档案的相关文章推荐
档案的相关文章推荐
篇一：关于档案整理工作的案例分析
关于档案整理工作的案例分析——以文书档案为例
一、背景
档案是人类认识世界、改造世界的历史记载，同时也是传承和发扬民族历史文化的重要载体。做好档案管理工作不仅可以使其成为公众教育的历史教材、发展各项事业的依据与借鉴，同时也对于我国进行社会主义现代化建设具有重大意义。而档案整理是档案管理的一项基本业务和基本前提，它直接关系档案的利用和开放，是整个档案工作的基本建设。因此首先做好档案整理工作显得尤其重要。20XX年5月1日至6月27日，经学院安排，我在天津市委统战部研究室进行将近两个月的实习活动。期间，也做了许多档案整理的工作，尤其以文书档案居多。下面，本文就以文书档案为例展开案例分析。
二、文书档案简介文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。我所在的实习单位是市委统战部研究室，主管
部内刊物；收集处理统一战线的信息；承担统战工作重要文件、重要文章的起草是其基本职责之一，在实习中，在老师的指导下，我帮助单位整理了大约16盒共计400多件档案，以单位内部杂志、各级各类文件、会议纪要、工作总结为主要内容。
三、文书档案整理流程在实习过程中，我有幸参加了市档案局来统战部举行的一场关于档案整理的培训活动。在会议上，我仔细听讲，注意要点、易错点，同时做好听讲记录。这为我的实习提供了专业知识和指导，促进了工作的顺利开展。
（1）收集
收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件资料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。归档文件材料应当包括上下级文件材料、本机关文件材料以及同级机关文件材料。在实习过程中，单位直接给我提供需要归档的材料，所以这一环节就被省略了，也为我下一步的工作加快了速度。
（2）分类
归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。
A、区分年度
①年度以落款日期为准。如20XX年形成的《20XX年工作总结》应放入20XX年。
②跨年度的文件放入办结的年度。如20XX年形成的《20XX至20XX年工作规划》应放入20XX年。
③几个文件合为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准，等等。
B、区分保管期限
将归档文件分为永久、定期分开，定期时间分为30年、10年。永久保管的文书档案分为:
①本机关制定的法规政策性文件材料；
②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；③本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结等；
④本机关机构演变、人士任免等文件材料；
⑤同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料，等等。
定期保存的文件资料：如，信息简报为10年；上级机关领导视察讲话，级别为省部级以下为30年；本机关为上级机关起草的业务文件草稿为30年；联合发文，协办方为30年；全年的工作总结，各处室保存期限为30年；季度、上、下半年工作总结保存期限为10年，等等。
（3）装订
A、文件的修整
修裱破损的文件、拆除金属物，复制字迹模糊或易褪色的文件。
B、文件的装订
采用线装结合袋装的形式。袋装是将金属物排除后，放入无酸牛皮纸中。对于较厚的文件，可以先线装（三孔一线），然后放入牛皮
纸中。
（4）排列在同一保管期限下，遵循文件的形成规律，按照“文件的生成结果在上”为原则进行文件排列。
一件文件的排列顺序为：发文与定稿为一件，发文在前；正文和附件为一件，正文在前；请示与批复为一件，批复在前；转发件和被转发件为一件，转发件在前；原件和复制件为一件，复制件在前，等等。
（5）盖章编号
归档文件应按照排列次序逐件编号，在文件右上角空白部分加盖归档章，归档章设置全宗号、年份、保管期限、室编件号、馆编件号、机构或问题六个部分。注意的是室编件号应是连续排序，中间不能有遗漏。
（6）编写页码
可以在每页的右下方编写页码，按顺序编写，需要注意的是如果一页正反面都有内容的话，应该编写为2页。另外，在第一页可以写下每件的总页码，方便电脑著录时直接录入。
（7）电脑著录
电脑著录就是把有关的信息输入专用的档案管理电脑中，录入的信息尽量详尽、准确。归档文件目录一般设置有题名、文件编号、责任者、密级、保管期限、时间、载体数量、载体单位、备注等内容。
