酒店采购的岗位职责及工作程序

采购的岗位职责及工作程序

主要负责酒店各部门需购的各种物资的订购。

1、目的：

1.1 确保本酒店工作之高效、稳定以及选择合适的数量、优质的质量、优惠的价格正确的来源。

1.2 采购适当数量的货源，以满足日常运作的需要。

2、范围：

2.1凡本酒店对外采购之新鲜物料、副食品、酒水、饮料类、蔬菜肉类、冻品、客用品、餐饮营运器具、

百货、文具以及所有工程用品均属之。

3、岗位职责

3.1直拨厨房的鲜活食品，由厨房每天下午按核定时间，填写好订单送采购组，有特殊要求的需在订单上注明。

3.2 仓库补充物品，应按核定的最低、最高库存量及采购周期，由仓库人员填写申请计划。

3.3 各部门采购物资必须查明仓库的储存量，然后写采购申请。

3.4专用物品如需加工订做的应由使用部门提前三个月提交申请，并加注详细说明和加工要求。

3.5 固定资产的采购，必须在预算的要求范围内，填写好申请单，承交采购。

3.6进口物资的采购，必须填写申请单并附加详细说明报总经理批准。

3.7工程改造项目和计划内的大修理或应急处理，应由使用部门或工程部申报，报总经理批

准。

3.8 应急采购，休息日或非常情况下小型采购项目，申购部门提交书面申请，经总经理或受授人批准后，

可先采购后补办手续。

4、岗位描述：

4.1能力

a)具备较强的协调能力、沟通能力及应变能力；

b)具备专业知识的基础上，掌握谈判技巧和商家心态，具有良好的沟通能力，获得最优惠的条件；

4.2 经验

a)熟知酒店物品的标准和使用情况；

b)常做市场调查，随时掌握市场动向；

c)推荐适路新产品及质优价廉的代用品；

d)又能选择实力雄厚的供应商，在确保产品质量稳定的前提下，提供最优惠的进货价格；

4.3操守

a)维护集团和酒店声誉或利益。不得以任何语言或行为直接或间接对集团和酒店进行诽谤以损害集团

和酒店的声誉或利益。

b)不得私自修改制度。执行政策法律、法规、集团和酒店的政策和制度（包括：员工守则、总经理手

册等），不得蓄意修改或歪曲。

c)严禁泄漏机密。未经许可情况下不得擅自使用、复印或以任何形式复制或对外泄漏集团和酒店的机

密资料，包括限于软件、程序、操作手册及其他一切由集团和酒店提供的营运及操作资料。

5、采购前置期：

5.1采购产品可在当地采购的，须有两天的采购作业时间。

5.2采购外地之产品，须有一周的采购作业时间。

5.3进口产品需有一个月至二个月时间。

6、采购过程说明：

6.1 各部门需要物品时，须填写[采购申请单]、仓库补仓需要填[仓库需求单]、厨房需要填写[瑞景苑厨

房购货申请单]、[西厨房购货申请单]，[清真厨房购货申请单]，[江南厨房购货申请单]。采购申请单、仓库需求单、需经成本部复核，财务经理，总经理或其代理人核准后方可采购，厨房申请单经其主厨或代理人核准后方可购买。

6.2 采购在接获核准后的[采购申请单]、[仓库需求单]、应完成所有[订购单]的开立，[订购单]可分为手

写或机打两种，采购要以需选择其一；[中厨房购货申请表]、[西厨房购货申请表]，[清真厨房购货申请表]，[江南厨房购货申请表]所采购的物品均属易腐蚀性食品，不需在开立[订购单]，用原申请表作为订单，其单价依据每月所核定的单价为准。

6.3[订购单]应正确反映物品的供货商、品名、规格、数量、单价、交货期，且按核准的供应商订购。采购

开立[订购单]由采购部主管或代理人签名交财务经理核准。

6.4采购接到核准的[订购单]将传真给厂商[订购单]传真后采购应同供应商确认，并要求供应商在两天内

签回承诺时限。

6.5采购在接到厂商签回的[订购单]时，应确认交货时间是否与我方要求交货时间一致，如时间有延迟，

采购应了解其原因，并开立[联络单]或口头通知使用部门确认，是否可接受延迟，如不能接受须再次与供应商及使用部门协商可以接受的时间。

6.6采购在确认好最终的交货时间后，应不定时跟催供应商交货，跟催方法可以是电话或书面形式，其跟

催记录应予以保存，电话跟催应记录于[电话跟催单]上。

6.7进货依部门提供的《商品统一标准》进行验收入库。

7、每日厨房市场采购

7.1各厨房每日根据货仓部提供的“存货”预计出第二天的采购数量，填写每天厨房市场购货单（DAIL Y MARKET LIST），经总厨签批后，于每日下午三时之前交给采购部。

7.2采购部根据“每天厨房市场购货单”（DM）之内容，联系货源指定酒店认可的供应，确定价格，将供

应商名称、单价、到货时间填入此表（DM）。

7.3将每天厨房市场购货单（DM）交采购部核准签字，再由财务经理签字确认后，再放发给相对应部门。

8、部门（包括仓库）物品采购

8.1部门需购的物品必须先填写：“申请定货单”(PURCHASE REQUISITION)，“申请定货单”（PR）一定

要有部门经理的签名，同时提供上次采购的价格和供应商，以便参考。

8.2填好的申请定货单（PR）需先交仓库核签，仓库人员检查仓库有无该种物品或有无可替代品。

8.3申请定货单（PR）经仓库核签后，交采购部联络货源订购。报价要货比三家，后送财务部。

8.4申请定货单（PR）经采购部经理核选出价平质优的一家供货，签署后交财务经理审批。

8.5财务经理核查申请定货单（PR）是否履行上述程序，根据计划审批，然后交项目报总经理批准。

8.6经批准的申请单（PR）一式五联，分别送给采购部、收货部、成本部、会计部应付账、申请部门

各一联。

8.7采购部根据申请定货单（PR）的要求，签订订货单或合同，安排有关采购事宜，了解进货时间，

以便提前知会收货部安排人手收货，仓库安排仓位。

8.8订货合同要有财务经理、总经理的核准。经核准后的订货合同要送会计部应付账一份备案。

8.9如采购部门订不到申请定货单（PR）上的物品，要及时通知请购部门，若有此种物品的替代品，

要事先征得请购部门的同意方可订购。

8.10所采购的货品，尽量使用支票以月结方式结算。严格限制现金采购，现金采购必须是经酒店批

准可用现金购买之物品。

8.11从供应商取得的发票必须符合机关和财务管理的要求。经办人要在其背面签名，填写申请订货

单（PR）号码、支票号码。

8.12采购部要将所有的申请定货单（PR）分部门按已完成、未完成，进行分类存档。做好记录并密切

与申请部门保持联络。

8.13采购部要定期与各供应商开会，每次的供应商报价要按时落实，由采购部与成本部、餐饮部进行

市场调查后定价，并交成本部审核再报财务经理批准，同时将定价表交有关部门备存。

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