如何做好秘书工作
关于秘书的工作计划5篇
关于秘书的工作计划5篇秘书的工作任务是很繁重的，制定一份工作计划能够有效地提高工作效率。
下面是小编整理的关于秘书的工作计划，欢迎阅读。
秘书工作计划(一)1、进一步综合协调能力。
在今后的工作中，我科将更加锐意进取，高标准做好本职工作，做到主动谋事、大胆管事、扎实做事，以强烈的责任心、事业心尽职尽责完成秘书科承担的工作和领导交办的各项任务。
2、进一步改善协调服务。
今后在协调服务上进一步做到多沟通、少依赖，多联系、少等待，努力从小的方面做起，既管好大事，又办好小事，求精求细一丝不苟做好各项服务工作。
同时，拓展信息搜集渠道，不断提高工作的预见性，提高处理急事难活的能力，更要善于从千头万绪的工作中寻找规律，加以总结并应用于工作之中。
3、加强与兄弟科室之间的沟通协作。
今后工作中要牢固树立全办“一盘棋”、上下“一条心”的思想，自觉维护办公室的团结与稳定，加强综合协调，增进与部门之间、兄弟科室之间的沟通协作，相互配合、相互支持，形成合力。
4、加强全面系统的理论学习培训。
下一步将加强学习，尽可能安排本科同志参加各种形式的培训，及时“充电”，另一方面，在办文办会的同时，注重业务学习，加强调研，不断提高每位同志的综合能力，成为办事里手，服务多面手，以适应新的形势和要求。
秘书工作计划(二)1、年初，组织人员到各科室征询意见，根据征询意见的结果，进一步做好工作。
特别是对各科室提出的意见，确定是工作中确实存在的问题，我们将提出整改意见进行整改，确保办里的工作顺利进行。
2、按照市委、市政府的布置，做好我办《党组中心组理论学习计划》、《干部职工理论学习计划》，组织好全办的政治理论学习。
计划每周五下午为学习时间，理论与业务学习交替进行。
(第1周学理论，第2周学业务)3、继续深入开展民主评议行风、政务公开与效能检查考评的活动，在____年的基础上，进一步做好各种准备材料，积极实施各项相关工作。
做好秘书工作需处理好六个关系
做好秘书工作需处理好六个关系做好秘书工作需处理好六个关系秘书一职，是一个重要的职位，也是一个非常有挑战性的职位。
要成为一名优秀的秘书，不仅需要有一定的专业知识和技能，还需要处理好各种关系。
在秘书的工作中，需要处理的关系有很多，但可以归纳为以下六个方面：1、处理好上下级关系秘书往往是上司的助手，需要与上司保持良好的关系，听从上司的指导，全力支持上司的工作，积极推动项目的进展。
同时，秘书也需要与下属保持合作、沟通良好的关系，为下属提供支持和帮助。
2、处理好内外关系秘书需要与各个部门的同事和外部联系人保持良好的关系。
在工作中，秘书需要协调各个部门之间的工作，同时也需要与外部联系人进行沟通，如接待客户、参加会议等。
3、处理好同事之间的关系秘书需要在日常工作中处理好同事之间的关系，尤其是在团队合作中，要倾听大家的建议，协助同事完成工作任务，保持团队的和谐气氛，提升工作效率。
4、处理好内外部利益关系在工作中，秘书还需要处理好各种利益关系，如员工的薪资、福利、公司的利益等。
需要秘书做到公正、公平、公开，处理问题时要综合考虑各方面利益，维护公司的整体利益。
5、处理好工作和个人生活的平衡关系作为一名优秀的秘书，需要处理好工作和个人生活的平衡关系，保持良好的身心健康。
不要过度投入工作，要注意休息和调整心态，适当地安排自己的个人生活。
6、处理好工作与发展的关系秘书需要不断学习和提高自己的综合素质，提升自己的技能水平和专业知识。
同时，还需要处理好工作与发展的关系，合理安排自己的职业规划，为未来的发展做好准备。
综上所述，要想成为一名优秀的秘书，需要处理好各种关系。
不论是上下级关系，还是内部外部之间的关系，或者是同事之间、内外部利益之间的关系，都需要秘书做出妥善处理。
