文书档案管理
文书档案管理制度（2篇）
文书档案管理制度一、文书档案管理1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。
2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。
3.文书档案归档范围(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。
(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。
(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。
(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。
二、文书档案归档要求1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。
2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。
3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。
4.文件归档时要有交接手续。
－１－甘肃金兴工贸有限公司办公室规章制度5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。
三、文书档案的借阅1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。
2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。
3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。
4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。
5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。
6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。
给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。
7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法在日常生活和工作中，我们经常需要处理和保存大量的文书档案。
文书档案的整理和管理是一项重要的任务，它能够使我们更高效地查找、使用和保护这些信息。
下面是一些文书档案整理及管理的方法。
首先，对文书档案进行分类。
根据文书的性质和用途，可以将其分为不同的类别，比如合同、报告、会议纪要等。
将文书分门别类，有助于更好地组织和查找。
此外，对于重要的文书档案，可以建立备份和存档制度。
在数字化时代，可以将文书扫描成电子格式，并储存在硬盘、云盘等存储介质中，以防止文书的遗失和损坏。
同时，也可以将电子文档打印出来，存放在安全的地方。
另外，定期审查和清理过期的文书档案也是非常重要的。
在长期存储的文书中，可能有一些已经过时或者不再需要的文件，这样就会浪费空间和资源。
定期审查文书档案，并清理过期的文件，可以释放出更多的空间，使档案整理和管理更加高效。
此外，建立良好的文书档案管理系统也是很重要的。
可以制定相关的管理规定和制度，明确档案的存储、查找和使用流程。
比如，制定文书档案的命名规则，统一命名方式可以使档案更易于和识别。
另外，可以制定文书档案的借阅和归还制度，确保档案信息不会被滥用和丢失。
最后，培养良好的文书档案整理和管理的习惯也是非常重要的。
每个人都应该注意将文书立即归档，不要让文件堆积在桌面上或者无组织地保存在电脑上。
同时，也要注重保护文书档案的安全性，避免泄漏或遭受病毒攻击。
综上所述，文书档案的整理和管理需要采用一系列的方法，包括分类、排序、备份、存档、审查、清理、建立管理制度和培养良好的习惯。
只有通过有效的整理和管理，我们才能更好地利用这些文书档案，提高工作效率和信息保护的质量。
部门文书档案管理制度
第一章总则第一条为加强本部门文书档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家档案管理的法律法规和有关政策，结合本部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本部门所有文书档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条本部门文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的合法性和合规性；（二）统一领导，分级负责，确保档案管理的系统性；（三）科学规范，提高档案管理的现代化水平；（四）安全保密，确保档案信息的安全；（五）高效利用，发挥档案在各项工作中的作用。
第二章档案管理机构与职责第四条本部门档案管理工作由档案管理员负责，具体职责如下：（一）负责本部门档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；（二）制定档案管理实施细则，组织实施档案管理工作；（三）负责档案库房的安全、整洁，定期检查、维护档案设施设备；（四）指导、监督、检查本部门各科室的档案管理工作；（五）参与档案的鉴定、销毁工作。
第五条本部门各科室应设立兼职档案员，负责本科室档案的日常管理工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：（一）按照国家档案管理的法律法规，及时、全面地收集各类文书档案；（二）确保档案的完整性、准确性、真实性和可靠性；（三）档案收集应包括文件、资料、图表、照片、录音、录像等不同载体。
第七条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类、编号、编目、装订等规范进行整理；（二）确保档案的有序性、条理性，便于查阅、利用；（三）档案整理应遵循年度、项目、专题等分类原则。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下要求：（一）保持档案库房的安全、整洁，定期检查、维护档案设施设备；（二）实行严格的出入库管理制度，确保档案的安全；（三）对破损、霉变、褪色的档案材料，及时采取修复、复制等措施；（四）建立健全档案借阅、复制、摘抄等手续。
第九条档案利用应遵循以下要求：（一）档案利用应遵循公开、便民、高效的原则；（二）档案利用者应遵守档案保密规定，不得泄露档案信息；（三）档案利用者应爱护档案，不得擅自涂改、损毁档案。
文书档案管理工作总结4篇
文书档案管理工作总结文书档案管理工作总结4篇文书档案管理工作总结1今年以来，我局紧紧围绕区委、区政府的中心工作，找准定位，紧扣档案工作目标任务，制定措施，扎实开展工作，重点项目档案工作、档案服务于利用、档案业务培训等各项工作按计划稳步推进并取得明显成效，现将我局一年工作总结如下：一、充分认识人事档案工作的重要性档案工作是各项管理工作的重要组成部分，“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。
