档案管理讲义
档案管理讲义第二编档案管理第一章文书档案管理一、文书档案：是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在党务、行政管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。
二、文件材料的收集是指立档单位各部门及个人按照档案管理的要求，在日常工作中有目的地收集文件材料的活动。
三、文件材料的收集工作的要求：1.文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求；2.归档文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能；3.档案机构要加强对收集工作的监督和指导；4.及时移交应归档文件材料。
四、文件材料收集主要有几种方法：1.严格按照归档范围进行收集。
这是收集工作的主要形式。
2.建立相关制度，加强对零散文件的收集。
3.明确具体人员职责，保证归档文件材料齐全完整。
4.平时收集。
五、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务：一是确定归档范围；二是划分保管期限六、文件材料的鉴定原则：1.历史的观点，要分析文件材料的价值，不能脱离当时的历史条件。
2.全面的观点，一方面要全面地分析文件材料各方面的特征，再一方面要全面地预测将来社会对档案利用的需要；既要考虑当前的需要，又要考虑长远的需要3.发展的观点，档案的价值有时效性和扩展性的特点。
七、.鉴定应注意的问题：1.以文件材料为主，不是“有收必归”，凡是报道本机关情况，反映本单位工作活动的，或以简报形式发布的与本机关主要职能工作有关的文件，则应随同本机关形成的文件纳入归档范围。
2.以文件材料价值为主，不是“有文必档”。
3.归与不归，不能光看有无红字版头和文号。
普发文件不存档。
4.以本机关为主，不是“外机关都不要”，许多外来的上、下级文件，都是反映本机关主要职能活动的。
5.要注意宏观文件材料，也要注意微观文件材料。
八、2020年12月18日国家档案局颁发《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
各机关单位必须以此作为鉴定工作和判定文件材料归档和不归档的基本依据。
九、机关文件材料归档范围：1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益方面具有凭证价值的文件材料。
3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
4.其他对本机关具有查考价值的文件材料。
十、机关文件材料不归档范围：1.上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料，不是重要的不保存。
十一、国家档案局对文书档案规定的保管期限有2种，即永久和定期。
定期一般分为30年、10年。
带“重要”划分为永久。
分析文件材料的内容是判定其价值和划分保管期限的基础。
文件材料的现实作用和历史作用主要取决于其内容十二、永久保管的文书材料主要包括：1.本机关制定的政策法规性文件材料；2.本机关召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4.本机关关于重要问题的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；5.本机关机构演变、人事任免等文件材料；6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、批复等文件材料。
十三、划分保管期限应注意的问题：1.注意文件之间的联系，不要孤立地看其价值；2.注意考察文件的实际内容，不要单从形式上看其价值；3.注意考虑文件的长远需要，不要静止地看其价值；4.要综合研究文件的各种作用，不要片面地看其价值。
十四、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》是正确区分文件材料价值、划分保管期限的基本依据。
《档案保管期限表》主要由顺序号、条款、保管期限和备注等项组成。
条款是一组类型相同的文件材料名称，包括一组文件材料的来源、内容和形式，文字要简明确切。
十五、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
十六、归档文件有以下限定：1.必须是办理完毕的文件材料，文书处理程序不是文件现行效用的结束。
2.必须是文书档案范畴的纸质文件材料。
3.必须是应保存的文件材料。
十七、归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序的过程。
十八、《规则》确定了归档文件的整理原则：1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2.区分文件不同价值。
3.便于保管和利用”。
“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”是整理原则的基本指导思想，“便于保管利用”是整理原则的基本要求。
“事由原则”将同一事由的的文件材料排在一起，是为了充分体现文件的形成规律和文件之间的有机联系。
十九、《规则》规定：“件”即归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一份。
