文件控制程序
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6相关/支持性文件
6.1《记录控制程序》（CECT-PD-02）
7记录
7.1文件发放/回收记录表（QR/CECT-PD-01-01）
7.2文件更改申请单（QR/CECT-PD-01-02）
7.3文件领用申请单（QR/CECT-PD-01-03）
7.4文件借阅登记表（QR/CECT-PD-01-04）
5.5.2根据文件更改内容的多少，可采取划改、换页或换版的方式进行更改。
a)划改：对更改局部或少量的内容，可在原件上“划改”。划改的同时，用①、②、③…等表示第一次、第二次、第三次…划改等。
b)换页：当文件更改面积超过该页面积的四分之一，或该页划改超过五次后、或划改内容过多不宜进行划改时，进行换页更改。
5.8外来技术文件的控制
5.8.1外来技术文件，由DCC统一接收，经主管副总裁签署意见后，下发到相关部门。
5.8.2需要购置的外来文件，如国家标准、法律、法规等，由各部门自行选择、确认后，报DCC，经主管理副总裁审批后，自行购置。由DCC登记并加盖“外来文件”印章后，按本程序的有关规定发放和管理。
5.8.3每年末，文件使用部门负责对外来技术文件的有效性进行确认。对于失效的外来文件，按本程序的有关规定执行，并及时补充新文件。
文件修订状态
文件版本序号
版本序号：用A、B、C、……表示第一版、第二版、第三版等。
修订状态：用0、1、2、3、……表示未修订、第一次修订、第二次修订等。
b)技术文件的版本及修订状态在相应标识栏内标明。
5.6文件的管理
5.6.1公司文件的发放部门保存文件的正本（原件）。
5.6.2文件需借阅时，由借阅人填写“文件借阅登记表”，但原始文件一律不得外借。
c)换版：当文件经多次更改或文件内容发生重大变更时，要重新换版。
5.5.3文件换页时，必须在“文件更改履历表”中加以注明。
5.5.4更改后，要在适宜的位置做出更改标记。
5.5.5文件修订状态的控制
a)质量目标、程序文件等管理性文件的版本及修订状态在文件页眉中的“版本-修订状态”栏中进行标识。
版本—修订状态：□—□
5.3文件编号的规定
公司内上述所有文件，均按以下表示文件编号规定进行编号管理，文件版本号在文件版本或修订状态标识中表示。
5.3.1质量目标，以“批准令”的形式发布，不进行单独编号。
5.3.2程序文件：
CECT-PD-□□
文件Fra Baidu bibliotek号
程序文件(PROCESS DOCUMENT)
本公司代号
其中：最后两位“文件序号”，根据程序文件在质量管理文件中出台的先后次序，从01开始，按阿拉伯数字顺序依次赋予编号。
5.3.4规章制度、管理办法：
CECT-RL-□□-□□
部门代号
文件序号
规章制度/管理办法（RULE）
本公司代号
其中：“文件序号”按规章制度或管理办法在相关部门制定的先后次序，从01开始，按阿拉伯数字顺序依次赋予编号。
5.3.5工艺文件、作业文件：
CECT-TD-□□-□□□□□
产品代号
文件序号
工艺文件/作业文件（TECHNOLOGY DOCUMENT）
5.4.9因工作需要，使用场所须保留的作废文件，应由使用部门提出申请，经原文件发放部门批准并限定留用期限后，在文件的每一页上盖“作废留用”印章并标识出限定留用期限，由留用部门保存。
5.4.10失效文件的原件，在加盖“作废”印章后连同“文件发放/回收记录表”一起由原发放部门保存，保存时注明失效日期。
5.4.11文件如在使用中因意外情况严重破损/丢失而影响使用时，文件使用部门应办理补领手续，不得私自复印文件。补领文件按本程序5.4.2，5.4.3，5.4.4条款执行。并在“文件发放/回收记录表”上注明补领理由。
5.5文件的更改
5.5.1文件需要更改时，由提出文件更改要求的部门填写“文件更改申请单”，提交给文件原编写部门，经文件原编写部门经理审批后，由文件原编写部门进行修改，填写“文件更改履历表”，并附在原件后。如因机构调整，原文件编写部门不存在时，由具有相应职能的部门和人员负责文件更改或审批，但必须获取原审批所需的背景资料。
