房地产公司项目部现场管理相关工作流程及书面归档

房地产公司项目部现场管理相关工作流程及书面归

档

Jenny was compiled in January 2021

房产公司项目部

工程现场管理相关工作流程及书面资料归档要求

（一）、工程现场签证管理流程及书面资料归档要求：

一、现场签证管理流程：

1.职责分工

1）建设单位授权派驻工地代表(简称甲方代表)负责工程施工现场签证工作的管理与实施。

2）工程施工方(简称乙方)负责对甲方下达的指令或需由乙方签证的文件进行签证。

2.签证工作内容

1）基础开挖到满足设计要求时，必须进行签证确认。

2）合同以外的土方工程。

3）施工图和设计变更以外的工程内容。

4）甲方确定的必须通过签证才予以确认的。

5）工程施工合同中约定必须签认的。

6）法律、法规及现行有效标准规定必须签证的。

3.现场签证参加人员：

甲方代表、甲方预算部、乙方代表、监理单位代表。

4.现场签证单填写要求

工程量必须经现场测量或查看认可后填写，到场人员必须当场在现场签证单上签字或当场在记录的原始数据上签字，后再补签签证单。现场签证单要求按统一格式办理，签证内容要求采用A4纸机打。

4.现场签证程序

1）乙方提出签证申请→甲方、监理单位同意进行认证→甲方代表组织预算部现场进行工程量测量、参与方须当时共同签字确认签证单或收方记录，后再执行会签流程。

2）乙方根据甲方指令提报现场签证单(现场签证单必须使用公司统一标准规范表格且签证内容要求采用A4纸机打，乙方签字、注明提报时间)→各责任方须根据实际情况按时给予签批并复印留存。（如签证需要，乙方须对签证单做一份完整的预算附签证后以备甲方预算部审核，也作为后期结算依据）5．现场签证具体要求

1）签证附件：甲方代表、监理单位、甲方预算部、施工单位共同签字确认的收方记录复印件；能反映签证施工内容的照片复印件（尤其隐蔽工程，影像资料须详细清晰）。

2）现场签证一式两份，签署完成后，预算部负责将一份原件存入档案资料室，另一份原件由预算部交甲方项目部，由甲方项目部转交施工单位，预算部、项目部各留存一份复印件。

3）现场签证必须使用公司统一标准规范表格，必须用A4纸电脑打印，手写无效，未经项目总经理签字确认的签证，不可作为结算依据。再者，签证原则上不允许签人工工日，如有特殊临时用工情况，必须列明用工人数及用工时间。

4）现场签证单相关负责人必须严格执行流程签批（无监理跟踪的工程，项目部须给予说明），否则签证单视同无效；再者,会签完成后由预算部再统一编号交接给档案室。

6．现场签证管理时间

1）施工单位于签证内容发生后7个工作日内（以现场收方记录时间为准）办理相应工程签证→监理单位于2个工作日内（以施工单位提报签证时间为准）审核完毕→甲方项目部于7个工作日内（以监理单位提报签证时间为准）审核完毕并提报预算部→预算部自收到项目部提报的签证资料之日起14个日内办理完剩余签证签批手续，并返还施工单位及到档案室备案。

2）施工单位提报签证时，须注明当日日期，且签证内容需自发生之日起30个工作日内完成，如若不能按时完成，甲方有权不予认可，并将追究相关责任人责任。

7.现场签证结算方式

1）单体施工单位在正式验收前3个月施工单位必须将相应签证等结算资料提交到甲方预算部，否则相关责任乙方自负。

2）配套、景观及零星工程合同以外的签证，结算前必须将签证结算资料提交到集团预算部，逾期停付工程款。

8.签证的效力及管理要求

1）对涉及工程经济类的乙方应予提报签证的，而未严格执行现签证管理流程而以呈阅批示文件直接出具上属领导的批准文件，结算时一律不予承认，一切损失由乙方或责任方自行承担；已实施未经签证所产生的经济责任由乙方承担。乙方对甲方的指令确有异议(拒签)，在甲方坚持要求执行时，乙方应予以执行，因指令错误发生的费用和给乙方造成的损失由甲方承担，延误的工期相应顺延；因拒不执行指令而造成的损失则由乙方承担。

