档案归档编号方法
整理档案的方法与步骤
整理档案的方法与步骤档案整理是指对文件、资料进行分类、整理、归档的过程，目的是为了方便查找和管理，提高工作效率。
下面将介绍一些整理档案的方法与步骤，希望能对大家有所帮助。
首先，整理档案的方法有很多种，但最重要的是要根据自己的实际情况和需求选择适合自己的方法。
以下是一些常用的整理档案方法：1. 分类整理法，按照文件的性质、用途、格式等特点进行分类，然后分门别类地整理归档。
这种方法适用于文件种类繁多、杂乱无章的情况。
2. 时间整理法，按照文件的时间顺序进行整理，将文件按照年、月、日的顺序排列，便于查找和追溯历史。
3. 功能整理法，按照文件的功能和用途进行整理，将同一类功能的文件放在一起，方便查找和使用。
4. 空间整理法，按照文件的空间位置进行整理，将文件按照不同的存放位置进行整理，便于管理和利用空间。
其次，整理档案的步骤也是非常重要的，下面将介绍一些整理档案的步骤：1. 清理，首先要对文件进行清理，将不需要的、过期的文件进行淘汰，只保留必要的文件，避免占用空间和增加管理成本。
2. 分类，根据文件的性质和用途进行分类，将文件进行归类，便于后续的整理和管理。
3. 标识，对每个文件进行标识，包括文件的名称、编号、分类等信息，便于查找和识别。
4. 整理，按照选择的整理方法进行整理，将文件整理归档，保持整齐、清晰。
5. 存储，选择合适的存储方式，将整理好的文件进行存储，保证安全和便捷。
最后，需要注意的是，整理档案是一个持续的过程，需要不断地进行更新和维护。
在日常工作中，要注意及时整理文件，避免文件的混乱和丢失。
另外，要定期对档案进行检查和整理，保证档案的完整性和准确性。
总之，整理档案是一项重要的工作，需要我们认真对待。
选择合适的整理方法和按照正确的步骤进行整理，可以提高工作效率，减少时间成本，帮助我们更好地管理和利用文件资料。
希望大家能够根据自己的实际情况，选择适合自己的整理方法和步骤，做好档案整理工作。
档号编制规则
档号编制规则档号编制是文书管理的重要组成部分，它为档案工作提供了一种便捷、明确的基础。
国家、地方和机关都要按照国家规定来设计档案编号，并经过实施，以保证各档案编号编制情况的系统性、规范性和严格性，把文书档案合理地组织起来。
本文将从以下几个方面讨论档号编制规则：一、概念：档号编制是指文件、档案等进行编号和记录的过程，专业称作档号编制或档案号码编制。
档号编制主要是为了组织档案的编号、拆分、存储和检索方便和实用。
通过档号编制，可以有效构建档案管理系统和档案存储结构，更好地达到档案的管理和检索的目的。
二、编号规则：当制订档号编号规则时，应注意以下几点：（1）档号编号应当符合规律性，编号要在系统中得到清晰表达，不同类别的文件应该有不同的编号。
（2）在编号时，一般都需要考虑历史、地理、行政区划、部门分类、文书类别、时间、类别等几个因素。
（3）在编号时，应根据不同的档案类型选择不同的字体、字号和符号。
三、归档问题：归档是档号编制的重要组成部分。
归档通常做到完整性和可检索性，使得文件容易被及时地发现，也方便进行后续的查询检索。
根据档号编制规则，对文件进行归档时，应按照档号编制的字母、数字和符号，并在档号中充分体现各类别文件的单位和主题。
四、实施：档号编制规则的实施是档案管理的重要环节。
实施档号编制规则应包括以下几点：（1）确定档案管理的主体，明确档案的编号，以及对文件的归档方法和规则。
（2）编号时应准确标明档案文件的内容，字母、数字、符号之间不可混淆，以免引发误解。
（3）文书档案号码编制完成后，应当制定规范和实施措施，学习档案管理人员的参与情况，检查档案管理的有效性，以确保档案管理的规范性和有序性。
总之，档号编制规则是档案管理的重要组成部分，是合理地组织文书档案的基础。
它是有效推进文书档案管理工作的重要手段，是为了简化档案管理流程，保证档案工作的严格性而制定的。
因此，在实施档号编制规则时，应严格按照规章执行，妥善保存档案，实现档案文件的有效管理。
公司档案分类编号整理方案
广东宏德投资集团有限公司档案分类编号整理方案为统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化、规范化，促进档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用。
