2018文员岗位职责4篇
2018文员岗位职责4篇
一、岗位描述(岗位设置的意义)
文员是属于公司行政人员的范畴,它的设置是为了更好的实现公司的内部管理作为一名文员,其主要的工作是协助公司的各方人员工作的顺利开展,工作难度不是很大,但是很杂,也很重要,是一个企业不可或缺的岗位.
二、工作内容
1、前台
一个公司的前台就是一个公司给人的第一印象,是一个公司展示给客户的最先的形象?前台是公司形象的首席代表,很重要?那么前台的工作自然也是非常的重要的?前台的工作主要包括以下几个方面:
(1)来访人员的接待:有客户来访,应礼貌友好的微笑、问好,并询问到访目的及其约见人员,然后请到访人员在休息室就坐,给到访人员倒水,最后电话告知约见人员并依据其意见进行处理;
(2)电话接听、转接、记录、转达;
(3)文件的打印、复印,传真的发送及接收;
(4)公司信件、快递等的签收、传达;
(5)报纸的收发整理;
(6)会议的各项工作:
a通知应参会人员会议的时间、地点及会议的主要内容,
b、会场的布置准备工作,
C、会议前与会人员的签到,
d、做好会议记录,
e会后会场的整理;
(7)物品领取的登记及物品回收登记入档;
(8)保持前台的干净整洁不凌乱;
(9)其他协助性工作.
2、客服工作
(1)电话约访、回访客户;
(2)客户叫装叫修电话的接听及处理:接听电话并做好记录,然后找出客户跟踪单,填写叫修单,确定技术人员,发送信息或电话通知技术人员客户信息(包括姓名、地址、电话、机型、叫修内容等);若自己不能进行处理,贝帰示上级主管,由其进行处理.
3、档案管理
(1)客户档案管理:客户档案的分类、建档及更新;
(2)员工档案管理:新进员工档案的建立、更新及完善;
(3)员工离职手续的办理:已领取物品的收回,人员档案的重新归档等
4、网站维护
(1)对公司的网站进行日常的更新维护,主要是行业新闻的每日更新及公司内部公告的发布和业绩的通报;
(2)网站进行模块整改时能提供网站的整改方案.
5、其他
文件的录入、整理、存档等,以及其他协助性的工作或应急工作
三、所属部门
文员归属部门是由公司的特殊性及岗位的普遍性所决定的,文员既属于行政部的行政人员,又属于售后部的售后服务人员?
四、考勤考核
1、考勤
(1)上班时间:
周一至周五上午8 10—12:00
下午14:00—18:00
周六、周日周六9:00准时参加售后部会议
周六周日会安排行政人员轮流值班
2、考核
(1)每天按时上班,上班打卡考勤,下班不用打卡;
(2)每天下班前半个小时即17:30,填写《当天工作总结及计划表》,表格的填写要求真实、客观、恰当详细的分点列示;
(3)如要请假或调班,则要求提前申请;若因特殊情况无法提前申请,则事后应补写申请单,说明事由;否则视为旷工
3、国家法定节假日(元旦、春节、清明、五一、中秋、国庆、等)的假期按照国家有
关规定执行.
五、所需技能
1、能较为熟练的使用office办公软件,熟悉电脑的基本操作;
2、熟练使用打印传真一体机;
3、其他应具备的基本技能.
六、所需职业素养
待人友善热情,有较好的服务精神,处事细致谨慎,有上进心,学习能力较强,能吃苦耐劳,具备较好的团队合作精神.
人事文员岗位职责
本职工作:
l营销公司员工人事档案的建立、整理、利用、归档
l每日总部人员考勤记录,案场考勤抽查
l各部门、案场用人编制计划的汇总、初审、提报
I营销公司经理、员工培训计划编制、预算、实施
l协助人员招聘、面试、带教检查、综合考核
l月考核的催办、汇总、提报
l各部门人员调动、配置
l奖惩提议、初审、提报
l员工工资、福利
I员工谈心
l负责总部档案管理
I建立健全各级档案管理制度,落实到人
I半年一次的档案归档移交工作落实
I对各部门档案工作的指导、管理、检查?
