档案资料管理程序

档案资料管理程序

1．目的：为确保各类档案资料的完整性及其在需要场合的再现性，依据有关规定和本公司实际情况，制定本程序。

2．范围：本程序对档案材料和有关资料的收集、保管、使用、保密、清理和销毁作了规定，适用于本公司对各类档案资料的管理。

3．职责

技术科、质量科和办公室负责检验报告等技术文件以及其他文件资料归档和管理。4．档案资料（质量记录）的收集

4．1收集范围

以下有关资料均予酌情收集：

a)经本公司名义发出的各种文件，包括行政性文件和质量手册、工作程序等质量体系文件：

b)上级机关和其它部门发来的重要文件；

c)本公司建设的有关申报材料及上级批复；

d)国家和地方有关机动车检测工作的政策文件；

e)国家和部门有关机动车检测的技术标准和其它可供参考的标准；

f)有关机动车检测的各种规程、规范及方法等；

g)仪器仪表设备的台账、说明书、检定证书、检定规程、校验方法、图样、工

作

h)文件、技术条件以及验收、使用、维修、报废等原始记录；

i)本公司各种规章制度；

j)各类人员的个人技术档案；

k)上级机关及其它有关部门发来的一般性文函；

l)车辆检测报告及其原始记录；

m)各种会议记录、工作计划、汇报、总结等材料；

n)质量体系审核、评审、不合格纠正措施等质量活动记录；

o)客户反馈、申诉申诉和投诉意见及其处理结果；

p)有关科技书籍、报刊杂志；

q)具有参考价值的外部信息和情报资料；

r)其它应予收集的有关资料。

4．2收集途径

4.2.1本公司发文应由办公室资料管理员登记分发，分发时至少保留一份归档。

4.2.2外部来文均由办公室签收，处理后归档。值班员或其他人员代收的，应及时送交办公室资料管理员。

4.2.3办公室资料管理员应积极主动，努力征集、征订所需资料，力求完整齐全，

满足质量体系正常运行的需要。

4.2.4检测车间配合办公室，形成情报网络，协助办公室资料管理员收集各种具有收藏价值的资料。

4.2.5全体人员都有为档案建设积极提供资料或资料情报的义务。

4.2.6代表单位外出参加会议、参观、学习等活动带回有关资料应送交办公室集中保管。

4.2.7外单位赠送或信函索回的资料亦应送交办公室集中保管。

4.2.8因工作需要购买的书籍、刊物等应送交办公室登记编号后再行借阅。

4.2.9各部门各种原始记录、工作报表等均应及时整理送交办公室归档。

4.3收集办法

4.3.1本公司人员得到属于本公司收集范围的资料可直接送交办公室。

4.3.2得知资料源后，可由办公室委派有关人员上门或通过信函索取。

4.3.3办公室收到各种资料应予鉴别，具有收藏价值的应及时签收、登记、编号，置于相应地址。

5、归档要求

5.1档案管理人员要对归档的材料进行验收，使监测、检测工作各个环节形成的监测、检测材料全部归档。归档材料字迹工整、术语、图表力求规范、格式统一。

5.2 档案每年分类装订便于检索，原始件与复印件分开。

5.3技术文件一般均于次年三月中旬归档。

5.4管理文件以及其他文件资料一般即时归档。

5.5如无特殊要求，保留一份存档。

5.6技术活动和管理活动过程中形成计算机软盘、原程序、录音带、录像带等归档一份。

5.7 存档时间：根据资料性质、用途，中心内规定了各类存档资料的保存期限:检测原始记录、报告的保存期限不少于6年；其他资料保存期限不少于6年。5．8检测报告（含原始检测记录）应置放于档案柜中。

5．9保护资料，注意防尘、防潮、防火、防咬。

5.10人员技术档案管理

5.10.1档案室应保留所有技术人员的相关授权、能力、教育、培训、资格、技能、经验和监督的记录，并包含授权、能力确认的日期。

5.10.2档案室应保存工作人员建立的劳动关系、聘用关系或录用关系的合同。以及工作人员申明没有同时在两个以上检测机构从业的承诺书。

6、使用

6.1本公司的受控质量体系文件属本公司知识产权和内部文件，一律不得外借和

带离本公司。

6．2归档资料一般只供本公司内部人员查阅，查阅资料须填写《资料使用申请单》，

在“使用方式”栏内注明“查阅”，经办公室资料管理员同意后在指定地点阅读。

6.3若要将资料携出存放地点，则须在《资料使用申请单》的“使用方式”栏内注明” 借阅”，并经办公室负责人签字批准。

6.4如果要将借阅资料复印，则应在《资料使用申请单》上注明，并有办公室负责人的签批意见。

6.5外单位人员查阅资料须持办公室负责人签发的《资料使用申请单》，并谢绝将资料携离存放地点。

6.6车主单位需要索取检测报告复印件时，须在《资料使用申请单》上注明，办公室签注证明意见后由资料管理员整件复印。

6.7上级部门检查工作查看资料一般应有本公司领导人员陪同。

6.8使用资料时应注意如下事项:

a) 保持室内安静与整洁，不要喧哗与打闹;

b) 爱护资料与其它公物，不要随意涂改与刻划;

c) 不慎损坏，应立即采取补救措施;

d) 故意损坏，一经查实，将予严肃处理;

e) 遗失资料，将处五至十倍于原价处罚;

f) 遗失重要资料还将报请总经理给予纪律处分。

7、保密

7.1资料室门窗橱柜等设施应完备牢固，采取安全防范措施。

7.2资料管理员应保持高度的责任心，谢绝闲人接近，离岗要上锁。

7.3查借人员只能翻看资料目录，指定材料后由资料管理员开橱取出。

7.4借阅人员要将所借材料妥善保管，限期归还，需要继续使用可履行续借手续，以防材料丢失，借阅人不得将材料转借他人。

7.5本公司所有人员，不得将内部资料及情报传与他人。

7.6对机密材料，办公室资料管理员要予以标注密级，专柜秘密存放。使用机密材料须经总经理批准，若确有必要复印或抄录时，须有总经理批示，并承诺对复印或抄录内容的保密工作负责。

7.7 保护受检方的技术和商业资料，不得用其进行各种活动，非车主单位的外来人员不予复印或查阅检测报告，特殊情况除外。

8、清理

8.1归档资料每年清理一次。