这是对“件”概念认识和“件”实体确定的基本原则。
二十、归档文件整理单位“件”的确定的统一要求是：1.正本与定稿为一件，正本与发文处理为一体；2.正文与附件为一件；3.转发文与被转发文为一体；4.原件与复制件为一件；5.来文与复文可为一件；6.文件处理单与文件为一件；7.报表、名册、图册等每册（本）为一件。
会议记录为一本，不要拆开，保持一件。
二十一、归档文件的修整：1.修裱破损文件；2.复制字迹模糊或易褪变文件；3.超大纸张折叠；4.去除易锈蚀的金属物。
二十二、只有有明确请求、询问的事项，需要对方明确答复（批复、批示、复函）时，其形成的来文与复文方可“可为一件”。
二十三、件内稿本、文本的排列:《规则》规定：“正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后”。
处理单在前，正本在后；发文文件处理单在前，定稿在后。
二十四、装订的要求：采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐；采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐。
装订工作最好由专人负责。
二十五、分类是归档文件按其内容和形式特征划分类别和层次，构成有机体系的过程。
分类必须在区分全宗的基础上进行。
在通常情况下，一个独立的机关、团体、企业、事业单位，可以称为一个立档单位，其形成的归档保存的文件材料（档案）单独构成全宗。
二十六、归档文件的分类具体包括选择确定分类方法，制定分类方案和文件实体归类等内容。
《规则》以年度、机构或问题和保管期限作为基本的分类方法。
规划、计划应归于当年度，年度总结一般放入第二年。
件内稿本、文本日期不一致的，应以装订时排在前面的文本日期为准。
二十七、保管期限分类法是将归档文件按照不同的保管期限分开，分成永久、定期两个类别，其中定期一般可分为30年、10年。
二十八、年度分类时应注意哪些情况：1.文件有多个时间，分年度时，一般来说以文件签发日期（即落款日期）为准据以断定文件所属年度。
2.跨年度形成的有密切联系的文件，往往统一在办结年度归档。
3.件内稿本、文本日期不一致，应以装订时排在前面的文本的日期为准；4.文件没有标注日期。
二十九、机构分类法：机构分类法是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。
机构适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成文件材料在内容上不相交叉的机关单位。
注意事项：1.原则上哪个机构处理处理或办理的文件就归入哪个机构的类别中，对于几个机构共同处理或办理的文件，有主办机构的应归入主办机构。
2.机关内部设置的临时机构，应和内部机构一样设置类目，其形成的文件材料归入该临时机构。
三十、问题分类法：问题分类法是按归档文件内容划分类别。
按问题分类，不受机关内部机构限制。
这种分类法适用内部机构变化较大，职责范围不甚清楚，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单位。
采用问题分类法，可以避免或减少同一内容文件材料分散的现象，便于按专题查找利用。
采用问题分类法，要注意考虑机关内设机构的基本职能和业务范围，尽量做到问题和机构基本对应。
同时，类目设置要符合逻辑，类名要简明准确，前后一致。
三十一、分类方案有哪些：1.保管期限――年度――机构分类法；2.保管期限――年度――问题分类法；3.年度――机构――保管期限分类法；4.问题――年度――保管期限分类法；5.保管期限――年度分类法。
三十二、分类应注意的问题：第一，同一层次的分类必须依据同一标准；第二，类目设置要合理，含义要明确，不可互相交叉，互相包容，类目具有排它性；第三，划分的子项的外延总和应等于母项的外延。
三十三、归档文件的排列，是指在分类体系的最低一级类目内，按照一定的原则和方法排定归档文件先后次序的过程。
归档文件的排列，《规则》强调了“事由原则”，同一事由即有密切联系的文件材料应当排列在一起。
《规则》还提供了按照文件材料形成时间、重要程序等排列的不同方法。
三十四、按照事由原则排列归档文件的主要优点是：第一，体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整理原则。
第二，对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用；第三，有利于检索和档案实体存取工作。
三十五、排列的方法：1.同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按照文件材料形成时间的先后顺序，时间最的在前、时间晚的在后。
按文件材料的重要程度排列，重要的在前，次要的在后。
2.不同事由间归档文件的排列：（1）是按不同事由办结时间的先后顺序排列；（2）是按事由的重要程度排列。
（3）按事由文件材料的责任者或承办部门分别集中排列。
（4）按事由文件材料所反映的不同问题分别集中排列。
三十六、归档文件排列应注意哪些问题；1.不同类目归档文件的排列，编制分类方案时就确定了的，应以编制部门的有关文件为准。
2.不可将归档文件直接按形成时间或收、发文文号顺序排列。
3.“随办随归”应服从归档文件按事由排列原则。
4.“零头”归档文件的排列。