（8）打印目录与装盒
打印目录就是分保管期限，按件号顺序打印归档文件目录，归档文件目录分为一式两份。每盒目录应放在文件最上面，以便查找盒内文件。装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年份、不同保管期限的文件不能装入同一档案盒中。备考表应放在所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
四、文书档案整理过程中出现的一些问题
（1）文件装订过程中，金属物、塑料别针没有排查完。
（2）、文件编号过程中，出现遗漏现象。比如有两三个文件粘连在一块，就容易出现编号遗漏现象。
（3）文件排列过程中出现顺序颠倒问题。如请示与批复摆放顺序颠倒。
（4）编写页码中，总数缺少。如，有正反两面的文件，只编写了一面。
（5）电脑著录中信息输入不齐全。如，题名中双引号、冒号遗漏；文件标号缺失，等等。
五、原因分析
（1）主观方面：我觉得出现问题的原因主要从自身找起，“细节决定成败”，自己在主观方面存在不太细心的现象。档案整理工作是一项需要细心、耐心的任务，时间长了难免会觉得枯燥，对待工作会出现倦怠现象，这时，问题就会接踵而至。还好，最终我进一步耐心仔细的核对档案，发现问题、核实问题并修正问题。
篇二：关于如何做好档案管理工作的几点体会
关于如何做好档案管理工作的几点体会
摘要：文章以档案管理者的视角，结合日常工作经验浅谈档案管理工作的重要性，并针对档案管理中需要注意的问题以及档案管理的方法途径进行深入探析，旨在提高管理质量，为同行业有效开展档案管理工作提供参考意见。
关键词：档案管理信息化
接触办公室工作已经整整三年了，在我的本职工作范围内，档案管理工作是其中的一部分，刚开始接触的时候并没有把它看得有多重要，就把主要精力放到其他办公室事务工作上了。直到开始整理档案的时候，才发现和我的看法大相径庭，尽管归档的都是些平时收发的文件，可是整理起来却有些力不从心，一些基本的概念还弄不清楚，只是照着葫芦画瓢，这时我才开始体会到这项工作的重要性，才想法努力去做好这项工作，为此，没少费工夫，专门下功夫学习了有关档案管理的知识，还到局办公室向
有档案管理经验的人员学习，通过学习，才逐步掌握了档案管理的基本知识，同时也悟出了一些道理。这里我就从个人在这次对档案管理工作认识的转变上，参考着一些专家们的意见和建议，对单位的档案管理谈几点个人肤浅的体会，不对之处，请各位领导给予指正。
1 做好档案管理工作首先要对这项工作有正确的认识
在开始整理档案时遇到的诸多问题，正是源于我对档案管理工作的认识不够全面，感觉无非是把上级来的文件和本单位下发的文件归类封存而已，以为是一个特简单的问题，我想，和我有同样看法的人不会在少数，正是由于有这种看法，所以开始整理时弄得一团糟，无从下手，文件摆了一桌子，手忙脚乱，直到那时才真正认识到档案管理工作其实是一项非常重要的工作。从宏观上讲，档案是在各项社会活动中逐步形成的文件转化物，是历史凭据，也是人类发展历程中的宝贵财富，对人类文明进步具有重要的参考价值和凭证作用。从小处讲，小到我们地勘单位，我个人认为，档案资料是单位发展过程的经历纪录，记录着我们地勘单
位经济、政治、文明等方面不断发展完善的过程。这个过程，包括思路的形成、制度的完善、措施的制定、人事的安排等重要方面，所以说，做好档案管理工作，对单位发展具有非常重要的意义。
2 做好档案管理工作要了解它的重要作用
档案资料非常重要，一是因为档案材料具有凭证作用：档案记录着单位的发展历史，是得到法律认可的凭证，这是档案有别于其他文献的一个特点。档案本身的作用及其形成特点决定其具有特殊的凭证作用。档案随着单位的发展进程而逐渐形成，它能够客观反映单位的发展历史，因此说档案是一种历史凭证。从档案本身的物质体态上看，它保留了单位发展的历程和历程进行中的原始制度和记录，还有当事人的印信和亲笔手稿等历史真迹，因此说档案是确凿的真凭实据是无可厚非的。二是档案材料具有参考作用。档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。就如我们局的档案，它不仅真实地记录和反映了我们地质局从创建之初的艰难到今天跨越式发展的辉煌，而且也反映了我们局发展过程中从事实践活动和开拓市场的广度，这为我们在新的形势下抓住机遇，继续开拓新的市场提供了详尽的经验和参考。它的参考作用主要在于它的可靠性和广泛性。首先，档案参考作用具有较大的可靠性。它是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源可靠。其次，档案参考作用具有一定的广泛性。档案是单位在发展中形成的，发展的过程是广泛的，因而记录发展过程的档案也是很广泛的，其内容也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料，因此，每个地区有档案馆，每个单位有档案室，保存着本地区、本单位各种内容的档案，单位发展过程遇到问题，可以查阅档案作一参考。个人遇有难题，也可以查阅档
