公司文件编码管理规定

公司文件编码管理规定

一、 目的： 为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面

的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。

二、 编号规则

文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要设置，在 主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下：

□ □ □ □ □

1 2 3 4 5

说明：由1、2、3组成主文件号；4、5组成辅文件号。

主文件号部分

2、部门代号：用字母表示

ZJB-总经办

SCB-市场部 部门代号

产生日期

文件流水号 公司代号

流水号

文件类别号

GCB-工程部

CWB-财务部

SJB-设计部

CGB-采购部

SCB-生产部

3、文件流水号：数字表示，从0001到9999

辅文件号部分

1、文件类别代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。

文件类别代号：

ZD-制度文件

LC-流程文件

BD-表单文件

HT-合同文件

MB-模板文件

2、日期代号

日期代号由年月组成，如2011年九月产生的文件则写：1109

其他分项子文件代号各部门可自行规定，报总经办备案。

举例说明：

市场部于2013年9月以公司名义与某公路管理局签订一份高速公路信息管理系统合同，这是市场部第一份合同，且是作为合同文件归档，因此以现有的编号规则，出来的文件编码为：AT- SCB/0001-HT/1309，市场部再以这个编码实行项目立项，立项后将文件模板发往工程部开始定

点，工程部定点完之后，提交定点确认函反馈给市场部，再由市场部下单给采购部，采购部以此文件编码进行采购申请直至产品发往施工场地，再由工程部进行工程施工。到项目验收完毕，将所有此文件编码产生的文件一同进行归档处理，并同时报备资料管理员。

三、使用规定

1．各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。

2．各部门/单位进行合同盖章时，在登记表上注明合同号，办公室备案。合同签定完成后需归档资料管理处，并建立台帐管理。

其他文件编制、归档时，在文件封面注明编号。

陕西安特防护净化装饰工程有限公司

总经理办公室

二〇一四年四月二十九日

公司资质及文件管理规定

1、目的

为了规范本公司的重要资质文件及文件的管理工作，保证资质文件合法、严肃和可靠使用，杜绝违法行为，维护公司权益，根据国家有关规定，结合本公司实际情况，特制订本制度。

2、范围

本公司所有重要资质及文件的办理、使用、归档、保管、销毁处理一律按本规定执行。

3、本规定相关术语

3.1 本规定所称的资质文件是指对公司各类资质的办理、申请领用、使用、保管、销毁处理等一系列管理行为的总称。

3.2 本规定的重要资质文件主要包括：企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、安全生产许可证、检测报告、质量管理体系认证书以及政府评定的各项资质证书等。

3.3 本规定的文件主要包括：公司战略规划书、公司管理制度、高层行政会议记录、财务报表、财务票据、各部门工作计划、各类表单、各类工程合同、人事档案、人事综合考核文件、项目申报材料、技术材料、重要资质办理过程中产生的相关文件。

4、重要资质和文件的管理

4.1 重要资质和文件均由专人负责，并配置专用场所存放、保管，并有详细保存登记和借阅记录。

4.1.1 重要资质由总经办统一管理，并严格做好相关使用登记。

4.1.2 公司战略规划书、公司管理制度、高层行政会议记录、各部门工作计划、人事档案、人事综合考核文件及相关表单由总经办统一管理，并进行编号及归档。

4.1.3 财务报表、财务票据及财务相关文件由财务部统一管理。

4.1.4 各类工程合同、项目申报材料、技术材料等由资料员统一登记管理，并进行编号及归档。

4.2 主管领导要加强重要资质和文件的管理，要定期或不定期定期抽查，确保统一入库保存。

4.3 禁止在无保障的场所阅办、存放重要资质和文件。借用后，要及时退回、禁止转传，禁止无登记携带外出。

5、重要资质文件使用的考核与处罚

5.1 重要资质文件在使用时，使用人要注明具体用途的说明。

5.2 重要资质文件的管理与绩效考核挂钩，对违规和执行不到位者，公司在当月作出处罚。

5.3 主要违规事项

5.3.1 在原证件上涂画；

5.3.2 无及时办理、登记、整理、归档、保存、移交重要资质文件；

5.3.3 无按规定的方式存放、借用、使用重要资质文件；

5.3.4 借用者不能及时完整归还重要资质；

5.3.5 无完整、全面地使用流程登记手续。

6、本规定由总经理办公室负责解释和修订。

7、本规定经管理层会议通过，总经理批准后执行。

陕西安特防护净化装饰工程有限公司

总经理办公室

二〇一四年四月二十九日