公司员工个人档案管理制度5篇

一、目的

更的的员工人事档案妥善管理的保守机密；人事档案的完整防止材料损坏便于高效、有序的档案资料特制定本档案管理办法

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历

员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表

3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系死亡等情形

三、档案规定

1、基础管理

1．1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范 1．2员工入职前人力资源部对人事档案的性、性核查如有虚假可不予录用和解聘

1．3对人事档案按入职分类归档按在职人员、离职人员整理并登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案

登记》（见附件二）并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号人事档案原则上是永久保存

1．4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等）应将资料复印件交人力资源部归档原件当场查验

1．5调动和录用入公司的员工应在办理手续前调阅档案在其报到新岗位前对调入或新的档案都应登记

1．6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性归档的材料鉴别材料的、文字清楚、手续齐备材料须经审批盖章和本人签字的应在盖章、签字后归档

1．7员工离职档案每月清查存档档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）

1．8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁

1．9档案应分类编号存放员工编号防止重名重姓员工档案交叉制电子目录以便查阅

2、档案的查、借阅

2．1档案分为保密与非保密保密档案禁止查阅只能在档案室阅览外借；非保密级档案因工作需要查、借阅须填写《查、借阅人事档案单》（附件三）行政人力资源部经理批准后方可查、借阅

2．2任何垮查、借阅人事档案下级员工查、借阅员工的人事档案

2．3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案

2．4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长）对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定

2．5人力资源部查、借阅登记并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）

3、查、借阅档案注意

3．1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料

3．2擅自复印、拍摄档案内容如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意

3．3查、借阅者擅自泄露档案内容违反者视情节严重予以惩处 4、档案的销毁

4．1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料

4．2某些档案到了销毁期时由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五）经行政人力资源部经理批准后销毁 4．3经批准销毁的人事档案人力资源部须核对将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档登记表永久保存

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后由人力资源部实施修订和废止亦同

为加强档案管理工作提高档案工作质量更好地为单位工作服务根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定结合本局档案工作的实际制定本制度

一、档案立卷归档制度

为了使本局的立卷归档工作顺利进行完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料供领导工作决策和各项工作服务特制订本制度

1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载

2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料及时主动地交档案管理员立卷归档集中管理任何科室和个人不得据为已有

3、文件归档范围按余姚市档案局的有关规定收集

4、局各科室按指定的兼职档案人员负责本科室在工作中形成的档案做好收集、整理工作并按规定时间造好移交清册签字验收移交局办公室

5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料

6、局办公室财务人员应在次年的六月底前按规定立卷归档暂由财务人员保存一年后移交档案管理人员

7、电子文件实行集中统一管理归档方式主要包括逻辑归档和物理归档逻辑归档可实时进行物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成

8、各科室根据归档要求在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝编制机读目录和《归档电子文件登记表》

9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求入库的电子档案每两年要机读抽查一次发现问题及时补救

10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚移交清单一式二份交接双方签字后各执一份

11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致确保上机测试无病毒和百分之百的准确率

12、随着计算机技术和设备的更新、发展对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本归版或有问题的载体仍需保存三年

二、档案库房管理制度

1、档案库房是存入各类档案的重地库房钥匙由专人保管非档案室人员不得入内

2、库房要坚固有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施并采取必要的预防措施和设置必要设备确保档案的安全

3、库房内要保持适应的温度和湿度根据季节不同气候变化加强管理做好每日的温、湿度记录

4、库房内经常保持整齐、整洁每天下班前要认真检查库房关好门窗注意电源清理废纸等易燃物品在库房内严禁吸烟确保库房安全

5、库房内档案分类存放排列要整齐有序编制橱箱号码和存放案卷示意图便于查找不得在库房内存放个人物品或堆放杂物

6、要定期进行库藏档案的清理校对工作做到帐、物相符对破损、变质的档案要及时进行修补复制库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时要查明原因保存依据

7、电子档案应配备专用的电子文件柜每年定期备份规范存放归档电子文件和数字档案保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃20℃相对湿度选定在

35%45%

8、档案管理员调动工作时应在离职前办好档案库房的交接手续

三、档案查阅利用制度

1、本单位档案供本单位各科室查阅利用查阅档案资料时需办理查阅登记手续填写借阅登记表查阅党组会议记录须注明借阅用途并

经党组主要负责人批准

2、外单位查阅档案资料须持所在单位介绍信经分管领导审批后予以查阅

3、查阅档案只限于在指定场所进行未经批准不得将案卷带出综合档案室

4、严守机密不得翻阅和摘抄利用以外的档案

5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的应在利用效果登记表上注明并经登记

6、数字档案查询一般通过网上进行查阅者通过网上档案查询系统查询档案档案管理员接到查询申请后按档案查借阅权限从网上发

往借阅者借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室如确因

工作需要可去档案室查阅纸质档案

7、要爱护档案不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等如发现有上述情况者按《档案法》规定进行必要处理

8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿查阅档案资料者要及时将利用效果反馈给综合档案室数字档案的查阅查

阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》对借阅和利用进行登记以更好地为社会主义现代化建设服务