2）甲方驻地人员，施工过程中须严格按审核后的施工设计图纸及签订的施工协议内容进行全过程管理，对现场因设计变更及局部调整而减少的工程量或费用，项目人员有责任有义务要求乙方及时提报相应签证，若乙方不配合，则乙方施工的下一拨款点不予支付；甲方驻工地人员须积极对待类似签证，并作好现场

一手资料，相关资料将作为审计工作重点，若后期抽查出漏项未补作签证的，直接追究对应负责人，并予通报，通报三次给予辞退，一切责任自行承担。对涉及工程经济类的需作签证的及时通知集团预算部共同查看现场，核实相关工程量及发生的费用，若未及时通知集团预算部，而自行与乙方收方并签字确认，且后期预算部因工程隐蔽或其他情况，现场不能核实所提报的工程量及发生的费用，则后期结算中，预算部将不予承认，所发生的一切损失由责任方自行承担。

3)对施工方间因工程量对接发生费用纠纷的问题，项目部须要求相关责任方同时到场，根据现场实际情况，明确真正的责任方以及费用应怎样赔偿，相互间的利害关系等描述详细、清晰，且由项目部和相关方签字认可，依此作为签证和后期工程结算费用扣减的依据。

4）本办法为甲乙双方在合作中的经济或法律责任界定的依据，包括返工、返修、停工损失、延误的工期及其他经济损失。

5）必要时，甲方可发出口头指令，施工方对甲方的口头指令应予以执行。但乙方应在4 8小时内提出书面文件，甲方进行签证确认。

二、现场签证书面资料归档要求：

1、内容：①签证管理目录②经济签证资料

2、要求：

①签证资料后期直接作为结算依据，故签证发生后严格按照签证会签流

程执行，相关责任部门认真核实审批，签批完成后项目部统一转交给预

算部，由预算部统一编号再下发。

②现项目部对签批完成的签证资料按栋号及预算部的编号连续分别复印

留存备档（总包范围内的须按栋号存档，分包可按楼号和施工单位存

档）。

3、表格格式：

①签证管理目录格式：

（项目名称及楼号）签证管理目录

②工程经济签证单格式：

日照安泰集团工程经济签证单

( )项目

日期：（乙方电子版注明提报日期）编号：（甲方预算部统一手写编号，空）

说明：签证发生后施工单位于2日内完成签证内容上报公司,规定时间内未完成责任由施工单位自负，签证内容须采用A4纸电脑打印，手写无效。经施工单位签字后依次由监理单位、项目部（经办人、负责人）、预算部（经办人、负责

人）、副总经理、总经理审核签字认可，未经总经理签批的签证不能作为结算依据。签证单原件一式两份，施工单位一份（原件），甲方档案室一份（原件），预算部、项目部各存一份复印件。

（二）、工程设计变更管理流程及书面资料归档要求：

一、设计变更流程管理流程：

1．目的

管理、控制设计变更，确保任何工程变更都进行了必要的审批和信息传递。

2．适用范围

本规程适用于公司开发项目中有关工程变更的管理和控制。

3、职责分工：

1）项目工程部负责各类工程变更的最终确认和实施；

2）销售部负责客户相关变更的确认、信息传递和跟踪验证；

3）集团预算部负责相关变更的费用预算及审定；

4）总工办、项目总经理负责变更的审批。

2、工作程序

1）顾客要求的变更

○1顾客要求变更(不论是签订合同前还是签订合同后)，销售部经办人须向顾客说明变更发生的费用(设计费和材料费等)要由顾客自行承担。

○2顾客要求变更，销售部经办人(销售员)须将顾客要求的变更内容以及顾客愿意承

担相关费用的承诺填入《设计变更联系单》并请顾客确认，《设计变更联系单》由销售部指定人员负责依次传递到总工办、项目工程部、预算部和设计单位审签意见。在上述单位、部门审签意见后，销售部负责人根据他们的意见签署本部门的意见或建议，并最终报请项目总经理审批确定。

