推动电子文件归档工作的
机关电子文件及档案归档
机关电子文件及档案归档摘要：在世界性的科技进步浪潮的不断推动下，电子文件越来越多地进入我们生活、工作的各个领域，随之而来的给我们档案工作者带来了一个新的课题，档案管理作为国有企业人力资源管理的主要方法，受到了越来越多的重视。
然而，我国国有企业人事档案管理方面还存在很多不足，需要进一步发展与完善。
本文阐述了电子文件归档方式和途径的选择、管理措施以及归档的制度。
关键词：电子文件；归档；管理中图分类号：f407.63 文献标识码：a 文章编号：一、电子文件归档方式和途径的选择纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。
1．借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。
这些文件由各业务管理部门生成、处理，反映了职能活动的概貌，上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归梢的重点。
对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。
2．选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位之间的界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。
计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文档信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。
由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，是最佳归档途径之一。
简述业务系统电子文件预归档工作流程
简述业务系统电子文件预归档工作流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
文档下载后可定制随意修改，请根据实际需要进行相应的调整和使用，谢谢!并且，本店铺为大家提供各种各样类型的实用资料，如教育随笔、日记赏析、句子摘抄、古诗大全、经典美文、话题作文、工作总结、词语解析、文案摘录、其他资料等等，如想了解不同资料格式和写法，敬请关注!Download tips: This document is carefully compiled by theeditor.I hope that after you download them,they can help yousolve practical problems. The document can be customized andmodified after downloading,please adjust and use it according toactual needs, thank you!In addition, our shop provides you with various types ofpractical materials,such as educational essays, diaryappreciation,sentence excerpts,ancient poems,classic articles,topic composition,work summary,word parsing,copy excerpts,other materials and so on,want to know different data formats andwriting methods,please pay attention!简述业务系统电子文件预归档工作流程在数字化办公的时代，电子文件预归档工作流程已经成为企业管理和运营中不可或缺的一部分。
电子文件归档与电子档案移交进馆规范路径
电子文件归档与电子档案移交进馆规范路径 作者：詹逸珂 陈阳 来源：《北京档案》2022年第03期
摘要：数字环境下的档案工作面临深刻变革，电子文件归档与电子档案移交进馆的规范路径亟待确立。该文基于相关实践和理论背景，从全程观出发探讨电子文件归档和电子档案移交进馆流程设计与技术模式。具体而言，流程设计包含电子文件归档规范流程和电子档案移交进馆规范流程；技术模式包含离线对接模式、系统间在线对接模式、在线与离线对接相结合模式和基于云环境的对接模式，其中基于云环境的对接模式是未来归档和移交进馆工作的发展趋向。电子文件归档与电子档案移交进馆规范路径的确立和完善有助于提升业务效能，推动档案工作的科学化。
关键词：电子文件归档 电子档案移交进馆 规范路径 流程设计 技术模式 Abstract： The archival work of government agen？ cies in the digital environment is facing profound changes， and the standardized route of electronic re？ cords filing and transfer to archives urgently needs to be established. The article reviews the practice back？ ground and the current theoretical research progress， discusses procedure design and technical modes for electronic records filing and transfer to archives from the view of whole process. Specifically， the proce？ dure design includes the standardized process of electronic records filing and transfer to archives； the technical modes include offline docking mode， intersystem online docking mode， online and offline dock？ ing combined mode and cloud-based docking mode， among which cloud-based docking mode is the fu？ ture development trend for electronic records filing and transfer to archives. The construction and en？ hancement of standardized route for electronic re？ cords filing and transfer to archives can improve the business efficiency and promote the normalization of archives management work.
