采购管理制度版
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**有限公司
采购管理制度
第一条目的
为了提高采购工作效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足公司生产
经营需求,进一步规范采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。第二条适用范围
本制度适用于公司及控股子公司范围内,各类物资(原材料、辅助材料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品等)或劳务(技术、服务等)的采购。第三条采购申请
1、采购申请定义:是指某部门、生产单位、个人根据需要确定一种或多种物资或劳务,并按照规定提报需求的过程。
2、采购申请提出要求:需求部门根据需要提出采购需求后要经过复核或审批,确保需求的必要性和需求量的准确性。
3、采购量的确认:需求部门应会同仓储部门,共同确认产品库存量(考虑安全库存)确定采购需求量(为避免库管人员对库存物资不熟悉或是同物异名等,导致有库存而不必要采购,占用资金情况发生,需求部门与仓储部门对采购量共同负责),填报采购申请单,采购申请单要详细填列。
4、采购申请单
采购申请单
年月日
第四条采购受理
1、采购部门接到需求部门采购审批单后,根据部门分工及具体工作需要,由负责人根据规定确定采取招标采购或询价采购;
2、招标采购的指定负责人,进行招标准备工作,协调成立招标领导小组,编制招标文件,发布招标公告或招标邀请函,按照规定组建评标小组等工作;
3、询价采购的指派采购人员实施采购,直接将采购人员名称填写在采购申请单采购执行人栏。
第五条采购询价、比价(采购招标相关业务另行规定)
1、采购执行人,接到采购任务后,要及时收集采购信息,根据中标产品的执行标准向相关的单位发出采购询价单并索要样品,产品检验报告等(采购询价单格式见附件)。
2、采购询价对象数量要求:采购询价不得少于3家。为避免收回的询价单少于3 家影响采购效率,发出采购询价单原则上要多于3家。
3、比价
采购执行人对收到的采购询价单,要进行分析对比,并根据公司区域销售经理提供的对询价单可能存在的异议部分(如:综合采购总体报价较低,但是个别报价高于其他比价供货商报价)要及时进行沟通确认,并取得对方回传的扫描或传真确认件方能生效。
采购执行人,根据寻比价情况,给出目标采购建议,报部门负责人审批后,报审计部进行复核。
第六条审计复核
1、为加强过程审计,避免或减少由于各种原因导致的采购支出增加,审计部对
寻比价结果,应采取适当措施进行复核。
2、审计人员的复核,包括但不限于原询价范围,并应当适当拓宽询价范围,以便充分评
价,寻比价的准确性、适当性。
3、审计部门对复核无异议的,签署复核意见后,返回采购执行人。由采购执行人进行相
应的采购审批。
4、审计复核有异议的及时反馈相关意见,并根据复核结果提出相关的处理建议第七条
采购审批
1、采购执行人将经审计复核的采购建议,报总经理审批。
2、总经理应明确签署同意或不同意的意见。
第八条合同拟定及审核
1、采购执行人根据审批结果,拟定合同草稿。
2、拟定的合同条款报法务审核,进行法律风险把关。并将审核结果一并反馈采购执行
人。
第九条合同审批
经财务及法务审核后的合同,进行会签、盖章、存档。
第十条采购入库
1、任何形式的采购物资都必须办理入库手续。采购执行人需凭采购入库单据办理冲账及
款项支付申请。
2、仓储人员依据采购合同或采购订单,与来货清单进行核对,核对相符的,清点或称量
来货数量,依据实际清点或称量结果办理入库手续,并在来货回执上签字,对存在的差异及时通知采购人员进行处理。
3、特殊物资不能或不适合入库存放的(如:体积大,入库存放产生较大二次搬运费用,使用现场具备存放条件,且不会造成流失的),也要办理入库手续,同时办理出库手续,由保管责任人或领用人在出库单签字,以明确保管和使用责任
4、需要进行检验的物资,办理与入库手续,并及时通知检验部门进行检验,检验合格后
办理入库手续;对检验不合格的,检验部门要及时通知采购执行人,进行处理,退货或折
价接收,折价接收的需要履行审批手续。
5、严格禁止不经审批的让步接收。让步接收要确保所采购的物资能够使用,并且不产生额外费用,增加额外成本,或是额外费用、成本能够得到补偿。第十一条采购付款
1、采购执行人需凭经批准的采购合同、采购订单申请支付采购预付款。
2、货物到达后采购执行人需凭采购入库单、合同及发票等,依据合同约定进行款项支付申请。
3、采购原则上使用转账付款,除特殊采购外,尽量减少现金使用。
4、财务部门对采购付款申请,依据采购合同及检验报告进行审核,审核通过的办理付款手续。并及时进行账务处理。
第十二条采购备用金
1、为应对突发、零星采购需求,采购实行小额备用金制度,金额暂定500 元。
2、备用金凭经审批的采购申请单,经批准方可使用,
3、备用金仅限于以下范围内使用:
(1)生产、建设过程中,因突发事件引起的,应急维修需要的备件;
(2)零星、小额采购的非库存储备物资;
(3)不进行紧急采购将影响生产、建设的物资,此类采购使用备用金,材料需求部门要说明原因,明确责任。
4)备用金实行报销制度,发生备用金采购业务后,7 日内进行报销,补足备用
金,非经特殊审批备用金额度不做调整。
(5)备用金采购仍需执行询、比价制度,特殊紧急采购经总经理批准,可在采购后将询比价资料报审计部审查。
第十三条票据处理
1、采购人员在取得发票后,必须在7 日内到财务部门办理相关报账手续,逾期未办