同时，秘书也需要处理好工作与个人生活的平衡关系以及工作与发展的关系，才能更好地完成工作，做出更加出色的成绩。
如何做好秘书工作
如何做好秘书工作如何做好秘书工作秘书工作是一项责任重大的职务，要求秘书具备全面的知识和技能，在各种工作场景下能够灵活应对。
下面将从秘书的职责、技能以及面临的挑战等方面介绍如何做好秘书工作。
一、职责和角色作为一名优秀的秘书，首先要明确自己的职责和角色。
秘书是一名组织者、协调者和沟通者，负责组织会议、安排行程、处理文件和资料，以及与内外部人士沟通等工作。
秘书还要保持良好的工作秩序和组织协调能力，协助领导高效地完成各项工作。
二、技能和能力1. 一流的沟通能力：秘书需要有出色的口头和书面沟通能力，能够清晰地表达自己的意见和观点，与各级领导及同事进行有效的沟通。
2. 组织和时间管理技能：秘书要具备良好的组织能力，能够合理安排工作时间，处理多项任务和紧急情况，确保工作的高效进行。
3. 准确性和细致性：秘书的工作需要高度的准确性和细致性，关乎到领导的形象和工作进度，因此需要具备耐心、细致和严谨的工作态度。
4. 建立良好的人际关系：作为秘书，需要与各级领导、同事以及外部合作伙伴保持良好的关系，倾听他们的需求并及时作出响应。
5. 技术熟练：秘书需要熟练使用各种办公软件和设备，包括电脑、打印机、传真机等，以提高工作效率。
三、挑战和解决方案1. 高压工作：秘书工作常常面临很大的工作压力，需要能够在紧张的工作环境中保持冷静和高效。
解决方案是合理安排工作时间、分解任务、并适时向领导反馈工作进展。
2. 多样化的任务：秘书工作不仅包括组织会议和安排行程，还包括处理文件、制定工作流程等。
解决方案是灵活应对各种任务，充分利用时间进行规划和协调。
3. 沟通与协调：秘书需要在领导和其他同事之间起到桥梁的作用，因此需要具备良好的沟通与协调能力。
解决方案是及时与领导和同事沟通，确保信息的准确传递。
4. 保持专业素养：秘书作为公司的门面，需要保持良好的形象和专业素养。
解决方案是时刻保持职业操守，注重个人形象的塑造，养成良好的工作习惯。
四、自我提升和发展作为一名秘书，不仅要做好眼前的工作，还要不断提升自己的能力，为未来的发展做好准备。
做好公司秘书工作的六个核心要素
做好公司秘书工作的六个核心要素2023年，作为一名优秀的公司秘书，你需要掌握的核心要素不仅包括基本的业务知识和技能，还需要适应快速变化的商业环境。
以下是做好公司秘书工作的六个核心要素：一、全面掌握信息管理技能信息的管理和分配是秘书的首要任务，因此，全面的信息管理技能使你成为一名优秀的秘书。
你需要能够有效地管理日程安排、电子邮件和电话信息，以及各种文件和文档。
此外，你还需要了解和使用最新的信息管理工具和技术，例如云存储、协同工作、在线会议等。
二、熟练掌握语言和沟通技巧秘书需要熟练掌握语言和沟通技巧，包括口头和书面沟通。
你需要清晰地表达自己的意见和思想，同时还需要理解他人的需求和想法。
在书面沟通中，你需要能够撰写精确、高效的邮件和报告。
在口头沟通中，你需要能够清晰地表达自己的意思，并且能够在各种场合下代表公司和执行高层决策。
三、熟练运用各种办公软件和应用程序办公软件和应用程序的掌握是一名优秀秘书的重要素质。
您需要运用Excel、Word、PDF等各种应用程序，以及各种社交媒体和协同工作工具。
你可以使用它们来处理和管理信息，更高效地沟通和进行文档管理。
四、具备计划和组织能力计划和组织能力是秘书工作中至关重要的部分。
你需要在快节奏和动态的商业环境中，有效的管理日程安排和人员安排。
此外，你还需要协调多个项目和任务，以确保项目按时完成并达到预期的目标。
你还需要优化和改进流程和程序，以便更有效地支持公司的日常运营。
五、具有职业道德和保密意识作为公司秘书，你需要具备强烈的职业道德和保密意识。