根据《档案综合管理制度》并结合集团本部及各子公司档案工作的实际情况，拟定本方案。
一、分类原则（一）集团本部及各子公司档案分类原则根据《档案综合管理制度》以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容和档案的载体形态特点划分类目，以便科学管理和开发利用。
（二）分类后的档案，分别用英文字母顺序编排大类代字。
（三）本方案适用于集团本部及各子公司的全部档案进行实体分类、归档和排架管理。
二、集团公司及各子公司的全宗号：（备注：新增子公司的档案全宗号按序排列）二、类别设置集团本部及各子公司的档案共分为八大类，具体为：（一）文书档案：大类代字A（二）基建档案：大类代字B（三）设备仪器档案：大类代字C（四）会计档案：大类代字D（五）职工档案：大类代字E（六）特殊载体档案：大类代字F（七）专业档案：大类代字G（八）合同协议档案：大类代字H三、各大类档案的分类与编号、整理方法（一）文书档案：大类代字A。
它记录本公司所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是本公司在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
档号结构模式：全宗号+大类代字+部门简称+年度+保管期限代号+件号文书档案分类、整理方法：件号（2009年度永久保存的第3件文件）保管期限代号（1永久、2长期、3短期）年度（文件形成年度的公元纪年）部门简称（行政部）大类代字（文书档案）全宗号01-A行政. 2009.1-31、归档判断：决定文件是否归档，应对照《档案归档范围及保管期限表》（见附表），需归档文件转入下一流程；不需归档的剔除。
如何对人事档案进行编号
流动性人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即"有档无人"，这样的无头档案，现材料变霉，发现了虫蛀等。
(4)转递制度。
转递制度是关于档案转移投递的制度。
档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。
看了“如何对人事档案进行编号的人还看了：1.怎么整理公司人事档案2.个人人事档案如何转出3.职工人事档案管理规定4.如何调动人事档案5.怎样建立人事档案6.人事档案如何装订
因此，在工作中必须坚持"档随人走"，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。
机密性人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。
辞职人员的编号有新进人员顶替把流动性不是很大的员工排在全面性人事档案收存员工的履历自传鉴定考评政治历史入党入团奖励处分任免工资等方面的有关文件材料因此它能记录员工个人成长思想发展的历史能展现员工家庭情况专业情况个人自然情况等各个方面的内容总之人事档案是员工个人信息的储存库它概括地反映员工个人全貌
如何对人事档案进行编号
现实性由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事(劳动)部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。
直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
真实性这是人事档案现实性的基础和前提。
人事档案编号规则
人事档案编号规则1. 简介人事档案编号规则是指在企业或组织中管理和归档员工的个人信息和相关文件时，为每个员工设立一个独特的编号。
该编号用于标识和检索员工的档案信息，确保档案的准确性、完整性和可追溯性。
2. 目的人事档案编号规则的主要目的是简化人事管理过程，提高文件检索效率，并保护员工个人隐私。
通过统一的编号规则，可以快速定位和访问需要的档案信息，并确保档案数据的安全性。
3. 编号规则原则在制定人事档案编号规则时，应遵循以下原则：3.1 唯一性每个员工应有唯一的编号，不同员工之间不能重复。
这样可以避免混淆和错误，并方便快速查找。
3.2 可读性员工及相关部门应能够根据编号快速判断其含义。