○3各会审部门在审签意见时若不同意变更，必须详细说明理由并及时反馈。总工办若同意变更，及时向销售部反馈信息；项目工程部若同意变更，须同时注明对《设计变更联系单》的时限要求，预算部会审主要对工程变更所产生的费用进行估算，以便项目总经理能在获得充分信息的情况下进行审批。

○4经项目总经理最终审批不同意更改的，《设计变更联系单》原件由销售部保存，销售部经办人(销售员)须及时向顾客解释说明并请求顾客谅解。

○5经项目总经理最终审批同意更改的，销售部指定人员须及时将《设计变更联系单》复印并传递给设计单位及项目工程部(原件由销售部指定人员保存)，由销售部和项目工程部共同催促设计单位及时变更。

○6预算部需及时核算应由顾客承担的费用并书面提供给销售部，并由销售部经办人(销售员)及时与顾客签订补充协议。

○7对于顾客要求的变更，由销售部指定人员负责督促项目工程部进行相应的工程变更并进行实地验证。

⑧设计单位盖章后，由销售部指定人员转交给项目资料管理员再统一登记编码并发放相关单位、部门（施工单位、销售部、项目部、预算部、监理单位、档案室）存档备份。

2）甲方项目部及上级领导要求的变更

○1在施工过程中若发现设计不合理可申请要求变更，项目工程部负责填写《设计变更联系单》，并提报集团总工办、监理单位、集团预算部、项目总经理予以批准确。（工作流程详见附图一）

○2由项目工程部提出的的变更，若影响房屋使用功能、户型布局、立面或面积的，项目工程部须向销售部及时传递书面的变更信息。

○3涉及工程经济类费用的由集团预算部负责编制变更费用，作为项目总经理审批依据。2万元以上的由项目总经理（或授权委托人）报集团总经理审批，审批完成后变更实施。

2）施工、监理等合作单位要求的变更

○1本公司原则上不允许合作单位擅自调整已经确认的设计图纸，但因技术方面的考虑确需对原设计进行调整时，合作单位可向项目工程部提出设计变更申请，由项目工程部负责填写《设计变更联系单》提报集团总工办、监理单位、集团预算部、项目总经理予以批准确认（工作流程详见附件二、三）。

○2项目工程部须对照原设计图纸对合作单位提出的变更进行认真核对，发现对原房屋的使用功能、户型布局、立面或面积产生影响的，须立即向销售部传递书面的变更信息。

○3涉及工程经济类费用的由集团预算部负责编制变更费用，作为项目总经理审批依据。2万元以上的由项目总经理（或授权委托人）报集团总经理审批，审批完成后变更实施。

附件： （一）建设单位提出设计变更的程序流程图

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（1）工程变更只作为技术变更的，不涉及经济费用调整的：

（2）工程变更既包含技术变更的，又包含经济变更的：

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备注：对于施工单位提报的经济变更费用调整表，由甲方预算部进行核实，该费用调整表仅作为甲方决策变更方案依据资料，不做为结算依据，结算时根据确认的变更方案、合同约定按实调整。