借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。
档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。
”这充分说明了档案工作在建设中国特色社会主义事业中的重要地位、重要使命和重要意义。
我局十分重视档案工作，紧紧围绕全市组织、人事工作中心任务，坚持解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基础设施建设和档案管理人员的素质建设，不断提高管理水平，为全市改革发展提供优质服务。
二、加强人事档案工作的组织领导我局非常重视对干部人事档案管理工作的.领导，将这项工作摆上重要议事日程。
由主管局长亲自抓，加强了对我局干部人事档案管理工作的领导和协调。
主管干部人事档案管理工作的领导，定期听取工作汇报，切实解决工作中遇到的实际问题。
下设办公室和具体工作人员，坚持一切从实际出发，明确分级管理责任，制定了切实可行的工作计划，并认真组织实施，全面、准确、真实地保存好各种档案。
档案工作者能够充分认识到档案工作的重要性，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，确保干部人事档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创干部人事档案工作的新局面。
三、归档与整理情况在市委组织部信息处下发《关于在全市开展干部档案管理工作检查的通知》后，我局就对这项工作进行了部署，将上级文件精神、要求进行了认真研读，并明确了时间、要求和标准。
同时，我们严格按照文件，以《干部档案工作条例》中第五章《档案材料收集、鉴别与归档》执行，采取多种形式，加大工作力度，逐份清理干部档案，对所缺材料逐项进行登记、索要。
文书工作档案管理制度规范
第一章总则第一条为加强文书工作档案管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和保密性，根据国家档案管理法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有文书工作档案的管理工作。
第三条文书工作档案管理应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家档案管理法律法规，确保档案管理的合法合规。
2. 科学管理：运用现代科技手段，提高档案管理效率和水平。
3. 规范化：建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
4. 安全保密：加强档案安全保卫，确保档案信息安全。
第二章档案管理机构与职责第四条我单位设立档案管理机构，负责文书工作档案的日常管理工作。
第五条档案管理机构的主要职责：1. 制定档案管理制度和操作规程。
2. 组织档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 负责档案信息系统的建设和管理。
4. 对各部门档案管理工作进行监督和指导。
5. 定期开展档案安全检查，确保档案安全。
第三章档案收集与整理第六条文书工作档案的收集范围：1. 我单位各类文件、资料、图表、照片等。
2. 各部门报送的各类报告、请示、函件等。
3. 各类会议记录、决议、纪要等。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。
2. 档案卷内文件应按照时间顺序排列，并注明文件编号。
3. 档案卷宗封面应填写完整，包括档案名称、起止时间、编制单位、保管期限等。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠。
2. 档案柜应分类存放，便于查找和保管。
3. 档案管理人员应定期对档案进行检查和维护。
第九条档案利用要求：1. 档案查阅应遵循申请、审批、登记的程序。
2. 查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、时间、内容等。
3. 查阅档案不得擅自复制、摘抄、损坏或带走。
第五章档案销毁第十条档案销毁应遵循以下原则：1. 符合国家档案管理法律法规。
2. 档案保管期限已满或因其他原因需要销毁的。
文书工作档案管理制度
第一章总则第一条为规范本单位的文书工作档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文书工作档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条文书工作档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理的合法性和规范性。
（二）集中统一管理：对本单位形成的各类文书工作档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）科学分类：按照档案的分类标准，对文书工作档案进行科学分类，便于检索和利用。
（四）安全保管：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案损毁、丢失和泄密。
（五）高效利用：充分发挥档案的作用，提高档案的利用率。
第二章档案管理机构及职责第四条本单位设立档案管理机构，负责档案管理工作。
档案管理机构的主要职责如下：（一）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规，制定本单位档案管理制度和规章制度。
（二）组织、协调、指导各部门档案管理工作，确保档案管理的规范化、制度化。
（三）负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（四）负责档案库房的管理和维护，确保档案的安全。
（五）负责档案信息的整理和发布，为领导决策提供依据。
第五条各部门应指定专人负责本部门档案管理工作，其主要职责如下：（一）负责本部门形成的文书工作档案的收集、整理和归档。
（二）按照档案分类标准，对本部门档案进行分类、编号和编目。
（三）定期向档案管理机构报送档案信息，确保档案的完整性和连续性。
（四）协助档案管理机构做好档案的保管、利用和销毁工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：（一）全面收集：对各单位、各部门形成的具有保存价值的文书工作档案进行全面收集。
（二）及时收集：对各单位、各部门形成的文书工作档案，应及时收集，不得遗漏。
（三）规范收集：按照档案分类标准，对收集的档案进行分类、编号和编目。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
文书档案管理细则（3篇）
文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。
