档案管理讲义档案管理

档案管理讲义档案管理 第二编档案管理第一章文书档案管理一、文书档案：是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在党务、行政管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。

二、文件材料的收集是指立档单位各部门及个人按照档案管理的要求，在日常中有目的地收集文件材料的活动。

三、文件材料的收集工作的要求：1.文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求； 2.归档文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能； 3.档案机构要加强对收集工作的监督和指导； 4.及时移交应归档文件材料。

四、文件材料收集主要有几种方法：1.严格按照归档范围进行收集。这是收集工作的主要形式。2.建立相关制度，加强对零散文件的收集。3.明确具体人员职责，保证归档文件材料齐全完整。4.平时收集。

五、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务：一是确定归档范围； 二是划分保管期限六、文件材料的鉴定原则：1.历史的观点，要分析文件材料的价值，不能脱离当时的历史条件。2.全面的观点，一方面要全面地分析文件材料各方面的特征，再一方面要全面地预测将来社会对档案利用的需要； 既要考虑当前的需要，又要考虑长远的需要3.发展的观点，档案的价值有时效性和扩展性的特点。

七、.鉴定应注意的问题：1.以文件材料为主，不是“有收必归”，凡是报道本机关情况，反映本单位工作活动的，或以简报形式发布的与本机关主要职能工作有关的文件，则应随同本机关形成的文件纳入归档范围。2.以文件材料价值为主，不是“有文必档”。3.归与不归，不能光看有无红字版头和文号。普发文件不存档。4.以本机关为主，不是“外机关都不要”，许多外来的上、下级文件，都是反映本机关主要职能活动的。5.要注意宏观文件材料，也要注意微观文件材料。

八、2006年12月18日国家档案局颁发《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。各机关单位必须以此作为鉴定工作和判定文件材料归档和不归档的基本依据。

九、机关文件材料归档范围：1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益方面具有凭证价值的文件材料。3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料； 下级机关报送的重要文件材料。4.其他对本机关具有查考价值的文件材料。

十一、国家档案局对文书档案规定的保管期限有2种，即永久和定期。定期一般分为30年、10年。带“重要”划分为永久。

分析文件材料的内容是判定其价值和划分保管期限的基础。 文件材料的现实作用和历史作用主要取决于其内容十二、永久保管的文书材料主要包括：1.本机关制定的政策法规性文件材料； 2.本机关召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料； 3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 4.本机关关于重要问题的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的协议、资产登记等凭证性文件材料； 7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、批复等文件材料。 十五、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

十六、归档文件有以下限定：1.必须是办理完毕的文件材料，文书处理程序不是文件现行效用的结束。2.必须是文书档案范畴的纸质文件材料。3.必须是应保存的文件材料。

十九、《规则》规定：“件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一份。这是对“件”概念认识和“件”实体确定的基本原则。

二十、归档文件整理单位“件”的确定的统一要求是：1.正本与定稿为一件，正本与发文处理为一体； 2.正文与附件为一件； 3.转发文与被转发文为一体； 4.原件与复制件为一件； 5.来文与复文可为一件； 6.文件处理单与文件为一件； 7.报表、名册、图册等每册（本）为一件。会议记录为一本，不要拆开，保持一件。

二十一、归档文件的修整：1.修裱破损文件； 2.复制字迹模糊或易褪变文件； 3.超大纸张折叠； 4.去除易锈蚀的金属物。

二十二、只有有明确请求、询问的事项，需要对方明确答复（批复、批示、复函）时，其形成的来文与复文方可“可为一件”。

二十三、件内稿本、文本的排列:《规则》规定：“正本在前，定稿在后； 主件在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后”。处理单在前，正本在后； 发文文件处理单在前，定稿在后。

二十四、装订的要求：采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐； 采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐。装订工作最好由专人负责。 二十五、分类是归档文件按其内容和形式特征划分类别和层次，构成有机体系的过程。分类必须在区分全宗的基础上进行。在通常情况下，一个独立的机关、团体、企业、事业单位，可以称为一个立档单位，其形成的归档保存的文件材料（档案）单独构成全宗。

二十六、归档文件的分类具体包括选择确定分类方法，制定分类方案和文件实体归类等内容。《规则》以年度、机构或问题和保管期限作为基本的分类方法。规划、计划应归于当年度，年度总结一般放入第二年。件内稿本、文本日期不一致的，应以装订时排在前面的文本日期为准。

