第五章会计账簿设计

第五章会计账簿设计通过本章学习,要求理解会计账薄设计的意义；掌握运用：奋会计账簿内容、种类和格式设计的原理。

第一节账簿设计的概述会计账簿是以会计凭证为依据，在具有专门格式而又相互连结的账页上对全部经济业务进行分类和序时记录的簿籍。

企业通过会计凭证的填制与审核，将发生的经济业务如实地记录和反映在会计凭证上.但会计凭证数量多、资料分散，每张凭证只能记载个别的经济业务，所提供的资料是零星的，无法满足经营管理的需要.而企业不断重复发生的同类经济业务需要归类整理.因此，利用设置会计账簿这一专门方法，把会计凭证提供的原始资料，按经济业务发生的时间顺序和会计科目的不同性质加以归类、整理、加工,就可以全面、系统地记录和反映企业的资产、负债、所有者权益的增减变动情况和资金运动的过程及其成果。

一、会计账簿设计的意义会计账簿的设计是对会计账簿中账页格式及账簿登记方法的设计，是对账簿及账簿间相互关系的设计，使之成为完整的一个账簿系统。

会计账簿的设计具有如下重要意义。

（1）合理的会计账簿体系，能反映经济活动的全貌，提供序时与分类相结合的信息，为企业管理提供完整、系统的资料。

(2）合理的会计记账体系,有利于充分发挥会计监督职能。

通过设置和登记账簿，随之掌握资产、负债、所有者权益的增减变化;通过账实核对的方法，保证企业财产物资的安全与完整.（3）合理的会计账簿体系，能保证会计报表数据来源的真实、可靠和完整.能为会计报表的编制提供全面、总括和系统的资料。

二、会计账簿的分类会计账簿按不同的标志可进行不同的分类。

（一）按账簿用途分类按账簿用途不同可分为日记账、分类账和备查簿.1 ．日记账日记账又称序时账，是按经济业务发生和完成的先后顺序、逐日逐笔登记的账户。

目前最常用的是现金日记账与银行存款日记账。

2 ．分类账分类账按会计科目开设,对经济业务进行分类核算与监督的账簿.按其概括的程度不同，又分为总分类账和明细分类账。

3 ．备查薄备查簿也称辅助账，它是对序时账和分类账中不能记载或记载不全的事项进行补充登记的账簿.（二）按账簿的外表形式分类账簿按外表形式不同可分为订本账、活页账和卡片账.1 ．订本账订本账是指在启用前进行顺序编号并固定装订成册的账簿。

它一般用于现金日记账、银行存款日记账和分类账。

2 ．活页账活页账是指把账页装订在账夹内,可随时增加或取出账页，到会计期末再按顺序连续编号装订成册的账簿。

它适用于一般的明细分类账。

3 ．卡片账卡片账是指由专门格式的卡片作为账页置放于卡片箱内,随时可以取放的账页。

它适用于固定资产明细账等不经常变动的账项。

（三）按账簿的账页格式分类按账簿的账页格式分为三栏式、数量金额式、多栏式等.1 ．三栏式三栏式是指账页可以提供三个金额指标。

一般适应于总账、日记账和部分明细账。

2 ．数量金额式数量金额式是指账页可以提供数量、金额两种指标。

一般适应于明细账。

3 ．多栏式多栏式是指账页可以提供三个以上的金额指标。

一般适应于总账、日记账和部分明细账，特别是适应于损益类账户明细账页。

会计账簿的种类如图5 - 1 所示。

三、会计账簿设计的原则会计账簿将零星分散的信息，通过一定的方法予以归类管理，从而提供系统、完整、有用的财务会计信息,满足管理与编制会计报表的需要。

因此，会计账簿设计应贯彻下列原则.（一）账簿设计与会计核算形式相适应会计核算程序是指企业所采用的会计凭证、会计账簿、会计报表的种类、格式以及与记账程序相互结合的步骤与方式。