工作责任:
I考核汇总工作及时、准确.奖惩分明;
I档案管理工作制度化、规范化,保存完整;
I能根据公司及员工发展需要制定培训计划并付诸实施;
I为各部门工作提供必要的人力资源,因材施用;
I建立良作的沟通协调关系,及时反映员工的思想状况.
工作范围:
公司所涉及的人事工作、档案工作?
素质要求:
I身体健康,25岁以上,大专以上学历,有人事档案工作经验者为佳
I工作认真负责.协调沟通能力较强,细致周到,处事有原则性,有保密观念
办公室文员岗位职责
文员岗位职责(综合部)
1、负责综合部日常事务性工作;负责中心各种文稿的打印、发送,负责中心文件材料的领取;
2、认真贯彻执行党和国家各项法规、政策及中心各项规章制度;
3、负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作;
4、负责办公室的日常管理工作,负责受理投诉和来访接待、收发传真、考勤登记、接听电话等工作;
5、负责中心会议的筹备、会议通知的拟写、下发工作,负责会议记录和文材料的整理.
6负责收集和撰写有关信息,及时向领导提供信息参考和建设意见?提请领导应尽快办理的有关工作;
7、负责人事、劳资、仓库管理等工作.
8、完成领导交办的其它工作.
生技部生产文员岗位职责
主要负责生技部的日常事务工作,直接对生技部负责人及其助理负责,在对口工作上接受其他相关上级领导的指导和管理?
一、负责订单跟踪
这里订单包括:在以销定产情形下,销售部门提交的客户订单(或合同);在以产定销情形下,计划部门下达的指导性储备产品生产计划单?
1、收集资料:①向销售及计划部门收集销售订单(或合同)、指导性储备产品生产计划单;②向销售及计划部门索取定制产品的相关技术文件、工艺文件、样衣样料、以及各种动态变更单?
2、确认订单:与相关部门共同对订单或合同标的款式、数量、交期、工艺与质量要求、样衣样料”进行书面确认?
3、督办评审:严格按《客户订单(或合同)评审程序》,督办生技部门、生产车间对订单的评审工作?
4、优化方案:督促相关技术人员详细优化客户提交的技术参数及其生产工艺文件,勾通协调每一个细节问题,整合相关资料,为生技部负责人决策生产方案提供依据?
5、反馈意见:跟踪管理好客户订单,充分做好与此相关的衔接工作.要及时同相关方进行勾通,及时向客户、内部相关部门、相关领导反馈勾通意见、汇报情
况,特别是对于涉及生产订单的不确定性内容要及时响应,必要时直接保持与客户进行双向的良好沟通,勾通与反馈情况要做好相关记录,必要时申发文件确认?
二、督办生产流程
协助生技部领导及助理,对产前准备、产中管理、产后服务进行跟踪与督办?
1、根据订单或指导计划,通过erp系统编制生产计划,报生技部领导审批.
2、督办相关技术人员的款式设计、样衣试制、生产工艺编制、打板、工序分配、用料核定、工时测定”工作,收集各技术员工作中形成的技术工作底稿?
3、根据技术工作底稿,通过excel精准编制款式信息资料、工艺指导书、分码尺寸表、工序分配表、单件成衣物料消耗清单、工时测定表”等技术表单,经生技部领导审核后,报送相关领导组织评审?其中《单件成衣物料消耗清单》报送财
务总监组织评审核准材料消耗定额,《工时测定表》报人力资源总监组织评审核定
工时工价,其他内容及样衣样料报生技领导组织评审并修正各项指标
4、根据生产计划、单件成衣物料消耗清单、生产能力(物料存量、机器设
备、生产人员),及时通过erp系统计算分析,进行生产排期、编制原辅材料《采购计