因此，建议采用易读且有意义的编码方式，如结合部门、职位等信息进行编码。
3.3 可扩展性由于企业或组织可能会不断扩大或调整组织架构，编号规则应具有一定的可扩展性，以适应未来的变化。
3.4 保密性人事档案中包含员工的个人隐私信息，编号规则应确保员工信息的保密性，避免泄露和滥用。
4. 编号规则示例以下是一个示例的人事档案编号规则：AA-BBB-CCCCAA: 部门代码（2位）- 标识员工所属部门的代码。
例如：HR（人力资源部）、IT（信息技术部）等。
BBB: 职位代码（3位）- 标识员工所担任职位的代码。
例如：MGR（经理）、ENG（工程师）等。
CCCC: 序列号（4位）- 标识员工在同一部门和职位下的唯一序列号。
根据入职顺序或其他标准进行分配。
例如，某公司人力资源部经理的编号为：HR-MGR-00015. 使用与管理5.1 新员工入职当新员工入职时，人事部门根据编号规则为其分配一个唯一的编号，并将其个人信息与档案进行关联。
5.2 档案管理使用电子或纸质档案管理系统，将每个员工的档案信息与对应的编号关联起来，并建立索引以便快速检索。
5.3 档案更新当员工的个人信息发生变化时，如职位晋升、调动等，人事部门应及时更新档案信息，并保持编号的一致性。
档案分类归档整理编目排列方案
档案分类归档整理编目排列方案一、概述档案分类、归档、整理、编目、排列是档案工作不可或缺的环节。
采取正确的分类、归档、整理、编目、排列方案，可以保持档案材料的有序性和完整性，有助于档案材料的查询、利用和保管。
二、档案分类和归档档案分类和归档是档案工作的基础环节，其目的是为了区分、识别和存储各种档案材料。
不同的机构或团体有不同的档案分类方法，但通常按照秩序、部门、年度等分类。
档案材料的归档则是按照档案管理规定，在档案库房内依照档案编号顺序依次存放。
三、档案整理档案整理是对档案材料进行检查、核实、翻阅、选择、整理、熨平等工作。
整理的目的是使档案材料具有较好的可读性和可利用性，确保保险、齐全、完好。
档案整理包括初整和后整两个阶段，初整包括整理、分类、判定、鉴定、备案和加工等工作；后整则依据保管期限及档案属性，对档案进行盘点、合并、翻旧封新、密封、标记、移交、销毁等处理。
四、编目编目是对档案材料进行系统化整理，确定档案材料正确的名称、编号、所属类别、时间、地点等基本信息，并进行系统性的标识，使之成为可查、可读、可用的档案资源。
编目应严格遵守档案管理部门的规定和标准。
五、排列排列是指按照规定的次序将档案材料放置于档案库房内各个存放位置中的工作。
排列是为保证同一类别的档案材料不至于分散或相互混杂，而采取的一种有序放置的方法。
排列应遵守档案管理部门的规定和标准。
六、档案分类、归档、整理、编目、排列方案1. 档案分类草案编制单位应根据单位的机构设置、任务分工、管理类别等情况，按照分类及编号规则，分门别类地设置档案分类。
简单明了、易于维护、易于查询是制定分类标准的原则。
例如，可以按照机构设置、部门职能、案卷类型等多种分类方式进行档案分类。
2. 档案归档考虑到档案的保管及查询，草案编制单位应根据档案的保存期限进行归档。
为便于管理，应采取电子化归档，使用电子文书管理系统，将归类后的档案直接存储在计算机系统中，以便于存储、检索和管理。
建档管理编号管理
编号（1）档号的编制。
由全宗号-年度号—类别号-保管期限—件号组成。
在编制档号时,注意五点:①全宗号是指区档案馆给各单位的代号.②年度号是指归档文件形成的年度。
③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。
拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。
如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室)④保管期限按照永久、30年、10年编制。
用“Y"代表永久、“30”代表30年、“10"代表10年.⑤件号(即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注,如“001”.编制方法：在同一保管期限内编写流水号。
即同一个保管期限的,件号都是从“1”开始。
