秘书如何做好信息工作

秘书如何做好信息工作

在当今信息时代，信息的资源价值日益突出，信息业倍受社会重视，在信息领域也出现了许多素质高和能力强的秘书信息工作人员，怎样才是一个合格的秘书呢？怎样才能做好秘书信息工作呢？这是我们所面临的问题。接下来，我将从5个方面来阐述与之有关的问题

一、信息

要想做好信息工作，首先，我们就必须知道，什么是信息，信息的特点与分类，只有这样，我们才能做接下来的工作

㈠信息有许多种不同的定义:

美国科学家维纳《控制论—动物和机器中的通讯与控制问题》解释：“信息就是信息，不是物质，也不是能量”而后，他又提出“信息是人和世界相互作用的过程中互相交换的内容的名称”①

《牛津字典》解释：信息就是谈论的事情、新闻和知识；②

《韦氏字典》解释：信息就是在观察或研究的过程中取得的数据、新闻和知识②

《辞海》解释：信息是音讯和消息；通信系统传输和处理的对象，泛指消息或是信号的具体内容和意义；①

信息管理专家霍顿认为：信息是按照最终用户决策的需要，经过处理和格式化的数据，处理可以是自动化的或是手工的，有数据转为信息是由信息处理者完成的①

信息论中的信息是：用符号传递的报道，报道的内容是接收符号者预先不知道的

简单地说：信息就是对客观事物的特征和变化的直接后好似间接的表述

总体来说：信息是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映②

㈡分类

依据不同的角度和标准,信息可以有多种分类方法:

⑴按信息的运行方向划分,按照这种分类方法,信息可以分为上行信息、平行信息和下行信息。

织中的信息一般有三个流动方向，即为上行信息，是在组织中按照组织管理关系，下级向上级传递的信息，它可以描述出组织的当前状态；向下流动的信息即为下行信息，是上级向下级传递的各种信息，主要包括最高层制定的战略、目标以及各管理阶层发出的指令；水平流动的信息为平行信息，是在职能业务部门和工作小组以及个人之间进行沟通联络时传递的信息。

⑵信息的来源划分，按照这种分类方法，信息可以分为内部信息和外部信息。内部信息是组织内部各项活动所产生的各种信息，如决策管理信息、人力资源信息、财务信息、生产信息、销售信息、物资采购供应、术开发信息；外部信息是指来自组织以外、对组织活动产生影响的信息，如政策法令信息、国内外政治经济形势信息、社会文化环境信息、外部群众情绪意见信息、自然环境信息、科技信息、竞争对手信息、消费需求信息、市场销售信息、金融信息、生产资源分布与生产信息等。对组织而言，内部信息主要描述了组织中特定业务的

内容和情况，外部信息描述了组织周围的环境，它们都是组织活动必不可少的。

⑶管理的层次划分，与管理层次相对应，组织的信息可以分为战略级信息、战术级信息和作业级信息。

战略级信息是供企业的高层管理人员制定长期战略和决策的信息，外部环境信息将在其中发挥重要作用；战术级信息是供企业中层管理人员监督和控制各项业务活动、有效分配资源的各类信息，与中层管理部门的职能活动有关；作业级信息又称为执行级信息，是反映组织中各项工作和具体业务活动执行情况的信息，如企业中的会计信息、库存信息、生产进度信息、质量和废品率信息、产量信息等，这类信息来自组织内部，基层主管人员是这类信息的主要使用者。

⑷的稳定性划分，按照这种分类方法，信息可以分为固定信息和流动信息。

固定信息是指具有相对稳定性的信息，在一段时间内可以重复使用，不发生质的变化，如计划合同、档案、各类定额标准、规章制度等。流动信息又称为作业统计信息，是反映各项业务活动实际进程和实际状态的信息，因此它会随着业务活动的进展不断更新，这类信息时间性较强，一般只有一次性使用价值，但它是控制和评价组织活动的重要信息。一般来说，固定信息约占组织管理系统中周转的总信息量的75%，整个组织管理系统的工作质量很大程度上取决于固定信息的管理。

⑸组织的活动划分，按照这种分类方法，信息可以分为财务信息、人力资源信息、管理信息、资产信息等，企业中还可以有原材料信息、产品结构信息、客户基本信息、供应商基本信息、营销信息、技术信息、设备基本信息、质量信息、管理考核信息及其他重要活动信息等。

