应收及预付业务会计制度的设计

第六章应收及预付业务会计制度的设计
第一节应收及预付业务会计制度设计的内容与目标
一、应收及预付业务内部控制和核算方法设计的内容及其特点
应收及预付款项是企业一种债权性质的重要流动资产。

它包括应收账款、应收票据、应收股利、应收利息、其他应收款和预付账款。

应收及预付款项作为企业一项重要的流动资产，它能否及时、如数收回，直接影响企业资金的周转速度和企业资产的安全性，甚至关系到企业的生存与发展。

二、应收及预付业务内部控制和核算方法设计的目标
1、缩短收账期限，尽可能避免坏账损失。

2、防范职务舞弊，保证应收及预付款的安全。

3、保证在资产负债表上如实恰当地披露应收及预付款项。

第二节应收及预付业务内部控制方法的设计
一、应收账款的内部控制
应收账款源于商品销售业务，因此，在企业的内部控制系统中往往将销货业务的控制和应收账款的控制相融合，定义为销售与收款的内部控制。

应收账款的控制方法主要有以下几个方面：
1、制定科学的应收账款信用政策
应收账款收账效果的好坏，依赖于企业的信用政策。

这些信用政策包括：信用期间、信用标准和现金折扣政策。

（1）信用期间。

（2）信用标准。

企业在设定某一顾客的信用标准时，往往先要评估它赖账的可能性。

这可以通过“五C”系统来进行。

所谓“五C”系统，是评估顾客信用品质的五个方面，即：品质
（Character）、能力（Capacity）、资本（Capital）、抵押（Collateral）和条件（Conditions）。

2、制定科学的现金折扣政策
现金折扣是企业为了鼓励顾客在一定期限内尽早偿还货款而对其付款额给予一定比例的扣减。

企业采用什么程度的现金折扣，要与信用期间结合起来考虑。

不论是信用期间还是现金折扣，都可能给企业带来收益，但也会增加成本。

当企业给予顾客某种现金折扣时，应当考虑折扣所能带来的收益与成本孰高孰低，权衡利弊。

现金折扣是与信用期间结合使用的，所以确定折扣程度的方法与程序与前述确定信用期间的方法和程序一致，只不过要把所提供的延期付款时间和折扣综合起来，看各方案的延期与折扣能取得多大的收益增量，再计算各方案带来的成本变化，最终确定最佳方案。

3、建立规范的应收账款对账制度
会计部门应建立定期或不定期地与客户的对账制度，及时了解客户的财务状况，并将对账结果和对客户财务状况的了解通报给销售部门、客户信用部门，以便及时采取有效措施，减少坏账损失。

它要求：
（1）对账工作应由独立于销售部门的财会部门操作；
（2）在对账时间上应有规范的定期日，对特殊情况，如销售人员的变动、客户交易的变更、发现客户有异常现象等，应随时与客户对账；
（3）与客户对账应设计符合销售和收款管理要求的标准对账单，送达或邮寄给客户，并要求客户经手人签字、客户盖章，以保证其法律效力。

4、建立严格的应收账款收账监督制度
这些措施包括对应收账款回收情况的监督和制定适当的收账政策。

（1）回收情况的监督
企业已发生的应收账款时间有长有短，有的尚未超过收款期，有的则超过了收款期。

对此，企业应建立应收账款的收账监督制度，随时掌握回收情况。

实施对应收账款回收情况的监督，可以通过编制账龄分析表进行。

利用账龄分析表，企业可以了解到以下情况：
第一，有多少欠款尚在信用期内。

第二，有多少欠款超过了信用期，超过时间长短的款项各占多少，有多少欠款会因拖欠时间太久而可能成为坏账。

对不同拖欠时间的欠款，企业应采取不同的收账方法，制定出经济、可行的收账政策；对可能发生的坏账损失，应提前做出准备，充分估计这一因素对利润的影响。

（2）收账政策的制定
企业对各种不同过期账款的催收方式，包括准备为此付出的代价，就是它的收账政策。

比如，对过期较短的顾客，不过多地打扰，以免将来失去这一市场；对过期稍长的顾客，
可措辞婉转地写信催款；对过期较长的顾客，频繁地信件催款并电话催询；对过期很长的顾客，可在催款时措辞严厉，必要时提请有关部门仲裁或提请诉讼等等。

制定收账政策时，要在收账费用和所减少坏账损失之间作出权衡。

制定有效、得当的收账政策很大程度上靠有关人员的经验；从财务管理的角度讲，也有一些数量化的方法可予参照。

收账政策的优劣在于应收账款总成本最小化的道理，可以通过比较各收账方案成本的大小对其加以选择。

5、坏账损失责任追究制度
企业对于不能收回的应收款项应当查明原因,追究责任,并根据责任人的责任范围和失职损失程度给予经济处罚。

在这一制度中应详细列明责任条款和不同责任的行政处罚、经济处罚标准,以避免处罚的随意性而造成不公平和不可操作。

6、科学的应收账款会计管理制度
（1）应收账款的记录必须经销售部门核准的销售发票和发运单等为依据。

（2）根据应收账款的明细账户余额定期编制应收账款余额核对表，并将该表寄客户核实，编制该表的人员不能同时担任记录和调整应收账款的工作。

（3）应收账款的总账和明细账户的登记应由不同的人员汇总的记账凭证和各种原始凭证、记账凭证分别登记，并由独立于记录应收账款的其他人员定期检查核对总账户和明细账户的余额。

