文件管理规定标准版本

文件编号：RHD-QB-K7270 （管理制度范本系列）

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操作指导：该管理制度文件为日常单位或公司为保证的工作、生产能够安全稳定地有效运转而制定的，并由相关人员在办理业务或操作时必须遵循的程序或步骤。，其中条款可根据自己现实基础上调整，请仔细浏览后进行编辑与保存。

1. 范围

1.1本规定规定了本工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。

1.2本规定适用于本工程监理项目部文件资料管理工作。

2. 引用文件和术语

山东诚信工程建设监理有限项目部《工程档案管理规定》及《文件控制程序》。

3. 职责

3.1总监理工程师

3.1.1组织编写项目监理部文件管理规定，指定

信息管理员专职负责监理文件资料管理工作。

3.1.2明确监理信息流程。

3.1.3主持整理工程项目的监理资料。

3.2专业监理工程师

负责本专业监理资料的收集、汇总及整理，积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。

3.3、信息管理员

3.3.1根据项目监理部文件资料管理规定，实施文件资料的具体操作管理。

3.3.2各类文件应编号、登记，建立文件台帐，对本工程建设期间上级下发的文件、随工程进展形成的监理部文件及相关资料的收、发、标识及归档、保存工作进行管理。

3.3.3各类文件应分卷存档，文件与分卷目录排序相符，编号与目录序号一致，便于查找和检索。

4. 文件控制

4.1项目监理部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定，结合监理现场实际予以制订。

4.2在工程建设全过程中形成的有关文件资料，都应统一建立存放目录，及时将文件资料分类存放，进行集中收、发和存放管理。

4.3在获得各种文件资料之后，首先要对资料进行登记，建立监理文件资料的完整记录。项目监理部对往来文件要建立记录台帐，台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。

4.4安全监理文件的内容：

4.4.1国家有关法律法规。

4.4.2工程建设期间上级下发的有关安全监理工作文件、通知等。

4.4.3项目监理部制订的安全监理实施细则，安全监理工作总体计划，安全监理规定，监理部环保策划，监理部安全教育培训、安全技术交底计划，监理部应急预案，危险点分析及预控措施等。

4.4.4安全监理工作方案、措施。

4.4.5 安全监理月份工作计划。

4.4.6电力建设工程职工伤亡事故月(年)报表，安全信息周报，安全事故档案。

4.4.7整改通知单、工作联系单及施工项目部的回复单。

4.4.8各施工阶段监理部的安全教育培训、安全技术交底及考试。

4.4.9监理部安全监理工作便函通知。

4.4.10监理部安全工作例会纪要、监理部安全活动记录。。

4.4.11监理部对施工单位安全检查、评价，监理部安全检查通报。

4.4.12安全监理工作总结、汇报等文件。

4.5项目监理部信息员应建立定期盘点机制，定期检查文件的关闭情况，对未关闭文件及时进行跟踪关闭。

4.6项目监理部发出文件应主题明确、用词准确、严谨；编、审、批签字齐全，标识明确。对于项目监理部负责组织的安全工作等会议，由项目监理部组织整理会议纪要，纪要内容要做到真实，规范，参与各方签字确认后按程序分发。

4.7对上级下发的安全监理文件经总监签阅，安全监理工程师根据文件精神及总监的意见提出落实要求，对上级来文一日内送达或以传真方式发（传）至施工单位项目部、监理组。