也就是说，同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1"开始编一个流水号；同一年度、同一类别(或问题）、不同保管期限的,从“1"开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。
这三句话，大家一定要牢牢记住.档号举例：如“013-2009—W01-Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室)永久保管期限的第1件；“013—2009—W01-30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件;“013—2009—W01—10-001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。
（2）、页数的编制:页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等）,在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。
(3)归档章的编制归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。
归档章盖在每份文件首面上方的空白处。
归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。
归档章规范式样规格:16＊45mm归档章填写式样如下:“013”为全宗号;“2009"为年度号；“001”为室编件号,不同保管期限的文件,不允许混编一个流水件号；“W01”为机构（问题）代号;30为保管期限；填写时注意一点：馆编件号，机关档案室不编,待进馆时,由国家档案馆编制。
会计档案的整理与归档操作方法
会计档案的整理与归档操作方法一、会计档案的整理方法1.建立档案管理制度：制定会计档案的管理制度，明确档案的存放位置、管理权限、编号规则、保存期限等。
2.分类整理：根据会计凭证的种类和功能，将其按照一定的顺序进行分类，例如凭证的种类包括收入凭证、支出凭证、转账凭证等，可以按照凭证的种类进行分类整理。
3.编制目录：建立会计档案的目录，包括会计凭证、会计账簿、财务报表等的目录，并根据档案的重要性和使用频率进行排序。
4.建立编号系统：为每个会计档案建立独立的编号，以方便查询和管理。
编号可以按照时间、凭证种类、账簿科目等进行编制。
5.碳化处理：对于重要的会计凭证、会计账簿等重要档案，可以进行碳化处理，以防止档案丢失或损坏。
6.整理财务报表：对财务报表进行整理，按照会计期间、科目等进行排序，并编制相关的汇总报表。
7.归档：将整理好的会计档案按照一定的顺序和规则进行归档，包括凭证的存放、账簿的存放等。
1.确定归档地点：根据公司的要求和实际情况，确定会计档案的归档地点，可以是公司内部的专门存档室，也可以是外部的专门档案管理机构。
2.根据存放期限进行归档：根据法律法规和公司的要求，确定会计档案的存放期限，例如，财务报表存放期限为10年，会计凭证存放期限为5年等。
3.建立存档目录：为会计档案建立存档目录，包括凭证的编号、日期、摘要以及账簿的名称、期间等内容，以方便后续的查询和管理。
4.制定存放规则：确定会计档案的存放规则，例如，按照年份进行存放，或者按照凭证种类进行存放等。
5.标注档案信息：为每个会计档案进行标注，包括档案的编号、存放位置、归档日期等信息，以方便查询和管理。
6.定期检查和整理：定期对已归档的会计档案进行检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
7.定期销毁无效档案：对于已经过期或无效的会计档案，按照公司的要求和法律法规进行销毁处理，以节约存档空间和提高档案管理效率。
总之，会计档案的整理与归档操作方法包括建立档案管理制度、分类整理、编制目录、建立编号系统、碳化处理、整理财务报表、归档等。
工程档案归档整理规则及方法课件
数据备份与恢复技术
备份策略
根据工程档案的重要性和使用频 率，制定合理的备份策略，包括 备份频率、备份方式（如全量备 份、增量备份、差异备份）等。
存储介质
