档案管理学复习资料

档案管理学

名词解释

音像档案——是指机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等

档案——是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

文物——具有文化价值的历史遗留物，主要是过去使用过的实用性物品，如器皿、衣物、建筑物，也有历史文件。

文书档案——是在社会行政管理活动中各种行政性或政治性的公文转化而成的档案。（出现最早）

科技档案——人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。专门档案——除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。（出现最晚）档案管理（狭义的档案工作）——档案室和档案馆所从事档案业务

档案管理工作----档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

档案室——是各组织（包括机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本单位档案的内部机构。

档案馆——是集中管理特定范围档案的专门机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和利用档案史料的中心。

文件中心——一种中间性、过渡性的档案（文件）保管机构，介于文件形成单位和档案馆之间，负责保管文件形成单位不经常使用但还不能最后处理的文件。

现行文件中心——在档案行政管理机关管理下，收集、集中行政机构的现行文件，为社会各界查询、了解政府在社会管理实务方面的现行政策、规定提供政务信息服务的内部机构。档案收集工作——按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。

归档——机关、企事业单位的档案室对本单位或本部门需要保存的档案的接收。

平时收集——对那些未及时归档的档案的补充收集工作，目的是补充档案制度的不足。

档案整理工作——就是按照一定的原则和方法，对档案进行系统的分类、排列和编目，使之系统化、条理化的一项工作。

全宗——一个机关、社会组织或一个著名人物在工作活动中形成的全部档案称为一个全宗人物全宗——社会知名人士或家族在其一生活动中形成的档案整体。

区分全宗——将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。

全宗内档案分类——把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。

立卷——将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

案卷的排列——将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。

编目——以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。

全宗号——是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。

全宗群——是具有某些历史联系的若干全宗的群体。

鉴定——辨别并确定事务的真伪、优劣等。

档案的鉴定——指对档案的真伪和价值的鉴定。

档案的保管——是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施。

全宗卷——是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

档案检索——是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。

档案编研工作——是以馆藏档案为对象，在分析档案内容的基础上进行的编辑和研究工作。大事记——是按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。

组织沿革——是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种材料。

档案利用——是指以利用者为服务对象，以提供档案馆（室）库藏档案为手段，采取多种形和方法，开发和提供档案为利用者服务的工作。

重点：

第一章

金石档案有：石鼓文和毛公鼎

档案的形式：

从档案的载体上来看：有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。

从表达方式基本三种：文字、图像、声音；

从记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。

从文件名称上看：古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现有计划、报告、请示、批复、会议记录等。

从类型上说：有文书档案、科技档案、专门档案。

档案的种类：

一、公务档案和私人档案(从档案形成的公私领域进行分类)

1、公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织；形成的档案归“国家”所有。实存状态主要是过去的公务文书、法律、法规、行政性公文

2、私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人；形成的档案归“私人”所有。实存状态主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函

二、历史档案和现行档案

三、文书档案、科技档案和专门档案

（是中国档案界以及社会上应用最为普遍的档案种类概念）

四、中华人民共和国后档案、革命历史档案、旧政府档案

建国前档案和建国后档案：

（一）中华人民共和国成立前档案

1、旧政权档案

中国第一历史档案馆：集中保管明清时期档案（前身是北京故宫博物院文献部，1951年改）中国第二历史档案馆：集中保管民国时期档案（前身是中科院近代史所南京史料整理处，1964年改）

2、革命历史档案

中央档案馆：保存革命历史档案和建国后永久保存的档案

（二）中华人民共和国成立后档案

中央档案馆：集中保管“五四”以来的革命历史档案和建国后具有永久保存价值的档案

档案的主要作用：

1 、机关工作的查考凭据

2、生产建设的参考依据

3、政治斗争的必要工具

4、科学研究的可靠资料

5、宣传教育的生动素材

6、档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。

第二章

档案业务工作内容（档案管理）:

1 收集：有保存价值的档案（分散的文件、档案集中起来）

2 整理：使档案规范有序（区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷或文件的排列和编目）

3 保管：日常维护和管理（采取各种措施，维护档案的完整与安全）

4 检索：编制检索工具（编目主要是编制目录、索引、指南等检索工具；查检就是查找档案和档案信息的工作）

5 利用：档案工作的目的（开放档案）

6 编研：研究、选择、编辑、出版（编辑各种档案文献汇编、编写档案文摘和各种类型的档案参考资料、编史修志）

7 鉴定：档案价值（判定档案的保存价值，确定档案的保管期限）

8 统计：原始数据和基本事实（以数据的形式反映档案和档案工作的情况，揭示档案工作的规律

档案的性质：

1、档案工作是一项管理性的工作。

档案管理工作不能为社会直接产生物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一项特殊业务。

(1) 档案工作是以档案为对象的管理性工作

(2) 档案工作是各级政府、组织和单位管理活动的有机组成部分

目的：在科学管理的基础上，以提供原始档案材料的方式为党和国家的各项生产活动服务。

2、档案工作是一项服务性的工作

档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会服务，是档案工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案，进行编著、统计、分析等活动，但最终目的是为了更好地适应社会的利用需要。

(1) 档案工作的服务性是档案工作赖以生存的必要条件

(2) 全心全意为社会各方面服务是档案工作者必须具备的职业素养

3、档案工作是一项政治性工作

在阶级社会里，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利利益，为一定的统治阶级所