下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。
2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。
2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。
3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。
三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。
2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。
3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。
4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。
2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。
3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。
4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。
五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。
2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。
3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。
4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。
以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文书档案管理
一、名词解释
1. 文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。
文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。
2. 档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。
3. 公务文书
4. 事务文书
5. 上行文
6. 下行文
二、单项选择题
1. 下列选项中不属于文书性质的是（）。
A. 现实性 B. 特定性 C. 信息性 D. 凭证性
2. 下列选项中不属于文书特点的是（）。
A. 作者的特定性
B. 格式的规范性
C. 文书处理程序的特定性
D. 历史性
3. 下列选项中不属于档案性质的是（）。
A. 原始性 B. 历史性 C. 凭证性 D. 考查性
4. 下列选项中不属于档案特点的是（）。
A. 原始性 B. 价值性 C. 系统性 D. 考查性
5. 下列选项中不属于古代公文的种类是（）。
A. 章 B. 奏 C. 咨 D. 呈
6. 文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。
（） A. 文书形成 B. 整理归档 C. 交通 D. 鉴定
7. 下列选项中不属于公务文书特点的是（）。
A. 鲜明的政治性
B. 很强的历史性
C. 法定的权威性
D. 格式的规范性
8. 知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是（）。
A. 决议 B. 通知 C. 公告 D. 通报
9.（）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
A. 公告 B. 通知 C. 决议 D. 函
10. 下列选项中对发文字号表述正确的是（）。
D A. 国办发〔1996〕第2号 B. 国办发（1996）02号 C. 国办发〔1996〕第02号 D. 国办发〔1996〕2号
三、问答题
1. 请简述文书工作与档案工作的性质和任务。
2. 试述文书与档案人员的基本素养要求。
3. 试述公务文书的作用与特点。
4. 如何恪守公文行文规则？
5. 如何正确选定公文文种？
二、
平时作业二
一、填空题
1. 文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。
2. 文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。
3. 批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。
4. 传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。
5. 国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。
6. 《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份
文件）。
7. 文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，
重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。
8. 发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、文件
顺序号组成。
9. 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
二、多项选择题
1. 文书处理程序的基本特征包括（）。
A. 程序性
B. 历史性
C. 连续性
D. 规定性
E. 时效性
2. 文件签收的作用包括（）。
ABC
A. 确保文件运转安全可靠
B. 明确双方的交接责任
C. 表明文件的去向和下落
D.
明确收文放的职责 E. 确保发文方的权益
3. 收文登记的方法包括（）。
BCD
A. 数码登记法
B. 总流水号登记法
C. 分类流水号登记法
D. 口取纸分类登记法
E. 数字登记法
4. 文书整理归档是以件为单位进行（），并进行装盒、归档，使之有序化的过程，
以便于保管、检索和利用。
A. 装订
B. 分类
C. 排列
D. 编号
E. 编目
5. 文书整理归档的原则包括（）。
ABCDE A. 保证整理归档的文件材料齐全完整
B. 遵循文件材料形成的客观规律
C. 保持文件之间的有机联系
D. 正确区分文件的不
同价值
E. 整理后的文件要便于保管、检索和利用
6. 《文件归档管理规则》提出了（）等方法。
ACD A. 年度分类法 B. 归纳法 C.
机构（问题）分类法 D. 复式分类法 E. “自然件”分类法
7. 归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查
找利用提供条件，编号中的号包括（）等。