采购控制程序(定版)
XX股份有限公司体系文件
采购控制程序
TW/LG 02.7.07-2015
代替TW/LG 02.7.07-2012
对采购过程进行控制（含跟踪），确保公司（含控股子公司）所需采购的产品符合采购文件规定的要求。
本程序适用于直接物料和间接物料采购过程的控制，包括：采购文件的编制和审批，确定采购物料的总成本，采购产品的接收及验证和采购合同管理等。
2 引用标准和术语
2.1 引用标准
QJ/LG 01.09 技术协议签定规范
GZ/LG 08.15 质量赔偿制度
2.2术语
2.2.1直接物料：一般指直接用于生产加工、原材料（钢材、有色金属）、装配的毛坯件、零部件及成品件。
2.2.2间接物料：一般指铸造材料、油料、油漆、工具、刀具、量具、危险化学品（含易
制毒化学品）、设备备件、服装、劳保用品、办公用品等用于辅助生产的物料。
3 职责
3.1 物资采购部门负责组织产品采购的策划，签订采购合同，实施外购件、外协件、原材
料、辅助材料等物料的采购。
a) 负责组织供应商的开发、选择、评审和管理，确定“合格供应商名录”；
b) 根据采购过程的输入编制采购文件，必要时在采购合同中提出采购物资的职业健
康安全及环境保护的相关要求；
c) 按批准的采购计划，选择合格供应商，签订采购合同，实施采购；
d) 负责传递采购件的验收标准，实施采购物料不合格品的处置；
e) 负责向供应商传递采购文件；
f) 负责组织有关部门与供应商签订采购物料的技术协议和质量保证协议。技术协议
内容除了应明确对物料的技术质量要求外，还应明确相关的职业健康、安全、环
保的具体要求和对产品的标识、包装、防护措施的具体要求。
3.2 各子公司生产组织部门负责向采购过程输出如下信息：
a) 年度物料生产计划、ERP系统编制的物料采购需求、半协件采购计划、6个月生广西柳工机械股份有限公司2015-03-15批准 2015-03-16 实施
产滚动计划、月度半协件采购计划、生产调整计划、配件计划、工艺性外协计划、原辅材料需求计划等信息；
b) 新产品外协件明细表，制造路线表，MBOM(制造BOM表)。
3.3 健康安全环保部负责新增化学品的购买审批，并对其采购、存储、发放、使用进行指
导、监督和检查；
a) 负责提供公司所用剧毒、爆炸、放射性高危化学品定义及清单；
b) 负责签订劳保用品等涉及人身安全产品的技术质量协议；
c) 负责组织对采购产品相关的职业健康安全、环保要求的验证和评审；
d) 对索具、吊具、磨料磨具等涉及人身安全的相关内容进行审批。
3.4 技术研究部门负责向采购过程输出如下信息及提供采购件验收标准：
a) 《产品质量特性重要度分级表》；
b) 新增整机、零部件总成技术特性和参数要求，以及对比情况。
c) 新增整机、新增外购件、外协件、新增材料采购清单以及新老对比情况。
d) 新增整机、外购件、外协件的具体成本控制目标；
e)顾客指定供应商资料信息及外购件清单；
f) 涉及采购产品的《技术资料更改通知单》；
g) 依据《技术协议签订规范》签订的产品技术协议，CE认证产品有关职业健康安
全、环境保护方面的要求；
3.5 按LDP流程输出的样机阶段性评审报告，SAR评审会签审意见表。子公司工艺部门
负责向采购过程输出如下信息及提供采购件验收标准：
a) 《金属材料消耗定额》、《原材料、辅助材料消耗定额》；
b) 涉及采购产品的《工艺更改通知单》；
c) 依据《技术协议签订规范》签订的产品技术协议；
d) 刀具、量具及低值易耗品的产品技术协议；
e) 工艺附图和工艺参数；
f) 提供新增危险化学品采购需求。
3.6 各子公司质量管理部门负责按照《进货检验和试验程序》、《不合格品控制程序》进行
