产品档案案卷整理规范
产品档案案卷整理规范
（案卷级）
1 范围
本规程规定了产品归档文件整理的基本要求、程序与方法。
本规程适用于通常产品归档文件的整理。
2 引用标准
GB／T11822一2000科技档案案卷构成的通常要求
DB37／T 251—1998工业企业文件材料整理规程
DB37／T181一93 工业企业档案案卷格式
3 定义
3.1产品归档文件是指产品在计划决策、设计、试制、鉴定、生产等全过程中形成的具有储存价值的文件。
3.2 文件分类是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定属性逐项分开的过程。
3.3案卷由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。
3.4组卷是将通过分类的文件，按一定特征构成案卷的过程。
3.5案卷编目是指固定保管单位内文件排列的顺序与位置，揭示保管单位内文件的内容与成分的工作。
3.6档号档案的编号。包含分类号、案卷顺序号。
4 归档要求
4.1 归档文件应完整、准确，签署完备。
4.2 归档文件应做到纸质优良，字迹清晰耐久。
5 文件鉴别
5.1 文件完整性的鉴别。产品决策、设计、计划、鉴定、生产等阶段形成的文件应完整成套。归档文件的要紧内容见附录A。
5.2 文件准确性的鉴别。产品文件记载与反映的内容，应当同产品开发的实际过程相一致；蓝图与底图一致；底图与变更单一致；蓝底图的更换符合有关标准要求。
5.3 根据归档文件的利用价值确定其保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种。
6 文件分类排列
6.1 将归档文件按产品种类分开。
6.2 将同一产品的文件，按决策、设计、试制、鉴定、生产等阶段分开。
6.3 参照附录A内容及顺序，对各阶段归档文件进行系统分析，将不一致性质、不一致结构、不一致专业、不一致问题的归档文件，按程序、时间等顺序排列。
6.3.1 文字文件通常按其所反映问题结合时间排列。
6.3.2 图样文件按图样目录或者图号排列，没有图样目录或者图号的，按其所反映对象的隶属关系与有机联系排列。
7 文件的组卷
7.1 将归档文件按阶段或者结构、性质、问题、专业等组卷。
7.2 产品开发过程中形成的管理性文件，归入该产品文件组卷。
7.3 产品文件的保管期限应当服从文件内容的完整，即价值服从成套性。
7.4 产品换代、改型后，应储存一套完整的基型产品文件，换代、改型产品可只储存更换部分的文件。
7.5 开发新产品使用的标准图、通用图，可不划归新产品文件储存，但应当在相应的目录中标注所使用图样的名称及编号。7.6 以技术转让、出卖成果为目的，与研制单位不进行正常生产的新产品，其文件归科研文件进行整理。
8 卷内文件的整理
8.1 卷内文件通常文字在前，图样在后；批文在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；译文在前，外文在后。
8.2 规格较小的文件，应按内容平行式或者阶梯式地托裱在60克以上标准幅面的白纸上，并按自左至右、自上而下的顺序在被
托裱文件的右下角用阿拉伯数字自1起编写固定号。托裱纸的底部应加注“此页共×张”标记。
8.3 图纸折叠为297mm×210mm统一幅面，折叠方法使用“手风琴”式，图面朝里，标题栏外露。
8.4 案卷需装订的文件，其左侧装订部位应有足够的装订边。凡可能出现装订压字现象的文件，应在装订部位托裱装订边条。
8.5 案卷使用不装订形式的文件，应先以每份文件或者反映同一问题的文件为单位，按本规程10的要求装订成件，然后在每件文件的右上角逐件加盖档号章，并按要求填写有关内容。档号章式样见《归档文件整理规程(文件级)》。
9 编目
9.1 编写页号
9.1.1 案卷内以有书写内容的页面编写页号。页号编写位置，正面在右下角，反面在左下角。案卷内页号顺序均从“1”开始，用阿拉伯数字依次标注，不装订的案卷，以件为单位，各件页号均从“1”起编写。
9.1.2 成套图纸或者印刷成册的文件自成一卷的，原目录可替代卷内目录，不必重新编写页号。
9.1.3 两张以上小幅面文件托裱在同一页纸上的，按一页编写页号。
9.1.4 案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。
9.2 填写卷内目录
9.2.1 卷内目录格式见《档案装具与用表格式》。
9.2.2 顺序号用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。
9.2.2 文件题名填写文件标题全称。