案，寻找答案。由此可见，档案在生活中具有多么重要的作用。
3 做好档案管理工作要求档案管理人员具备基本的专业素质
档案工作是整个单位发展过程中的重要组成部分。对地勘单位来说，档案不仅记录了煤
田地质事业的发展历史，也服务于煤田地质事业的今天，并且为地勘行业的未来发展提供参考，因此说档案对于地勘行业的发展具有非常重要的作用。这样，做好档案管理工作就需档案管理人员要有敬业精神和具备一定业务素质。
一是档案管理人员要明确各自的职责。维护档案的完整与安全是档案管理人员的主要任务和基本职责，同时也是档案保管工作的最终目的。在工作中，管理人员应该秉承认真负责的工作态度，保管好所有档案资料，确保其不乱、不散、不丢、不坏。具体要求如下：不乱：档案保管工作要条理分明，整齐排列档案排架，做到目录清晰、章程明确。不散：如果档案资料过于分散，不仅容易丢失或损坏，而且会增加管理难度。因此，档案资料最好归类集中保管，以减少工作量，提高管理质量。不坏：确保档案资料完好无损，如有损坏，应及时补救。不丢：在保管过程中，确保档案不遗失，严防档案资料或档案内容被窃，确保档案资料绝对安全。
二是档案管理人员要恪尽职守、无私奉献。对企业中有价值的资料进行收集、分析和整理是档案管理部门的主要职责，单位档案资料的完整、齐全、安全以及利用效果与档案管理人员业务
水平有直接的关系。这就要求档案工作人员要树立责任意识，加强业务锻炼，提高档案管理水平。这样，就要求档案工作人员首先要恪尽职守，求真务实、爱岗敬业、严肃认真。其次，档案工作人员应该踏实、敢于平凡，要具备无私奉献的精神，在日常工作中能够不计个人名利得失，为档案查阅人提供优质、高效的档案管理服务，这是档案人员职业道德素养的基本要求。
三是档案管理人员一定要遵纪守法、严守秘密。《中华人民共和国档案法》的颁布为有序开展档案管理工作提供了法律支持，为档案管理工作的正常开展创设了一个良好的环境，夯实了档案事务工作基础。档案保管者应该执行《档案法》中的相关规定，严格按法定工作流程办事，强化档案保管工作的法制性。在认真贯彻落实《档案法》的同时，还要严格执行
档案工作的规章制度，注重档案工作的现代化、规范化、标准化、制度化建设，不断地提高执法的自觉性和执法能力。
四是档案工作人员要具备专业知识、勇于开拓创新。档案管理人员要具备较强的组织文字材料的写作能力。文字处理也是档案管理工作的一部分。档案管理者要有一定的文学修养、扎实的文字功底、较强的文字书写能力和概括能力，这样才可以将零散的文件材料编纂成党政管理、科技管理文件及汇编、史志、年鉴等编研材料，直接为各项工作服务。五是档案管理人员应具备应用现代化手段的管理能力。现如今，电子信息技术的飞速发展极大地丰富了档案管理的工具选择，也使档案管理工作面临更多考
验。为迎合新时代对档案管理工作提出的各类要求，档案管理部门应该积极引进计算机技术，加强档案管理的信息化建设。档案管理人员首先要掌握计算机基础知识，加速档案信息的电子化和数字化进程，提高工作效率的同时，注重档案信息的完整性，为使用者提供快捷、高效的档案查询服务。 4 做好档案管理工作还需要有完善的机制作保障
做好档案管理工作，只有认识和做好工作的基本素质是远远不够的，还要有一套完善的管理机制作保障。由于档案工作具有服务的特殊性、管理的复杂性等特点，因此建立一套完善的档案管理机制是做好档案管理的根本保证。
一是要加强制度建设。一般单位的档案管理的现行规章制度，主要包括阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。
二是要理顺管理工作程序。档案管理应按照科学的工作流程操作，因此要先理顺档案部门与其他相关部门之间的工作程序。以归档为例：各部门需将文件按要求整理后归办公室，办公室将各部门的归档文件与收发文处理的文件一起统一编排件号后进行归档。针对这一工
作流程，档案管理需要、建立相应的登记表，满足管理需要。只有事先理顺好管理工作程序，才能避免走弯路。
以上是个人通过学习和理解，以及借鉴有丰富经验的档案管
理人员的意见，形成的几点体会，有一定的片面性，望大家提出
宝贵意见，谢谢！
参考文献：
[1]田建君.档案管理促进煤矿企业内涵式发展的途径探究[J].煤炭技术，20XX（10）.