科学、合理地组织会计核算程序对提高会计核算质量和会计工作效率,充分发挥会计的职能具有重要意义。

会计核算程序的不同对账簿及格式的要求也不同，如采用多栏式日记账核算形式时，账簿格式的设计,则可以反映对应科目的内容，各种日记账账页的格式也要设计为多栏，以便根据各栏的汇总数登记。

各种账簿间应起到层层控制、相互核对的作用,必须严密组织，并规定一定的记账程序，既要防止账账脱节产生漏洞，又要防止层层设账,造成重复和繁琐。

（二）账簿的组织要与单位的规模和特点相适应账簿组织是指账簿的种类、格式及账簿之间的关系，设计账簿组织应考虑单位规模的特点.一般来说,单位规模较大、经济业务较多，其内部分工也就较细，会计账簿的种类和册数也就较多;反之，单位规模较小、经济业务量少，在满足内部控制的前提下,一个会计人员可处理多种经济业务，负责多个账户的登记，设计账簿时就不必设多本账，所有的明细账也可以集合成少数几本账。

（三）账簿设计与管理要求相适应会计账簿可以序时、分类地归集管理所需要的信息资料.会计账簿的设计要体现管理要求，根据不同企业管理需要设计出不同的账页，有些企业有外汇收支业务的核算,会计账页的设计中就要增加原币金额、兑换率、本位币金额等内容；有些部门管理上不仅需要金额还需要反映数量和单价，则要设计出数量金额式的账页；有些财产使用时间较长，变动不大，可以设计成跨年度使用的卡片账；有些企业有经营性租入固定资产业务，则应设计备查簿予以登录。

为保证财产物资的安全与合理使用，强化财产物资的管理,账簿的设置应与财产物资管理相结合，做到有钱有物有账,以账管钱,以账管物.（四）账簿设计与报表编制相适应会计账簿记录的数据,或根据其加工计算的数据是编制会计报表的主要依据。

因此，会计账簿的设计要保证和满足编制会计报表资料的需要，同时还应考虑到会计部门人员的合理分工情况，有利于会计人员算账、汇账、报账和用账。

(五)账簿设计应做到省时省力、简便易行、便于查阅、控制与保管账簿的设计要考虑到登账、审核与保管的要求。

账页尺寸不宜过大，账页格式不宜过于复杂,以方便账簿的登记，提高工作效率。

此外，还要便于查阅、控制与保管。

四、会计账簿设计的要求会计账簿设计的要求首先是根据单位的特点和核算形式选择账簿，然后是依据企业经济业务和管理要求确定账页设计。

（一）账簿的选择某单位应设计和使用何种账簿要视单位规模大小、经济业务的繁简、会计人员的分工、采用的核算程序以及记账的机械化程度等因素决定。

为了加强货币资金的管理，无论在哪种情况下，都要设计现金日记账和银行存款日记账这两种日记账簿。

只是在多栏特种日记账核算程序下，要将现金日记账和银行存款日记账都分割为专栏收人日记账和支出日记账两本。

至于分类账簿的设计，在采用记账凭证核算程序、汇总记账核算程序和科目汇总表核算程序以及多栏式日记账核算程序时，则应设计一本总分类账簿和多本明细分类账簿,而在采用日记总账核算程序时，则只设计一本既序时记录又分类记录的日记总账账簿和必要的明细分类账簿。

一般单位设计的账簿可参考表5 — 1 。

（二)账页设计的要求会计账簿从设计的角度来看最主要是账页设计。

账页如何设计取决于经济业务和管理要求。

会计账簿的格式多种多样，一般由封面、扉页和账页构成。

1 ．封面封面主要用来载明账簿的名称。

2 ．扉页扉页主要用来登载经管人员一览表，其主要内容包括单位名称、账簿名称、起至页数、启用日期、单位领导人、会计主管人员、经管人员、移交人和移交日期以及接管人和接管日期等。

