项目的沟通管理

项目的沟通管理

项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目团队内部的信息畅通。团队内部信息的沟通直接关系到团队的目标、功能和组织结构，对于项目的成功有着重要的意义。

在我们实施的黑龙江省XXX灌区系统集成项目中客户在检查项目阶段成果时，指出曾经要求的某个产品特性没有包含在其中，并且抱怨说早就以口头的方式反映给了项目组的成员，糟糕的是作为项目经理却一无所知，而那位成员解释说把这点忘记了。上面的问题到底出在哪儿呢?其实很简单，就两个字——沟通。沟通途径不对导致信息没有到达目的地。“心有灵犀一点通”可能只是一种文学描绘出的美妙境界。在实际生活中，文化背景、工作背景、技术背景可以造成人们对同一事件理解方式偏差很大。

在项目中，沟通是不可忽视。项目经理最重要的工作之一就是沟通，通常花在这方面的时间应该占到全部工作的75%～90%。良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面。

一、项目沟通管理的定义及特征

项目沟通管理，就是为了确保项目信息合理收集和传输，以及最终处理所需实施的一系列过程。

项目沟通管理具有以下特征：

l、复杂：每一个项目的建立都与大量的公司、企业、居民、政府机构等密切相关。另外，大部分项目都是由特意为其建立的项目团队进行实施的，具有临时性。因此，项目沟通管理必须协调各部门以及部门与部门之间的关系，以确保项目顺利实施。

2、系统：项目是开放的复杂系统。项目的确立将或全部或局部的涉及到社会政治、经济、文化等诸多方面，对生态环境、能源将产生或大或小的影响，这就决定了项目沟通管理应从整体利益出发，运用系统的思想和分析方法，全过程、全方位地进行有效的管理。

二、项目沟通管理的重要性

对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行信息沟通。没有良好的信息沟通，对项目的发展和人际关系的改善，都会存在着制约作用。具体来说，主要有以下几方面的作用：

l、决策和计划的基础。项目班子要想做出正确的决策，必须以准确、完整、及时的信息作为基础。

2、组织和控制管理过程的依据和手段。只有通过信息沟通，掌握项目班子内的各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提高项目班子的组织效能。

3、建立和改善人际关系是必不可少的条件。信息沟通，意见交流，将许多独立的个人、团体、组织贯通起来，成为一个整体。畅通的信息沟通，可以减少人与人的冲突;改善人与人，人与班子之间的关系。

4、项目经理成功领导的重要手段。项目经理是通过各种途径将意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行。如果沟通不畅，下级人员就不能正确理解和执行领导意图，项目就不能按经理的意图进行，最终导致项目混乱甚至项目失败。

三、两条关键原则

在项目中，很多人也知道去沟通，可效果却不明显，似乎总是不到位，由此引起的问题也层出不穷。其实要达到有效的沟通有很多要点和原则需要掌握，尽早沟通、主动沟通就是其中的两个原则，实践证明它们非常关键。

在山东临沂XXX灌区系统集成项目中，由于我做项目经理在沟通方面掌握得不好，检查团队成员的工作时松时紧，工期快到了和大家一沟通才发现进度比想象慢得多，以后的工作自然很被动。

尽早沟通要求项目经理要有前瞻性，定期和项目成员建立沟通，不仅容易发现当前存在的问题，很多潜在问题也能暴露出来。在项目中出现问题并不可怕，可怕的是问题没被发现。沟通得越晚，暴露得越迟，带来的损失越大。

沟通是人与人之间交流的方式。主动沟通说到底是对沟通的一种态度。在项目中，我们极力提倡主动沟通，尤其是当已经明确了必须要去沟通的时候。当沟通是项目经理面对用户或上级、团队成员面对项目经理时，主动沟通不仅能建立

紧密的联系，更能表明你对项目的重视和参与，会使沟通的另一方满意度大大提高，对整个项目非常有利。

四、项目沟通管理的方法

下面就我在项目中常用的沟通方法总结一下：

1、方法

1) 正式沟通与非正式沟通

(1) 正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式。它的优点是沟通效果好，有较强的约束力。缺点是沟通速度慢。

(2) 非正式沟通指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。这种沟通的优点是沟通方便，沟通速度快，且能提供一些正式沟通中难以获得的信息，缺点是容易失真。

2) 上行沟通、下行沟通和平行沟通

(1) 上行沟通。上行沟通是指下级的意见向上级反映，即自下而上的沟通。

(2) 下行沟通。下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。

(3) 平行沟通。平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。在项目实施过程中，经常可以看到各部门之间发生矛盾和冲突，除其他因素外，部门之间互不通气是重要原因之一。保证平行部门之间沟通渠道畅通，是减少部门之间冲突的一项重要措施。