2024年电子档案图书馆工作制度(3篇)
2024年电子档案图书馆工作制度为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际，特作如下规定：一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责1.电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。
电子文件从形式到归档的管理过程中2.电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。
3.电子文件实行集中统一管理。
档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。
档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。
二、电子文件的归档方式1.电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本队工作实际，现强调物理归档。
2.根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类(信息类和环境类)组盘。
填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。
3.归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
三、电子文件的移交与保管1.入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。
２.随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。
３.保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，四、电子文件的提供和利用1.封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
电子文件智能归档的管理背景与条件
552023年 第11期电子文件智能归档的管理背景与条件*丁海斌1 赵婧尧1 古鹏翔2 陈 琳2（1．广西民族大学管理学院，广西南宁，530006；2.广西新祥高速公路有限公司，广西南宁，530029）摘 要：电子文件归档方式的发展演进表现为计算机辅助管理模式、双套制模式、单套制模式、一体化模式和智能化模式五个阶段。
电子文件智能归档要求建立业务系统归档模式、编制“三合一”表，并坚持完整性、系统性、真实性、原始性、可用性、安全性、分清来源、避免重复和基于电子文件管理特性的原则，并且要立足归档范围的基本依据。
关键词：电子文件；归档；智能归档电子文件智能归档的问题已经引起了学术界的关注［1-2］，但相关研究基本集中于方法和应用，或是与其他学科相结合而展开的探讨，如介绍运用元数据实现业务系统电子文件智能化归档的方法。
［3］整体而言，学界还缺乏对电子文件智能归档问题的全面、深入的研究成果。
本文提出了电子文件管理发展的五个主要阶段和智能归档的管理特点，有助于避免相关工作中的盲目性和随意性。
一、 电子文件归档方式发展演进的五个阶段经过数十年信息化发展，档案信息化正在全面转型，而档案信息化质变过程中表现出来的全部特点，最终都体现到电子文件与电子档案管理系统中。
根据计算机档案管理系统演进情况以及今后发展情况，笔者按管理理念将其划分为五个阶段：辅助阶段→双轨阶段（传统再造阶段）→单轨阶段→一体化阶段（业务系统与档案系统一体化）→智能阶段［4］；与其相对应的归档模式的演变依次为：计算机辅助管理模式 →双套制模式→单套制模式→一体化模式→智能化模式。
1. 第一阶段：计算机辅助管理模式在2000年前后，通过计算机辅助管理可以创建目录并进行检索。
此时电子文件尚未出现，归档模式停留在传统档案管理模式，纸质的文件和零次文献在很长一段时间内都是归档工作基本的甚至全部的归档对象，其归档的方式方法停留在传统时代，相关归档范围（相对较窄）、移交方式（纸质的物理移交）、归档制度、鉴定方法等都是专门针对纸质档案而制定和设置的。
OA电子文件归档管理分析
OA电子文件归档管理分析信息化时代的到来促进了计算机技术的广泛运用，事业单位在日常管理也开始积极引进办公自动化模式，通过借助于计算机设备及相关系统来提升日常办公的效率。
在科学技术改革的推动下，OA系统在事业单位计算机中的运用更加广泛，这也是新时期事业单位规划管理需要引进的新技术。
针对这一点，探讨如何做好OA电子文件的归档管理工作，以更好的发挥OA系统的作用。