9.2.3 文件编号填写文件的文号或者图号或者产品型号。
9.2.4 责任者填写文件的编制单位或者要紧责任者。
9.2.5 日期填写文件的形成日期。用八位阿拉伯数字填写。
如：2002年2月2日写作20020202。
9.2.6 页次填写文件在卷内的起始页号。最后一份文件填写起止页号。用“首页号／末页号”表示。不装订的案卷填写每份文件的页数。
9.2.7 卷内目录排列在案卷文件的首页之前。
9.3 填写备考表
9.3.1 备考表格式见《档案装具与用表格式》。
9.3.2 备考表要标明案卷内文件的件数或者页数，与在组卷与案卷使用过程中需要说明的问题。
9.3.3 备考表排列在案卷内文件之后。
9.4 填写案卷封面
9.4.1 案卷封面格式见《档案装具与用表格式》。
9.4.2 案卷题名应简明准确地揭示卷内文件的内容，通常应包含产品名称或者型号、组部件的代字、代号与名称与卷内文件归纳内容、文种。
9.4.3 立档单位填写卷内文件的组卷或者责任部门。
9.4.4 起止日期填写案卷内文件的起止日期。
9.4.5 保管期限与密级按有关规定填写。
9.4.6 档号填写档案的分类号与案卷顺序号。
9.4.7 封面所用数字除案卷题名外，一律使用阿拉伯数字。9.5 案卷脊背的编制
9.5.1 案卷脊背格式见《档案装具与用表格式》。
9.5.2 案卷脊背应填写案卷题名及档号。案卷题名使用竖写形式自左至右书写。
10 案卷或者文件的装订
10.1 拆除案卷内文件上易锈蚀的金属物。
10.2 装订材料应选用线绳或者不锈钢等不易锈蚀的材料。10.3 用线绳装订的案卷及不装订案卷内的文件使用三孔一线装订法，装订位置在案卷或者文件左侧中部，距左端12mm，装订
长度160mm，结头系在案卷内侧或者文件背面。
附录A
产品归档文件范围
产品档案案卷整理规范
产品档案案卷整理规范 （案卷级） 1 范围 本规程规定了产品归档文件整理的基本要求、程序与方法。 本规程适用于通常产品归档文件的整理。 2 引用标准 GB／T11822一2000科技档案案卷构成的通常要求 DB37／T 251—1998工业企业文件材料整理规程 DB37／T181一93 工业企业档案案卷格式 3 定义 3.1产品归档文件是指产品在计划决策、设计、试制、鉴定、生产等全过程中形成的具有储存价值的文件。 3.2 文件分类是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定属性逐项分开的过程。 3.3案卷由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。 3.4组卷是将通过分类的文件，按一定特征构成案卷的过程。 3.5案卷编目是指固定保管单位内文件排列的顺序与位置，揭示保管单位内文件的内容与成分的工作。 3.6档号档案的编号。包含分类号、案卷顺序号。 4 归档要求 4.1 归档文件应完整、准确，签署完备。 4.2 归档文件应做到纸质优良，字迹清晰耐久。 5 文件鉴别 5.1 文件完整性的鉴别。产品决策、设计、计划、鉴定、生产等阶段形成的文件应完整成套。归档文件的要紧内容见附录A。 5.2 文件准确性的鉴别。产品文件记载与反映的内容，应当同产品开发的实际过程相一致；蓝图与底图一致；底图与变更单一致；蓝底图的更换符合有关标准要求。
5.3 根据归档文件的利用价值确定其保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种。 6 文件分类排列 6.1 将归档文件按产品种类分开。 6.2 将同一产品的文件，按决策、设计、试制、鉴定、生产等阶段分开。 6.3 参照附录A内容及顺序，对各阶段归档文件进行系统分析，将不一致性质、不一致结构、不一致专业、不一致问题的归档文件，按程序、时间等顺序排列。 6.3.1 文字文件通常按其所反映问题结合时间排列。 6.3.2 图样文件按图样目录或者图号排列，没有图样目录或者图号的，按其所反映对象的隶属关系与有机联系排列。 7 文件的组卷 7.1 将归档文件按阶段或者结构、性质、问题、专业等组卷。 7.2 产品开发过程中形成的管理性文件，归入该产品文件组卷。 7.3 产品文件的保管期限应当服从文件内容的完整，即价值服从成套性。 7.4 产品换代、改型后，应储存一套完整的基型产品文件，换代、改型产品可只储存更换部分的文件。 7.5 开发新产品使用的标准图、通用图，可不划归新产品文件储存，但应当在相应的目录中标注所使用图样的名称及编号。7.6 以技术转让、出卖成果为目的，与研制单位不进行正常生产的新产品，其文件归科研文件进行整理。 8 卷内文件的整理 8.1 卷内文件通常文字在前，图样在后；批文在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；译文在前，外文在后。 8.2 规格较小的文件，应按内容平行式或者阶梯式地托裱在60克以上标准幅面的白纸上，并按自左至右、自上而下的顺序在被