你要遵循公司的道德标准和政策，确保你的工作符合相关的法规和规定。
你需要保持保密和安全方面的高度警惕，确保公司敏感信息的安全。
六、具备学习和适应能力商业环境变化快，对秘书具有挑战性。
你需要时刻保持警觉，适应商业环境的变化。
你需要随时学习和适应新技术、法规和商业趋势。
对新领域、新工具或新文化的学习和了解将有助于你更好地支持公司的日常运营。
如何做好秘书的工作6篇
如何做好秘书的工作6篇推荐文章如何做好秘书科工作总结热度：如何做好秘书科工作热度：论秘书应做好哪些日常工作热度：做好秘书的工作心得热度：如何做好秘书工作热度：在实际工作中，都体会到，秘书工作涉及到的关系方方面面，既有人，又有事，千头万绪，林林总总。
那么秘书如何做好工作呢?本文是如何做好秘书的工作，仅供参考。
如何做好秘书的工作一：明确处理关系办公室是一个部门的窗口、形象和面孔，处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置，是办文、办公、办事、办会的主要平台。
而要想做好办公室工作就要明确处理一下三个关系：一要处理好大事和小事的关系。
办公室管了许多事，有大事、也有小事。
怎样处理好大事和小事的关系?基本的出发点是小事不能不管，大事不能不抓，应把任何事都当大事来做。
首先应该把自己的主要精力放在协助部领导解决大事上，也就是说我们要把依照决策层的要求来安排和组织办公室的工作。
特别重要的是，要千方百计替局领导挡小事，让领导能集中精力抓大事。
挡小事不是不管大事，而是把小事揽过来，由办公室消化掉，不要使一些小事去干扰领导工作。
二要处理好主动和被动的关系。
办公室工作有很大的被动性，这是办公室的工作特点所决定的，因为它不止针对本单位领导，有时也要听从大方向的指挥，总是有突发性的报表统计工作，而要更好的做好办公室工作，我们就要做到以下三点。
一是主动参政。
办公室的工作比较接近部领导，对上级的精神、每个时期的中心工作都能提前知道，只有吃透上级的意图才能变主动为被动，更好的开展工作。
二是规范化。
要注意总结办公室工作的规律性。
办公室工作虽然头绪多，但只要善于总结，都有规律可循，大事小事按照客观规律去办，都会主动的。
特别是在超前服务上多动脑筋、多想办法，把工作做细做实做精，被动的问题就会迎刃而解。
三要处理好政务和事务的关系。
办公室的工作从大的方面分就是两大块，一是政务，一是事务。
而我们普遍感到，办公室事务性的工作太多，两眼一睁，忙到熄灯，回头一想又不知忙了些什么。
做好秘书工作五要诀
做好秘书工作五要诀一、要有永不懈怠的“进取心”；二、要有宠辱不惊的“平常心”三、要有谨小慎微的“细致心”；四、要不断强化“政治意识”；五、要准确领会“领导意图”。
秘书是一种特殊的社会职业，秘书工作是机关工作不可缺少的重要组成部分。
秘书既要负责处理领导的日常事务，又要负责领导的工作协调和相关文书工作。
随着形势和任务的发展变化，秘书为领导服务的内涵也在不断地丰富和拓展。
在工作实践中，本人深深体会到，要做一名符合角色要求，为领导、机关和群众所接受的称职秘书，必须做到顾全大局讲政治，尽心竭力尽职责。
一、要有永不懈怠的“进取心”秘书工作标准高、要求严，这就需要秘书人员必须具有过硬的综合素质和精湛的业务技能。
应该说，秘书人员都是经过各级认真考察和严格选拔的，无论是思想品质、业务能力，还是作风纪律、自身形象都是不错的。
但也有少数秘书人员，随着时间的推移和对环境的适应、对工作的熟悉，特别是与领导关系的不断融洽，逐渐放松了对自己的要求，感到自己进了“保险箱”，仕禄无忧，只满足于围着领导“转圈子、端杯子、开门子”，满足于当“二传手”、“传声筒”，满足于能把一般性工作“玩得转”，忽视了知识结构的改善和能力素质的提高。