选择可靠的存储介质和设备，如 高性能的硬盘、磁带或云存储等 ，确保备份数据的安全性和可用
性。
恢复流程
建立详细的恢复流程和操作手册 ，包括备份数据的验证、恢复计 划的制定、恢复操作的执行等， 以保障在数据丢失或损坏时能够
及时恢复。
06
工程档案归档整理案例分 析
大型工程项目档案归档整理案例
案例概述
归档整理规则
某大型水电站工程项目，涉及大量设计、 施工、监理等档案资料。
按照国家档案局《水电站工程建设档案管 理规范》，对各类档案进行分类、编目、 保管和利用。
实施方法
案例效果
采用档案管理软件，实现电子化归档和检 索；定期进行档案鉴定和移交工作。
按照项目阶段分类
将工程档案按照项目前期 、项目设计、项目施工、 项目竣工等阶段进行分类 ，便于管理和检索。
按照专业分类
将工程档案按照建筑、结 构、给排水、电气、暖通 等专业进行分类，便于专 业人员管理和检索。
按照文件属性分类
将工程档案按照图纸、文 字、照片、视频等属性进 行分类，便于不同类型文 件的存储和管理。
共享平台
建立工程档案共享平台，方便 相关人员在线查阅和使用档案
。
下载与打印
允许用户下载和打印工程档案 ，但需遵守相关法律法规和知
识产权规定。
利用反馈
鼓励用户在使用过程中提供反 馈意见，以便不断优化和完善
档案管理规则和方法。
03
工程档案归档整理方法
纸质档案整理方法
征管所档案分类大纲及编号办法
××征管所档案分类大纲及编号办法(试行)为完整系统地整理各类档案，为规范我所的档案管理工作。
现根据有关规定，结合我所的实际情况，特制定××征管所档案分类大纲及编号办法。
我所档案按种类分为文书档案、会计档案、声像档案三大类。
为完整系统地整理各类档案，为规范我所的档案管理工作。
现根据有关规定，结合我所的实际情况，特制定征管所档案分类大纲及编号方法。
一、文书档案分类及编号办法归档文件的整理以件为单位进行装订，分类排列，编号，编目，装盒分类办法采用保管期限分类一、文书档案分类及编号办法归档文件的整理以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
1、分类办法：采用年度—保管期限的方法进行分类，同一卷宗保持分类方案的相对稳定。
①年度—保管期限分类先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，按保管期限分类。
分类方案如下：2010—永久2010—30年2010—10年②归档文件所属年度的区分，一般以文件的签发日期（落款日期）为准。
跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档。
2、编号办法：归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档文件设置全宗号、机构（问题）、年度、保管期限、室编件号、馆编件号（见图1）。
（备注：图1括号内加注的提示文字，用以说明各编号项目在归档章的位置，实际制作归档章时无须刻出。
有“*”号的项目为选择项，若不采用此项，应予空置。
）①全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。
②机构（问题）：填写作为分类方案中相应机构（问题）类目的名称或规范化简称。
③年度：填写文件形成年度。
填写时以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2010。
④保管期限：填写归档文件的保管期限。
（永久；30年；10年）⑤件号：填写归档文件排列顺序号，分为室编件号和馆编件号两种。
室编件号是各单位在文件归档整理时，根据分类方案的最低一级类目，按文件排列顺序从“1”开始标注。
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3、获市以上的奖品、奖杯、奖旗、证书等实物照片；
4、文、体活动有代表性的照片；
5、重要教学活动的照片。
十三、建立各种台账
1、借阅档案登记薄；2、利用效果登记薄；
3、调阅档案登记薄；4、档案统计表；
5、移交清册。
2009、6
公司对外发文（申请与政府机
关批复、报告和说明等）
大西洋字[2011]1号
(公司缩写-类别-年份-序号)
NAPC-WW-2011
3