档案的整理归档要求
七、档案的整理归档要求 1、文书档案应完整齐全符合案卷归档要求 2、工程文件的内容必须真实、准确、完整、齐全，与工程实际相符合。 3、工程文件采用打印或碳素墨水，蓝黑墨水书写，签字盖章手续完备。 4、立卷应遵循建设工程文件材料的自然形成规律，保持卷内建设工程文件的有机联系，便于城建档案的保管和利用。 5、单一个建设工程文件由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 6、建设工程文件可按建设程序划分为监理文件、施工文件2部分立卷，卷内不应有重份文件。 7、文件材料主件与附件不能分开，报验申请在前验收在后。 8、卷内文件每卷单独编号，封皮必须编号（卷=合），页号从“1”开始，编号位置在页面右下角。 9、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 10、资料封皮工程名称、施工单位、总监理工程师、编制人、编制时间填写齐全。 11、卷内目录的编制应符合下列规定 ①序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字1以此标准。 ②文件材料名称：填写文件标题的全称。 ③形成日期：填写文件形成日期。年月日用“.”隔开。 ④文件载本卷的页号：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。 6、卷内备考表主要标明卷内文件的总页数，以及主卷项目对案卷情况的说明 （注明缺失资料），填写立卷人姓名和立卷时间。 7、文件材料必须装订，装订采用白棉线三孔左侧装订法，（上下孔边距三公分， 左侧孔边距一公分，）装订线不得压字，要整齐牢固，每卷厚度不得超过60㎜。 8、装订必须剔除金属物。 八、档案的归档标准（附后） 文书档案 1、文书档案，个人、单位、工程获奖证书真实、准确、完整。 2、页面整洁、字迹清晰。 3、分类整理、装订成册，符合归档要求，便于保管检索。 4、个人、单位、工程获奖证书收到后及时归档，文书档案一般应在翌年三月 底前整理，经档案室验收合格后出具归档回执，逾期不交罚款：5000元。 工程监理 1、工程监理资料的归档要求：严格执行国家标准：归档规范GB/T50328-2001，在原档案管理实施标准基础上录入工程监理规划、实施细则电子文本归档，同时将工程竣工验收记录、优质结构评定表单独塑封归档，工程竣工备案表在工程竣工半年后归档。工程监理资料必须在工程竣工三个月内整理归档，档案室验收合格后开具归档回执，财务见回执后予以结算。特殊情况书面说明，逾期不交每工程罚款：5000元。 （二）监理资料归档目录： 监理项目部向甲方提供竣工备案资料：1、监理规划2、监理实施细则3、监理月报中的有关质量问题4、监理会议纪要中有关质量问题5、监理工作总结（纸质、电子文档） （二）项目部须向公司提供归档资料： ①监理资料
档案整理标准和要求
档案整理标准和要求 1、文书档案：《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）。 （1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。 （2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。 （3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。 归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。 将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。 ] （4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管