三、设计变更书面资料归档要求：

1、内容：①设计变更管理目录②设计变更联系单③由设计院出具的

设计变更蓝图或设计变更通知单④设计变更记录（各方相

关责任主体签批）。

2、要求：

①设计变更严格按照设计变更流程执行，特殊及工期较紧的情况可先详细向领导申请，领导认可后，可边走审批流程边施工。

②现项目部对设计变更资料按栋号及发生时间分别连续编号登记目

录留存备档。

3、表格格式：

①设计变更管理目录格式：

（项目名称及楼号）设计变更管理目录

日照安泰集团设计变更联系单

( )项目

编号：（项目

更蓝图或设计变更通知单以及各方相关责任主体签批的设计变更记录作为结算依据。

（三）、总包、分包合同管理流程及书面资料归档要求：

一、合同管理流程：

为规范项目合同管理及现场跟踪管理工作，确保工程现场质量、进度、工期及成本处于受控状态，特制定本办法。

I、职责

1）项目工程部负责审查合同的承建方是否具备施工能力和资格、工程工期、质量是否符合项目总体进度要求，协调、监督合同的履行。

2）集团材料部负责对应承办分包工程的合同编制及审查、跟踪工作，并负责对合同中的材料种类、型号及价款等相关内容进行审

核并把关。

3）集团预算部负责对应承办总分包工程的合同编制及审查工作，并负责对合同中的结算方式及影响成本变动的相关内容进行审核并

把关。

4）集团合同部负责对各部门提交各类合同的合法性、可行性、有利性，提出审查性意见。

5）项目副总经理负责对合同所有内容及条款进行总体把关，审定合同。

6）项目总经理负责对合同所有内容及条款进行总体把关，审定合同，批准合同。

7）集团总经理负责对合同所有内容及条款进行总体把关，审定合同，签批合同。

II、合同的签订

1）合同主体的审查

订立合同前，应对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同;签订分包合同要重点审查承包人的营业执照规定的经营范围、资质等级、管理能力和实际业绩；公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经总经理同意。

2）合同的形式

订立合同，除银货两讫的简单小额经济事务外，应当采用书面形式，“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件等。

3）合同的内容

建设工程施工合同、各类分包工程施工合同应当按照国家或公司制定的示范文本规定的内容填写；若因特殊情况合同需要涂改，则须涂改人签字并双方在涂改处加盖公章，否则合同视为无效重新办理。

4）签订合同的工作程序

①建设工程施工合同的签订

建设工程施工合同洽谈前，预算部必须按照本制度条的规定对承包人的综合情况进行考察并组织各相关责任部门认真组织合同洽谈准备会，制定谈判的原则和方案。

合同主要条款商定后，由预算部主管工程师负责起草合同文本，附合同会签单交相关部门（项目部、材料部、合同部等）进行会审后没有异议的，报集团总经理审批，审批程序完成后由预算部负责人代表集团同施工单位洽谈签订合同（签订合同时切记跟踪注明日期和乙方联系方式）。

②各专业分包合同的签订

a合同洽谈前，预算部、材料部必须按照本制度条的规定对承包人的综合情况进行考察，要求分包方提供以下证件原件：有效的企业法人营业执照、建筑业企业资质证书、施工许可证、施工收费标准证书、安全资格证书、关于签订合同的法定代表人身份证明书或法人授权委托书。

b按照集团统一制定的工程发包招投标管理流程择优确定中标单位：

1.前期项目部深入分析审核后的施工设计图纸（把握不准的，可询问总工办专业人员），并根据现场施工进度、质量计划，确定准确、合理、科学、最终的工程技术施工方案及详细的施工范围，严格按时间对接表的时间提报给总工办（预算部）审核。

2、总工办根据项目部提报的工程技术施工方案及施工范围，结合之前审核的施工设计图纸，认真并结合现场实际情况审核所报方案的准确性、合理性和可行性。项目部将总工办优化的施工方案及范围确认后再及时提报给预算部。

3.预算部根据项目部提报审核后的工程技术施工方案、施工范围及施工设计图纸，出具标的控制价（预算部保证做好保密工作）并编制招标文件。过程中预算部向材料部提供确认的材料技术参数等相关信息，材料部负责确认所需材料品牌及相应材料价格，并按时提报给预算部。招标文件拟定完成，电子版发给总工办和项目负责人，负责整体把关，确保招标文件内容的完善性，并及时反馈。