二十七、保管期限分类法是将归档文件按照不同的保管期限分开，分成永久、定期两个类别，其中定期一般可分为30年、10年。

二十九、机构分类法：机构分类法是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。机构适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成文件材料在内容上不相交叉的机关单位。注意事项：1.原则上哪个机构处理处理或办理的文件就归入哪个机构的类别中，对于几个机构共同处理或办理的文件，有主办机构的应归入主办机构。2.机关内部设置的临时机构，应和内部机构一样设置类目，其形成的文件材料归入该临时机构。

三十、问题分类法：问题分类法是按归档文件内容划分类别。按问题分类，不受机关内部机构限制。这种分类法适用内部机构变化较大，职责范围不甚清楚，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单位。采用问题分类法，可以避免或减少同一内容文件材料分散的现象，便于按专题查找利用。采用问题分类法，要注意考虑机关内设机构的基本职能和业务范围，尽量做到问题和机构基本对应。同时，类目设置要符合逻辑，类名要简明准确，前后一致。 三十一、分类方案有哪些：1.保管期限——年度——机构分类法； 2.保管期限——年度——问题分类法； 3.年度——机构——保管期限分类法； 4.问题——年度——保管期限分类法； 5.保管期限——年度分类法。

三十二、分类应注意的问题：第一，同一层次的分类必须依据同一标准； 第二，类目设置要合理，含义要明确，不可互相交叉，互相包容，类目具有排它性； 第三，划分的子项的外延总和应等于母项的外延。

三十五、排列的方法：1.同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按照文件材料形成时间的先后顺序，时间最的在前、时间晚的在后。按文件材料的重要程度排列，重要的在前，次要的在后。2.不同事由间归档文件的排列：（1）是按不同事由办结时间的先后顺序排列； （2）是按事由的重要程度排列。（3）按事由文件材料的责任者或承办部门分别集中排列。（4）按事由文件材料所反映的不同问题分别集中排列。

三十六、归档文件排列应注意哪些问题； 1.不同类目归档文件的排列，编制分类方案时就确定了的，应以编制部门的有关文件为准。2.不可将归档文件直接按形成时间或收、发文文号顺序排列。3.“随办随归”应服从归档文件按事由排列原则。4.“零头”归档文件的排列。

三十九、馆编件号的编制方法有哪几种参考； 1.将室编件号与馆编件号合二为一； 2.充分利用原基础，对部分变动较大的归档文件目录进行调整； 3.统一编制馆编件号。

四十、档号项目分为哪几项：档号项目分为必要项和选择项：其中必要项目包括全宗号、年度、保管期限和件号，机构或问题项为选择项。

四十一、归档章一般盖在归档文件首页上端居中的空白位置。 编目主要是指编制归档文件目录。编制归档文件目录，可以实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。

四十二、归档文件目录设置件号（室编件号、馆编件号）、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

题名填写：1.正题名不能揭示文件内容时，副题名应当抄录在正题名之后，并在副题名之前加“：”。2并列题名是以第二种语言书写的与正题名对照并列的题名，填写时与正题名一并抄录，并列题名前加“＝”。3.有些文件题名过于简单或题名含义不清，不能揭示文件材料内容，填写时也要照实抄录，但应重新拟定准确的题名附后，并加“〔〕”标识。4.对于没有题名的文件，可直接填写拟好的题名，加上“〔〕”标识。5.如果正文题名反映出附件内容，转发文题名指明被转发文题名，填写时仅抄录正文题名、转发文题名。否则，附件题名、被转发文题名均要抄录，并加“（）”标识，但不可另作条目。6.干部任免、调配等人事方面的文件材料，凡涉及到本单位人员，其人员名字要照实抄录，附在题名后，并加“（）”标识。7.来文与复文为一件时，填写复文题名作为本件题名。来文与复文各为一件时，分别填写来文与复文的题名。

日期填写：以8位阿拉伯数字标注年月日。时间不详时用数字“0”表示，同时在备注中加以说明。

页数填写：填写一件文件的总页数。有字迹和图表的页面算作一页，空白面不算。

备注填写：备注用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、移出、销毁等。备注栏难以填写时，可以在备注栏加注“※”，将具体内容填入备考表中。