理系统，做到文件级目录计算机检索。 2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。 （1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中： 会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年） 会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年 总账、各类明细账（15年） 财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久） 其他类包括：会计移交清册（15年） 会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）： （2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。 （3）装盒：采用会计档案专用档案盒，盒脊、盒封面项目填写齐全规范（不可手写，需购置（刻）章加盖，红色）。每卷填写备考表，签署完备。 （4）排列和编号：按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开，再按时间顺序编制大流水号。
档案整理与归档的要求
档案整理与归档的要求 档案是组织和个人重要信息的载体，是历史的见证和文化的传承。为了保障档案的完整性、可靠性、安全性，需要对档案进行整理与归档。下面我们就来了解一下档案整理与归档的要求。 一、整理要求 1.标准化：采用国家规定的档案编研标准进行整理，确保档案的内容格式、编号、题名等标准化。 2.保密性：对于涉及个人隐私、国家机密等重要信息的档案，要严格保密，遵守相关法律法规。 3.分类：根据档案的性质、用途、来源等特点，进行分类整理，使档案的结构清晰、分类明确。 4.清晰明了：整理过程中要注意标注档案的重要信息，如起止时间、档案编号、题名等，使其易于查阅。 5.修补：如档案有缺页、污损等情况，应进行修补，以保证档案的完整性和可读性。 二、归档要求 1.存放环境：档案应存放在通风、干燥、防潮、防火、防盗的环境
中，避免阳光直射、高温、潮湿等情况。 2.存放位置：档案应存放在专门的档案室中，禁止存放在通道、楼梯间等易受外部干扰的位置。 3.存放方式：档案应按照分类整理的要求，采用专门的档案柜、卷宗架等设备进行存放，以便查阅和管理。 4.档案柜：档案柜应采用防火、防盗、防潮、防尘等特殊设计，确保档案的安全性。 5.访问权限：档案管理部门应建立档案使用制度，明确档案的查阅和借阅权限，避免档案的滥用和误用。 三、档案管理要求 1.档案管理部门应建立健全的档案管理制度，明确档案的收集、整理、归档、借阅等流程，确保管理的规范性和科学性。 2.档案管理部门应建立档案检索系统，方便用户查阅和使用档案。 3.档案管理部门应定期进行档案保护和修复，确保档案的完整性和可读性。 4.档案管理部门应定期进行档案借阅情况的统计和分析，以便完善档案管理制度和服务质量。
档案组卷原则和案卷的装订(完整版)
档案组卷原则和案卷的装订 档案组卷原则和案卷的装订 内容摘要：档案组卷原则和案卷的装订找文章到东方(://)范文每日更新,资源应有尽有!]1、质量要求1.1案卷内文件材料必须齐全、完整、 档案组卷原则和案卷的装订 找文章到东方(://)范文每日更新,资源应有尽有!] 1、质量要求 1.1案卷内文件材料必须齐全、完整、准确、载体和书写材料必须符合耐久性要求，不得用复印件代替。凡需立卷的文件村料，从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字，一律使用有装订线的稿纸和专用打印纸。文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔（兰黑墨水）书写，严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。 1.2案卷厚度文字材料一般不超过15，图样材料一般不超过。 1.3文字材料与图样材料分别组卷。文件材料数量少的也可合并组卷。密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，图样在后；若以图样材料为主，文字材料是对图样材料的补充说明，就可图样在前，文字材料在后。 2、组卷的方法 组卷要便于档案的利用和保管。 2.本公司档案的组卷 同一问题、同一事件、同一会议、同一类别的文件要一起立卷；文件的正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷。组卷应注意以下几点： （1）、分年度将档案按其形成或针对的年度分开。 （2）、分大类、分二级类将文件按单位的职能分工分开。 （3）、分级别将上级文件、本单位文件、同级机关和非隶属机关，但联系紧密的上、下级文件，如上级的批复，下级的请示等，应与本级文件放在一起。 （4）、分机构将文件按其形成或承办部门分开。外单位的要把直接主
档案整理的方法及分类.
