信息与沟通、内部控制

3 信息系统
4.信息系统的开发方式——业务外包 • 信息系统的业务外包是指委托其他单位开发信息系统。 • 优点：充分利用专业公司的专业优势；节约了人力资源成 本。 • 缺点：沟通成本高；要求企业必须加大对外包项目的监督 力度。 • 适用条件：市场上没有能够满足企业需求的成熟的商品化 软件和解决方案，企业自身技术力量薄弱或出于成本效益 原则考虑不愿意维持庞大的开发队伍。
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沟通
1 沟通的内涵
• 沟通是把信息提供给适当的人员，以便他们能够履行与经 营、财务报告和合规相关的职责。 • 沟通是技术性的，已经在管理工作中得到广泛的应用，但 比技术更有意义的是企业组织内外部的有效交流。 • 信息沟通按沟通的对象可以分为内部信息沟通和外部信息 沟通。
2 内部沟通方式
• 电子沟通（互联网、电子邮件、电话传真）
4 信息技术过程控制体系
• 国际信息系统审计与控制协会（ISACA）提出《信息和相 关技术的控制目标》（COBIT）。 • COBIT是一个基于IT治理概念的、面向IT建设过程中的IT 治理实现指南和审计标准，被认为是COSO框架的补充框 架。 • COBIT的目标是为信息系统设计提供具有高度可靠性和可 操作性的、公认的信息安全和控制评价标准。
3 信息系统
江苏电力：将财务信息化进行到底 “江苏省电力公司的信息化历程和实践，是以会计信 息化为基础，财务信息化为核心，实现公司全面管理的信 息化。”江苏电力总经理费圣英在接受《中国会计报》记 者采访时，用精炼的一句话道出了该企业财务信息化的实 践论和方法论。 江苏电力作为一家拥有上千亿资产的省级电网公司， 在全面推进财务信息化、以及财务信息化与企业信息化的 全面融合方面已远远地走在了前面。
的名誉受损，不大张旗鼓地调查以免当事人难堪。
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3 内部沟通应当重点关注
1.明确的职责和有效的控制 • 明确责任不能光停留在口头上，也不能满足于列出岗位描 述，必须要在出现新问题时及时更新责任的界定和任务的 分配，在布置工作时应当更细致到位。所有信息的沟通都 应该在下一步的工作流程中，明确为什么而沟通信息。信 息发给不需要的人是没有意义的。 2.内部沟通与交流： • 对待不同的人要采取不同的模式
2 信息的搜集方式
（一）内部信息的搜集方式 2.内部控制信息的其他搜集方式 （1）内部报告 • 例行报告、综合报告、例外报告、专题报告等 （2）调研报告 （3）专项会议 （4）内部刊物 、公司局域网 • 营运安全、员工健康、环境保护等内部环境信息
2 信息的搜集方式
（二）外部信息的搜集方式 1.调查（问卷调查法和访问调查法） 2.网络查询（互联网、专业数据库、组织互联系统） 3.咨询（社会中介结构、专业协会组织、专家等） 4.交换和接收 5.采访（个别采访、座谈采访、现场观察、电话采访等）
填写不署名的意见调查表，管理幅度在7人以上的主管都会收到
最终的调查结果，公司要求这些主管必须每3个月向总经理禀报 调查结果的改进情况。
IBM集团内部的员工沟通方式
其他沟通渠道
• 其他沟通渠道包括“公告栏”、“内部刊物”、“有话直说”和“申 诉制度”等。
• IBM的“有话直说”是鼓励员工对公司制度、措施多提意见的一种沟
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信息
1 信息的类型与来源
信息是指信息系统辨识、衡量、处理及报告的标 的，来源于企业内部或外部，包括获取的行业、 经济、监控，以及内部生产经营管理、财务等方 面的信息。 （1）财务信息与非财务信息 （2）内部信息与外部信息
2 信息的搜集方式