作为秘书人员，一定要摆正自己的位置，树立“靠素质立身”的观念，始终保持“本领恐慌”的危机感，牢记“学海无涯，学无止境”，主动自我加压、充电，如人大常委会秘书人员，要在统筹兼顾、广泛学习的同时，重点学习政治理论和与人大工作密切相关的宪法和法律（如选举法、代表法、地方组织法、监督法等）以及其他有关知识，对电脑要能驾轻就熟，运用自如，坚决克服“近水楼台先得月”的优越感；要树立积极有为的观念，自觉把秘书工作作为实现人生价值的平台，努力在平凡岗位上干出不平凡的业绩，赢得组织的信任和群众的肯定；要树立开拓创新的观念，积极研究新情况新问题，敢于提出与众不同的真知灼见，不能墨守成规、故步自封，更不能随波逐流、唯唯诺诺，要在不断改进工作方式方法中提高工作的层次和服务的质量。
怎样做好秘书科工作
怎样做好秘书科工作秘书角色在各个行业、组织中都起着至关重要的作用。
秘书工作不仅仅是早上打理、下午打电话、晚上开会的日常琐事，更是行业发展、公司管理的基础和纽带。
那么，如何做好秘书科工作？1. 理解企业目标和愿景秘书应该认真学习企业的战略计划，并了解企业的各种现状，才可以为企业做出正确的决策。
秘书应根据企业的目标和愿景，制定合理的工作计划和目标，并与领导合作，确保这些任务得到顺利的实施。
2. 高效的时间管理秘书每天的日程表安排和时间管理都是至关重要的。
做好日程安排，可以协调领导的时间，以达到最优效果。
秘书需要尽可能地合理安排领导和自己的时间，避免浪费时间。
3. 协调能力作为秘书，应具备协调能力。
领导需要根据公司的需要参加各种会议，而秘书需要安排这些会议。
所以，秘书需要高效地协调领导与会议、客户谈判等多项事项之间的关系。
4. 精通信息技术秘书应具备较强的信息技术能力，掌握各种邮件、通讯软件和数据处理技能。
这样可以提高工作效率，为领导提供快速、精确的数据和信息。
5. 密切关注公司动态秘书应该对全公司的动态和变化保持高度关注，并实时告诉领导。
如必要，还可以提出一些有建设性的建议。
6. 显露合适的外交能力秘书是领导的代表和品牌形象，因此应具备合适的外交能力，以在不同场合代表领导应对不同的问题。
秘书应该用娴熟的技巧和言语，给不同的人士留下良好的印象。
7. 维护办公室的秩序一个好的秘书应该始终注意办公室的秩序，保持环境整洁、工作文件的完整性和安全。
同时，还要有一定的组织和协调能力，确保文件、记录和通讯能正确、高效地处理。
总之，秘书是决策者、战略者和实践者的连接线。
做好秘书的工作，需要不断提升自己的专业素养和职业水平，以满足领导的需求。
同时，需要保持高度的责任和一定的心理韧性，以克服各种困难，保持高度的诚信、品德和道德规范，从而获得卓越的工作成果和职业发展。
怎样做好文秘工作
怎样做好文秘工作做好文秘工作是一个称职文秘的基础，那么怎样做好呢?下面是小编为大家整理的怎样做好文秘工作，仅供参考。
怎样做好文秘工作(一)、基本素质1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。
要有一个健康的体魄。
身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。
每一天都应以平和的心态从事自己的工作。
一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。
这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大;而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好!做人要心胸宽阔，不要心胸狭窄，小肚鸡肠。
我们在现实社会里生存，每一天(二)、业务素质1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。