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
档案资料整理规范、分类有序
档案资料整理规范、分类有序 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档
案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 （4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。 6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。 2、以“件”为单位整理。 1）以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。 2）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与
案卷归档方案
案卷归档方案 一、引言 案卷归档是指将各种类型的案卷按照一定的规则和标准进行整理、分类、存储和管理的过程。在现代社会中，各种机构都需要处理大量的案卷，因此建立一个高效的案卷归档方案对于提高工作效率和信息管理能力至关重要。本文将探讨案卷归档方案的重要性、实施步骤和具体操作方法。 二、重要性 2.1 提高工作效率 案卷归档方案的建立可以帮助机构提高工作效率。通过合理的分类和整理，工作人员可以迅速找到所需的案卷，减少了寻找文件的时间，提高了工作效率。此外，案卷归档方案还可以减少文件的丢失和遗漏，避免了因为找不到文件而导致的工作延误。 2.2 保护信息安全 案卷归档方案还可以保护机构的信息安全。通过建立严格的权限管理制度，只有经过授权的人员才能查阅和处理相关案卷，避免了机密信息的泄露。此外，对于重要的案卷，可以采取加密和备份等措施，确保其安全性和可靠性。 2.3 便于信息检索和利用 一个良好的案卷归档方案可以使得信息的检索和利用更加便捷。通过对案卷进行分类和标注，可以快速找到所需的信息。此外，可以将案卷数字化存储，建立电子档案库，利用搜索和索引技术，实现全文检索和精确定位，提高信息的利用价值。 三、实施步骤 3.1 制定归档方案 首先，需要制定一份详细的归档方案。方案应包括归档的目标、原则、流程和标准等内容。目标是明确归档方案的目的和意义，原则是制定归档的基本原则和要求，流程是规定归档的具体步骤和流程，标准是确定归档的分类和标注标准。 3.2 建立归档系统 根据归档方案，建立相应的归档系统。系统应包括文件柜、文件夹、标签等物理设备和电子档案库、数据库等电子设备。根据具体情况，可以选择传统的纸质归档和现代的电子归档，或者二者结合的混合归档方式。
档案分类规定和编号管理标准
档案分类管理标准 1目的 为规范公司档案分类工作，确保公司档案分类科学、规范、合理、适用，并与集团档案管理系统相匹配，根据国家档案局《企业档案工作规范》、XX集团档案工作要求并结合公司实际情况，制定本标准。 2范围 本规定适用于XX公司各职能部室、各业务部室的档案分类及编号工作。 3 引用标准 《中华人民共和国档案法》 《企业档案工作规范》 DA/T 42—2009 《档号编制规则》 DA/T13-1994 4 专用术语定义 企业档案分类：是指企业按照一定的规则，对本企业档案进行有效的区分和类集，解析和固化档案材料之间的有机联系，从而使企业档案成为一个有一定从属关系和平行关系的不同层级的资源系统，便于利用者识别和查找档案。 档号：档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 全宗号：档案馆(室)给定每个全宗的代码。 保管期限：是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准，分为永久和定期两种。 案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。 类别号：即分类号，室藏档案类别的代码。 项目号：产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 案卷号：案卷排列的顺序号。 件号：案卷内文件的顺序号。 页：(张)号，案卷内文件每页(张)的顺序号。
5 职责 公司各部门：根据档案“谁形成，谁归档”的原则，各部门、项目及专项工作的文件由相关文件责任人负责收集、整理与归档，任何部门或个人不得拒绝归档。两个以上单位合作完成的项目，应约定文件收集、归档责任，主办单位一般应收集保存全套文件。协办单位保存与所承担任务相关的文件。 信息管理部：制定各类文件材料的收集、整理、归档标准与工作流程，明确业务要求。指导各部室及下属企业的档案管理工作，集中统一管理公司各部室形成的各类档案。 6 档号编制原则 唯一性原则、合理性原则、稳定性原则、扩充性原则、简单性原则 7 分类规则及档号标识方法 7.1全宗号 根据XX公司全宗管理办法确定。 7.2 类别设置 7.2.1全宗内的档案原则上分为：文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、工程档案、设备档案、IT项目档案、人事档案等类别。 7.2.2 每个类别包括若干个二级类目、三级类目，分别用数字做代码。 7.2.3 人事档案由公司人力资源部自行管理。 7.3 文书档案 文书档案一级类目代码为01-04，分别为：行政管理、经营管理、生产管理、党群管理等4个大类，是公司在职能活动形成的、已办理完毕、应作为档案保存的文件材料。保管期限为永久、定期（30年、10年），分别用代号Y、30、10表示。按“件”整理归档。
业务档案整理要求及标准
业务档案整理要求及标准 业务档案整理要求及标准 一、目录清晰 1.档案目录应清晰、完整，按照档案的内容和顺序逐一列出。 2.目录应包括档案编号、标题、日期、存放位置等信息。 3.目录应按照档案分类进行编排，方便查找和检索。 二、分类准确 1.档案分类应准确、清晰，按照档案的内容和特点进行分类。 2.分类标准应统一，避免出现交叉和重复。 3.分类结果应符合档案管理的要求，方便后续的整理、查找和使用。 三、整理规范 1.档案应按照其内容、特点、重要性等因素进行整理。 2.档案应按照其形成时间、顺序进行排列。 3.档案应进行必要的修裱、去污、除尘等处理，确保档案的完整性和安全性。 4.整理好的档案应符合档案管理的要求，方便后续的查找和使用。 四、标签齐全 1.每份档案都应贴有标签，标签应包括档案编号、标题、日期、存放位置等 信息。 2.标签应清晰、易读，方便查找和使用。 3.标签应按照档案管理的要求进行设计和制作。 五、存储安全 1.档案存储应选择适当的存储设备和方法，确保档案的完整性和安全性。 2.存储设备应定期进行检查和维护，确保其正常运转。 3.存储环境应满足温度、湿度、光照等要求，避免对档案造成损害。 六、备份完备 1.重要档案应进行备份，防止因原始档案丢失或损坏而造成不可挽回的损失。