采购产品的接收验证和不合格品评审，负责签订质量保证协议。
3.7 物流部门负责组织采购产品的接收、储存、保管和发放，并负责组织危险化学品有关
设施与器材的维护。
3.8 价格管理部门负责采购物料价格审核以及价格疑义审定。
3.9 武装保卫部负责组织危险化学品专用场所消防器材与设施的配置、检查和更换；负责
剧毒、爆炸、放射性高危险化学品的购买审批、使用控制以及废弃时统一回收处理，并对相关单位的使用、存储进行指导、监督和检查。
3.10 法律事务部负责编制采购合同范本，并提供合同法律条款的咨询。
3.11 财务部门负责付款方式的审核及供应商应付账款处理
4 活动程序
4.1 采购控制流程图
4.2 流程说明
4.2.1年度采购经营计划
4.2.1.1物资采购部门根据产品实现策划、设计项目计划、生产计划、产品设计文件和工艺
文件的输出，编制年度采购经营计划。
4.2.1.2 年度采购经营计划应包含：
a) 年度采购目标，包含质量目标、成本目标、供货周期和售后服务/配件等目标；
b) 年度采购品种、数量、金额等以及和上年度变化情况；
c) 根据采购目标和采购质量、数量、品种、成本、供货周期等方面的变化，结合采购
外部环境的变化和上年度采购经验教训，按物料分类分析采购的难点和重点，并制定质量、成本、交货周期和售后服务/配件等方面改进策略。
4.2.1.3 年度采购经营计划由物资采购部门组织评审，采购部门主管领导批准。
4.2.2 采购文件
采购文件包括采购计划和采购合同或供货协议、技术协议、验收标准、质量保证协议、售后服务协议等。
4.2.2.1 采购计划
4.2.2.1.1计划编制依据
生产组织部门、技术研究部门和工艺管理部门向采购过程输出的信息（含采购联系通知）以及必须的产品图样，是计划编制的依据。
4.2.2.1.2计划应明确的内容
a) 采购物料的等级、数量、型号、规格，必要时附带采购成本信息；
b) 选定的供应商应从“合格供应商名录”中选择，按《供应商开发程序》进行供应
商的批准。若顾客提供经批准的供应商名单，应优先从所指定的供应商处采购产
品；各子公司同一种零件的合格供应商可直接互用，也可由子公司根据产品使用
特性按《供应商开发程序》执行供应商开发流程；
c) 明确拟采购产品的供应商信息：该供应商提供产品的技术性能、质量水平、标识、
包装与防护措施的能力，技术服务的承诺。
4.2.2.1.3采购计划分为年度采购计划、月度采购计划及临时零星采购计划，直接物料年度
采购计划根据ERP系统运算的结果编制，非直接物料年度采购计划为预估计划，实际采购按每月实际订单为准；直接物料月度采购计划为月滚动计划，由ERP系统运算完成，计划应根据生产组织部门的“生产调整计划”进行修订，并根据ERP系统的行为建议调整采购计划；临时零星采购计划由使用单位提出并经批准后执行。
4.2.2.2 采购合同
a) 采购合同的文本格式须按法律事务部确认的格式签定，合同签定前由物资采购部门
的授权人员组织技术部门、质量部和国内营销子公司与供应商签订技术协议、验收标准、质量保证协议和售后服务协议；采购合同应明确采购产品的标识、包装、防护措施和质量赔偿、价格及付款条件等要求。技术协议等文件由物资采购部门组织进行年度确认，以保证其有效性；
b) 当涉及职业健康安全、环境保护要求时，必须在合同或技术协议上注明；
c) 招标采购的产品，按招标的份额及相关规定签署合同；
d) 当需要在供应商处验证采购产品时，应在采购合同中明确相应的验证方法及经验证
后的产品接收方式等；
e) 采购合同的管理按《采购合同及协议管理程序》执行。
4.2.2.3采购文件的审批
采购文件由采购部门部长或公司授权人审批。
4.2.3采购
