房地产会议管理制度[116594]

1.总则

为改进、缩短会议时间,提高会议质量,特制订本制度。

2.范围

本会议管理制度适用公司主办的各种行政办公会议、各种联谊会、座谈会等。

3.会议分类及组织

3.1全公司会议归纳为三类:

3.1.1 公司级会议:主要包括公司股东大会、董事会(扩大)会,中层干部会、全公司员工大会及各种专业会审会,应分别报请董事会、行政部及相关部门分别负责组织召开。

3.1.2 专题会议:系公司各部门因工作需要召开的技术、业务综合会(如招投标会、质量分析会、工程准备会、安全工作会、各类评审会等等),由主管业务部门负责组织。

3.1.3 部门会:由各部门负责人每周主持召开一次部门会议。

3.2上级或外单位在我公司召开的会议(如现场会、专题会、办公会等)一律由业务对口部门受理安排,行政部应协助作好会务工作。

4.例会执行与安排

4.1公司原则上每两周召开工作例会一次,工作例会是各部门沟通信息的主要渠道之一,也是公司管理决策和实施工作指导的重要形式。::为增强公司各部门管理人员的管理角色意识,发展管理人员的交流、沟通能力,每两周工作例会实行”轮值主席制”, 即每次工作例会由公司各部门负责人轮流出任会议主席,负责会议召集和主持。

4.2会议主席制要求轮值主席在会前作好充分的准备,了解本次会议各部门需要汇报或讨论的重要问题,形成书面的主持提纲。

4.3由会议主席做会议总结,对各部门提出的问题进行归纳并提出解决设想,与参会者讨论。

5.各级会议的筹备细项

会议级别会议类型简要描述需准备事项

A 有政府官员、媒体、业主或合作单位等参加的重要会议1、2、3、4、5、6、7、8、10、11; 如会议安排在外地,尚需准备12、13,第9项视具体情况而定

B 重大庆典会议、员工大会、联欢会等1、2、3、5、6、7、8、9、11 如安排在外地,尚需准备12、13

C 有实业及兄弟公司人员参加的会议;顾问团会议等1、5、6、7、8、10; 第2、9项视具体情况而定

D 公司内部会议5、14

需准备事项明细:

1)会议总体方案2)邀请函3)纪念品

4)酬谢费5)会场预定

6)会场布置(主席台、有公司标识的会标、灯光、音响、座位、应急疏散方案等)

7)茶水饮料8)摄影或摄像9)宴会

10)会议资料发放11)新闻稿件的发放

12)住宿安排13)交通工具14)参会通知

6.会议室的管理

6.1会议室由行政部归口管理。

6.2各部门需要使用会议室须事先向行政部提出使用申请。使用情况冲突时由行政部根据实际情况决定使用人。

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