2.备份方式可以是电子版、纸质版或缩微胶片等形式。 3.备份应存储在安全的地方，防止被非法获取或篡改。 4.对于电子版的备份，应定期进行检查和维护，确保其可用性和完整性。 七、交接记录 1.任何人员需要借阅或查阅档案时，都应有详细的交接记录。 2.交接记录应包括交接时间、交接人、交接内容等信息。 3.交接记录应保存完好，方便后续的追踪和管理。 4.对于电子版的档案，还应记录查阅或下载的时间和人员信息。
产品质量档案管理规程
产品质量档案管理规程 1、目的：建立产品质量台账管理规程，规范产品质量台账的管理。 2、依据：国家食品药品监督管理局《药品生产质量管理规范（2010年修订）》
3、范围：本规程适用于本公司产品质量台账的管理。 4、责任：质量部 5、内容： 5.1 质量档案管理人员的职责：质量档案管理人员由质量部授权专人管理，负责档案管理的全部工作。 5.2 建立质量档案的范围： 公司所有经国家药品监督管理局批准的有正式批准文号的产品均应建立产品质量档案，将产品质量、工艺技术资料、检验数据资料积累存档，为质量管理和检验工作提供决策依据。 5.3 产品质量档案的建档内容： 5.3.1 产品的简介：记述产品的名称、规格、批准文号、批准日期、简要工艺流程、工艺处方，作用及用途，原辅材料消耗定额。 5.3.2 产品的原始材料：新药证书、生产批件、批准的质量标准、标签、使用说明书及所有报批原始资料（复印件）。 5.3.3 产品的质量标准及沿革：产品的质量标准（包括中间产品）、提高质量标准的申请材料及批转文件、质量标准转正的申请材料及批转文件等。中间产品的质量标准的变更情况也应纳入质量档案中。 5.3.4 产品工艺规程及其沿革：产品的生产工艺、工艺变更情况（包括变更前后的验证情况）、变更申请、变更批准文件等。 5.3.5 与产品有关的原辅料及沿革：与产品有关的原辅料供应商；原辅料生产工艺、质量标准。如有变更，应将变更后的供应商、变更后的生产工艺、质量标准纳入质量档案。如需到药品监督按管理部门备案、批准的，应将备案、批准文件纳入质量档案。如需验证，应将相关验证纳入质量档案中。 5.3.6 与产品有关的包装材料及沿革：与产品有关的包装材料供应商；包装材料生产工艺、质量标准。如有变更，应将变更后的供应商、变更后的生产工艺、质量标准；外包装材料文字样稿，版本变更、说明书内容变更、包装规格的变更均应纳入质量档案。如需到药品监督管理部门备案、批准的，应将备案、批准文件纳入质量档案。如需验证，应将相关验证纳入质量档案中。
档案资料立卷归档规则
档案资料立卷归档规则 为了完整、准确、系统地保留公司生产活动中形成的具有保存价值的文件材料，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用，依据有关国家标准和规范，结合公司具体情况，特制定本规则。 第一条、本规则规定了公司文件材料归档整理的原则、方法和基本范围，并以工程项目资料为例。 第二条、本规则依据国家档案局《工业企业档案分类试行规划》，自治区档案局《企业事业单位管理文件材料归档整理试行规划》和国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》国家标准（GB/T11822—2000），结合公司具体情况制定。 第三条、名词 一、立卷---公司本部各部门或项目部的文件资料管理工作人员，将平时收集、保管的文件，对其中已形成结果齐全的文件、技术资料按归档的标准和要求，进行分类整理，装订成册的工作过程，称之为立卷。 二、移交---是指项目部在工程竣工后二个月内或公司本部各部门在每年1月底前将上年度本部门工作形成的文件资料立卷、造册，移交公司档案室保管的过程。 三、归档---凡是反映本公司工作（含工程施工）生产活动，具有查考利用价值的文件材料，通过相关人员移交档案室档案管理人员管理，称之归档。 四、销毁---是指由档案部门负责人和档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴别、登记后，会同公司指定的监审部门人员一道将保管到期的档案进行处理（一般焚烧、粉碎处理）的工作过程。 第四条、文件材料整理排放的要求。 文件材料的整理以件为单位进行分类、装订（整理、装订排放要求见下表），再按分类进行排列、编号、编目，装盒，按此顺序进行，直至编入总目录中上架摆放、保管、利用（参阅） 整理单位：一般以每份文件材料为一件，每项工程图纸为一件。
文书档案整理规范
文书档案整理规范 文书档案整理规范是指对电子文书和纸质档案的整理和管理进行规范化的要求。合理的文书档案整理规范可以提高工作效率，方便信息的查找和共享，保护重要数据的安全，以下是一些常见的文书档案整理规范： 一、电子文书整理规范 1. 文件命名规范：文件名应简明扼要，能够准确反映文件内容。建议采用日期+文件名的形式进行命名，如“20220101_销售合同.doc”。 2. 文件目录结构规范：根据工作的性质和需求，合理设置文件夹，建立层次清晰的目录结构。可以按照项目、部门、时间等进行分类。 3. 文件分类标准：将文件进行分类，如合同文书、报告文书、会议文书等，根据工作需要设立合适的分类。 4. 建立索引：建立文档索引，方便进行全文检索和快速定位。 5. 限制权限：对涉密的文书进行权限限制，确保重要信息的安全性。 6. 定期备份：定期对电子文书进行备份，确保数据的安全性和可靠性。 二、纸质档案整理规范 1. 文件归档：按照时间、地点、部门等标准对纸质档案进行归档，建立起一个清晰的档案分类体系。 2. 文件编号：对每个纸质档案进行编号，便于查找和管理。 3. 清单备查：建立每个文件的清单备查，记录文件标题、编号和位置等信息，便于快速查找。
