设施设备档案管理制度

设施设备档案管理制度

1目的

对设施设备技术资料进行控制，确保设施设备的可追溯性。

2适用范围

适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。

3职责

工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。

3..2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。

3..3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。

4操作步骤

技术资料的收集

新购设备技术资料的收集

新购设备进行开箱验收时，工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。

设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。如使用部门需要技术资料，工程技术部档案员可对其进行复印，并将复印件提供给使用部门。

复印份数及分发情况必须如实记录。

新管理小区技术资料的收集

公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。接管验收完毕后，接管验收小组负责将技术资料（包括各种图纸、设备资料等）交工程技术部归档保管。小区可保留备份件或复印件。

其他技术资料的收集

工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。

工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资

料。

技术资料的存档

技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。

工程技术部文员负责对技术资料进行编号。

工程技术部文员应建立“技术资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。

技术资料的使用

技术资料如有分发需要，应由工程技术部经理确定分发范围，核定分发数额。由文员进行复印，核对无误后并进行分发，同时填制“技术资料发放表”。

公司员工需要查阅相关的设备技术资料，必须出示部门负责人的批条，并经工程技术部经理同意。

技术资料的作废

符合作废条件的技术资料应予以处理

以下情况技术资料要进行作废处理:

a)该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重

抵触，或被其明令禁止；

b)已被淘汰的设备的技术资料；

C)因本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。

技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。

已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三

日收回。

所有作废的技术资料必须加盖“作废”章，同时填写“作废技术资料处理记录表”，并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。

因任何目的需要保留的作废文件，须经工程技术部经理批准后，加盖“保留”章后方可保留。

5记录

技术资料发放表

技术资料登记表

作废技术资料处理记录表