三十七：归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
编号是编目工作的起点和基础，其目的是固定分类、排列体系，也为编目及查找实体提供了条件。
三十八、件号分为室编件号和馆编件号两种。
室编件号在同一年度、统一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。
三十九、馆编件号的编制方法有哪几种参考；1.将室编件号与馆编件号合二为一；2.充分利用原基础，对部分变动较大的归档文件目录进行调整；3.统一编制馆编件号。
档案管理学基础(人大版)讲义：4.5 卷内文件目录、案卷目录与档号
第五节卷内文件目录、案卷目录与档号
一、卷内文件目录
1．卷内文件排列
时间、重要程度、作者、问题、地区、文件名称
2．卷内目录及备考表
二、案卷目录
案卷目录就是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序排列的一览表。
三、档号
长期以来，我国许多档案馆不编档号，或档号残缺不全，从而影响了档案的查找利用。
全宗号、目录号、案卷号、页号（件号）
1．全宗号
序时流水编号法按进馆档案的先后顺序编号
系统编号法如党群、政法、工交、农林、财贸按立档单位重要程度编号
系统流水编号法G002．J011．A024．X136
2．目录号
3．案卷号
4．件号或页号。
档案管理学基础(人大版)讲义：4.2 全宗和立档单位的划分
第二节全宗和立档单位的划分一、全宗概念及含义（一）全宗定义全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。
全宗解放初称为“芬特”。
1955年改为“全宗”。
（二）全宗的含义1．全宗是一个有机整体同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
2．全宗是在一定历史活动中形成的全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。
全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。
3．全宗是以一定的社会单位为基础而构成的全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。
这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。
二、为什么要按全宗整理档案？（一）这种方法符合档案的形成规律和特点。
同一个全宗教的档案不能任意分散，不同国家的档案不能随意混杂，科学理解文件的历史联系。
档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的。
此方法还便于保管利用。
（二）全宗是组成国家全部档案的基本单位。
一个机关的活动体现着一定的职能，执行一定的任务，发挥一定的功能。
1．在我国，全部国家所有的档案为国家档案全宗，这是由于许多小全宗组成。
另外，全宗也是档案馆的统计单位。
2．全宗，也是一个相对的概念，据苏联理论，它包括全宗、档案馆全宗、国家档案全宗三个概念，我国一般取第一、三个概念，第二个概念则很少提。
一个档案馆收集的若干全宗数为档案馆全宗，我国则称馆藏。
并且苏联的提法是若干档案馆全宗形成国家档案全宗。
（三）全宗在档案整理上占有重要地位，是保证整理工作质量的重要条件。
区分全宗是整理工作的第一步。
（四）全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。
如果全宗划分准确，全宗档案完整齐全，就会为利用带来方便，准确研究每个机关的活动情况和历史面貌。
（五）全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。
它不仅是一个单位和整理档案的方法问题，而且是一个原则理论，苏联更把它称为一种思想。
三、立档单位及其构成条件立档单位也称为“全宗构成者”。
它的构成条件是：（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；（3）设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。
档案管理讲义
档案管理讲义项目一认识档案与档案机构任务一了解档案的起源与档案价值一、档案的起源（一）档案的发展历程结绳-甲骨档案—简牍档案—金石档案—缣帛档案——纸质档案（二）档案名称的由来最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用档案一词。
二、档案的定义及其含义1.来源的广泛性档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的，从一定意义上讲，人类活动就是不断生成信息的过程。
2.形成的原始性。
原始性是指档案的历史记录性，是档案的本质属性。
3.形式的多样性。
刀刻、青铜等。
4.生成的条件性。
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
具有保存利用价值。
三、档案的价值及实现规律第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值主体与客体的中介物。
第二，档案价值是档案客体与主体之间的特定关系。
第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。