4. 质量管理：确保纸质档案的质量，如使用防潮、防虫、防尘等措施进行保护。 5. 存档环境：确保档案保存的环境干燥、清洁、温度适宜，并定期进行检查和维护。 6. 借阅管理：对档案的借阅进行登记和管理，避免遗失和损坏。 三、电子文书与纸质档案的整合规范 1. 档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，方便存储和共享。 2. 关联索引：建立电子文书和纸质档案的关联索引，实现电子文书和纸质档案的互通互用。 3. 档案标识：在电子文书中对相关纸质档案进行标识，便于实现纸质档案的快速查找和定位。 4. 统一存放：电子文书与纸质档案应统一存放，避免信息的分散和混乱。 5. 安全备份：对电子文书和纸质档案进行定期的安全备份，确保文件的安全性和可靠性。 综上所述，文书档案整理规范对于企业、机构和个人来说都是非常重要的。通过合理的文书档案整理规范，可以提高工作效率，方便信息的查找和共享，保护重要数据的安全，进一步提高工作质量和效益。
档案归档范围及整理规范实施细则
档案归档范围及整理规范实施细则 第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。 第二条档案归档范围 详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。 第三条档案整理原则 （一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。 （二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。 （三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。 （四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。 （五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。 （六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 （七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。 第四条档案整理细则 （一）组件 1.件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。 - 1 -
（1）正文、附件为一件。 （2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。 （3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 （4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。 （5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。 （6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。 （7）转发文与被转发文一件。 （8）简报、周报等材料一期为一件。 （9）原件与复印件为一件。 （10）正本与翻译本为一件。 （11）中文本与外文本为一件。 2.件内文件排序 （1）正文在前、附件在后。 （2）正本在前，定稿在后。 （3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。 （4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。 （5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。 （6）转发文在前，被转发文在后。 （7）原件在前，复印件在后。 - 2 -
档案管理规范标准制度
档案管理规范标准制度 •相关推荐 档案管理规范标准制度（精选20篇） 在当下社会，很多情况下我们都会接触到制度，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。拟起制度来就毫无头绪？以下是小编精心整理的档案管理规范标准制度，欢迎阅读与收藏。 档案管理规范标准制度篇1 一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。 二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。 四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。 五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。 六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。 七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。 八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。 档案管理规范标准制度篇2 一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。 二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》 三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经
