公文管理相关知识

长春分行公文管理培训

一、公文处理

（一）公文种类：

1.上行文（向上级报送的公文）：

报告：报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关询问时使用的公文。

请示：请示是向上级机关请求对某项工作、问题做出指示。

2.平行文（等级报送的公文）：

函：平级部门或不相隶属的单位之间在商洽或接洽工作、询问和答复问题时使用的文体。（若为行内部门之间协商某事可以不占文号，以非正式形式发布，如签报）。

3.下行文（向下级单位下发的公文）：

通报：主要用于上级机关对下级机关的表彰、批评、情况说明三类情况。

通知：用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。

批复：是用于答复下级机关请示事项的公文.它是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。（有请示必有批复）

决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级机构不适当的决定事项。

决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

二、公文格式

(一)公文标题

公文标题由发文机构名称、事由和文种组成（关于…..）。字体为2号宋体字加黑，回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

正常情况下，副标题要在大标题第三个字下开始写破折号。如果格数不够，副标题写不下，一般有两种处理方法：第一，文章的副标题如能进一步概括，进行文字上的处理，这样做最好。第二，不能进一步概括缩减的，我们的基本处理原则是大方美观。首先在字体上要小于正标题（一般用3号仿宋），副标题中，破折号后面的文字如果一直写到行尾，还没写完的话，就需要转行。换行后，与副标题的第一个汉字对齐。

(二）正文（以通知为例）

公文首页必显示正文。字体为3号仿宋体字，在主送机关名称下1行，每自然段左空2字（4个空格），回行顶格。数字、年份不能回行。一般每面排22行，每行28字。（默认是每页20行，行间距调到26磅每页可以25行，正常磅值在26—31之间，根

据实际情况，以美观大方为主）。

注意：

1.引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

2.机构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“①”，第六层为“Ⅰ”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层及以下用仿宋体字标识（只是针对小标题）。

一、作为小标题时，末尾无标点。

（一）作为小标题时，末尾标点可有可无。

1.无论是否作为小标题，末尾必须有标点。

（1）同样必须有标点。

3.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外（如成语：三心二意、七上八下，或一个、一群等无法拆分的词），都应当使用阿拉伯数字。

（三）附件说明

如有附件，在正文下空1行左空2字，3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XX”）；附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。

（四）发文机关署名、成文日期与印章。公文应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称（如2014年），月、日不编虚位（即1不编为01）。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施加以解决。

落款日期应右空四个字符，落款署名应针对日期位置居中，如落款署名字数较多则应将日期向左做适当调整。落款署名应距离正文空三行，保障盖章时，章的上边缘与正文空一行。

（五）附件

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

注意的是“附件1”后无冒号。

其他：编写规章制度时经常会涉及到章、节、条、款。一般我们用的是章、节、条，章一般用三号黑体(或仿宋加黑)，条、节一般为三号仿宋。（条相当于“一、”）

盖章时需注意，下弧无字时需要下套（就是将无字的地方在日期上居中），下弧有字时需要中套（就是将章的中间部位与日期中间部位重合）。