3) 单向沟通与双向沟通

(1) 单向沟通。单向沟通是指发送者和接受者两者之间的地位不变(单向传递)，一方只发送信息，另一方只接受信息方式。这种方式信息传递速度快，但准确性较差，有时还容易使接受者产生抗拒心理。

(2) 双向沟通。双向沟通中，发送者和接受者两者之间的位置不断交换，且发送者是以协商和讨论的姿态面对接受者，信息发出以后还需及时听取反馈意见，必要时双方可进行多次重复商谈，直到双方共同明确和满意为止，如交谈、协商等。其优点是沟通信息准确性较高，接受者有反馈意见的机会，产生平等感和参与感，增加自信心和责任心，有助于建立双方的感情。

4) 书面沟通和口头沟通

5) 言语沟通和体语沟通

2、提高与改善项目沟通管理的方法

沟通的有效性，主要看发送者转交接受者态度的状态及其程度。人际沟通是否成功，取决于领导者(发信者)所要向下级人员提供的信息与下级人员通过理解而获得的意义是否相一致。为了增加沟通成功的可能性，必须保证领导者(发信者)提供的信息(下达的指令)与下级人员(接受者)对信息(指令)理解的最大限度的吻合性。

1) 改善有效沟通的方法

(1) 重视双向沟通，双向沟通伴随反馈过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解，使受讯者能表达接受时的困难，从而得到帮助和解决。

(2) 多种沟通渠道的利用，一个项目组织，往往是综合运用多种方式进行沟通，只有这样，才能提高沟通的整体效应。

(3) 正确运用文字语言。

2) 提高有效沟通的方法

(1) 沟通前先澄清概念，经理人员事先要系统的思考、分析和明确沟通信息，并将接受者及可能受到该项沟通之影响者予以考虑。

(2) 只沟通必要的信息。

(3) 明确沟通的目的，项目经理必须弄清楚，作这个沟通的真正目的是什么?要下级人员理解什么?明确了沟通的目标，则沟通内容就容易规划了。

(4) 考虑沟通时的一切环境情况，包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情况等，以便沟通的信息得以配合环境情况。

(5) 计划沟通内容时应尽可能取得他人的意见。

(6) 要使用精确的表达，要把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来，而且要使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。

(7) 要进行信息的追踪和反馈，信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清下属是否真正了解，是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等。

(8) 要言行一致的沟通。

(9) 沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来。

(10) 应该成为一个“好听众”。成为一个“好听众”，才能明确对方说写什么。

五、项目经理的沟通管理职能

在项目环境下，项目经理很可能花费90%或更多的个人时间来沟通，典型的职能包括：提供项目指导、决策、授予工作、指导行动、报告、参加会议、综合项目管理、市场与营销、公共关系、备忘录/信件、记录管理、合同文件管理等等。

我在实践中进行沟通管理时，所做的沟通管理工作是：确定沟通计划、明确沟通依据、检验沟通结果。

1、沟通计划

(1) 与谁沟通?

(2) 为什么沟通?动机是什么?

(3) 确定和明确需要沟通的是什么信息?

(4) 选择最佳时间。

(5) 使用接受者能理解的语言。

(6) 选择沟通地点。

2、沟通依据

(1) 沟通要求。沟通要求是项目参加者信息要求的总和。

(2) 沟通技术。它包括根据沟通的严肃性程度所分的正式沟通和非正式沟通;根据沟通的方向分为单向沟通和双向沟通，横向沟通和纵向沟通;根据沟通的工具分为书面沟通和口头沟通等等。

(3) 制约因素和假设

3、沟通结果

(1) 分析确定项目的厉害关系者。确定他们的需要和期望是什么后对这些期望进行管理和施加影响，确保项目获得成功。

(2) 制订沟通管理计划。

(3) 说明待分发信息的形式、内容、详细程度和要采用的符号规定与定义。

(4) 订出信息发生的日程表。

(5) 制订随着项目的进展而对沟通计划更新和细化的方法。

六、结论

沟通是人际之间传递和沟通信息的过程，它对于项目取得成功是必不可少的，而且也是非常重要的。

无论何种规模及类型的项目都有其特定的周期。项目周期的每一个阶段都是重要的甚至是关键性的，特别是大型系统集成项目和复杂的ERP项目更是如此。显而易见，为做好每个阶段的工作，以达到预期标准和效果，就必须在项目部门内、部门与部门之间、以及项目与外界之间建立沟通渠道，快速准确的传递和沟通信息，以便项目内各部门达到协调一致;使项目成员明确各自的职责，并了解他们的工作对实现整个项目目标所做的贡献;通过大量的信息沟通，找出项目管理的问题及解决问题，制订政策并控制评价结果。比如与用户之间通过正式的报告沟通，与项目成员之间通过电子邮件沟通;建立沟通反馈机制，任何沟通都要保证到位，没有偏差，并且定期检查项目沟通情况，不断加以调整。这样顺畅、有效的沟通就不再是一个难题。