（4）由信贷部门定期编制应收账款分析表，从中分析出是否存在虚列或不能收回的应收账款。

（5）制定专人对应收账款账龄较长的客户进行催收，以保证公司债权得以收回；应收账款的各种贷项调整（包括坏账冲销、销售折让的给予等）必须经财务经理批准才能进行。

7、恰当的坏账会计政策选择制度
（1）企业应当定期或至少于每年年度终了，对应收账款进行全面检查，预计各项应收款项可能发生的坏账，对于没有把握能够收回的应收款项，应当计提坏账准备。

（2）企业只能采用备抵法核算坏账损失。

计提坏账准备的方法是余额百分比法还是账龄分析法、赊销百分比法，由企业自行确定。

（3）坏账准备提取方法一经确定，不得随意变更。

如需变更，仍然应按上述程序，经批准后报送有关各方备案，并在会计报表附注中予以说明。

（4）企业在确定坏账准备的计提比例时，应当根据企业以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量情况，以及其他相关信息合理地估计。

（5）对有确凿证据表明确实无法收回的应收款项，如债务单位已撤销、破产、资不抵债、现金流量严重不足等，根据企业的管理权限，经股东大会或董事会，或经理办公会或类似机构批准作为坏账损失。

二、应收票据的内部控制
应收票据的内部控制方法与应收账款基本相同，所不同的是票据化了的债权收款保障系数更大。

因此，在应收票据的业务管理上，还应树立一个观念——尽可能地采用应收票据，尽可能多采用银行承兑汇票。

在会计管理上，既注重票据的可贴现性，也要注重商业承兑汇票的风险性。

三、其他应收款业务的内部控制
其他应收款业务主要有两个方面：一是对外发生的债权，二是发生在企业内部的备用金借款和员工差旅费借款等。

其中对外发生的债权控制应比照应收账款的控制进行，所不同的是它的控制比应收账款要简单些，这里不再专门论述。

其控制制度的设计主要有以下几个方面：
1、借款批准制度
企业员工以差旅费名义的借款，必须首先填制差旅费借款单，说明借款用途、借款金额，预计报账还款日期等重要事项，并报经部门主管和企业财务主管领导批准。

2、财务审查制度
对有关授权领导批准的借款在由出纳付款之前，还必须经财务经理或其授权人审查核准，这一方面是为了有效调度资金的需要，同时也是审查人以往信用，保证借款专款专用和借款人及时报账的需要。

3、逐笔清欠制度
它要求，无论何人、何事，在第二次借款前必须首先报清上一次借款，若上次借款尚未报账，不能再借款。

其目的是从另外一个方面同样保证借款专款专用和借款人及时报账。

4、定期报账制度
企业的差旅费借款情况各种各样，有的是非经常性的一次借款、报账，而对于采购、销售人员而言往往是经常的、频繁的、周期性较长的借款。

因此，企业必须建立差旅费定期报账制度。

它包括两个方面：一是按预计的还款日期监督借款人及时报账；二是在月末、季末或年末定期进行借款清理，对业务尚在进行中的借款，已开支的要报账，尚未开支的要在还后再重新办理借款手续。

这样的制度既有利于全面准确地核算各项经营、管理费用，又有利于及时
清理各种欠款，防止借款被挪用而造成损失。

5、人员调离财务签字制度
为防止由于员工调动、离职等因素而发生的借款损失，企业的员工在办理调动、离职时，必须经财会部门经理或相关授权人签字，证明其已办理还款等财务手续后，人事部门方能为其办理调动、离职手续。

6、责任追究制度
它包括两个方面，一是对于不能收回的其他应收款应当查明原因，追究责任，并根据责任人的责任范围和失职损失程度给予经济处罚；二是对不按时报账还款的人员采取强制措施，如从工资、奖励款项中扣除借款、通报批评、给予纪律处分等处罚。

四、预付业务的内部控制
预付账款的会计控制制度包括以下两个方面：
1、预付账款催收（催货）制度
对超过合同期的预付账款，应由采购人员和专人调查合同的逾期原因，并根据实际情况采取催货、收款等得力措施，保证快速收货和预付账款的安全。

2、会计核算制度
企业的预付账款如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤销等原因已无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款，并计提相应的坏账准备。

第三节应收及预付业务核算方法的设计
一、应收业务核算方法的设计
二、预付业务核算方法的设计。