四、档案的种类1.档案来源：公务档案和私人档案。
2.档案内容：文书档案、科技档案与专门档案。
3.档案的形成时间：历史档案和现行档案。
4.档案载体：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案。
任务二熟悉我国档案管理体系一、档案管理工作的内容及原则（一）档案管理工作的内容档案工作，指国家的档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究和档案的宣传出版工作。
具体环节包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案利用、档案统计。
（二）我国档案管理工作原则1.我国档案管理体制。
国家机关、企业和事业机构设置和管理权限划分的制度。
2.我国档案管理工作原则。
统一领导，分级管理工作。
维护档案的完整和安全。
便于社会各方面的利用。
二、我国的档案机构（一）组织形式1.分立型的档案工作机构。
仅仅负责管理组织内某一门类的档案机构。
2.综合型档案工作机构。
统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。
档案管理学基础(人大版)讲义：1.4 档案与相关事物的比较
第四节档案与相关事物的比较一、档案与图书的比较1．不同方面（1）档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的。
（2）数量不同。
档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图书往往印刷成千上万册。
（3）作用不同。
档案是历史的原始记录（并非全是真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。
（4）保密性不同。
少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放（但并不排斥向某些人开放）；图书基本上是公开发行，不需要保密。
（但并不排斥有些“内部交流”之类）。
（5）形式不同。
档案以单份和卷宗的形式为主，并且手写体较多，而图书主要是一本本装订完好的，印刷体占绝大多数。
2．相似之处（1）两者目前都以文字记录为主（2）都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。
（3）在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。
（如利用一些档案资料写成图书，由于种种原因，原档案不见了，就可用所写的图书代为档案）。
二、档案与情报的比较1．情报的本质属性是：（1）情报的根本属性之一是知识。
（2）有一定利用价值的知识才具有情报价值。
（3）情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。
2．两者的比较情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。
三、档案与文物的比较文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物。
大多数文物和档案属于两种不同的事物，如古文化遗址、建筑、工艺品、墓葬、图书资料等，都是文物。
有部分文物是重要的历史档案，如历代手稿，部分石刻、简牍、甲骨文、契约、古代书信等，这些事物就具有双重性，部分文物和档案具有交叉性。
这些东西，明清以前的一般都保存在文博部门四、档案和文献的比较文献的范围相当广，人类历史留下的图书、档案、资料等都称为文献，档案是文献其中一部分或一种文献，因此说“档案文献”是可以的。
档案处理培训讲义
档案处理培训讲义一、档案处理概述1.1 什么是档案处理档案处理是指对组织或个人的文件、记录、资料等信息进行整理、归档、保管、检索等工作。
1.2 档案处理的重要性良好的档案处理能够帮助组织或个人更好地管理信息，提高工作效率，保障信息安全和合规性。
二、档案处理的基本原则2.1 完整性对档案的整理、归档过程应当保证档案的内容完整，避免遗漏或损坏。
2.2 有序性档案应当按照一定的顺序或分类体系进行归档，方便检索和管理。
2.3 保密性对于涉及机密信息的档案，应当严格保密，限制查阅和使用权限。
三、档案处理的流程3.1 档案整理对已有的档案进行分类、审核、清理，保证档案的完整性和有序性。
3.2 档案归档根据一定的分类标准将档案进行归档，并建立档案检索系统，方便管理和查阅。
3.3 档案保管制定档案保管制度，确保档案的安全和完整性，避免丢失或损坏。
3.4 档案检索建立档案检索系统，提供便捷的检索工具，方便用户快速找到所需信息。
四、档案处理的工具和技术4.1 档案管理软件利用专门的档案管理软件，可以帮助组织更好地管理和使用档案。
4.2 数据备份定期对重要的档案数据进行备份，防止意外丢失或损坏。
4.3 电子档案逐步将纸质档案数字化，提高档案的管理效率和安全性。
五、档案处理的注意事项5.1 多备份重要的档案数据应当进行多重备份，避免单点故障导致数据丢失。
5.2 定期检查定期对档案进行审查和整理，保证档案的内容和质量符合要求。
5.3 定期培训定期对档案处理人员进行培训，提升他们的档案处理技能和意识。
六、总结档案处理是组织管理和个人信息管理中不可或缺的一部分，良好的档案处理能够提高工作效率，减少错误和风险，保障信息安全和合规性。