（一）内部信息的搜集方式 1.管理信息系统产生的信息（结构化信息） • 结构化信息：无须相关人员进行更多地分析，直接根据 该信息可以执行某项活动的信息。 • 例如：管理信息系统自动生成产品库存报告，若低于原 先设定的安全库存水平，则订货人员可以直接订货，但 是他不能从中了解到存货减少的原因。 • 常见：有关财务状况、经营成果、现金流等的财务会计 信息；有关产品成本、库存、销售等的经营信息；员工 档案、考勤记录、岗位变动等人力资源管理信息。
3 信息系统
沃尔玛超市：啤酒加尿布的故事 一般看来，啤酒和尿布是顾客群完全不同的商品。但 是沃尔玛一年内数据挖掘显示，在居民区中尿布卖得好的 店面，啤酒也卖得好。原因很简单，一般太太让先生下楼 买尿布的时候，先生们一般都会犒劳自己两听啤酒。因此 啤酒和尿布一起购买的机会是最多的。这是一个现代商场 智能化信息分析系统发现的秘密，这个故事标志着数据挖 掘开始进入商业领域。
4 信息技术过程控制体系
日本瑞穗证券公司因错误操作损失300亿日元 • 2005年12月8日东京股票市场上，日本四大金融集团之一 的瑞穗金融集团下属瑞穗证券公司因错误操作嘉克姆公司 股票造成公司损失约300亿日元(120日元约合1美元)。 • 瑞穗证券公司操盘手当天将“以61万日元的价格出售1股 股票”操作为“以1日元的价格出售61万股股票”，这时 操作屏上市场价格栏中出现了输入有误的警告，但由于这 一警告经常出现，操盘手忽视警告继续操作。
3 信息系统
3.信息系统的开发方式——外购调试 • 外购调式的基本做法是企业购买成熟的商品化软件，通过 参数配置和二次开发满足企业需求。 • 优点：开发建设周期短；成功率较高；成熟的商品化软件 质量稳定，可靠性高；专业的软件提供商实施经验丰富。 • 缺点：系统的后期升级进度受制于商品化软件供应商产品 更新换代的速度，企业自主权不强，较为被动。 • 适用条件：企业的特殊需求较少，市场上已有成熟的商品 化软件和系统实施方案。
通形式（一般通过书面的形式进行），员工的建议书会专门有人搜集 、整理，并要求当事部门在10天内给予回复。 • IBM的“内部刊物”的主要功能是把公司年度目标清楚地告诉员工。 • IBM的“申诉制度”是指在工作中，员工如果觉得委屈，他可以写信
给任何主管（包括总经理），在完成调查前，公司注意不让被调查者
江苏电力
2.基于FMIS(财务管理信息系统)的财务内部控制 • 江苏电力有着严格的预算管理，对资金的管理要求非常细化。根据 规定，其下辖的市县级公司，20万元以上的资金需求需要提前一个 月上报，20万元以内的需要一周以内上报。江苏电力的13个市（地 级）供电公司、58个县（区）供电公司等分公司的资金预算管理全 部都是通过FMIS实现。基于FMIS平台，公司预算控制、资金管理、 财务分析等各方面的财务管理职能都得以在系统中运转实现。 • 在从核算型系统向管理型系统逐步延伸的过程中，FMIS将内部控制 管理规定中的部门职责、标准流程、政策法规、权限金额等一系列 内容全部“固化”在系统程序中，从而达到内部控制标准对各项经 济业务约束的“自动”实现。
案例引入：济南铁路局：信息混乱 车毁人亡
4.28事件表明有效的信息与沟通对于企业的成功是至关 重要的。企业必须以一定的形式、在一定的时间范围内识别 、获取和沟通有关的信息，保证人们履行其职责的形式和时 机。 信息系统利用内部生成的数据和来自外部渠道的信息， 以便为管理风险和制定决策提供信息。 沟通是组织内部交换意见的工具，有效的沟通会出现在 组织中向下、平行和向上的流动。沟通也是组织与外部环境 （例如客户、供应商、监管者和股东之间）联系的桥梁。
• 后来E某将生产报表与业绩奖金挂钩，并要求干部经常检查，工人们
IBM集团内部的员工沟通方式
员工――越级管理阶层
• “员工――越级管理阶层”的沟通有四种形态：
• 一是“越级谈话”，这是员工与越级管理者一对一的个别谈话； • 二是人事部安排，每次由10名左右的员工与总经理面谈； • 三是高层主管的座谈； • 四是IBM最重视的“员工意见调查”，即每年由人事部要求员工
江苏电力