[2]段士鸿.浅析如何做好档案管理工作[J].中小企业管理与
科技（下旬刊），2009（01）.
[3]吴金莉.浅析档案管理信息化[J].价值工程，20XX（03）.
篇三：档案管理重点
第一章
1.档案实体管理：档案实体管理是指针对处于实体状态的档
案（广义上来说，包括档案及其复制品）所进行的一系列管理工作。（根据事物现实存在的状态及情况对其实施管理。）
2.档案：档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直
接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的原始信息。档案的构成，一般地讲有两个部分，即载体与内容。
3.档案实体管理的原则：来源原则；全宗原则；有机联系原则；保管和利用方便原则。
4.来源原则：来源原则就是把同一机构、组织或者个人形成
的档案作为一个整体加以管理的原则。
第二章
1.档案保管期限表：是用表册形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。
2.档案价值：档案价值是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。
3.档案价值的鉴定工作：就是档案馆（室）按照一定的原则、标准、和方法，判定档案的价值，确定档案保管期限的一项工作。简单的说，就是判定档案的价值、决定档案存毁（生死存亡）的工作。
4.影响档案价值的因素：其中的主体是指从事社会实践活动，以各种方式和手段认识改造世界的人（个体、团体、人类、社会），客体则是主体进行的社会实践活动所指向和把握的客观对象。承载知识、信息的档案——客体，也只有与主体的需要发生关系才能产生或表现出价值。主、客体之间是一种满足与被满足、需求与被需求的关系。档案的价值不是由单方面决定，而是相互作用的产物，即取决于档案客体的属性和主体的需要这两方面的统一，二者缺一不可。
5.鉴定档案价值的原则：
必须从国家和人民的整体利益出发，分析主体和主体本身的需要，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。
1.从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值。
2.分析
主体和主体本身的需要。
3.全面的观点。
4.历史的观点。
5.发展的观点。
6.效益的观
点
6.论述档案价值鉴定的标准：
一、档案属性标准
（一）档案的来源标准1.分析文件的价值，应站在本机关的角度。
2.分析文件的价值，应看立档单位在社会上的地位和作用。
3.在本机关制发的文件中，具体的撰写者，制发机构也对档
案价值产生影响。
（二）档案的内容标准1.看文件内容的重要性。2.看文件内容的独特性。
3.看文件内容的真实性。4看.文件内容的综合性或集中性。
（三）档案形成的时间与时效标准1.文件形成时间。2.档案的时效性。
（四）档案的形式特征标准1.文件的名称。2.文件的文本。3.文件的外形特点。
二、社会需求标准1.社会需求方向。2.社会需求面（广泛性）。3.社会需求时间。
三、相对价值标准1.相关档案的保存状况。2.保管条件和费用。
第三章
1.归档：是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。
2.归档制度：主要包括归档范围；归档时间；归档案卷（或保管单位）的质量要求；归档手续等内容
3.简述优化档案馆藏的原则：完整性原则；系统性原则；实践性原则；价值性原则；特色性原则。
第四章
1.全宗：全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
2.全宗卷：是档案馆（室）在整理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。
3.档案汇集：用人为方法将不知其所属、全宗残缺不全的文件，按照一定特点集中起来的混合体。
4.全宗汇集：若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少的、具有某些相同特征和联系的档案构成的全宗。
5.组织全宗立档单位的构成条件：
A：1.可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。
2.设有会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务。
3.设有管理人事的机构或个人，并有一定的人事任免权。
6.简述复式分类法及其适用范围：
A：1.年度—组织机构分类法：立档单位内部机构分工明确，比较稳定，且具有一定数量的文件。多用于现行机关全宗。
2.组织机构—年度分类法：立档单位内部组织机构分工明确，基本稳定，且具有一定数量的文件。多用于历史档案和撤销机关档案。