四、档案保密制度

1、档案管理员要增强保密观念严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律不得泄露所藏档案的内容不准出卖、盗窃档案机密违者按情节依法惩处

2、定有密级文件、资料统一由专人收拆登记发送时不得以普通邮件寄发

3、已归档的机密、秘密文件、资料只限于直接需要的部门和人员使用查阅时须经分管领导批准

4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料应妥善保管不要让外来人员随便翻阅用后立即归档

5、对定有密级的文件、资料未经密级审批单位批准一般不准翻印和摘抄摘抄保密文件、资料的工作笔记本调离工作时收回注销

6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出须经领导批准

7、不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料均应登记造册经主管领导批准按规定统一销毁不准擅自处理和当废纸出售

8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作设置计算机操作系统用户口令安装杀毒软件并及时更新严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等

9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接必须实行物理隔离

10、对已存储的电子档案数据进行修改时要建立修改台帐有保存电子数据档案的计算机送维修时应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除并做计算机修理登记

11、严格注意口头保密做到守口如瓶执行保密纪律在公共场所、投稿、通讯、通电中不得泄漏及涉及机密事项电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度不得泄露所接触档案内容

12、定期组织或结合安全保卫工作进行保密教育和保密检查

五、档案鉴定和销毁

为了全面地考察室藏档案的价值确保室藏档案的质量定期对一些已到保管期限的档案材料进行重新审定方便档案的管理和利用特

制定本制度：

1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值不得带有随意性

2、室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行邀请被鉴定的单位有关人员参加根据档案的保管价值对保管期限满的

档案材料及时地开展鉴定工作

3、经鉴定尚需留存的零散档案材料按立卷原则在室内继续做好组卷归档工作对已失去利用价值和保存价值的档案材料需销毁的由

鉴定小组提出鉴定意见编造销毁清册未经登记造册不得擅自销毁档

案

4、属于保密范围的归档电子文件如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除不属于保密范围的归档电

子文件可进行逻辑删除

5、销毁档案时要有两人以上监销监销人员在销毁前应认真清点核对在销毁清册上签章并将销毁情况报告鉴定小组销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存

6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案

六、档案管理员工作职责

1、热爱本职工作刻苦钻研业务努力提高工作效率为本单位的两个文明建设服务

2、加强与各级、各部门的联系做好本单位需归档文件材料的收集整理工作保证其完整、及时归档

3、坚持原则保守机密严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度提高警惕防止失密泄密等事故发生

4、要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码不得泄露他人密码应该定期更改自觉做好档案数据的维护与管理定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性保证数字档案的安全保密

5、积极开展档案利用及时、准确、迅速地提供各种档案为本单位各项工作和领导决策服务

6、做好档案统计工作和利用效果反馈记录

7、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的八防工作达到档案无丢失、无霉变、无差错第一条为了规范公司档案管理工作保证档案的完整性及保密性理顺工作程序明确工作职责杜绝资料流失特制定本制度

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定认真细致地做好档案保管以及利用工作充分发挥档案资料的作用

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导每年对二级档案管理进行一次检查验收

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动具有查考利用价值的文件资料均属归档范围

2、凡属归档范围的文件资料均由公司集中统一管理任何个人不得擅自留存

3、归档的文件资料原则上必须是原件原件用于报批不能归档或相关部门保留的综合部保存复印件

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料由财务部保存原件；属于人事方面的资料由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的由规划建设部保存原件以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备

案

6、由公司对外签订的经济合同应保留三份原件综合管理部保存一份财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份特殊情况只有一份原件时由综合部保存原件

7、在归档范围内的其他资料由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室部门需要使用的可复印或复制归档范围外的由各

部门自行保管

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房各部门应根据保存档案数量设置存放档案的箱柜并具备防火、防潮、防虫等安全条件

2、归档资料要进行登记编制归档目录

3、档案管理员要科学地编制分类法根据分类法编制分类目录；根据需要编制专题目录完善检索工具以便于查找

4、档案要分类、分卷装订成册保管要有条理主次分明存放科学

5、库存档案必须图物相符帐物相符

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料了解利用者的需求掌握利用规律

7、根据有关规定及公司实际情况确定档案保存期限每年年终据此进行整理、剔除

8、经确定需销毁的档案由档案管理员编造销毁清册经公司领导及有关人员会审批准后销毁销毁的档案清单由档案员永久保存

9、严格遵守档案安全保密制度做好档案流失的防护工作

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作方可办

理调动手续

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密未经许可不得外借、外传外单位人员未经公司领导批准不得借阅

2、借阅档案资料须经档案保管部门负责人批准阅档必须在办公室指定的地方不得携带外出需要借出档案的须经档案保管部门负责

人批准

3、借阅档案必须履行登记、签收手续

4、借出档案材料的时间不得超过一周必要时可以续借过期由档案管理员催还需要长期借出的须经分管副总经理批准

5、借出档案时应在借出的档案位置上放一代替卡标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人以便查阅和催还