另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。
2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。
3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。
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如何做好秘书工作2013年6月一、正确认识秘书工作（一）秘书工作的地位与作用在任何系统高效有序运转的过程中，都有大量的决策、指令下达，大量的情况上报，大量的信息反馈，秘书工作就在其中起到枢纽作用。
秘书工作具有单位的门面、领导的参谋助手和信息耳目的作用。
（二）秘书工作的特点1、服务性为本单位领导服务，为上级、同级和下级机关服务，为群众服务。
2、政治性秘书工作是为领导活动提供服务的，经常接触各级领导，接触大量工作秘密、文件、会议，要求秘书人员具有很强的政治头脑和保密意识。
3、事务性秘书人员要充分认识秘书工作的意义，不畏繁杂、琐碎，认真踏实做好每件工作。
只有做好事务工作，才能使单位内部秩序井然，对外渠道畅通；只有做好事务工作，才能使领导从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效的开展工作。
（三）秘书工作的职能1、执行决策职能服从领导决定；把领导决定落实下去；及时收集、反映各级部门在贯彻执行领导决策中的情况和问题等。
2、事务承办职能既要为领导服务，又要为部门和群众服务，发挥承上启下、上下沟通的桥梁作用。
领导交办、布置的事务应按照认真完成，各部门和基层向领导请示、汇报的事项及时呈转。
3、参与决策职能秘书工作参与决策，可以从两个方面理解：一是重要部门或大单位，因工作需要设秘书长、副秘书长。
他们作为秘书工作的负责人，一般都是领导班子成员，直接参与机关领导决策活动。
二是秘书要为领导决策当好参谋，承办决策事务，间接参与决策。
（四）领导秘书的工作任务1、管理文件对文件进行科学登记分类；熟悉重要文件内容；根据领导分工，保存好相关领域的文件备查。
2、安排活动安排活动有几个层次：首先是日常活动，如开会等，其次是特殊活动，如调研、约谈、会见等。
各类安排要张弛有度，衔接合理，目的是提高领导的工作效率，使领导劳逸结合不致疲于奔命。
3、对外联络领导很多事情需要秘书去联络。
如领导与领导之间，领导与其他秘书人员之间，领导与单位之间，领导与群众之间，很多联系都需要秘书去做桥梁。
4、参谋咨询秘书应是领导的信息采集器。
秘书要多看文件、听会、听汇报、搞调研，多收集信息，成为领导的一个重要、可靠、准确、及时的信息源，并根据需要发挥参谋咨询的作用。
5、起草文稿起草领导参加相关会议、活动的讲话稿、发言稿。
对领导召集的相关会议进行记录、整理。
6、处理事务包括工作事务和生活事务等。
二、秘书如何提高办事效率（一）有备而来1、身上准备两支以上的签字笔；2、办公用品（笔、墨水、纸、胶水、剪刀、计算器等）集中存放，消耗品随缺随补，用完后放回原处；3、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处钥匙准备两把，一把放在固定的地方，一把带在身上，办公用钥匙和家庭钥匙不要混放；4、备好常用的电话号码、文件、制度、地图、字典、交通信息等；5、去外地出差要准备好身份证、雨伞、洗漱用品等必需品。
（二）点滴记事1、随时记录随身携带一个小本子，把重要的事情记下来。
主要有：当天领导的主要活动；本单位的大事；领导交办的事情；别人交办的事情或反映的情况；自己想到的事情和对工作的想法等。