1目的
对产品和项目质量管理体系所要求的文件进行有效控制，确保使用者能得到有效版本的适用文件。
2范围
本程序规定了文件控制的内容和方法，适用于产品和项目质量管理体系所要求的文件的控制。
3术语
本程序采用GB/T19000-2000标准中的术语和定义。
4职责
4.1质量部是文件控制的主管部门，并设立文件控制中心（DCC），负责组织质量管理文件及其支持性文件的编写、发放、更改和保存工作；负责对各部门文件控制情况进行监督检查。
5.1.2技术文件
技术文件包括：产品设计图纸、产品技术规范、产品标准和工艺文件、作业文件等文件。
5.1.3外来技术文件
外来文件是指国际、国家和行业的标准和规范及其它法律、法规等文件。
5.1.4记录
记录是文件的特殊类型，具体按《记录控制程序》执行。
5.2文件的编制、批准和发布
质量管理文件发布前应进行审批，以确保文件的充分性、适宜性和有效性。
5.2.1质量目标由体系副总裁提出，由公司管理层进行讨论，经总经理批准后，发布实施。
5.2.2程序文件由相关职能部门编写，相关职能部门经理和质量部经理审核，体系副总裁批准后发布实施。
5.2.3各种规章制度和管理办法，由相关职能部门编写，相关职能部门经理审核，报体系副总裁批准后发布实施。
5.2.4技术文件中的工艺文件和作业指导书由工程部编制，工程部经理审核，体系副总裁批准后发布实施。
本公司代号
5.3.6产品设计图纸、产品标准/技术规范等文件按原图纸或标准/规范编号进行管理，不再另赋予编号。
5.3.7外来文件：依文件名称、文件原编号和/或版本号进行管理。
5.4文件的发放和回收
5.4.1文件发放的基本原则：
确保各相关职能部门及时、方便地获得现行有效版本的适用文件。
5.4.2质量目标文件、程序文件、各类规章制度、管理办法等文件由品质管理部确定发放范围和数量，发放时，加盖红色“受控”印章（见印章样式一，后附），并由质量部DCC资料管理员和文件领用人填写“文件发放/回收记录表”。
5.6.3对失去保存价值的作废文件，由文件发放部门定期销毁。销毁时，原则上应由两人以上监督执行。
5.7文件评审
文件在实施和执行过程中，若因情况发生变化，如组织结构、职责和权限、产品标准、工作流程、顾客要求、法律法规等发生改变时，由文件编写部门组织相关部门对所使用的文件的有效性和适宜性进行评审，以确定体系文件符合并适应变化以后的实际情况的要求。
7.5文件更改履历表(QR/CECT-PD-01-05)
附:公司文件受控印章样式
式样一：
式样二：
5.4.6所有受控文件，如需二次发放，均须在文件原发放部门填写“文件发放/回收记录”，领取所需文件，受控文件不得私自修改、复制、发放。
5.4.7受控印章的加盖方式为：整本使用的文件，在文件封面上盖“受控”印章，分散使用或有可能分散使用的要在每一页上盖“受控”印章。
5.4.8文件失效或作废后，文件发放部门要按“文件发放/回收记录表”及时从各使用场所收回相应文件，并对文件盖“作废”章或销毁。
5.4.3技术文件由项目经理确定发放范围和数量，发放时，加盖红色“受控”印章（见印章样式二，后附），由DCC资料管理员和文件领用人填写“文件发放/回收记录表”。
5.4.4外来文件，由DCC填写分发号，分发号即为受控号，由DCC资料管理员和文件领用人填写“文件发放/回收记录表”。
5.4.5提供给顾客、咨询机构、认证机构或其它组织的文件由相关部门提出申请，填写“文件领用申请单”，经其部门经理审核，体系副总裁表批准后，由质量部编写分发号后登记发放。提供给顾客、咨询机构或其它单位的文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制；提供给认证机构的文件，按受控文件处理。
4.2 DCC负责产品/项目技术文件（包括设计及工艺文件）的接收、发放、保存等管理工作流程。
4.3 DCC负责外来技术文件的接收、登记和发放管理,如国际、国家和行业的标准和规范及其它法律、法规等文件。
4.4各部门负责本部门接收文件的管理。
5工作程序
5.1质量管理文件的控制范围
5.1.1管理性文件