过相关审批流程后方可借阅。 四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。 五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。 六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。 七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。 八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。 九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。 档案管理规范标准制度篇3 第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。 第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。 第三条归档文件应为原件。 第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。 第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续 档案管理规范标准制度篇4 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案
档案馆档案整理规范及要求
第一部份：总体要求 第二部份：建设工程文件归档范围和保管期限表 第三部份：项目档案分类 第四部份：项目档案整理 第一部份：总体要求 1、工程代建(使用)单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的采集、整理和归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。 2 、工程代建(使用)单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进行。 3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件采集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经采集、整理向代建(使用)单位移交。 4 、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。 5 、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行采集，整理，按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建(使用)单位移交。 6、参建各单位在档案向代建(使用)单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。 归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。如：代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。 1 、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。 齐全：齐全是对整体而言。对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部采集起来；对工程参建各方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料采集起来，即把各单位归档范围内的文件材料全部采集起来。 完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地采集起来。 准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。
档案管理细则15篇
档案管理细则15篇 【第1篇】档案管理实施细则范本 档案管理是人事管理的一小部分,下面企业管理网就为大家整理了档案管理实施细则,大家可以阅读下文。 第一章总则 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,特制定本细则。 第二章公司管理档案的范围及管理权限划分 第一条公司级档案管理范围,由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件: 1.司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料; 2.公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料; 3.财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等); 4.政府、项目批文、合同; 5.公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等); 6.工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸; 7.公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划; 8.公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);
9.公司有效证件、印章; 10.具有法律效力及保存价值的文件; 11.公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 12.本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第二条部门档案管理范围,由各部门指定专(兼)职文书管理,于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部门级档案文件如下: 1.各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报; 2.部门例会会议纪要; 3.各部门与其相关业务单位函件管理; 4.招投标文件管理; 5.人事劳资档案及信息管理;(人力资源部统一管理人事档案) 6.仪器、设备维修保养资料; 7.客户、特约商家资料及信息管理; 8.公司的媒体宣传资料、销售报表; 9.财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。 第三章公司档案管理体制 第三条公司档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案