把事情记下来以后，经常翻一翻，急事马上办，一般的事列入计划办，领导安排的事，办完及时报告，这样工作就不容易遗忘了。
对于开会、接待等时间要求很严格的事情或者很久以后才需要办的事，可以利用手机的定时提醒功能，防止误事。
2、朝思暮想晚上睡觉前，把一天所见、所闻、所干，过一遍“电影”，想一想：今天要办的事办完没有，还有什么不周的地方明天要补办，还有什么事情今天没办明天要办，明天要新办什么事情等。
早上起床或上班前，把今天要办的事、昨天遗留的事想一下，特别对重要的事和时间性较强的事，如几点开会，几点接人，领导几点参加什么活动等，在脑子里过一下，排一下计划，一般就不会忘事了。
3、严格程序办公室里很多工作都有相应的制度和工作程序规定，我们在办理时，一定要严格遵守。
对于没有明确规定工作程序的工作，要认真总结、分析，制定规范、切实可行的工作程序，并严格执行。
乘车时，程序要求系安全带，可能一辈子系几千次都用不上，但如果用上，就是性命攸关的事。
（三）做好小事和细节1、正确认识做好小事和细节的意义海尔张瑞敏说“什么是不简单，把每一件简单的事都做好就是不简单；什么是不平凡，能把每一件平凡的事都做好就是不平凡。
”对于秘书工作来说，这些道理尤为重要。
秘书工作是辅助性、服务性的工作，大量的事情都是平凡而琐碎的，即便是一件很具体的事，也往往需要向领导请示报告。
这些小事做好了，工作正常运转，别人甚至感觉不到，因为这些事情往往都是在幕后、在台下做的。
而一旦忽略了某些“小事”，缺往往导致“惊天动地”的大事，给事业造成损失。
所有的细节问题，仅仅是事物的表现形式，深入探究，所有细节问题的根本是素质问题。
2、不要犯“我以为”错误在工作中我们常常犯这样的错误，那就是“我以为”。
我们常常“我以为”，结果却“并非如此”。
等到明白以后，却为时已晚，或浪费了机会，或浪费了时间，重重要的是导致工作衔接无法到位。
所以一些工作安排印成纸质资料，发到每个人手里，使责任明确清除，事后评价、追究、考核等就有了依据。
3、上传下达不失误向领导、同事或者客人汇报、交办或者介绍情况时，要声音洪亮、清晰，把背景交代清楚，简明扼要地把情况说明白，如果书面表达，要把字写工整，不用繁体字、生僻字。
工作中很多小事没必要写在纸上，但应让接受指令的人重复一遍，避免衔接误差。
比如，秘书为领导买一张机票，秘书听明白后，必须再复述一遍：“买一张3月1号，从临沂飞北京的机票。
”这样可以避免机票日期不对、地点不对等错误。
三、秘书如何高效利用时间（一）只做最重要的事每天早晨把自己需要做的事情按照紧急、重要程度依次写在笔记本上，然后从最重要、紧急的事情开始做，做完一件事后，要及时从笔记本上销号。
（二）列出远期计划“凡事预则立，不预则废”，在繁杂的事务性工作中，提出一些长期目标，并列出可行的计划，认真执行。
（三）该出手时要出手要学会拒绝一些无谓浪费时间的事情，保证自己拥有足够的时间。
（四）避免突发事件突发事件会干扰甚至中断你当前的工作，极大地浪费时间，所以要尽量避免突发事件。
比如，你着急去政府办拿文件，结果因为匆忙崴了脚，文件没拿成，还严重耽误工作。
（五）改掉懒惰、拖拉的毛病懒惰、拖拉是高效利用时间的天敌，可以轻易的浪费掉大量的时间。
接到工作任务后，就要立即着手行动，如果不允许立即行动，也要确定明确的行动时间，并做好提醒。
如果只是简单的考虑事情不紧急而想过几天再做的话，十有八九要耽误。
（六）掌握自己的东西放在什么地方定期清理自己的抽屉、橱子，把没用的东西扔掉，把有用的东西分类放好，在需要的时候，保证很快找到想找的东西。
在电脑里建立规则的文件夹，在文件命名时加上时间，都可以大大减少查找文件的时间。
四、当好参谋助手（一）明确参谋角色一般来说，秘书作为下级，对于领导的错误和失误往往看得比较准确，认识比较深刻。