管理性文件包括：质量目标文件、程序文件及各种规章制度和管理办法等文件。
6.1《记录控制程序》（CECT-PD-02）
7记录
7.1文件发放/回收记录表（QR/CECT-PD-01-01）
7.2文件更改申请单（QR/CECT-PD-01-02）
7.3文件领用申请单（QR/CECT-PD-01-03）
7.4文件借阅登记表（QR/CECT-PD-01-04）
5.5.2根据文件更改内容的多少，可采取划改、换页或换版的方式进行更改。
a)划改：对更改局部或少量的内容，可在原件上“划改”。划改的同时，用①、②、③…等表示第一次、第二次、第三次…划改等。
b)换页：当文件更改面积超过该页面积的四分之一，或该页划改超过五次后、或划改内容过多不宜进行划改时，进行换页更改。
5.8外来技术文件的控制
5.8.1外来技术文件，由DCC统一接收，经主管副总裁签署意见后，下发到相关部门。
5.8.2需要购置的外来文件，如国家标准、法律、法规等，由各部门自行选择、确认后，报DCC，经主管理副总裁审批后，自行购置。由DCC登记并加盖“外来文件”印章后，按本程序的有关规定发放和管理。
5.8.3每年末，文件使用部门负责对外来技术文件的有效性进行确认。对于失效的外来文件，按本程序的有关规定执行，并及时补充新文件。
文件修订状态
文件版本序号
版本序号：用A、B、C、……表示第一版、第二版、第三版等。
修订状态：用0、1、2、3、……表示未修订、第一次修订、第二次修订等。
b)技术文件的版本及修订状态在相应标识栏内标明。
5.6文件的管理
5.6.1公司文件的发放部门保存文件的正本（原件）。
5.6.2文件需借阅时，由借阅人填写“文件借阅登记表”，但原始文件一律不得外借。
c)换版：当文件经多次更改或文件内容发生重大变更时，要重新换版。
5.5.3文件换页时，必须在“文件更改履历表”中加以注明。
5.5.4更改后，要在适宜的位置做出更改标记。
5.5.5文件修订状态的控制
a)质量目标、程序文件等管理性文件的版本及修订状态在文件页眉中的“版本-修订状态”栏中进行标识。
版本—修订状态：□—□
5.3文件编号的规定
公司内上述所有文件，均按以下表示文件编号规定进行编号管理，文件版本号在文件版本或修订状态标识中表示。
5.3.1质量目标，以“批准令”的形式发布，不进行单独编号。
5.3.2程序文件：
CECT-PD-□□
文件Fra Baidu bibliotek号
程序文件(PROCESS DOCUMENT)
本公司代号
其中：最后两位“文件序号”，根据程序文件在质量管理文件中出台的先后次序，从01开始，按阿拉伯数字顺序依次赋予编号。
5.3.4规章制度、管理办法：
CECT-RL-□□-□□
部门代号
文件序号
规章制度/管理办法（RULE）
本公司代号
其中：“文件序号”按规章制度或管理办法在相关部门制定的先后次序，从01开始，按阿拉伯数字顺序依次赋予编号。
5.3.5工艺文件、作业文件：
CECT-TD-□□-□□□□□
产品代号
文件序号
工艺文件/作业文件（TECHNOLOGY DOCUMENT）
5.4.9因工作需要，使用场所须保留的作废文件，应由使用部门提出申请，经原文件发放部门批准并限定留用期限后，在文件的每一页上盖“作废留用”印章并标识出限定留用期限，由留用部门保存。
5.4.10失效文件的原件，在加盖“作废”印章后连同“文件发放/回收记录表”一起由原发放部门保存，保存时注明失效日期。
5.4.11文件如在使用中因意外情况严重破损/丢失而影响使用时，文件使用部门应办理补领手续，不得私自复印文件。补领文件按本程序5.4.2，5.4.3，5.4.4条款执行。并在“文件发放/回收记录表”上注明补领理由。
5.5文件的更改
5.5.1文件需要更改时，由提出文件更改要求的部门填写“文件更改申请单”，提交给文件原编写部门，经文件原编写部门经理审批后，由文件原编写部门进行修改，填写“文件更改履历表”，并附在原件后。如因机构调整，原文件编写部门不存在时，由具有相应职能的部门和人员负责文件更改或审批，但必须获取原审批所需的背景资料。
1目的
