理制度

物业公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度提要:一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同

意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

物业公司档案管理制度

第一章总则

档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范

公司的档案管理，特制订本制度。

第二章档案分类

一、综合类

（一）公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请

示、申请报告、评审意见书、认股书等；永久

（二）公司编文号的全部文件；

永久

（三）公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文

件；长期

（四）公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用

新印章的通知批复；永久

（五）公司的各种请示报告及上级部门的批复；永久或长期

（六）集团内各单位主送我司有关重要问题的文件；长期或永久

（七）政府各级部门发送的文件；长期（A）公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录；长期

（九）介绍信、信函存根、电报底稿；短期

（十）公司档案的交接清册和销毁清册；长期

（十一）各职能部门、综合类档案目录。永久

二、经营管理类

（一）各职能部门管理文件、重要资料目录；永久

（二）公司下达的年度考核经济指标及完成情况；永久

（三）公司各部经济考核指标；短期

（四）公司和业务部门对外签订的协议、合同；永久或长期

（五）上级部门制定的政策、规定等指导性文件。长期

三、财务类

（一）年度审计报告；永久

（二）年初预算报告；长期

（三）财务分析报告；长期

（四）财务存档资料、文件目录。永久

四、人事类

（一）公司领导成员的任免申报及上级批复；永久

（二）公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册永久

（三）职工奖惩情况记录；永久（四）职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料；永久

（五）劳动工资报表（年报）；永久

（六）有关奖励基金和福利基金的开支情况资料短期

五、行政类

（一）固定资产登记，产权移交、清册报表和资料；永久

（二）基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料（包括水、

电、气在内）；永久

（三）购买固定资产计划、资料。永久

六、工程类

接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。

备注：保管期限中：永久指10年以上，长期指5－10年，短期指5 年以下。

第三章档案保管

一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，按照分类大纲、归档范围和保管期限的要求整理归档。

二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。

三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。

四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。

五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。

六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。

第四章档案借阅

一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。

二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。其中的机密事项只能在档案室内查阅。如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。

四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。

第五章立卷归档

一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料（包括照片、声像）整理后交档案管理人员归档。

二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录（包括上级下发的承办和阅存的文件），于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。会计档案资料由财务部存档。

三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。

第六章其他

一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造

成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。

二、档案管理责任人必须严格执行制度，造成管理混乱，档案丢失，档案管理部门和责任人要受到经济和行政处罚，造成重大损失的对直接责任者予以除名，直至追究刑事责任。