希望通过本讲义，您能够更加了解档案处理的重要性和方法，从而更好地管理自己的档案信息。
档案管理学基础(人大版)讲义：第九章 档案统计工作.doc
第九章档案统计工作第一节档案统计工作概述一、档案统计工作的内容和任务1．档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。
内容很多。
包括档案的基本登记和综合统计两部分。
从统计的对象来看，分为两方面：（1）对档案实体及其管理状况的统计；（2）对档案事业的组织与管理状况的统计；目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次：其一，全国档案工作基本情况统计；其二，专业系统档案工作情况统计；其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。
2．任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。
二、档案统计工作的意义、要求和步骤1．意义（1）是认识档案工作的一种重要手段；（2）可以把定性分析和定量分析结合起来；（3）是档案事业建设的一项重要的基础工作；（4）可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供提供依据。
2．要求（1）准确性、客观性、科学性（2）遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：统计指标体系完整化，统计分类标准化，统计调查工作科学化，统计基础工作规范化，统计计算和数据传输技术现代化，统计服务优质化。
3．步骤包括（1）统计调查（2）统计整理（3）统计分析三、档案统计调查1．统计表报2．专门调查四、档案统计资料的整理统计分组：简单分组和复杂分组五、统计表六、综合指标1．绝对数2．相对数第二节档案的登记一、档案数量和状况登记（一）案卷目录与卷内文件目录（二）档案收进登记簿这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。
主要应用于档案馆和规模较大的档案室。
其具体形式一般为簿册式。
其基本登记进以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。
（三）全宗名册档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。
干部档案管理业务讲义PPT课件
干部档案定义的四要素：来源 内容 属性 特征 干部人事档案的形式：分为正本和副本。
2020/3/2
7
二、干部档案材料的收集与鉴定
收集工作的政策法规依据：
一是《干部档案工作条例》 二是《干部人事档案材料收集归档规定》
2020/3/2
收集工作的概念：是干部人事档案管理部门，根据本单位干部人事管
理权限范围及干部人事档案材料的收集归档范围，向有关部门收集所管 理的干部人事档案及形成的干部人事档案材料，集中起来，统一管理的 工作。概括起来说，就是干部人事档案管理部门取得干部人事档案及材 料的工作。包含三层含义：一是收集本部门管理干部的人事档案，有协 管任务的单位，还要收集协管干部的档案副本及材料，以保证干部人事 工作的基本需求；二是收集形成的符合归档范围的档案材料；三是只有 干部人事档案管理部门才有权收集干部档案材料，非干部人事部门不得 以任何理由扣留和收集干部人事档案材料。
8
二、干部档案材料的收集与鉴定 收集工作的原则：实事求是 收集工作的种类：普遍收集与定向收集 收集材料的范围：按照《干部人事档案材料收集归档规
定》，反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识 水平、工作实绩等材料就是干部人事材料的收集范围。 也就是我们通常所讲的收集反映干部“德、能、勤、绩、 廉”等方面的档案材料。 收集人民共和国档案法》第二条规定：档案，是指过 去和现在的国家机关、社会组织及个人从事政治军事经 济科学技术文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有 保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记 录。
4
一、概述
档案的种类
按全宗成分结合历史期可分为：中华人民共和国时期的 档案、中华人民共和国成立以前的档案。
定义：人事档案是党和国家机关、社会组织在人事管理 实践中，记述和反映人的经历、学识水平和德才表现， 并以个人为单位，按一定的规则和方法加以整理，集中 统一保管起来，以备查考和利用的历史记录。人事档案 是档案的重要组织部分，是专门档案的一种。
SD2000
SD2000档案管理系统培训讲义1、重要概念：自动组卷：自动组卷是指不需要手工输入档号、案卷号、页号、文件顺序号和归档时间，而这些字段可以在自动组卷的时候自动生成。
自动组卷的依据是用户设置的组卷参数和档号格式。
手工组卷：手工组卷是指档案已经组好卷，已经有了档号、案卷号、页号和文件顺序号，在输入时这些项目都需要手工输入。
传统组卷：传统组卷是指档号和案卷号按全宗号，组卷年度，实体分类和保管期限排序。
如：档号C01-1998-01-Y-001-001，分别代表全宗号-组卷年度-实体分类-保管期限-案卷号-卷内文件顺序号。
去掉档号的最后一段，即案卷号。
简化组卷：简化组卷是指档号按全宗号，组卷年度，保管期限，件号组卷，而不考虑档案的分类和案卷号。