3.各系统的和谐相融 • 江苏电力整个信息系统包括了公司财务会计、生产、物流、营销、 人力资源等21个子系统，各部门可以即时、方便地调取各个系统的 资料。这得益于江苏电力自主探索实践的“集中集成”的信息化之 路。 • “企业信息化必须将财务管理系统与企业其他管理系统整合在一个 平台上，实现信息互通，资源共享，江苏电力是通过‘集中集成’ 实现这一目标的。” 费圣英告诉《中国会计报》。 • “我们的目标是，在不久的将来借助信息化的手段让企业的全部信 息都实现阳光化透明化，最终接受整个社会的监督。”
信息与沟通
第五小组
案例引入：济南铁路局：信息混乱 车毁人亡
2008年4月28日凌晨4时48分，山东胶济铁路王村段，限速80 公里/时处，时速达131公里的北京—青岛T195次列车，第9-17号车 厢突然脱轨，侵入了并行的另一条铁轨。和正常运行的对开5034次 列车相撞，造成71人死亡，416人受伤。 现已证实，事故线路是一条呈“S”型临时线路，而超速被认为 是这起事故的直接原因。但超速的背后是信息传递混乱。行经此段 的列车限速一月内竟数次更改，而且令不畅通，规章制度形同虚设 。事发前几天济南铁路局曾发文限速，但又迅速取消限速。潜伏巨 大危险的临时铁路，儿戏般的调度管理，层层的疏忽与失职，最终 导致了中国铁路史上最重大的惨祸之一。 事后相关部门总结信息滞漏不畅是造成事故的主要原因。
江苏电力
1.从会计信息化到财务信息化 • “要实现财务对企业管理的统筹作用，就必须要有一套高效的财 务管理系统。”费圣英一直认为，财务管理在整个企业管理中处 于核心地位，要以信息系统建设为手段强化财务控制，提高经营 管理水平。由江苏电力自主研发的FMIS（财务管理信息化系统） 就在这样的背景下诞生了。 • 江苏电力的会计信息化早在1992年就已开始，最初使用的是较为 成熟的电算化软件。1995年起，公司系统开始自主研发可在全系 统运行的财务软件。 • 在不断实践中，江苏电力又探索出了“预算管理、内部控制、会 计核算三位一体的信息化管理模式”。公司在核算型信息系统的 基础上，纳入基于预算管理、流程控制的全面管理，形成全面的 财务管理信息系统。
方便快捷、但不太安全
• 书面沟通（内部报告、员工手册、内部刊物、教育培训资 料）
规范、准确、但成本高
• 口头沟通（会议、讲座）
迅速、灵活，但易失真
• 要针对不同的信息类型采取不同的沟通方式
2 内部沟通方式
• 向上沟通
一般员工——部门主管 管理层——董事会
特殊渠道：一般员工——高管
3 信息系统
1.信息系统的定义 • 按照《企业内部控制应用指引第18号——信息系统》的规 定，信息系统是指企业利用计算机和通信技术，对内部控 制进行集成、转化和提升所形成的信息化管理平台。 • 信息系统的实施触发了企业管理模式、生产方式、交易方 式、作业流程的变革，企业原有的内部控制越来越不适应 企业的业务发展和管理的提升，为管理工作的重心从经营 成果的反映向经营过程的控制转移创造了技术条件。
3 信息系统
2.信息系统的开发方式——自行开发 • 自行开发是企业依托自身力量完成整个开发过程。 • 优点：开发人员熟悉企业情况；培养锻炼自己的开发队 伍。 • 缺点：开发周期较长；技术水平和规范程度较难保证； 成功率相对较低。 • 适用条件：企业自身技术力量雄厚，而且市场上没有能 够满足企业需求的成熟的商品化软件和解决方案。
• 向下沟通 • 平行沟通
IBM集团内部的员工沟通方式
IBM内部的人事沟通渠道可分为三类： • 员工――直属经理； • 员工――越级管理阶层； • 其他渠道。
IBM集团内部的员工沟通方式
员工――直属经理 • “员工――直属经理”的沟通是很重要的 一条沟通渠道，其主要形式是：每年由 员工向直属经理提交工作目标，直属经 理定期考核检查，并把考评结果作为员 工的加薪依据。
E某的烦恼
• E某刚从日本来到中国，担任某日资企业的制造部经理，他发现工作 现场的数据很难及时反馈上来，于是借鉴日本母公司的经验开始改造
生产报表，改造后的生产报表非常完美，可以看出生产中的任何一个
细节。每天早上所有的生产数据都会及时放在E某的办公桌上。可是 没过几天就出了一次大的生产事故，但报表上根本没有反映出来。E 某才知道报表上的很多数据都是随意填上去的。后来E某多次找工人 开会强调报表的重要性，可是效果一直不好。