采购询价议价操作指导书

采购询价议价操作指导书

1、采购询价议价的目的及作用：

询价议价是采购专员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，采购专员对至少三家合格供应商进行询价、比价、议价，最终获得有竞争性的价格，最大程度的降低采购成本。

2、如何进行正确、有效的采购询价议价

采购专员在进行询价时应向供应商提供足够的资料，来方便其报价作业，从而可以帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。通常询价单中应包含以下内容：

1、品名

询价项目的“品名”是在询价单上所应必备的最基本资料。

2、数量

通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，通常包括有“年需求量”、季需求量甚至“月需求量”、每一次下单的大约“订购数量”；或产品“生命周期的总需求量”。除了让供应商了解需求量及采购的形态外，也可同时让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。

3、“交期”与“包装”

交期的要求包括采购方对采购产品需要的时间，以及供应商需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依采购方的要求来配合，不过交期的长短关系着采购产品的价格，买方应视实际需要来提出要求，而非一味的追求及时供货。

包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重，除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。

4、采购方的“付款条件”

有关付款条件，虽然双方都有各自的公司政策，采购方希望付款时间愈晚愈好。相反，供应商当然是认为愈早愈好。采购方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件，供应商也可在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件则需双方经协议后所订定。

5、“售后服务”与“保证期限”

在采购一些机器设备如水表校表台、生产线、测试仪器等，供应商一般都会提供基本的售后服务与保证期限。如果此时有特殊的要求，例如要求延长保证期限，或改变售后服务的内容等等，因其牵涉到采购持有成本。

6、报价到期日

为了方便采购比价作业的时程，报价的到期日应该让供应商有所了解，对于较复杂的产品，应该给予供应商足够的时间来进行估价。

7、“保密协定”的签署文件

在一些新产品开发的询价上，由于牵涉到业务机密的缘故，在对外询价时为了不让竞争对手知道而错失商机，会进一步让供应商签署一份“保密协定”的文件，要求供应商在一规范的年限内不能将新产品计划的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格、图面等等资讯向外界透露。

3、采购谈判与议价技巧

成功的谈判之前必须有详尽的规划（PLAN）由四个部分构成：Predict（预算）、Learn（学习）、Analyze（分析）、Negotiate（谈判）。

采购专员除了要做好PLAN之外，还要掌握充分的谈判技巧，可以概括为以下几种：

1、借刀杀人

通常询价之后，可能有3-5个厂商报价，经过报价分析与审查，然后按报价高、低次序排列（比价）。议价究竟先从报价最高者着手，还是从最低者开始时？是否只找报价最低者来议价？是否与报价的每一厂商分别议价？事实上，这并没有标准答案，应视状况而定。若时间有限，先找比价结果排行第三低者来议价，探知其降低的限度后，再找第二者来议价，经过这两次议价，“底价”就可能浮现出来。以前述第三、第二者降价后的“底价”，要求最低者降至“底价”以下来承做，达到“借刀杀人”的目的。“借刀杀人”降到合理的降价目的，应即见好就收，觉得造成报价厂商之间的“害颈竞争”（Cut-throat C ompetition），致延误采购时效。此外，摒除原来报价偏高的厂商之议会机会，可以鼓舞竞争厂商勇于提出较低的报价。

2、化整为零

采购人员获得合适的价格，必须深入了解供应商的“底价”究竟是多少？若是仅仅得供应商笼统的报价，据此与其议价，吃亏上当的机会相当大。若能要求供应商提供详细的成本分析表，则“杀价”才不致发生错误。因为真正的成本或底价，只有供应商心理明白，任凭采购人员乱砍乱杀，最后恐怕还是占不了优势因此，特别是拟购之物品是由几个不同的零件组合或装配而成时，即可要求供应商“化整为零”，列示各项零件并逐一报价；另询导专业制造此等零件的厂商另行独立报价，籍此寻求最低的单项报价或总价，做为议价的依据，但也面临以完成品买进或以个别零件买进自行组装的采购决策。

3、压迫降价

此为买方占优势的情况下，以胁迫的方式要求供货商降低价格，并不征询供应商的意见。这通常是在卖方处于产品销路欠佳，或竞争十分激烈，致发生亏损或利润微薄的情况下，为改善其获利能力而使用的杀手锏，由于市场不景气，故形成供应商存货积压，急于出脱换取周转基金。因此，这时候形成买方市场（Buyer’s market）。采购人员通常遵照公司的紧急措施（Contingency Plan），通常供应商自特定日期起降价若干；若原来供应商缺乏配合意愿，即行更换来源。当然，此种激烈的降价手段，会破坏供需双方的和谐关系；当市场好转时，原来委曲求全的供应商，不是“以牙退牙”提高售价，即是另谋发展，供需关系难能维持良久。

总之，在采取“压迫降价”时，必须注意切勿“杀鸡取卵”以免危害长期的供应商关系或激起对抗的行动。