如：档案C01-1998-Y-001。
一级分类、二级分类和三级分类：分类号长度分别是2位、4位和6位，下级分类的前面必然包括其上级分类的分类号。
例如，党群管理01，人事安排0102，干部任免010201。
档号、案卷号推荐使用下列基本格式：①传统组卷档号： C01-1999-01-Y-001-001②简化组卷档号：C01-1999-Y-001(不再需要案卷著录)③文书档案案卷号：C01-1999-01-Y-001④会计档案案卷号：C01-D2.1.1-0012、系统定义：用户定义：在系统管理的用户组界面中，可以增加用户组和用户。
用户组是指具有相同权限的一组用户，用户是指具有独立标志和密码的个别用户。
在定义了自己的用户标识和密码以后，可以不再使用系统默认的用户Sinfarch。
实体分类定义：在正式进行文件著录和案卷著录以前，应该把本单位的分类大纲录入电脑。
系统在初始化时已经定义了若干分类。
用户可以进行增加、修改和删除。
著录格式定义：著录格式主要包括组卷参数和档号格式，按不同的一级分类分别进行定义。
在对文件进行自动组卷的时候，系统会根据定义的格式自动生成案卷号和档号。
如果对某一类文件只使用手工组卷，则可以不定义该分类的著录格式。
专门档案管理系统学讲义
专门档案管理学讲义一、专门档案的含义专门档案是指人们在从事各项专业工作活动中直接形成的记录特定对象的专门内容，具有专门的文件格式、名称和形成规律，从而产生特有的整理方法和管理方法的各门类档案的总称。
专门档案做为一个整体与其它文书档案、科技档案相比较，其主要特点就体现在一个“专”字，在上面的定义中就介绍了它的几个主要的特点，就是具有专门的内容、专门的文件格式、专门名称、专门形成规律、专门的整理方法和管理方法。
这些特点，都是文书档案和科技档案所没有的。
专门档案的特点主要有以下几点：1、来源上的专业性。
专门档案只限于产生某些专业部门、专业领域的工作活动。
2、内容上的专指性。
专门档案的内容是专门揭示某个专门问题的，是某个专门问题的历史记录。
专门档案对其他方面的内容具有排他性，而文书档案所包含有内容十分广泛。
3、文件材料形成上特殊性。
文书档案的形成是有严格的手续和一定的程序的。
而专门档案产生于各专业部门的内设机构或个人之手，一般不经过文书处理部门的收发登记。
4、文件格式上的规范性。
许多专门档案的文件格式都有统一专门格式规定，并严格按其规格书写文件。
如司法文书、公证文书、会计凭证、报表、帐簿、病历等的文件格式均有统一规格，有各自的规范性要求。
5、整理方法上的独特性。
由于各类专门档案的不同点，因此各自的整理方法是不尽相同的。
专门档案的种类繁多，曾有专家做过统计，据说有近五百种，基本上每个专业职能部门都有自己的专门档案，我们比较熟悉的有诉讼档案、病历档案、教学档案、审计档案、公证档案等。
另外，也有一些专门档案是各个单位所共有的，如会计档案、人事档案、照片档案、音像档案、家庭档案等。
因为专门档案的种类繁多，限于时间关系，我不能一一与在家学习，我今天主要就会计档案和照片档案来和大家共同学习一下。
会计档案管理讲义一、会计档案的含义：会计档案是企业、事业单位和机关、团体、部队等在经济管理和会计核算工作活动直接形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表的专门文件材料。
文书档案管理培训讲义(PPT133页)
二、永久保管的文书档案主要包括：
5、本机关机构演变、人事任免等文件材料； P36
6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、 资产登记等凭证性文件材料；
第二节 归档制度
一、归档责任：
文件处理部门 档案部门
共同责任
一、归档责任：
1、文件处理部门——了解文件处理过程，具备 做好文件归档的条件。
2、档案室——具有对本单位文件归档工作进 行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、 指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、 做好归档工作。
3、规模较小单位的工作人员身兼数职，文件归 档与档案管理一般由一人承担。
2、《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号） 3、《企业档案工作规范》（DA/42-2009） 4、《高等学校档案管理办法》（2008年教育部、国家
档案局发布）
二、归档范围划分的原则
根据国家（地方）、行业的有关规定，结合本 单位的实际予以制定。
1、 “以我为主”——应以本单位工作活 动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项 业务工作
文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
对机关文件材料归档范围要掌握两点：
1、本单位形成的文件材料，只有少数不归档 2、本单位收文中，只有一部分需归档
收文中 需要归档的
针对本机关 与本机关业务工作有关 与本机关业务无关，但需贯彻执行的
文书档案管理培训讲义(PPT133页)
文书档案管理
文书档案管理培训讲义(PPT133页)
本课程分五章进行讲述：
❖ 第一章 归档文件 ❖ 第二章 归档文件的形成 ❖ 第三章 文件的归档 ❖ 第四章 归档文件整理方法——单份文件整理 ❖ 第五章 归档文件整理方法——立卷法