公司礼品采购管理制度

公司礼品采购管理制度

公司礼品采购管理制度

****有限公司礼品管理制度

1目的

为了加强对公司员工在经营活动中赠送礼品的管理，树立良好的公司形象与风气，减少开支，避免浪费，特制定本制度。

2范围

本制度适用于公司对外经营活动中礼品采购与制作、领用、赠送相关的所有行为。

3定义

本制度所称的礼品，是指由公司统一采购并用于公司接待及外联的所用物品。

4工作职责

4.1行政人事部是公司礼品的管理部门，负责礼品的采购、发放、登记造册、保管、处理等各项工作。

4.2财务部门负责礼品费用报销的审核。

5礼品采购管理

5.1礼品的采购原则

5.1.1货真价实原则：价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。

5.1.2集体采购原则：参与采购人员不得低于2人。

5.2礼品的采购

5.2.1礼品集中采购：

根据公司领导、各部门负责人提出对礼品的要求，提交《礼品采购申请单》，公司采购部拟定《礼品集中采购方案》，包括：规格、

单价、数量等，报公司总经理审核、董事长审批后，公司统一集中采购。

5.2.2日常礼品采购

各部门因业务需要领用礼品的，原则上在公司领用，如果库存礼品不能满足需要，可以直接提交《礼品采购申请单》交给上级领导审批，由行政人事部组织采购，或者在审批授权后由使用者自行采购。

5.2.3特殊礼品的购买

针对公司重要客户，由公司董事长批准安排紧急的重要礼品采购，按照《礼品采购申请单》、经过审批后由董事长安排采购部负责采购落实。

5.3礼品入库

所有礼品购回后由行政人事部验收入库，建立礼品接收与放发台账，每月盘点一次，做到账账相符、账实相符，盘点结果报总经理以及相关部门。

5.4礼品分类

5.4.1礼品分为五大类：a工艺品、B名烟、c名酒、d名茶、E加油

卡

5.4.2礼品分级：高级(单价1000元以上)、中级(单价500—1000元之间)、普通(单价100—500元之间)；

5.5礼品领用

5.4.1日常礼品按以下程序申领发放：

礼品使用人填写“礼品领用审批单”，总经理审核、董事长审

批后，在行政人事部处领取。行政人事审核此次赠送是否有重复交叉现象，并根据存货对各部门间礼品的均衡分配、种类调配等做出安排。

5.4.2公司批准组织的各类大型活动礼品

包括各种会议、庆典活动、聚会、项目开工、开盘等，作为专项费用，由总经理审核、董事长审批后执行。

5.5礼品费用控制

5.5.1公司各部门将每季度计划、节日计划、礼品资金计划报总经理审批，董事长审批。

5.5.2在年度预算额度范围内采购礼品的费用，由财务部根据礼品采购方案和礼品入、出库单，分摊计入各部门的费用中。

5.5.3费用实际发生时，根据本规定要求的各项审批单，作为费用实际发生的审核依据。

5.6礼品赠送

5.6.1赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜；多人场合，要注意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；重复赠送时，注意花样品种的更换。