公司接收的外部文件（行业标
准、流程或法规性文件）（没有自带编号的）
NAPC-SW -2011-001
(公司缩写-外文-年份-序号)
NAPC-SW-2011
4
部门发文（联系函、通知、申请与批复等）
（2）本级形成的文件、材料，主要有：①校长办公室；②教务、教研处；③政教处；④成职教；⑤共青团；⑥教育工会；⑦现代教育技术装备；⑧总务处等处室。
具体请看《庆元县中小学校档案归档范围和保管期限表》
二、整理
大家收集起来的文件很杂乱，往往无从下手，以前大家不管有价值、无价值都装订为一卷，即使有保存价值，其保存价值也不一样（有永久、30年、10年、备用之分），随意的拿些材料来就组成一卷，这样造成案卷庞杂臃肿，玉石不分，既不便于保管，也不便于查找利用。
7
部门会议纪要
大西洋部门纪要[2011]1
大西洋部门纪要[2011]
8
工程技术资料、计划、总结或预决算文件
NAPC-GSZL-001-110630
(公司缩写、公司资料、序号、年月日)
NAPC-YYZLF-001-110630
(公司缩写、部门缩写.资料发、序号、年月日)
NAPC-YYZLS-001-110630
(公司缩写、部门缩写.资料收、序号、年月日)
NAPC-GSZL
NAPC-YYZLF
NAPC-YYZLS
9
图纸接收、发放
NAPC-JSST-00001
(公司缩写、技术收图、序号)
NAPC-JSFT-00001
(公司缩写、技术发图、序号)
NAPC-JSCT-00001
(公司缩写、技术出图、序号)
NAPC-JSST
学校形成的各类档案是学校工作活动的真实历史记录，应实行统一集中管理。归档、立卷在具体操作中有以下步骤：
一、收集
1、收集范围：凡是记载和反映学校主要职能活动具有保存价值的各种类型（文书、教学、科技、财会文件材料等）各种形式（文字、图表、声像、实物等）的历史记录都应归档。
2、档案来源：
（1）上级来文：（主要是教育局来文）
档案归档编号方法
1凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。
2凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。
序号
档案范围
文件编号方式
卷宗编号方式
1
公司对内发文（决定、规章制度及流程等）
NAPC-NW -2011-001
(公司缩写-内文-年份-序号)
NAPC-NW-2011
2
2.5编号举例：
人力资源部2004年第8份劳动合同，则编号为：RL-劳动-2004-0008
3.销售租赁类合同编号方法：
3.1一级编码：一级编号代码由"销售"二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。
3.2二级编码：同技术服务合同编号方法1.1。
3.3三级编码：根据销售产品的品名型号及编号表示。
档案整理、归档、立卷操作步骤
3、分清级别。上级来文、本级发文、下级来文，分别分开。同时把上级有针对本校工作的文件分到本级文件、材料上来。
4、查文件材料是否齐全。对照发文薄、收文薄，查收发文是否全部归档。
5、区分归档与不归档文件。对照学校档案归档范围，把需要归档与不归档文件分开，然后把不归档立卷的文件材料剔除另放一处妥善保管。
6、确定保管期限。把归档文件对照学校档案保管期限表确定每份文件的保管期限（用铅笔在左上角做记号"永久、30年、10年"，同时注意同一个重大活动形成的材料应保持其文件材料完整性，确定保管期限时注意放在一起，如同一次会议的通知、时间安排等文件要与其它会议材料保持同一级保管期限）。
三、组卷
组卷前先说明几点规定：
①上级来文除针对本校的工作外的有参考价值的文件全部作为备用由各处室组卷，留在各处室备用，不交综合档案室；
②学校下发到各处室的文件统一由办公室组卷，下发到各处室的文件各处室可以装成备用卷。
③各处室的工作总结、工作计划、大事记、规章制度、教师考核结果形成文件材料一式两份，交一份到校长办公室统一由办公室组卷，各处室留一份备用。
十、科技档案
参照分类方案表分类，装具用盒装（具体看组卷内容说明）
十一、会计档案
十二、照片档案、声像档案，实物档案。各处室先收集起来交到办公室，建立综合档案室时统一编目、组卷。其中照片档案办公室可以先组卷，组卷方法请看实例。学校照片档案大致可以分以下几类：