所以秘书向领导提出忠告，对于领导认识和改正错误，中止和克服正在发展的错误，警惕和防止可能出现的错误，都具有重要的作用。
一个出色的秘书，不仅表现为对领导言听计从，认真执行他们的指示，努力完成领导交办的任务，而且表现为善当参谋助手，给领导出主意、提建议、想办法。
在领导决策、指示不符合变化了的实际情况时，能通过巧妙的建议和忠告，使领导改变初衷，重新作出符合实际的决策。
（二）把握参谋时机和方法领导往往是临近决策或遇到复杂问题难以作出决断时，才需要建议和意见，因此向领导提问题和建议要善于审时度势，特别是当认为领导的决策、指示不正确或不完善时，一般不要直接反对。
可以利用领导征求意见的时机，诚恳地提出自己的见解，达到启发领导思维灵感的目的；也可以选择在领导情绪稳定或较好时，将意见变通成问题向领导提出来，而且要一并将可能产生的后果阐述清楚。
特别对领导事先没有掌握的情况和考虑不周之处，要“借题发挥”，“渲染”效果，让领导作出更合适的决策。
（三）向领导请示的五个关键1、关键的事情领导主管范围内的事情，涉及其他领导与部门的事，需要其他部门领导决定或出面的事情，涉及全局、影响面大的事情。
2、关键的地方关键的地方是指在工作中任何环节中关键的地方，必须由领导决定的地方。
如召开一个重要的会议，哪些部门领导参加，何时何地开，以及议程安排等。
3、关键的时刻把握好请示工作的火候，该请示的时候毫不拖延；不该请示或不必请示的，则应等待机会，或自己灵活解决。
4、关键的原因向领导请示问题，必须提前做好各方面的准备。
如问题的来龙去脉，请示领导的关键理由，以及对问题如何解决的建设性意见等。
5、关键的方式秘书作为下级，请示领导的方式是多种多样的，但方式不同，请示的效果也不一样。
有的事情可以电话请示；有的事情就必须当面请示；还有的事情需要书面请示，以表示问题的严肃性。
五、做好信访、接待工作（一）接待来访客人在日常工作中，会遇到很多来访的客人，这些人身份不同、目的也不同，在工作中要认真区别对待。
对于来办事的人员，要热情接待，认真办理。
对于来找领导的人员，要问清楚来人的身份、目的，与领导的关系后再做区处，不可直接带其见领导。
不可轻信来人自称与领导之间的亲戚、朋友关系，未经批准不可替领导代收物品。
（二）办理群众来信收到群众来信后，认真做好接收、阅信、登记、呈阅等工作。
领导作出批示后，要及时转交督考办或有关单位处理，并及时催要结果。
（三）接待群众来访1、集体访群体访具有上访人员多，诉求较难解决，情绪一般较激烈等特点。
接待时要热情、和气，不可与其争论，用引导的方式问明上访原因，联系相关部门接访。
2、个体访个体访可以分为新发信访案件和信访积案两种。
新发信访案件往往诉求比较迫切，时间要求比较紧急，需要弄清原因，转到相关部门处理。
信访积案一般比较复杂、棘手，有的具有深层次的历史原因，上访老户一般情绪比较激烈，要求面见主要领导或分管县领导。
要引导、化解其激烈情绪，通知信访或有关部门接访，一般不得让其面见领导。
对于接待上访人员，我们只需简单了解上访人员的籍贯、上访原因及诉求即可，一般不要与其讨论详情，也不可轻易发表看法或见解，以免被抓住漏洞陷入被动。
六、高效组织会议（一）会前准备工作1、确定会议名称、时间、地点2、确定会议筹备机构和筹备人员召开大中型会议需要组织专门班子进行筹备，一般会议筹备机构也是会议期间的工作机构，大多称为秘书处或会务处。
一般下设会务组、材料组、组织组、宣传组、生活组、保卫组等。
这些小组在大会秘书长或秘书处的领导下分工负责、密切配合，共同承担会议的组织服务工作。
3、安排议题的原则和方法提交会议讨论的议题必须与所开会议身份相适应，也就是说，提交会议讨论的议题，一定是该会议能够讨论批准的。
提交会议讨论的议题，除特殊情况外，要有简要的文件或汇报提纲，并提前发给参加会议人员阅读，准备意见。