标签：OA；电子文件；归档管理；技术运用F491 OA电子文件归档管理概述1.1 电子文件的特点早期受到技术水平及办公设备的限制，我国采用的文件均是手工制作的纸张文件。
传统文件在使用过程中容易受损且保存时间较短，影响了最终的文件使用效率。
此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件内容信息的实用性，不利于其自身使用价值的发挥。
在计算机技术的推动下，我国事业单位的规划管理开始偏向于电子文件管理。
经过最近几年的推广运用，事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性，文档管理人员只需在电脑上操作则可自动生成表格。
然而，在事业单位规划管理升级的过程中，电子文件也逐渐暴露了其不足的特点。
电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别；可以在不同的载体上进行转换并可同时存在；很容易被修改而不留下痕迹；可以不受时空限制实现信息共享；能使用文字、影像等多种信息方式；由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期的保存。
1.2 归档的原则就事业单位日常管理来说，其往往要面对不同形式的文档资料，每种文件涉及到的内容也是各不一样的，如：工程文件、财务文件等等，若不及时分类处理则会给事业单位的文件管理带来很大的困难。
因而，对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。
虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同，但二者都是文件，因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围，并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。
在归档过程中要遵守相应的原则，以保证文件资料保存其原有的使用价值。
文件档案归档工作
文件档案归档工作是组织管理中至关重要的一环，它涉及到文件的收集、整理、分类、编号、装订、存档等多个环节。
以下是对文件档案归档工作的详细阐述：一、归档工作的重要性1. 保证文件的完整性和安全性：通过归档，可以确保文件在传递、使用过程中不丢失、不损毁，保证文件的完整性。
同时，归档后的文件存放在安全的地方，可以防止未经授权的人员接触，保证文件的安全性。
2. 提高工作效率：归档后的文件按照一定的顺序和规则进行存放，便于查找和使用。
这样可以节省员工在查找文件上的时间，提高工作效率。
3. 便于历史追溯和决策支持：归档的文件可以作为历史记录，为组织提供过去的信息和数据。
这些信息对于组织的决策、问题解决和未来发展具有重要的参考价值。
二、归档工作的基本步骤1. 收集文件：将需要归档的文件从各个部门或人员手中收集起来。
要确保文件的齐全和完整，避免遗漏。
2. 分类整理：根据文件的性质、内容、形成时间等因素对文件进行分类整理。
分类要清晰、合理，便于后续的查找和使用。
3. 编号装订：对分类整理后的文件进行编号，确保每份文件都有唯一的标识。
然后按照编号顺序进行装订，保证文件的顺序不乱。
4. 制作目录：根据分类和编号制作文件目录，列出每份文件的标题、编号和存放位置。
目录要清晰、准确，方便查找。
5. 存档保管：将装订好的文件和目录一起存放在安全、干燥、通风的地方。
要定期对存档的文件进行检查和维护，确保文件的完好无损。
三、归档工作的注意事项1. 保密性：对于涉及组织机密或个人隐私的文件，要采取严格的保密措施，确保文件不被泄露。
2. 准确性：在归档过程中要确保文件的准确性和完整性，避免出现错误或遗漏。
3. 及时性：归档工作要及时进行，避免文件堆积过多导致工作难度增加。
4. 规范性：归档工作要按照一定的规范和标准进行，确保归档后的文件整齐、有序。
四、归档工作的改进建议1. 引入信息化手段：利用计算机技术、扫描仪等设备将纸质文件转化为电子文件，便于存储、查找和传输。
关于部门文件归档的通知
关于部门文件归档的通知各位同事：根据部门管理规定，为了加强文件管理和提高工作效率，特此通知关于部门文件归档的事项，请大家认真执行以下要求：一、归档范围本次文件归档包括各类电子文件和纸质文件，涵盖本部门在过去一年内产生的所有文件。
二、归档目的文件归档的目的是为了更好地管理和利用文件资源，确保工作的有序进行，并方便后续查阅和追溯。
三、归档责任1.部门领导负责文件归档工作的组织和实施，并指定专人负责归档工作的协调和监督。