物资采购部门根据经批准的采购计划和生产的需求向供应商下达采购订单，经确认该订单后进行采购订单的跟催，直至订单执行完毕。采购需求部门提供的采购信息不充分时，物资采购部门可不执行物资采购。
4.2.3.1国内直接物料采购
a)采购需求输入:生产计划部门将需求输入ERP系统，系统运算将产生需求；
b)采购计划、订单下达：物资采购部门根据ERP系统MRP运算后的计划订单转化为采
购申请，下达采购订单；向供应商传递采购订单，同时确认订单的满足状况，并进行跟催；
c)采购产品验证及入库：采购产品到货后,仓储部门在ERP系统做收货操作，质量部
门验证。
d)月度资金计划及付款：物资采购部门按月度资金计划向财务部门提供请款单，财务
部门按计划支付货款。
e) 按SAP系统的模块操作要求进行订单操作和过程跟踪，采购产品接收、验证按《进
货检验和试验控制程序》、《不合格品控制程序》进行，采购件信息反馈按《质量信息管理程序》进行管理。
4.2.3.2国内非直接物料采购
a) 采购需求输入:新增产品由各使用单位、技术研究部门和工艺管理部门向采购过程
输出的采购联系通知、必须的产品图样或是相关技术信息；常规采购的产品，由各使用单位向采购部门提交正式的采购需求；
b) 采购计划、订单下达：采购部门根据各使用单位提交的采购需求输入，在ERP系
统下达采购订单，向供应商传递采购订单，同时确认订单的满足状况，并进行跟催；
c) 采购产品验证及入库：采购产品到货后,仓储部门在ERP系统做收货操作，质量部
门验证。
d) 月度资金计划及付款：物资采购部门按月度资金计划向财务部提供请款单，财务部
按计划支付货款。
4.2.3.3进口件采购
a) 采购需求输入：各子公司物资采购部门编制本子公司8个月进口物资需求计划、技
术研究部门根据产品研发需求下达采购联系通知；
b) 采购计划、订单下达：物资采购部门根据各子公司提交的进口物资需求计划及技术
研究部门的需求编制《进口件月度滚动计划》，签订采购合同，并进行跟催；
c) 采购实施：采购部依据与供方签订的协议及海关、商检、税务等政府相关部门的要
求完成进口手续办理；
d) 采购产品验证及入库：采购产品到货后, 仓储部门在ERP系统做收货操作，质量
部门验证。
e) 月度资金计划及付款：物资采购部门按月度资金计划向财务部提供请款单，财务部
按计划支付货款。
4.2.3.4代用申请：对暂时存在采购困难的采购产品，由物资采购部门提出《材料代用申请单》，经技术研究部门和工艺管理部门批准同意后方可采购，代用后涉及产品设计、工艺、工时的相应调整，分别由技术研究部门和工艺管理部门负责解决；若涉及顾客指定供应商提供的产品代用必须经顾客确认签章。
4.2.3.5市场零星采购的产品，由需求部门提出申请，采购部门审核通过后实施采购。
4.2.4采购过程的控制
a) 采购文件必须按规定履行审批手续，其中健康安全环保部和武装保卫部负责按《危
险化学品控制程序》的要求对新增危险化学品的采购进行审批；
b) 按《供应商开发程序》的要求，选择和开发供应商，按《供应商管理程序》的要求，
评价和管理供应商，并适时地维护“合格供应商名录”；
c) 随采购合同签订的技术协议、验收标准、质量保证协议和售后服务协议有变更时，
应及时进行确认，以确保其为有效版本；
d) 物资采购部门负责向供应商传递采购产品技术文件、更改通知及相关质量信息并确
认作废的技术文件；
e) 物资采购部门负责按研发部门提供的成本控制目标选择供应商并和供应商进行商
务谈判，确保采购成本达成预期目标。
f)供应商需对产品进行工程变更（含技术变更和过程更改）时按《供应商工程变更管