3.年度—问题分类法：立档单位内部组织机构分工不明确，变动频繁，或文件已混淆。多用于现行机关全宗。
4问题—年度分类法：多用于历史档案和撤销机关档案全宗。
7.试比较传统的立卷方法与以件为单位的方法：
采用传统的立卷方法的时代背景及其合理性：手工检索，保密和安全。
A：传统立卷方法的优点：1.保持了文件之间的有机联系，使之排列有序；
2.便于对档案实体的管理；
3.使单份文件不易散失、磨损。
传统立卷方法的缺点:1.主观随意性大，案卷质量难以保证
2.不适应计算机管理的需要
3.对档案的利用、开放、保密、鉴定和销毁工作也有影响
B：新方法的优势：1.简化了工作程序，避免了人为因素造成组卷的主观随意性；
2.管理程序设计简单，能够快速、准确地进行文件级检索；
3.能够适应随办随归、文档一体化管理的需要。
新方法的不足之处：1.保管单位大幅度增加，整理、清点、统计时工作量加大；
2.单份文件的磨损问题比原来突出；
3.档案有机联系的特点将淡化。
第七章
1.档案信息资源开发：档案信息资源开发，就是档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。
2.档案信息资源开发面临的主要障碍和应采取的措施：
A：一、当前档案信息资源开发面临的主要障碍。
（一）社会环境方面1.封闭落后的传统观念的束缚。2.全民族文化素质还不够高。
3.受经济发展水平的制约。
（二）档案部门自身方面1.档案人员观念上的障碍。2.工作上的障碍。
（三）用户方面的障碍1.社会档案意识淡薄。2.受利用者获取信息习惯的限制。
3.用户获取档案信息能力的制约。
二、档案信息资源开发应采取的措施。
（一）创新观念1.发展观念。2.被动服务与主动服务并举观念。3.社会观念（或称开放观念）。
4.文化观念。
5.信息共享观念。
（二）做好宣传，改善环境
（三）优化丰富馆（室）藏和健全档案信息开发机构，确立资源与人员的保障体系
（四）充分利用现代化技术
（五）以市场为导向，以创造名牌产品为目标
（六）走特色开发之路
第九章
1.档案编研工作：是档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编辑、研究、输出档案信息，主动向社会各方面提供科学、系统的档案信息服务的一项工作，是档案信息资源开发的重要组成部分。
2.组织沿革：是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制，组织机构和人员编制等方面变革情况的参考资料。
3.统计数字汇编：又称基础数字汇集。是以数字的形式反映某一地区或某一方面的基本情况的档案参考资料。
4.档案编研工作的内容：
1.汇编档案文集和编辑专题史料。
2.熟悉与研究档案内容，编写参考资料。
3.编辑档案文摘汇编。
4.参加历史研究和编史修志，撰写文章和著作。
5.信息时代档案编研工作创新：
一、完善编研模式1.传统的编研模式 2.新型的编研模式
二、优化编研工作的组织方式。1.馆际联合 2.馆、室联合 3.档案馆与社会各界联合编研
4.国内外联合编研
三、广泛应用新技术。
四、全面创新档案编研：1.选题社会化 2.成果多样化 3.传
播方式多途化 4.功能作用扩展化，
5. 编研主体多元化
6.人才专业化。
第十章
1.档案提供利用工作：是将档案馆（室）收藏的档案信息以
不同的方式提供给利用者利用，是档案工作为社会主义各项事业
和人民大众服务的手段，直接体现整个档案工作的作用，在档案
工作中占有突出的地位。
2.开放档案：开放档案指将已满一定保密期限的和可以公开
的档案，解除封锁、禁令和不必要限制，向社会开放，允许经过
一定的手续就可以通过各种方式利用。
3.简述档案提供利用的主要方法：
1.按其提供档案信息加工深度的不同：一次档案文献服务，
二次档案文献服务，三次档案文献服务
2.按其服务设施和方法的不同：档案阅览、档案外借、档案
宣传报道、档案复制、档案信息咨询、制发档案证明、档案定题
服务等
3.按档案利用服务人员的参与的程度：可分为被动式和主动服务。
4.如何正确处理档案提供利用与档案保密之间的关系：
A：1.提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。
2.澄清“利用危险，保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。
3.要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。
填空题：
1.档案保管的八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
2.中央档案馆（在北京）保管的档案类别：党
中国第一历史档案馆（在北京）：清代
中国第二历史档案馆（在南京）：保存民国时期的档案。
3.保管期限分为永久、定期两种。定期有30年、10年。