对产品和项目质量管理体系所要求的文件进行有效控制，确保使用者能得到有效版本的适用文件。
2范围
本程序规定了文件控制的内容和方法，适用于产品和项目质量管理体系所要求的文件的控制。
3术语
本程序采用GB/T19000-2000标准中的术语和定义。
4职责
4.1质量部是文件控制的主管部门，并设立文件控制中心（DCC），负责组织质量管理文件及其支持性文件的编写、发放、更改和保存工作；负责对各部门文件控制情况进行监督检查。
5.1.2技术文件
技术文件包括：产品设计图纸、产品技术规范、产品标准和工艺文件、作业文件等文件。
5.1.3外来技术文件
外来文件是指国际、国家和行业的标准和规范及其它法律、法规等文件。
5.1.4记录
记录是文件的特殊类型，具体按《记录控制程序》执行。
5.2文件的编制、批准和发布
质量管理文件发布前应进行审批，以确保文件的充分性、适宜性和有效性。
5.2.1质量目标由体系副总裁提出，由公司管理层进行讨论，经总经理批准后，发布实施。
5.2.2程序文件由相关职能部门编写，相关职能部门经理和质量部经理审核，体系副总裁批准后发布实施。
5.2.3各种规章制度和管理办法，由相关职能部门编写，相关职能部门经理审核，报体系副总裁批准后发布实施。
5.2.4技术文件中的工艺文件和作业指导书由工程部编制，工程部经理审核，体系副总裁批准后发布实施。
本公司代号
5.3.6产品设计图纸、产品标准/技术规范等文件按原图纸或标准/规范编号进行管理，不再另赋予编号。
5.3.7外来文件：依文件名称、文件原编号和/或版本号进行管理。
5.4文件的发放和回收
5.4.1文件发放的基本原则：
确保各相关职能部门及时、方便地获得现行有效版本的适用文件。
5.4.2质量目标文件、程序文件、各类规章制度、管理办法等文件由品质管理部确定发放范围和数量，发放时，加盖红色“受控”印章（见印章样式一，后附），并由质量部DCC资料管理员和文件领用人填写“文件发放/回收记录表”。
5.6.3对失去保存价值的作废文件，由文件发放部门定期销毁。销毁时，原则上应由两人以上监督执行。
5.7文件评审
文件在实施和执行过程中，若因情况发生变化，如组织结构、职责和权限、产品标准、工作流程、顾客要求、法律法规等发生改变时，由文件编写部门组织相关部门对所使用的文件的有效性和适宜性进行评审，以确定体系文件符合并适应变化以后的实际情况的要求。
7.5文件更改履历表(QR/CECT-PD-01-05)
附:公司文件受控印章样式
式样一：
式样二：
5.4.6所有受控文件，如需二次发放，均须在文件原发放部门填写“文件发放/回收记录”，领取所需文件，受控文件不得私自修改、复制、发放。
5.4.7受控印章的加盖方式为：整本使用的文件，在文件封面上盖“受控”印章，分散使用或有可能分散使用的要在每一页上盖“受控”印章。
5.4.8文件失效或作废后，文件发放部门要按“文件发放/回收记录表”及时从各使用场所收回相应文件，并对文件盖“作废”章或销毁。
5.4.3技术文件由项目经理确定发放范围和数量，发放时，加盖红色“受控”印章（见印章样式二，后附），由DCC资料管理员和文件领用人填写“文件发放/回收记录表”。
5.4.4外来文件，由DCC填写分发号，分发号即为受控号，由DCC资料管理员和文件领用人填写“文件发放/回收记录表”。
5.4.5提供给顾客、咨询机构、认证机构或其它组织的文件由相关部门提出申请，填写“文件领用申请单”，经其部门经理审核，体系副总裁表批准后，由质量部编写分发号后登记发放。提供给顾客、咨询机构或其它单位的文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制；提供给认证机构的文件，按受控文件处理。
4.2 DCC负责产品/项目技术文件（包括设计及工艺文件）的接收、发放、保存等管理工作流程。
4.3 DCC负责外来技术文件的接收、登记和发放管理,如国际、国家和行业的标准和规范及其它法律、法规等文件。
4.4各部门负责本部门接收文件的管理。
5工作程序
5.1质量管理文件的控制范围
5.1.1管理性文件
管理性文件包括：质量目标文件、程序文件及各种规章制度和管理办法等文件。