1、学校重要活动、县市以上领导视察本校等形成的照片；
"公司证照"或"项目"
15
人事档案
"姓名"或"工号"
"在职"和"离职"
16
财务档案
"档案类别"
"公司"和"年度"
1.技术服务合同编号方法：
1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。重大合同编号应由综合管理部对项目简称代码进行明确规定，并发布给各部门予以执行。
④其他文件、材料由各处室分别组卷。
组卷的一般方法：
年度（学年、一届）+保管期限+问题或年度+保管期限+机构。
①年度（学年、一届）注意不能混。根据学校特殊情况，可以根据具体问题选择，用年度、学年还是一届来组卷。例：教学档案有些问题要以学年为组卷时间时，即学年+保管期限+问题，有些问题要以一届学生形成的材料进行组卷，即：一届+保管期限+问题。例：学籍类中的新生录取名册、毕业生名册、毕业会考成绩、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根、借读生审批材料等，就要求以一届学生的文件、材料组成一卷。
责任者：以公章为准，几个单位联合发写立卷单位。
文件标题、文件题目。无题目按内容自议标题。
文号：指发文件上的发文号。
日期：发文时间。
页号：文件头所在页号。
五、装订（先去掉卷内金属物）
六、拟写案卷标题。
用纸条先拟写一个能揭示卷内文件内容和成份的标题，然后再写到卷皮上，以免写错。标题一般要标明卷内文件的作者、问题（主题、内容）、文种三个要素。作者不能写超过三个，超过三个的其他用"等"。主要作者写在前，它的字数一般在50个以内为宜，最多不超过80个字。案卷标题头不需空格。
NAPC-JSFT
NAPC-JSCT
10
公司购买的各类软件或电子文件
NAPC-YY-R-2011-001
(公司缩写、部门缩写、软件缩写、年份、序号)
NAPC-YY-R-2011
11
重大公司活动或招待活动的文书、音像资
料、荣誉奖项和题赠性资料
NAPC-YY-Z-2011-001
(公司缩写、部门缩写、综合缩写、年份、序号)
标题中使用的标点符号是"、"。
作者与作者间，问题与问题间，文种与文种间用"、"号隔开。
例：庆元中学、县委、教育局等单位关于干部任免、技术职称、教职工转正、定级、晋升、调资、离退休、退职、伤亡等问题的批复、通知。
七、填写卷皮其他内容
八、编目：各股室自行用铅笔编一个流水号，以后交综合档案室统一编目。
九、抄写案卷目录
NAPC-YYF-W-2011
NAPC-YYS-W-2011
5
签订的合同或协议
DXYG2011001
DXYC2011001
DXYZ2011001
(公司缩写、合同类别、年份、序号)
G-工程合同，
C-采购合同
Z-综合合同
NAPC-HT-2011
6
会议纪要、记录
大西洋纪要[2011]1
大西洋纪要[2011]
如公司签订的第一份技术服务合同，则其合同编码为：JSFW-JS-001
2.管理类合同编号方法：
2.1一级编码：部门代号。
2.2二级编码：相应编号按下列括号中汉字表示。
；
；
；
2.3三级编码：按签约年份分类，编号代码为年份的四位阿拉伯数字。
2.4四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连续编号，编号理步骤：
1、先用别针把一份一份文件，同一种表格别好，别搞乱了。同时注意把正文放上，底稿放下。另外没有标题的材料要做好记号，以免到时不知归到那里。如果是办公室统一组卷的话，收集时就注意，别把各个处室的文件材料放在一起，以免增加分类难度。
2、分清年度（或学年、届），把各年度或学年的文件材料分清，不要把各个年度文件材料混在一起，同时注意有的文件是有针对年的别看错了，如总结（哪年总结放哪年）、计划（那年计划放那年）、结案中（那年结案放那年）、会议（会议结束年）等。
NAPC-YY-Z-2011
12
公司采购的各类资产的使用说明书及维修
保养资料
NAPC-ZC -2011-001
(公司缩写、资产、年份、序号)
NAPC-ZC-2011
13
图书资料
NAPCTS2011-001
(公司缩写、图书缩写、年份、序号)
NAPC-TS-2011
14
公司各类证照、资质证书或许可证等