3 ．账页账页是账簿的主体,是具体反映经济业务的工具。

在每一张账页上，应载明账户名称、记账日期栏、记账凭证的种类和号码数、摘要栏、金额栏、总页次和分页次。

企业应根据《企业会计准则》的有关规定，结合自身经营的规模与特点,如实反映经济亚务活动的全貌，满足经营管理的要求，设计会计账簿系统及各种账簿、账页。

第二节会计账簿设计的举例企业应设计总分类账、明细分类账、现金日记账、银行日记账及备查(辅助）账。

总分类账、日记账应采用订本式账簿,明细分类账,备查（辅助）账可采用活页式账簿。

对账簿的设计实际上主要是对账页的设计。

下面介绍各种账簿账页格式的设计。

一、日记账的设计企业的日记账主要是现金日记账和银行存款日记账。

从日记账的发展角度来看，日记账在账簿体系的作用经历了两个阶段：一是在账簿发展初期，日记账的作用主要作为登记分类账的依据，通过设置日记账，按日及时记录当天所发生的全部业务，保证分类记录的完整性；二是当记账凭证和汇总记账凭证出现以后，总账和明细账分别根据汇总记账凭证或记账凭证过账,会计凭证基本上取代了日记账过账的作用，日记账也失去了它初期应有的功能，现行的现金、银行存款日记账实际上已成为明细分类账。

由于日记账在过去存在过账功能.所以，如果企业采用记账凭证过账，日记账只起明细和备查作用;如果企业仍以日记账过账，日记账兼有记录经济业务详细内容和确定会计分录的作用。

因此,设计日记账主要应从日记账用作过账和不用作过账两方面来考虑。

(一）过账用日记账的设计在日记账中，用作过账的日记账主要有普通日记账和特种日记账两种。

1 ．普通日记账的设计普通日记账是用来序时、全面地登记一个企业的经济业务发生情况的账簿，它由原始的日记账和分录账簿相结合而成的，是最基本的序时账，其他日记账是在此基础上发展起来的特殊形式。

普通日记账主要有账户式、顺序式和多栏式三种。

此处仅介绍顺序式普通日记账.又称为分录簿,它是将普通日记账借、贷两方相同的经济内容合并设置，并将金额栏分借方、贷方两栏。

它能反映会计分录的时间顺序，同时简化前一种账页的格式。

其格式如表 5 — 2 所示。

2 ．特种日记账的设计在经济业务大量发生的情况下，为了解决会计分工的问题，必须分割日记账，把大量、重复的同类经济业务集中在一本日记账登记。

因此，我们把专门反映某些重要的、经常发生的经济业务，从普通日记账逐步分离出来的日记账称为特种日记账。

特种日记账一般包括现金日记账、银行存款日记账、购货日记账和销货日记账等，分别记录现金、银行存款、材料（商品)采购和产品（商品）销售业务。

（1）现金日记账的设计如表 5 — 3 所示。

（2)银行存款日记账的设计如表5 — 4 所示。

(3）购货日记账的设计如表5 —5 所示。

（4）销货日记账的设计如表 5 — 6 所示。

(二）不用作过账日记账的设计当企业采用记账凭证或汇总记账凭证过账,而不以日记账作过账媒介时,可以不设日记账.但出于对货币资金管理的需求，会计制度要求每个企业都必须设置现金日记账和银行存款日记账。

这两种账簿的外形应设计成“订本式”，格式一般采用“三栏式”，格式设计如表 5 —7 和表5 —8 所示。

二、分类账的设计分类账的设计主要是总分类账账页和明细分类账账页的设计。

（一）总分类账账页的设计总分类账亦称总账。

它按一级会计科目设置,以货币为计量单位,提供总括指标，对所属明细分类账起控制作用。

设计总分类账账页应包括的主要内容有：会计科目及编号、日期、记账凭证的字号、摘要、借方金额、贷方金额及余额(包括余额的方向是借还是贷)。

在设计总账格式时应考虑两个方面：一是要考虑登记方法。

通常有逐笔登记法、汇总登记法、汇总登记与逐笔登记相结合登记法和以表代账法；二是要考虑账户的对应关系.总账的格式可以分设以下几种：1 ．三栏式总账的设计常用的是三栏式，也是总账的基本格式。