2.各部门负责将本部门相关文件提交给指定的归档负责人，确保文件归档的及时性和准确性。
四、归档要求1.电子文件归档（1）根据文件的主题或内容，建立统一的文件夹目录结构，明确每个文件夹的用途和范围。
（2）每个电子文件都应该在建立的目录结构中找到对应的归档位置，确保文件的分类清晰和有序。
（3）电子文件命名规范要统一，采用简洁明了的命名方式，避免出现过长或含有特殊字符的文件名。
（4）归档完成后，及时备份归档文件，确保文件的安全存储和防止意外丢失。
2.纸质文件归档（1）纸质文件应按照类别和时间顺序进行分类。
（2）每个文件都要贴上标签或者附有对应的归档记录，包括文件题名、日期、归档人员等信息。
（3）归档的纸质文件应存放在封存的文件柜或保险柜中，确保文件的安全保密。
五、归档期限根据文件的重要性和保存需求，归档期限分为永久归档和非永久归档两种。
1.永久归档：适用于重要文件和历史资料，需要永久保留并妥善存放。
2.非永久归档：适用于一般工作文件，按照工作需要和法规要求，在一定时间后进行销毁处理。
六、归档查询和借阅1.归档负责人应建立归档目录和索引，方便各部门查询和借阅归档文件。
2.需要查询或借阅归档文件的部门或人员，应事先向归档负责人申请，并按照规定的流程进行操作。
七、文件销毁1.按照归档规定时间到达后，非永久归档文件可以进行销毁。
2.销毁操作必须由归档负责人负责，确保文件的安全销毁，并做好相应的销毁记录。
电子文件管理办法
电子文件管理办法为加强对电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可利用性，特制定本办法。
总则第一条：本办法所指归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
第二条：公司电子文件的形成是随公司项目研发策划、开发建设、销售以及经营管理活动直接形成的具有保存价值的历史记录。
第三条：电子档案文件是公司档案现代化管理不可缺少的部分，由办公室集中统一管理，负责对公司形成的各类电子文件进行收集、整理、统计、保管和提供利用等工作。
各部门、分公司及下属单位分别设置兼职档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、归档工作。
电子文件的归档范围及要求第四条：电子文件的归档范围同纸质文件，主要指反映公司主要职能活动、工作成果、重大活动、重要会议以及外事活动的中形成的电子文件。
包括公司发文、会议纪要及上报的各种资料、各类经济合同、策划方案、调研、财务分析等经营活动中形成的具有保存价值资料的电子版。
第五条：公司电子文件的归档要求,随公司项目研发策划、开发建设、销售以及经营管理活动的进程自然完成时，随纸质文件一起向档案管理部门移交，集中统一管理，任何部门和个人不得据为已有。
第六条：各业务部门在各项活动中形成的归档电子文件应该与纸质文件内容及表现形式一致。
第七条：公司大型广告、营销、公关活动策划过程中所形成的文字、照片、录音、录像、宣传片、报纸等全部资料在活动结束一月内,各载体及电子版本同时归档。
第八条：电子文件的形成部门应指定专人负责本部门电子文件的归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入相关人员的岗位责任，档案管理部门参与和督促电子文件的收集和归档工作。
电子文件的管理第九条：电子文件的整理，采用归档纸质文件与文件电子版本“一一对应”的方法，即利用档案管理软件将归档文件的电子版本同时链接在该文件目录下。
第十条：电子文件的保管期限和归档范围同纸质文件。
第十一条：对归档电子文件的提供利用，按保密制度和借阅制度执行。
电子单套制归档工作总结
电子单套制归档工作总结
随着信息化时代的到来，电子文件的管理已经成为各个单位不可或缺的工作。
作为一种高效、便捷的管理方式，电子单套制归档工作在各个领域得到了广泛的应用。
在这篇文章中，我们将对电子单套制归档工作进行总结，探讨其在工作中的重要性和作用。
首先，电子单套制归档工作能够有效地提高文件管理的效率。
通过电子化的方式，文件可以被快速地检索、存储和传输，极大地节约了工作时间。
而且，电子单套制归档工作还能够减少文件的占用空间，使得办公环境更加整洁和舒适。
其次，电子单套制归档工作有利于信息的安全管理。
传统的纸质文件容易丢失、损坏或被盗，而电子文件可以通过密码、权限等方式进行安全保护，确保信息的安全性和完整性。
这对于一些机密性较高的文件来说尤为重要。
另外，电子单套制归档工作还能够促进工作流程的优化。
通过电子化的方式，
文件可以更加便捷地在不同部门之间传递和共享，提高了工作效率和协作能力。