理规定》执行。重大变更向柳工提交《工程变更申请表》，由物资采购部门负责按《工程变更申请表》要求审批。《工程变更申请表》经确认后，供应商方可为柳工提供更改后的产品。物资采购部门同时按《供应商工程变更管理规定》传递经确认后的《工程变更申请表》。属于军品的产品，供应商应能提供产品实现过程的完整质量证据，并能证明产品满足规定要求的程度。其提供的记录保持时间应满足顾客要求和法律法规要求并与产品寿命周期相适应。
4.2.5采购产品的验证
a) 进货的验证包含检验与试验流程及合格产品的入库流程,按《进货检验和试验程序》
和《搬运、储存、包装、防护和交付控制程序》执行；
b) 经验证不合格的产品，由质量管理部门填写《质量通知单》，通知物资采购部门，
并按《不合格品控制程序》的规定进行评审；通知仓库保管员采取隔离措施；物资采购部门负责就不合格品向供应商联系退货或索赔；
c)《质量通知单》涉及A、B类采购物资及对质量影响重大的C类物资，由物资采购
部门或质量管理部门填写《纠正和预防措施活动表》及时向供应商反馈，对采购件重大质量问题由物资采购部门组织与供应商进行采购件重大质量问题的交流及质量研讨，填写与提交《采购件重大质量问题交流报告》，按《采购件重大质量问题交流流程》实施。
d)当确认供方对不合格负责时，由各产品子公司质量部或采购部门向供方提出纠正措
施要求，并评价供方措施的有效性；
e)进货验证并不能免除供应商提供合格产品的责任。根据产品质量内、外反馈信息，
因供应商产品质量造成顾客和公司损失或损害公司品牌信誉，按《质量赔偿条例》由物资采购部门负责向供应商索赔；
f)当需要到供应商货源处进行验证时，由质量管理部门授权适合的人员或物资采购部
门，按合同条款的规定进行，验证结果应作好记录；
g)当销售合同规定时，顾客或其代表有权在公司内或供应商处，对采购产品是否符合
规定的要求进行验证，顾客的验证不能免除公司负责向顾客提供合格产品的责任。
4.2.6采购过程形成的记录，按《记录控制程序》的要求，予以保存。
5 过程绩效指标和测量方法
5.1 采购件外反馈率，其它指标按照公司年度质量工作计划的规定指标：
测评方法：采购件外反馈率=当月三包故障数/当月三包期整机保有量，年度质量外反馈率=（1~12月质量外反馈率）/12
6 相关文件
TW/LG 02.4.02 记录控制程序
TW/LG 02.7.07 供应商管理程序
TW/LG 02.8.05.装进货检验和试验程序
TW/LG 02.09.09 危险化学品控制程序
TW/LG 02.07.11.装搬运、贮存、包装、防护与交付控制程序
TW/LG 02.8.06.装过程检验和试验程序
TW/LG 02.8.08.装不合格品控制程序
TW/LG 02.7.20 测量设备采购控制程序
7 支持性文件
TW/LG 03.7.07.01采物资采购管理办法
TW/LG 03.7.07.02采采购合同及协议管理流程
TW/LG 03.7.07.03采采购物资招标流程
TW/LG 03.7.07.04采采购物资招标操作管理规定
TW/LG 03.7.07.05采国内配套物资采购流程
TW/LG 03.7.07.06采国内非配套物资采购控制流程
TW/LG 03.7.07.07采非招标物资年度谈判流程
TW/LG 03.7.07.08采进口物资采购管理流程
TW/LG 03.7.07.09采技术、质量协议管理规范
TW/LG 03.7.07.10采三包件管理规定
TW/LG 03.4.01.01采文件和资料管理办法
TW/LG 03.8.10.01采过程监视和测量程序
TW/LG 03.7.08.21采供应商工程变更管理规定
TW/LG 03.7.08.28采采购件重大质量问题交流流程
8 附录
04.7.07-01 材料代用申请单
表号：04.7.07-01
材料代用申请单
产品类型：
编号：物申字号