公文写作的基础知识与常见问题的分析

b.颁发规章的通知 因在行政公文文种中没有条例、规 定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章 性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。
如 人事部关于印发《人事争议处理办案规则》和 《人事争议仲裁员管理办法》的通知
被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。
1. c.批转、转发文件的通知 2. d.晓谕性通知
不加第。
3．公文标题
➢ 标准式：发文机关+发文事由+文种 凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关， 故发文机关名称可省略。
➢ 特殊形式：
（1）发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》 （2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，
用于转发文件。
4．成文日期
➢ 成文日期确定原则：
（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。 （2）领导签发的，以签发日期为准。 （3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。 （4）法规性文件以文件批准日期为准。 （5）一般信函、电文以实际发出日期为准。
（2）一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容 标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。
（3）根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。
（4）在《公文主题词表》中找不到准确反映公文内容的类属词时， 可用类别词替代。
6．用印
➢ 一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。
➢ 国标《国家行政机关公文格式》规定：单一机关 制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成 文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成 文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式， 即印章中心线压在成文时间上。
（2）分类 规划性意见 实施意见 具体工作意见
6.批复
（1）功能
➢ 适用于答复下级机关的请示事项 ➢ 与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表
示对请示事件的意见 如《国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林
市的批复》 ➢ 主送机关一个，即发出请示的下级机关
➢ 以上6种为下行文。
7．报告
➢ 成文日期必须写年月日，且要用汉字。
5．主题词
➢ 《条例》和《方法》都明确规定：上报的文件应当按照 上级的要求和《公文主题词表》标注主题词。
➢ 《上海市人民政府公文主题词表》使用说明中规定：
（1）一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。 标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时， 先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如《上海市 人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知》，先标类别词“农 业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形 式的类属词“通知”。
（2）分类
A.法规政策性决定。 如《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯
罪的决定》
B.重要事项的决定。 如《中共中央关于加强同人民群众联系的决定》
C.奖惩决定。 如《国务院关于处理“渤海二号”事故的决定》
2．通告
（1）功能 ➢ 适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知 的事项
（3）分类 a. 法规性通告 b. 知照性通告
请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电 话 ➢ 常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示， 请予审批，特此请示，请予批复等）
以上两种为上行文
9.函
（1） 功能
适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答 复问题，请求批准和答复审批事项。
（2） 分类
a. 公函和便函
b. 发函和复函
函是平行文，写法特别要注意用语分寸。
四、我校公文中常见问题分析
1．文种的误用
主要表现在报告和请示的错用
报告和请示同属上行文，但是性质截然不同 的两类文种。
a.行文目的不同 报告以陈述情况为主，不要 求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主， 要求上级批复。
b.公文内容不同 请示可围绕请求事项反映情 况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但 报告中不能夹杂请示事项。
3. e.任免通知（人事任免用决定和通知的区别）
4．通报
（1）功能
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（2）分类
表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋ 希望号召
批评通报：Байду номын сангаас误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出 希望要求
情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求
5．意见
（1）功能 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
施，需要上级帮助
d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上 级解答
e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上 级仲裁
f、请上级领导参加活动，指导工作
（3）分类 a、请求指示的请示 b、请求批准的请示 ➢ 主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用
抄送的形式 ➢ 只能主送上级机关，不能送领导者本人 ➢ 不得越级
10．会议纪要
（1）功能
适用记载、传达会议情况和议定事项。
（2）分类
a. 决策型 b. 交流型 c. 研讨型
三、公文的格式
1．公文格式的组成
➢ 公文格式的组成要素包括：
（1）发文机关标识（版头、红头） （2）公文份数序号
（3）密级
（4）发文字号
（5）签发人（主要用于请示） （6）标题
（7）主送机关（内发可省略）
（8）正文
（9）附件
（10）发文机关署名
（11）成文日期
（12）印章
（13）附注（此件发至 XX级） （14）主题词
（15）抄送单位
（16）印刷机关和印刷时间
➢ 印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210），正文用3 号仿宋体，每页22行，每行28个字。
2．发文字号
编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。 注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，
（1）功能
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机 关询问。
（2）类型
a、工作报告 b、情况报告 c、建议报告 d、答复报告 e、报送报告
8、请示
（1）功能
运用于向上级机关请求指示、批准
（2）应用范围
a、遇到问题无法解决，需要上级指示
b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准 c、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实
➢ 通告不写抬头，无主送单位。
➢ 通告与公告的区别
a. 内容重要性不同 b. 对发文机关限制性有较大不同 c. 发布范围有所不同
3．通知
（1） 功能
适用于批转下级机关公文，转发上级机关和 不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办 理和需要有关单位周知或者执行的事项。
（2） 分类
1. a.发布指示的通知