而且，电子单套制归档工作还能够为领导提供更加直观、全面的数据分析，有利于决策的科学性和准确性。
总的来说，电子单套制归档工作在现代化管理中起着举足轻重的作用。
它不仅
提高了工作效率，保障了信息的安全，还促进了工作流程的优化。
因此，各个单位都应该重视电子单套制归档工作，加强相关技术的学习和应用，不断提升管理水平，推动工作的高效进行。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
办公室业务·档案工作【摘要】本文阐述了电子文件的定义及电子文件归档的流程，分析了电子文件归档与传统纸质文件归档的区别，讨论了电子文件归档管理需解决的两大主要问题，提出了推动电子文件归档工作的几点建议。
【关键词】电子文件归档探索电子文件归档是顺应时代发展需要的一项新举措、一种新要求。
档案作为一种原生态的信息资源，显得尤为重要。
电子文件档案是完全不同于以往的纸质文件档案的新型载体档案，原有传统的归档管理方法对电子文件归档管理将不能完全适用。
因此，我们要逐步掌握信息技术为档案工作服务，推进电子文件档案归档工作，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
一、电子文件定义及归档流程所谓的电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。
它主要包括电子信件、电子报表、电子文书、电子图纸等。
电子文件归档流程应包括收集电子文件、鉴定文件、填写归档处理单、给予档案标识、预归档、调整电子文件、检测归档电子文件和正式归档8个环节。
二、电子文件与传统纸质文件归档差异1.分类整理方式不同。
电子文件可以通过计算机系统进行有效的、迅速的、多角度的重新整序，不需要像纸质文件那样的分类整理。
电子文件的归档可以根据不同的用户的需要，利用办公自动化系统进行自由组合分类。
2.可更改性不同。
传统纸质文件档案不能随时更改，即便更改可以看出更改痕迹；而电子文件可以随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，且看不出更改的痕迹，它对计算机有很强的依赖性。
3.保存价值与保管期限的界定不同。
由于电子文件的保存价值取决于其自身的价值和可读性，其鉴定的内容、方法及标准都会发生变化。
根据传统的纸质档案价值鉴定理论，纸质文件可以根据其凭证价值和参考价值来确定保管期限，而电子文件可以根据需要，对信息进行补充、修改，很难划定固定的保管期限。
4.保管方式与检索方法不同。
由于电子文件信息载体的特殊性，电子文件的保管标准、方法、检索以及对外利用等方面也与纸质文件存在许多差别。
电子文件是通过磁盘、光盘等来保存信息的，检索的时候启动相关检索或者搜索软件，而纸质文件是通过卷宗的方式保管，检索是通过卷宗目录或者代码等信息来查询搜索的。
三、电子归档管理需解决的主要问题1.电子文件归档管理需解决的理论操作性问题。
（1）确定电子文件的归档范围。
由于电子文件的本身特点，电子文件的归档范围应该包括电子文件数字信息数据归档和相应的程序类文件。
为了保证电子文件的真实有效，数据类文件归档时应采集定稿和草稿，使归档的数据信息能够反映每一个环节的情况。
程序类文件归档应该包括操作系统、用户应用系统与语言处理系统等相关系统的归档。
（2）选择电子文件的归档载体。
电子文件归档选择的载体的主要依据以下几个方面：尽量选择有发展前途的、有国际或者国家标准的载体，其使用的软硬件存在多个供应渠道；归档载体内在的性能稳定，方便保存与保护；能够检测出电子文件归档载体的质变现象，以便能在载体质变前将文件复制到新的可靠载体上。
（3）选择电子文件的归档方式和归档时机。
选择电子文件的归档方式：电子文件形成部门向档案部门的移交可以分为脱机介质移交和网络移交两种方式。
选择电子文件的归档时机：确定电子文件的归档时机，应该根据电子文件本身的特点以及各相关部门协调来着手，有些采取在网上即时移交。
有些选择脱机拷贝归档，在一个阶段之后的一段时间内集中进行归档。
2.电子文件归档管理需解决的实践安全性问题。
（1）归档电子文件的可读性问题。
由于不同单位使用不同的系统，系统彼此不兼容可能导致信息交流不通畅。
为了达到永久保存和准确转换的目的，在电子文件归档时，把属于一般性的电子文件转换成各种平台上都能适应的文本文件格式，建立统一的通用开放的硬件及操作系统平台，始终保持电子文件的可读性，保持信息数据交流的通畅。
（2）归档电子文件的原始性、真实文/林愉推动电子文件归档工作的探索62办公室业务2011·10办公室业务·档案工作性问题。
对纸质文件来说，内容的原始性与形式的原始性是相统一的。