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件归还时保证档案材料完整无损否则追究当事人责任

7、借出档案材料因保管不慎丢失时要及时追查并报告主管部门及时处理

8、重要档案、机密档案不得借阅必须借阅的要经分管副总经理同意必须外借的由总经理审批

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要每三年移交一次

必须保留的尽量留复印件其余资料交综合管理部统一保存

第七条本制度从20xx年xx月xx日起执行

档案管理就其基本性质和主要作用来说是一项管理性的工作服务性的工作政治性的工作档案管理工作不生产物质财富档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业所以是管理性的工作但是档案管理系统不是孤立的而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分通过提供档案信息为社会实践服务是档案管理工作区别于其他工作的特点之一

档案保管制度

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定确保其完整、系统和安全

二、档案按档号排放档案柜编顺序号库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度

三、借出的档案须按时归还利用后的档案应随即放回原处

四、不得窃取、出卖和涂改档案违者追究法律责任

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作

六、做好库房温湿度的监控与登记工作

七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点发现问题及时处理

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性严格遵守有关法规和制度

二、查阅涉密档案或内部材料须经有关部门和办公室负责人批准必要时报请有关校领导审批查阅时须严格履行登记手续注明查阅目的和内容

三、未经批准任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的须妥善保管用后销毁如发生涉密问题后果由利用者负责

五、不归档的重份文件及内部材料须交由学校集中销毁

六、在校保密委员会的指导下做好档案密级变更和解密工作

七、档案馆工作人员或利用者如有违反保密规定的视情节轻重按有关规定处理

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件同时填写查阅登记表；受他人委托者还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书

二、查阅重要的或密级档案按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时以复印件代替原件利用

三、档案、资料一般不外借确因工作需要外借的除出具所在单位证明外须经办公室负责人或学校分管领导批准并办理外借手续（限5天内归还）；若续借需办续借手续

四、提供利用档案时按学校有关规定收费

五、外国组织和人员利用开放档案、资料按国家有关规定办理

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁本室工作人员对违规者有权给予劝告、责令赔偿或其它处置直至追究法律责任

七、未经主管校领导批准或办公室授权任何单位、个人无权公布档案内容

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例

二、遵守各项档案业务规章制度

三、维护档案的完整、系统和安全定期检查档案保管情况改进档案保护技术严守国家机密

四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者迅速、准确提供所需档案和资料

五、深入基层开展对兼职档案员的业务培训和指导工作

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组按照分工个人初鉴、集体审查具体工作由档案室组织

二、对在整理的归档材料要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值准确把握归档范围和保管权限有异议时由鉴定组裁定

三、档案达到开放期由鉴定组作出是否向社会开放的决定

四、档案保密期满由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定

五、档案存留期满由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见经主管领导批准后方可存、毁

六、销毁档案前登记造册（注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员）；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档

安全与消防制度

一、库房重地非本室工作人员不得擅入

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室

三、做好安全巡查工作下班时关好水电、锁好门窗

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作使之可靠有效

五、发生火警、火灾要迅速报告并全力扑救

档案资料管理制度

一、文件管理

1、文书人员在起草文件之前应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项并收集相关素材做好前期的准备工作

2、文书人员在起草文件的过程中要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式做到适时、贴切

3、各种文件在下发之前要经总经理审阅文件下发时要迅速、及时并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件还要做好事后的回收工作

4、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档

5、有限定发放范围的文件要注意做好相关的保密工作

二、档案资料管理

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中应严格登记

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行同时办理档案资料借阅手续

3、所有档案资料均要定期清查借出的档案资料要在指定期限内归还若发现丢失的要及时追查处理并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对必须做到物单相符

4、借阅的文档资料未经领导批准不得随意扩大阅读范围否则将进行严肃处理

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄必须经总经理批示

6、收发传递和外出携带绝密类文件时应由指定人员负责并采取必要的安全措施

7、对各类文档资料应指定其存档期限以便及时清理

8、在部门主管安排、监督下定期对退档资料进行销毁并且及时在文档目录上做出更改确保现有文档资料与目录清单一致

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录对有价值的文档要及时备份并做好保密工作若因丢失、文件备

份不及时或泄露相关机密从而给公司带来损失的视情节轻重予以责任人相应的处罚

11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放同时做出相对应的文档目录清单如果有新资料入档必须在文档目录中及时添加

12、若文档负责人离职时须按文档目录清单做好工作交接按照文档目录清单与现存文档核对如果出现物单不符给公司造成损失的视情节轻重予以责任人相应处罚

13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档继续做好文档的保存、保密工作并及时对文档进行更新、备案

14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任

一、为规范公司档案管理增强公司档案的实用性和有效性特制定本制度

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便

五、资料的收集与整理

1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度即：每年的四、

七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期

2、在档案资料归档期由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料各主管部门经理应积极配合与支持

3、凡应该及时归档的资料由档案管理员负责及时归档

4、各部门专用的收、发文件资料按文件的密级确定是否归档凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理

六、资料的分类与归档

1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行

2、公司档案资料的归档每年一次属于平时立卷归档的不在此规定范围内

七、档案的借阅

1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续

2、因工作需要公司的其他人员需借阅非密级档案时由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别绝密级档案禁止调阅机密级档案只能在档案室阅览不准外借；秘密级档案经审批可以借阅但借阅时间不得超过4小时秘密级档案的借阅必须由总经理