4．预算部参照信誉档案及上级领导指定的初步确定参标入围企业，将其汇总明细向集团总经理汇报确定最终投标单位（确定的投标单位项目部、预算部保证做好保密工作，以防后期出现串标）；招标文件审核完成后，由预算部统一下发招标文件，并对过程中投标单位提出的招标答疑，与项目部和总工办结合现场实际情况及时给予回复，后期作为合同附件，并同时具备法律效力。

5.各投标单位将投标书统一上报预算部，由预算部、项目部、合同部共同开标，预算部将投标书的内容整理、汇总。根据标的额大小或项目的重要复杂程度由项目总经理牵头或预算部负责人牵头进行商务谈判，预算部将谈判结果整理、汇总形成比价表，项目总经理或预算部负责人上报集团总经理批准后，最终确定中标单位。

6. 预算部向投标单位反馈信息：

1）及时联系中标单位来预算部签订施工合同，并通知项目部与中标单位衔接工作。

2）及时通知未中标单位，向其说明未中标原由，增强我集团招标的公平公正性，再者，可表明有机会可再合作的良好态度。

附件：

C、专业分包单位中标后，由预算部、材料部负责起草专业分包

合同文本，后附合同会签单交相关部门（项目部、材料部、合同部等）进行会审后没有异议的，预算部、材料部报集团总经理审批，审批程序完成后由预算部、材料部代表集团同施工单位洽谈签订合同（签订合同时切记跟踪注明日期和乙方联系方式）。

d、对监理、设计、景观等合同，一般由乙方出具合同文本，

但合同中涉及手写得双方约定部分，乙方须与预算部洽谈后再手写相关条款。

e、合同双方签字后，预算部或材料部负责对相应合同文本盖

章、统一编号并及时分发。

③各类合同正式签订后，合同文本除相关部门自行保管外，应当随合同审批表交存集团预算部、材料部各一份备案。预算部（材料部）负责将一份原件自行存档，另两份原件由预算部（材料部）交施工单位、档案室，项目部各留存一份复印件。

III、合同分发部门

(1) 档案室附合同会签单的合同1份（原件）

(2) 财务部附合同会签单的合同1份（复印件）

(3) 项目部附合同会签单的合同1份（复印件）

(4) 预算部附合同会签单的合同1份（原件或复印件）

（5）施工单位附合同会签单的合同1份（原件或复印件）

二、合同书面资料归档要求：

1、内容：①总包合同的目录、分包合同的目录

②总包合同及协议书，分包合同及协议书

2、要求：

①按照合同签订的时间及预算材料部的统一编号，将合同及合同会

签单分三类（总包、预算承办的分包、材料承办的分包）连续分

楼栋号留存备档且目录信息登记齐全。

②合同签批过程中及时跟踪签批情况及主动要求领取合同复印件以

备现场施工跟踪。

3、表格格式：

①总包（分包）合同目录格式：

总包（分包）合同管理目录

一、收方流程：

①分包工程完工验收合格后，由项目部一周内向集团预算部提报工作联系单，预算部三个工作日内安排去现场收方并留存影像资料，以备后期开具结算会签单；

②隐蔽工程隐蔽前半天内，由项目部及时通知集团预算部，预算部半天内安排相关负责人现场收方且留存影像资料，配合项目做好隐蔽前的工作。

③现场变更部分需收方的，施工完成且项目监理确认后，由项目部一周内向集团预算部提报工作联系单，预算部三个工作日内安排去现场收方并留存影像资料，以备后期作为审核相应签证依据。

二、资料归档要求：

1、内容：①收方记录明细汇总表②收方记录表

2、要求：

①收方记录表后期作为审核工程经济签证或出具结算会签单的依据，项目部现场应实事求是的跟踪并详细解释需收方的内容及范围，确保相关责任方当场签字认可。