而对电子文件的原始性应该有着新的定义，一份电子文件，只要它的内容是当时的原作者撰写、制作出来的或经过机关人员修改审查，在归档后未作过改动，我们就承认它的原始性。
四、推动电子文件归档工作的建议1.做好电子文件归档的技术处理工作。
电子文件的归档势在必行，档案工作人员必须深入了解文件信息重组的来龙去脉，保护电子文件的原始信息。
也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不可更改的文件，保证电子文件的可靠性。
或者在电子文件上签署可靠的电子签名，确保电子签名文件的原始性。
2.解决好电子文件归档的保存问题。
以化学磁性材料为载体的电子文件，它是无接触式读取信息的，不存在磨损，从理论上来说能长期保存。
但其形成的时间短，还没有得到实际储存的验证，所以，电子文件归档中原始信息的长期保存问题仍然有待深入研究与探讨。
目前，需要定期复制需要长久保存的电子文件，以防止信息损失。
3.改善档案工作人员的知识结构。
信息技术和档案事业的发展，需要档案工作人员适应并采取积极措施抓好知识更新，使自己拥有的知识结构能够适应信息技术发展的需要。
因此，档案工作人员要通过系统的业务学习和技术培训，尽快地掌握基本相关知识与技能，担负起推动电子文件归档工作的重任。
4.整合相关部门的职能。
开展电子文件归档需要业务管理部门的承办人、数据录入员、信息管理与计算机技术人员等各部门的人员。
各部门需要将电子文件归档的工作纳入到立卷归档制度中来，并列入数据信息管理的工作程序中来，在进行信息管理工作的同时，进行电子文件的归档。
电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门等三部门的职能应该扬长避短，相互渗透，发挥各自的长处，在电子文件归档中集成一体，共同保证电子文件的归档工作的顺利进行及其安全性。
5.采取电子文件与纸质文件相结合的“双轨制”归档方式。
由于电子文件载体和信息技术的不稳定性、易修改性，为确保数据安全，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档。
目前为止，电子文件及纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，即纸质文件和电子文件一起归档。
其归档时使用的编目方法和存贮装具不同。
档案部门在每一卷纸质文件档案的卷内目录“备注”栏中标明相应电子文件的编码及储存地址，与此同时，在电子文件归档目录“备注”栏中应该标明相应纸质文件的档案号，便于对照查询。
参考文献：①李京萍.电子文件及其归档管理[J].机电兵船档案，2005，04.②钟瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素[J].档案学通讯，2006，06.③李力钢.建立电子文件归档系统探析[J].兰台世界，2007，03.④杨艳，邓飞其.试论电子文件归档管理系统的总体建设[J].科学管理，2008，04.⑤段荣婷.国际电子文件归档最新标准及其对我国的启示[J].情报学报，2009，12.（作者单位：福州市闽江下游防洪工程建设公司）（上接第70页）管档、图文一体化”的管理目标，避免了重复劳动，提高归档效率和归档质量。
3.加强房产档案的利用。
一是要建立客户收集网络。
对一些重要的单位和个人定期收集，建立广泛的房产档案信息利用服务网络，随时掌握房产档案利用者动态。
二是做好房产档案编研工作。
要针对不同时期、不同热点和重点的需求，利用自身馆藏，积极开展编研工作。
及时对房产档案进行筛选、过滤，将原始、分散有价值的房产档案进行系统有价值的综合、分析和加工，拓展其外延、充实其内涵；不断开发编研出社会需要的系统化、深层次、高质量、可供利用的房产档案信息资料，为拓宽和增强房产档案的社会服务功能提供有力的保障，充分发挥房产档案的社会价值和经济价值。
三是改进房产档案的利用和服务方式。
采取多种渠道，积极、主动地开展档案利用宣传，变被动服务为主动服务，使档案馆变“等客上门”为“引客上门”，提高社会的重视和影响力，在较好地满足利用者的需要的同时，实现档案的有偿利用。
参考文献：①石黎俊.房产档案统筹管理与深层次开发利用的设想[J].浙江档案，2009.08.②蒋明华.房产档案的作用日趋显著[J].档案与建设，2000.12.③郑燕.浅谈房产产权档案的现代化管理[J].档案与建设，2001.07.④房地产权属疑难问题解析（一）[J].中国房地产，2004.02.⑤周素兰，张才荣浅谈城建档案管理及开发利用[J].山西建筑，2008.34.（作者单位：浙江省嘉善县建设局）63办公室业务2011·10。