⑹按信息的加工程度划分，信息可以分为原始信息和综合信息。原始信息是指从信息源直接收集的信息；综合信息则是在原始信息的基础上，对之进行综合加工后产生的新信息。综合信息往往对管理决策更有用。

⑺按信息发布的渠道划分，信息可以分为正式渠道信息和非正式渠道信息。正式渠道信息是指由正式组织通过正式渠道，如会议、文件、信件、正式谈话、新闻媒体等发布的信息，这类信息的准确性和权威性都比较高；非正式渠道信息是指从正式渠道以外获取的信息，但需要加以认真分析、鉴别后才能使用。①

㈢信息的特点

⑴客观性

信息是事物及其变化的客观反映，由于事物的特征和变化是不以人的意志为转移的客观存在,所以反映这种客观存在的信息同样带有客观性。信息不仅其内容具有客观性,而且一旦生成，还具有客观存在性。

⑵传递性，也叫传输性

信息要借助于文字、图象、胶片、磁带、电波、声波、光波等物质形态的载体，才能为人们所感知、所接受。信息通过载体能进行空间和时间上的传递，从一处传到另一处。信息的传递通过信道（信息的传递通道）进行，也就是说，信源（信息的源泉，即信息的发送者）发出信息后，经由信道传递至信宿（信息的归宿，即收信者）。信源、信道、信宿组成信息系统的有机整体。信息的传递手段和方式多种多样。信息传递的快慢，对信息的效用影响很大。

⑶效性

信息作为客观事物的一种反映，总是现有事实，后有信息的。也就是说，信息有一定的滞后性。因此，信息一旦生成，就须赶快传递，尽快减少信息的滞留时间。这种信息的时效性，是由人们获取信息的目的决定的。人们获取信息的目的在于利用，而只有那些及时传递出来并适合需求者的信息才能利用。信息的价值在于即使传递给更多的需求者，从而创造出更多的物质财富。社会需求的时间性带来了信息的时间性。愈是及时的信息愈有价值，过时则价值小甚至没有价值。

⑷享性

信息借助于载体，即可被传递又可为人们所共享。这是信息不同于一般物质或能量的属性。一个发电厂的电力如果全部输送给四川，就不能同时输送给陕西；一吨钢材用于制造汽车，就不能再用于制造轮船。而任何信息，如一本书或一部电影所传载的信息，人们却是可以反复共享的

⑸发性

从信息作为一种资源看，有与它取之不尽，用之不竭，因而可以不断探索和开掘；从信息所载的内容看，由于客观事物的复杂性和事物之间的相互联系性，反映事物本质的非本质的信息常常交织在一起，加上它们难免会受到历史和人们认识能力的局限，因而需要开发；从信息的价值看，利用信息可以开发出新的材料和新的能源。不仅新材料和新能源的开发有赖于信息的利用，而且新材料和新能源要得到充分和有效的利用，也有赖于信息③

二、信息工作的要求

了解信息后，我们就要进一步了解信息工作，包括信息工的要求和特点

为了做个好文秘，必须建立先进的信息系统，是信息工作能够做好。实践证明，加强了信息工作，会给文秘的工作注入活力，改变以往陈旧的常规，使文秘工作以信息为核心，变成快速运转的良好形势。看来，高质量的信息工作能促进文秘工作的改革。

文秘从事信息工作的基本要求是：及时，准确，全面，适用。

㈠及时

不管信息的作用大小，若传递晚了，就失去了效用。上司能在瞬息万变的信息时代快速作出决断，关键在于能不能及时得到信息。

文秘在信息的每个程序，都应突出“快”字。收集快，整理快，传递快，要减少信息传递过程中的迟滞

㈡准确

只有准确的信息才能使上司的决策建立在正确的基础上。在文秘的信息工作中，文秘应该以高度负责的精神，尊重事物的客观性，，认真的反映和描述。不要为迎合上司的意图而把信息任意夸大或者缩小，造成信息的失真。

㈢面

某个侧面或者一时的情况，无法真实的反映事物的全貌。比如，重要的动态信息，常常只注意事物的内容和情况，忽视了事物发生的时间，地点，任务等信息。

文秘应多层次去收集信息，想上司提供能够全面反映事物的信息。